Как сделать файл Ворд общим для редактирования

Сегодня я решил обратить внимание на достаточно распространенную офисную (и не только) задачу: предположим, есть ряд документов, к которым необходимо предоставить доступ всем пользователям, обладающим подходящей ссылкой (то есть чтобы они могли зайти со своих ПК или смартфонов и внести изменения).

Это может быть весьма полезно для ведения отчетов, передачи небольших файлов, проверки и редактирования текстов, таблиц и так далее. В общем, когда требуется, чтобы с документом одновременно работали 2-3 человека (по крайней мере).

Замечу также, что, размещая документы для коллективного редактирования, всегда существует вероятность, что кто-то случайно совершит ошибку. Не забывайте делать резервные копии!

Теперь, рассмотрим несколько вариантов решения вопроса.

Варианты решения

Способ 1

Если все ваши рабочие компьютеры, предназначенные для редактирования документа, находятся в одной локальной сети (например, подключены к одному роутеру), то вы можете настроить общий доступ к папке непосредственно через проводник, кликнув правой кнопкой мыши на каталоге.

Полезная информация!

Как настроить общую папку для локальной сети в Windows — инструкция

Общий доступ для всех!

Безусловно, это не всегда комфортно, поскольку получить доступ к файлам через интернет невозможно (к тому же компьютер, на котором открыта папка, должен постоянно быть включен). Поэтому на этом варианте я не буду останавливаться подробно.

Способ 2

Вероятно, многие знакомы с сервисом под названием Google Drive (Гугл-диск). В этом инструменте есть функция, позволяющая сделать любую папку.shared — то есть предоставлять доступ к просмотру и редактированию документов, находящихся в ней!

Как это делается:

заводим свой диск на сервисе Google (регистрация простая, к тому же у многих уже есть аккаунт. ) ;

создаем папку (для этого нужно кликнуть ПКМ в любом свободном месте окна диска. ).

Создать папку — Google Drive

После, щелкаем ПКМ по папке и выбираем в меню "Открыть доступ" .

Затем в настройках безопасности переводим в режим "Доступна пользователям, у кого есть ссылка" , тип доступа "Редактор" .

Далее скопируйте ссылку и скиньте ее всем, кому нужно будет работать с документами в этой папке.

Доступна всем, у кого есть ссылка (права: редактор)

Собственно, даже если у перешедшего по вашей ссылке нет аккаунта на Google Drive — он все равно сможет открывать документы и редактировать их (задача решена! ).

Заходим по ссылке и редактируем

Кстати, если вдруг так получиться, что документ одновременно откроют 2-3 чел. и начнут редактировать его — Google покажет вам это: кто и что редактирует, см. скрин ниже (синхронизация идет прямо в режиме онлайн).

Пользователи могут наблюдать, кто и какие изменения вносит.

Важно!

Не забывайте о резервных копиях. Когда мы открываем к папке общий доступ для всех по ссылке (даже если для 2-х чел.) — есть риск, что кто-то по ошибке (или по злому умыслу) может удалить (испортить).

Ну и, разумеется, не все документы следует размещать в открытом доступе.

По опыту : обычно, никому нет дела до обычных офисных документов (и многим даже по нужде скучно туда заходить. ).

Способ 3

В этой заметке нельзя не отметить и др. аналогичные сервисы, например, Яндекс-диск и облако от Mail.ru.

На мой взгляд у них есть один небольшой недостаток: папки и документы нельзя сделать доступными для редактирования для тех, кто не зарегистрирован у них в сервисе (есть опция только просматривать ).

В остальном всё очень удобно: также можно поделиться ссылкой и открыть общий доступ для конкретных e-mail адресов. См. пару скринов ниже.

Яндекс-диск — настроить общий доступ

Добавляем e-mail адреса нужных людей

В Mail.ru, между прочим, существует отдельный раздел "Общие файлы" в меню (туда входят все документы и папки, к которым вы предоставили доступ). Тем не менее, возможностей здесь несколько меньше, чем в Google Drive.

Облако от Mail.ru — общие папки

Как несколько пользователей могут одновременно редактировать один и тот же документ Word?

Время от времени, когда вы находитесь за городом, чтобы провести встречу, возникает необходимость получить доступ к файлу Word в Интернете вместе со многими другими и даже работать над ним одновременно. Исходя из этого требования, Microsoft OneDrive теперь может предложить вам выход. Пожалуйста, читайте дальше, чтобы узнать.

Шаги по подготовке общего доступа к файлам

Во-первых, используйте свою учетную запись, скажем, учетную запись A, для входа в Microsoft OneDrive.

Затем нажмите «Создать» в левом верхнем углу веб-страницы.

Затем выберите «Папка» в меню списка.

Затем введите имя папки в текстовое поле «Папка».

Нажмите «Создать».

Теперь щелкните правой кнопкой мыши только что созданную папку.

Выберите «Поделиться» в меню.

Вы можете видеть, что есть много способов поделиться этим файлом. Просто выберите один в соответствии с вашими потребностями. Здесь мы пойдем «Электронная почта».

