В MS Word есть потрясающая функция, использование которой придется по вкусу всем, кому приходится работать с действительно большими документами, состоящими из разнородных данных, которые к тому же, имеют свойство обновляться. Это функция: настройка связи между документами.
Связь документа MS Word с данными из других файлов
К примеру, если вы ежеквартально делаете отчет о предприятии, вы наверняка сталкивались с такой проблемой: часть данных в отчете (о компании, вводные и т.п.) статичны и не меняются, но часть (табличные данные, диаграммы) приходится обновлять. И каждый раз приходится искать в 100 страничном документе — где находится эта чертова таблица, удалять старую и портить форматирование других разделов, затем открывать документ с новыми данными, копировать их и вставлять в тело основного документа. Вроде бы и не сложно, вроде бы и не часто, но утомляет.
А если делать что-то в этом духе приходится ещё и часто? О, вот тут нам и помогут связи между документами.
Работает это так — в вашем основном документе вы оставляете только статичную часть, которая не меняется. А в те места, где предусмотрены обновления, вставляются не сами данные, а только ссылки на другие документы, которые уже эти данные и содержат. И для обновления данных редактировать нужно теперь не весь ваш основной документ, а только компактные «малые» файлы с данными.
Как это выглядит? Я создаю три файла:
- Основной (DOC файл, сюда будет «собираться» содержимое из других документов)
- Дополнительный (DOC файл, здесь у меня будет только один заголовок с фамилиями, на случай если перечень фамилий изменится)
- Данные (XLS файл, здесь будет таблица с данными).
Структура файлов для демонстрации работы связей в MS Word
Я хочу, чтобы в «основном» файле была только какая-то вводная информация, а вот вся «динамика» подтягивалась из двух других файлов — сперва подключался заголовок из файла «Дополнительный», а затем ниже него вставлялась excel-таблица из файла «Данные». Предполагается, что все данные у меня уже введены, осталось только «собрать» готовый финальный документ.
Создание связи между текстовым документом Word, другими документами и excel-таблицами
Первым делом открываю «Основной» файл, и ниже «статичного» текста который у меня меняться не будет, ставлю курсор на новую строку. Перехожу на панель «Вставка», и в группе «Текст» нахожу кнопку «Объект». Здесь в выпадающем меню выбираю «Объект«.
Откроется окно «Вставка объекта», здесь необходимо перейти на вторую вкладку с неочевидным названием «Создание из файла» и осмотреться. Хотя название «создание из файла» как бы подразумевает создание нового файла, речь как раз таки о присоединении уже готового.
Обратите внимание на флажок «Связь с файлом» — он тут очень важен. Если его не ставить, содержимое выбранного файла вставится в ваш документ в том виде, в котором оно там есть сейчас и не будет обновляться. А вот если его поставить, то каждый раз при открытии вашего «общего» документа, MS Word будет проверять связанные файлы на предмет изменений, и если изменения были — обновит и содержимое общего документа. Так-то!
Итак, щелкаем на кнопку «Обзор» и выбираем нужный файл (в моем случае это DOC файл «дополнительный» со списком фамилий). Ставим галочку «Связь с файлом» и нажимаем «Ок.»
Если флажок стоит — связанные файлы будут обновляться, флажка нет — данные вставятся всего один раз
Как видите — текст из дополнительного файла успешно вставился в том виде, в котором я ввел его в исходный документ. Правда отредактировать его теперь нельзя — если щелкнуть по вставленному тексту курсором мыши, он отобразиться не как текст, а как объект.
Двойной щелчок на этом объекте откроет в режиме редактирования исходный файл, т.е. наш документ «Дополнительный».
Продолжаем. Под только что вставленным текстом заголовка, вновь ставлю курсор на пустую строку и снова вызываю окно «Вставка объекта». Указываю в качестве источника свой второй файл — excel-документ «Данные» с таблицей, ставлю флажок «Связь с файлом» и нажимаю «Ок».
Да, все тоже самое — содержимое документа XLS вставилось как объект, если щелкнуть по нему два раза, откроется Excel и предложить отредактировать нашу таблицу.
Как обновить данные в связанных документах MS Word и Excel
Самое время проверить самую «вкусную» часть — обновление данных. И как оказывается, здесь есть интересная особенность:
- Если просто открыть файл-донор («Данные» или «Дополнительный») для редактирования, внести изменения и закрыть их — в «Основном» не будет никаких изменений до его закрытия. Вот если его закрыть, а потом открыть снова — да, все данные автоматом обновятся.
- Если открыть файл-донор двойным щелчком из основного документа, то при внесении изменений и сохранении, обновленные данные отобразятся в «Основном» мгновенно, без необходимости закрывать и открывать его.
Что будет если документ с word- и excel- связями перенести в другое место, например в другую папку?
При открытии перемещенных документов со связями, система предложит вам восстановить связи
Ничего особенного не будет — если переносите в пределах того же компьютера, то при новом открытии этого файла, появится информационная табличка: «Документ содержит связи с другими файлами». Если нажать «Ок», система сама найдет эти файлы и обновит связи (при этом данные в вашем документе также обновятся).
Если же файл был перенесен на другой компьютер или одна из его «составляющих» была удалена с компьютера, ничего страшного тоже не произойдет — встроенный ранее текст будет отображаться как и прежде, просто перестанет обновляться, так как связь с файлом будет нарушена.
Александр Фролов, специально для сайта bussoft.ru
Изменение связей
Многие из нас довольно часто создают новые документы Word на основе старых документов или в лучшем случае на основе подготовленных шаблонов. При этом необходимо отметить, что старые документы и шаблоны, могут быть связанными парами документов Word и Excel.
