Как провести выгрузку данных из Excel в Word

Иногда требуется перевести файлы Excel в формат Word, например, когда необходимо создать письмо на основе табличной информации. К сожалению, просто использовать опцию «Сохранить как…» для конвертации одного формата в другой не подойдет, так как структура этих файлов совершенно различна. Рассмотрим, какие существуют методы для преобразования документов Excel в Word.

Конвертируем файлы Excel в Word

Существуют различные способы для выполнения задуманного. Вам могут пригодиться сторонние программы, однако всегда можно воспользоваться ручным переносом информации. Давайте по порядку рассмотрим все возможные варианты.

Способ 1: Ручное копирование

Одним из наиболее легких методов преобразования информации из файла Excel в Word является просто копирование и вставка данных.

1. Открываем файл в программе Microsoft Excel и выделяем то содержимое, которое хотим перенести в Word. Правым кликом мыши по этому содержимому вызываем контекстное меню и щелкаем в нем по пункту «Копировать». Как вариант, также можно нажать по кнопке на ленте с точно таким же названием или задействовать сочетание клавиш Ctrl + С.
2. После этого запускаем Microsoft Word. Кликаем по листу правой кнопкой мыши и в появившемся меню через параметры вставки выбираем пункт «Сохранить условное форматирование».
3. Скопированные данные будут вставлены.

Недостаток этого способа заключается в том, что не всегда преобразование выполняется корректно, особенно при наличии формул. Кроме того, данные на листе Excel должны быть не шире, чем страница Ворда, иначе они просто не влезут.

Способ 2: Сторонние программы

Существует способ преобразования файлов из Excel в Word при помощи специализированных программ. В этом случае запускать сами приложения не требуется. Одним из самых популярных решений для конвертации документов из Excel в Word является программа Abex Excel to Word Converter.

Она полностью сохраняет оригинальное форматирование и структуру таблиц в процессе конвертации, а также поддерживает пакетное преобразование. Единственным неудобством для российских пользователей является англоязычный интерфейс, который не поддается русификации. Тем не менее, функциональность приложения довольно проста и интуитивно понятна, поэтому пользователь с базовыми знаниями английского языка легко сможет с ним разобраться.

Скачать Abex Excel to Word Converter с официального сайта

1. Устанавливаем и запускаем Abex Excel to Word Converter. Жмем на кнопку «Add Files» («Добавить файлы»).
2. Открывается окно, где нужно выбрать файл Excel, который мы собираемся конвертировать. При необходимости таким образом можно добавлять сразу несколько файлов.
3. Затем в нижней части окна программы выбираем один из четырех форматов, в который будет преобразован файл. Это DOC (Microsoft Word 97-2003), DOCX, DOCM, RTF.
4. В группе настроек «Output setting» установите, в какой директории будет сохраняться результат. Когда переключатель выставлен в позицию «Save target file(s) in source folder», сохранение производится в ту же директорию, где размещен исходник.
5. Если же вам необходимо другое место сохранения, тогда установите переключатель в позицию «Customize». По умолчанию при этом сохранение будет производиться в папку «Output», размещенную в корневой директории на диске C. Для выбора собственного места хранения жмите на кнопку с изображением многоточия, которая располагается справа от поля, указывающего адрес директории.
6. Откроется окно, где укажите папку на жестком диске или съемном носителе. После того, как директория обозначена, жмите на «OK».
7. Чтобы указать более точные настройки конвертирования, кликните по «Options» на панели инструментов. В подавляющем большинстве случаев хватает и тех параметров, о которых мы сказали выше.
8. Когда все настройки выполнены, жмем на «Convert», размещенную на панели инструментов справа от «Options».
9. Выполняется процедура преобразования. После ее завершения вы сможете открыть готовый файл через Word и работать с ним уже в этой программе.

Способ 3: Онлайн-сервисы

Если же вы не желаете устанавливать программное обеспечение специально для осуществления этой процедуры, есть вариант воспользоваться специальными онлайн-сервисами. Принцип работы всех подобных конвертеров примерно одинаковый, мы опишем его на примере сервиса CoolUtils.

Используя ссылку выше, откройте страницу сайта, позволяющую выполнить онлайн-конвертирование файлов Excel. В этом разделе имеется возможность преобразовать их в следующие форматы: PDF, HTML, JPEG, TXT, TIFF, а также DOC. В блоке «Загрузите файл» жмем на «BROWSE».

Открывается окно, в котором выберите файл в формате Excel и кликните по кнопке «Открыть».

На этапе «Настройте опции» указываем формат, в который нужно конвертировать файл. В нашем случае это формат DOC.

Файл будет скачан на ваш компьютер с использованием стандартного инструмента, установленного в вашем браузере. DOC-документ можно открыть и редактировать в Microsoft Word.

Как мы можем заметить, есть несколько способов преобразования данных из Excel в Word. Первый метод заключается в простом переносе информации между программами путём копирования. Два других метода позволяют выполнить полноценное преобразование файлов с использованием стороннего программного обеспечения или онлайн-сервисов.