Все корпоративные и служебные документы, а также официальные письма и запросы в различные инстанции должны отвечать требованиям строгости и единого формата. Существуют специальные государственные нормы. В качестве основного ориентира для документооборота используется ГОСТ Р 7.0.97-2016, который будет актуален и в 2024 году. Решение о его применении остается на усмотрение компании.
Все корпоративные и служебные документы, а также официальные письма и запросы в различные инстанции должны отвечать требованиям строгости и единого формата. Существуют специальные государственные нормы. В качестве основного ориентира для документооборота используется ГОСТ Р 7.0.97-2016, который будет актуален и в 2024 году. Решение о его применении остается на усмотрение компании.
Стандарт устанавливает виды бланков, требования к оформлению документов, а также состав и расположение реквизитов. Положения данного ГОСТа действуют как для бумажных, так и для электронных документов.
Основные требования к ведению документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены в таблице 1.
Таблица 1. Основные нормы по оформлению документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016
В документах необходимо применять бесплатные и свободно доступные шрифты (в первоначальной версии стандарта были указаны конкретные шрифты: Times New Roman 13 и 14 пт; Arial 12 и 13 пт; Verdana 12 и 13 пт; Calibri 14 пт и аналогичные. Однако, приказом Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст было принято Изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, в котором требования к шрифтам были упрощены).
Рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до № 10, 11).
В локальных нормативных актах допускается выделение отдельных реквизитов и частей текста с помощью жирного шрифта.
Не рекомендуется применять шрифт «курсив» и подчеркивание текста при составлении документов.
Документ может включать разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Не рекомендуется выделять более четырех уровней структурирования текста.
Текст документа можно излагать в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.
Если заголовок состоит из нескольких строк, его следует печатать через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовки не следует подчёркивать и заключать в кавычки. Допускается их выделение полужирным шрифтом.
Если текст документа не превышает 4 — 5 строк, заголовок можно не составлять.
Разделы и подразделы также могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.
Печатаются заголовки разделов и подразделов с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Заголовки граф и строк таблиц пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.
Для организационно-распорядительных документов Стандартом установлены следующий состав реквизитов:
01 — эмблема (Государственная эмблема Российской Федерации, эмблема региона Российской Федерации, эмблема муниципального образования);
03 — товарный знак;
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — указание на номер регистрации и дату получения документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
23 — отметка об электронной подписи;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка, подтверждающая подлинность копии;
27 — отметка о поступлении документа;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» следует размещать на одной странице с текстом документа. Перенос этих реквизитов ну другой лист документа не допускается (Исключение — Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования).
Строки реквизитов следует выровнять по левой границе зоны расположения реквизита или центрировать относительно самой длинной строки.
Электронные документы оформляются по общим правилам делопроизводства и включают реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб РФ».
Отступы, интервалы, поля
Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.
Любой лист бумаги, оформленный на специальном бланке или без него, должен обладать полями не менее:
- мм — левое;
- мм — правое;
- мм — верхнее;
- мм — нижнее.
Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатать через 1 — 1,5 межстрочных интервала.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы следует пронумеровать.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.
Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. На титульном листе документа номер страницы указывать не нужно, но он учитывается при общей нумерации страниц.
Документы можно создавать на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равными.
В текстах документов следует употреблять только общепринятые термины, аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, их следует расшифровать при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте немного (до 4-х), расшифровку можно дать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».
Как бумажные, так и электронные документы можно создавать с применением текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, позволяющих создавать, просматривать и редактировать документы с соблюдением положений стандарта.
Допускается применение электронных версий документов, полученных посредством сканирования и других методов цифрового преобразования. Электронная копия обязана быть чёткой, не иметь перевёрнутых страниц и сохранять правильную нумерацию.
Рекомендованный формат для электронных копий — PDF.
Рекомендуем
В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.
Участие в курсе позволит слушателям улучшить качество написания деловых писем, развить умение ясно, лаконично и структурированно излагать свои мысли в письменной форме, выстраивать позитивную коммуникацию, составлять и оформлять служебные документы с учетом требований законодательства.
На курсе слушатели узнают об актуальных законодательных изменениях в сфере электронного документооборота, о лучших практиках по внедрению и оптимизации системы электронного документооборота.