Соответственно возникает цепочка действий, где сначала изменяется (корректируется) Excel, а потом корректируется документ Word и импортируются новые данные из Excel. Но иногда, возникает ситуация, когда для создания нового документа Word требуется несколько источников данных Excel. Следовательно, требуется сменить источник импортируемых данных в документ Word. Для быстрой смены источника данных из единой формы документа Word можно воспользоваться программой Doc.maker.
Решение проблемы
Для решения задачи изменения источника импортируемых данных следует воспользоваться командой "Источники" в программе Doc.maker.
Порядок действий при изменения источника импортируемых данных в текущий документ Word
- Откройте документ Word (для примера показан тестовый фрагмент Отчета об оценке, где имеются различные текстовые поля, которые формировались в самом документе Word или импортировались из Excel. Предположим, что создан новый расчет стоимости объекта оценки, где по какой-то причине была увеличена площадь земельного участка № 2. Следовательно, необходимо импортировать данные в документ Word из нового расчета Excel).
- Перейти ко вкладке меню Doc.maker (она будет доступна после установки программы).
- Выберите команду "Источники".
- После нажатия на команду "Источники" появляется форма Изменение связей, где в табличной форме (в данном случае) показывается связанный Excel-файл, его название и расположение. На форме имеются 4 пиктограммы: Обновить источник, Изменить источник, Разорвать связь и Удалить переменные, назначение которых буквально соответствует их названиям. В нашем примере, необходимо нажать на пиктограмму Изменить источник.
- При нажатии пиктограммы Изменить источник на форме Изменение связей на экране появляется пользовательская форма Открыть, где необходимо найти и выделить новый Excel-файл для импорта данных в текущий документ Word и нажать кнопку "Открыть".
- В результате нажатия на кнопку "Открыть", форма Открыть закрывается, а в Форме Изменение связей появляется новая запись об источнике импортируемых данных. Далее эту форму можно закрыть.
- Для того чтобы осуществить импорт данных из нового источника Excel, необходимо выполнить команду "Обновить связи". Подписью Внимание в примере показано текстовое поле, которое должно быть обновлено после импорта данных из нового источника.
- В результате выполнения команды "Обновить связи", содержимое всех связанных ячеек и диапазонов ячеек (таблиц) обновилось в документе Word(в нашем примере, изменилась площадь земельного участка № 2).
5 умных способов связать один документ Word с другим
Во многих случаях нам нужно связать два или более связанных документа, поэтому обновление в исходном файле также может обновить текст, вставленный в другой. Говоря об этом, Word предлагает несколько различных решений. Давайте посмотрим, чтобы узнать больше деталей.
Способ 1: используйте опцию «Вставить ссылку»
- Во-первых, скопируйте фрагмент текста или весь исходный документ.
- Затем правильно поместите указатель вставки и нажмите «Вставить» на вкладке «Главная».
- Затем выберите «Специальная вставка», чтобы открыть диалоговое окно с тем же именем.
- В поле «Специальная вставка» выберите «Вставить ссылку».
- И нажмите, чтобы выбрать тип ссылки, например «Форматированный текст» или «Неформатированный текст».
- Наконец, нажмите «ОК».
Любые изменения, внесенные в исходный текст, должны отражаться в новом документе, если вы обновите ссылку, щелкнув правой кнопкой мыши и выбрав «Обновить ссылку».
Способ 2: вставить объект
- Для начала перейдите на вкладку «Вставка», затем нажмите «Объект» в группе «Текст».
- Затем в открытом окне «Объект» сначала нажмите вкладку «Создать из файла».
- Затем нажмите «Обзор», чтобы выбрать файл.
- И поставьте галочку «Ссылка на файл».
- Наконец, нажмите «ОК».
Обратите внимание, что вы вставите весь документ в новое место. Вы можете использовать тот же способ в методе 1, чтобы обновить ссылку.
Способ 3: создание основного документа со ссылкой на его вложенный документ
Также неплохо создать основной документ со ссылкой на поддокумент для соединения двух файлов. У нас есть предыдущая статья, в которой подробно объясняется каждый шаг. Вы можете обратиться по этой ссылке: Как создать главный документ, который ссылается на несколько поддокументов в вашем Word
Способ 4: Гиперссылка на закладку из исходного документа
- Первый и первыйost, создать закладку для блока текстов в исходном документе.
- Затем в новом документе поместите указатель вставки в нужное место. Перейдите на вкладку «Вставка» и выберите «Гиперссылка».
- Поместите курсор в текстовое поле «Адрес» и нажмите вкладку «Обзор файла», чтобы выбрать файл, содержащий нужные вам тексты.
- Затем нажмите вкладку «Закладка», чтобы открыть окно «Выбрать место в документе».
- Выберите только что созданную закладку и нажмите «ОК» в обоих открытых полях.
Вы получите гиперссылку, как показано ниже:
Вы можете перейти к исходному документу через «Ctrl+щелчок».
Способ 5: используйте поле «IncludeText»
- Сначала нажмите вкладку «Вставка», а затем «Быстрые части».
- Затем выберите «Поле» в раскрывающемся меню.
- В диалоговом окне «Поле» выберите «Ссылки и ссылки» для «Категорий».
- Затем выберите поле «IncludeText».
- Введите имя файла исходного документа.
- Наконец, нажмите «ОК».
Все тексты исходного файла должны быть видны в новом документе. Чтобы обновить поле, вы можете нажать на него и нажать «F9».
Работа с поврежденными документами Word
Как только мы получим поврежденный документ, мы, конечно, не будем его сразу выбрасывать. Вместо этого мы должны сделать все возможное, чтобы вернуть мертвый файл к жизни. Один из нихost важные средства для решения коррупция документа заключается в том, чтобы как можно скорее приобрести передовой инструмент восстановления.