Параметры страницы по ГОСТу в Word
Перед началом работы задаются параметры в соответствии с ГОСТом (поля, абзацы, формат бумаги, ориентация, разметка). Размер и стиль отдельных слов или предложений корректируются по мере написания текста.
Шрифт и межстрочный интервал
При составлении какой-либо документации необходимо придерживаться нормативов ГОСТ 2 .105-95 и 7.32-2001. Написание студенческих и школьных работ (рефераты, курсовые и дипломы) требует использования стандартных шрифтов для документа: Times New Roman, 14 пт. Допустимо использование других начертаний в зависимости от типа документации:
| Times New Roman | Не менее 12 |
| Verdana | 12-13 |
| Calibri | 12 |
| Arial | 12-13 |
Учитывайте, что для текста рекомендуют выбирать шрифт 14 кеглей; для сносок, подписей картинок, диаграмм, графиков в тексте используют 12 пт.
Для настройки шрифтов либо откройте диалоговое окно, либо воспользуйтесь панелью инструментов. В диалоговом окне в предлагаемых разделах установите необходимые параметры и кликните «ОК». Если планируете придерживаться указанных параметров и в дальнейшем, нажмите кнопку «По умолчанию». Это позволит не вводить каждый раз значения, а использовать установленные настройки в качестве шаблона. К слову, при вызове окна «Шрифт» настройка параметров доступна в расширенном режиме.
Поля и отступы
Межгосударственный стандарт предусматривает стандартные поля для любого документа:
| Верхнее | 2 см |
| Нижнее | 2 см |
| Левое | 3 см |
| Правое | 1 см |
Чтобы вызвать окно «Параметры страницы», дважды кликните по линейке либо пройдите в раздел «Макет» и раскройте категорию «Поля». Либо выберите из предложенных вариантов, либо кликните на пункт «Настраиваемые поля» и отредактируйте значения согласно требованиям к научной работе.
Красная строка – это отступ слева, который составляет 1,25-1,27 см и, как правило, представляет собой первую строку в абзаце. Ее можно установить, перемещая бегунок на линейке или через окно настроек «Абзац». Кроме этого, также можно регулировать отступы перед и после абзаца, а также межстрочный интервал (по умолчанию он составляет 1-1,5 строки, однако может увеличиваться до 2, если при публикации в бумажном или электронном формате масштаб значительно уменьшается).
Важный параметр при оформлении документа — установка опции «Выравнивание текста». Она доступна на панели инструментов и в диалоговом окне «Абзац», Вы можете воспользоваться горячими клавишами. «Выравнивание текста» позволяет красиво оформить текст без рваных краев. По ГОСТу требуется выравнивание по ширине, т.е. растягивание заданного массива текста от левого края до правого.
Оформление заголовков и подзаголовков
По межгосударственным стандартам названия частей работы располагаются посередине строки, в конце предложения не ставится точка. И сверху, и снизу главы и более мелкие части разделяются тройным интервалом. Все настройки по отступам заголовков и подзаголовков доступны в контекстном меню.
При написании работы необходимо соблюдать ряд условий:
Согласно требованиям ГОСТ каждый раздел начинается с новой страницы, т.е. вставляется разрыв. Это необходимо для того, чтобы отделить одну часть от другой, а также чтобы редактирование информации не привело к беспорядку в нижестоящем тексте. Разрыв, выполненный инструментами Word, позволяет сместить на одну страницу целый блок, в отличие от некорректного оформленного документа (когда разрыв выполняется через нажатие на Enter), где смещение происходит на произвольный интервал.
Нумерация
Все листы в документе нумеруются, за исключением титульного, однако с него начинается нумерация. По стандарту номер в виде арабского числа проставляется в середине нижнего колонтитула без точки. Чтобы пронумеровать документ, перейдите в меню «Вставка» – блок «Колонтитулы» – «Номер страницы».
Также нумеруются картинки, таблицы и графики/диаграммы. Графическое отображение информации, как и подписи к ней, центрируются. Если изображение нормального размера, необходимо пропустить по одной строке до и после картинки. Если рисунок небольшой, допустимо его нахождение справа от текста с соблюдением пропуска в 0,5 см.