Теперь введите учетную запись электронной почты в текстовое поле. Здесь мы должны ввести учетную запись B, которая является учетной записью, имеющей разрешение на редактирование этого файла. Конечно, вы можете ввести более одной учетной записи здесь.

Нажмите кнопку «Поделиться».

Шаги по загрузке общего файла

Прежде всего, откройте файл, которым вы хотите поделиться.

Затем нажмите вкладку «Файл».

Затем нажмите «Сохранить и отправить».

Выберите «Сохранить в Интернете».

Затем справа нажмите значок «Войти».

Теперь появится окно входа. Введите адрес электронной почты учетной записи A.

Затем введите пароль.

Далее нажмите «ОК».

Теперь вы можете увидеть папку «общий доступ к файлу». Нажмите на нее.

Затем нажмите значок «Сохранить как» ниже.

Теперь появится диалоговое окно «Контактный сервер». Просто подождите несколько секунд.

И теперь появится окно «Сохранить как». Нажмите «Сохранить».

Теперь вы успешно загрузили файл в папку «общие файлы», как показано ниже:

Работайте над общим файлом одновременно

Если другой человек войдет в Microsoft OneDrive с учетной записью B, он может щелкнуть, чтобы открыть папку «общий доступ к файлу».

Затем щелкните файл правой кнопкой мыши.

И выберите «Открыть в Word Online» или «Открыть в Word».

При выборе «Открыть в Word Online» и A, и B могут знать, кто работает с файлом в данный момент и где они редактируют прямо сейчас, например, как показано ниже:

В правом верхнем углу веб-страницы вы можете увидеть количество людей, редактирующих этот файл. И в файле появляются цветные флажки, показывающие, что определенные места недоступны для редактирования, потому что здесь работает другой человек.

Еще одна вещь, которую вы должны знать, это то, что система автоматически сохранит все изменения. Чтобы облегчить вашу тревогу. Вы можете нажать вкладку «Файл».

Затем нажмите «Сохранить как».

Выберите один из способов сохранить файл.

Если выбрать «Открыть в Word», вы увидите знаки обновления на кнопке «Сохранить», а также на редактируемой области. Нажмите «Сохранить».

Через несколько секунд вы увидите диалоговое окно «Microsoft Word». Нажмите «ОК».

Теперь вы можете увидеть отредактированную часть в выделении.

Помните об опасности повреждения файлов

Метод, который мы объясняем здесь, предлагает нам много удобства. Тем не менее, вы не можете отрицать потенциальный риск повреждения файла. В таком случае вам обязательно понадобится резервная копия. С другой стороны, вы должны знать, как восстановить слово когда он выключается.

Совместное редактирование и совместная работа над документами

Applies To SharePoint Server по подписке SharePoint Server 2019 SharePoint Server 2016 SharePoint в Microsoft 365 Office для бизнеса OneDrive (для работы или учебы) OneDrive (для дома или персональный) OneDrive для бизнеса OneDrive для Mac OneDrive для Windows

С помощью Microsoft 365 и OneDrive или SharePoint несколько пользователей могут совместно работать над документомWord, Excel электронной таблицей или PowerPoint презентацией. Совместное редактирование означает, что над документом одновременно работают несколько авторов.

Что нужно для совместного редактирования?

Совместное редактирование поддерживается для документов, сохраненных в OneDrive или SharePoint.

Для эффективного сотрудничества с другими участниками необходимо следующее:

Создание и открытие документов для совместного редактирования

Эти разделы помогут вам узнать, как совместно создавать документыMicrosoft 365:

Совместное редактирование документов Word в режиме реального времени

Одновременная работа нескольких пользователей над книгами Excel с помощью функции совместного редактирования

Совместная работа над презентациями PowerPoint

Совместная работа над документами Office

Предоставление общего доступа к презентации PowerPoint

Общий доступ к файлам и совместная работа с ними в Office для Android

Работа с OneDrive в iOS

Предоставление общего доступа к документам для совместной работы

Прежде чем начинать совместную работу над документами, необходимо предоставить к ним общий доступ. В приложениях SharePoint, OneDrive и Microsoft 365 можно делиться файлами с другими пользователями.

Дополнительные сведения об общем доступе к документам в OneDrive и SharePoint см. в следующих статьях:

Общий доступ к файлам и папкам SharePoint

Общий доступ к файлам и папкам в Microsoft 365 бизнес

Предоставление общего доступа к документу

Можно ли работать совместно в автономном режиме?

Если вы открываете общий документ в классическом или мобильном приложении, вы можете работать над ним, даже если нет подключения к сети. Другие авторы не будут видеть изменения, которые вы вносите в автономном режиме. Когда вы подключитесь к Интернету, вы получите уведомления о любых новых правках, а ваши изменения станут доступны другим.

При работе в Word абзац, в который вы работаете, блокируется, чтобы никто не смог перезаписать то, над чем вы работаете. При переходе в автономный режим с Word можно работать с тем же абзацем, что и кто-то другой в вашей группе. При сохранении изменений появится всплывающее сообщение о конфликте. Затем можно щелкнуть, где можно будет разобраться в конфликте.

Если вы работаете с файлом, который находится в папке синхронизации (например, OneDrive или OneDrive для работы и учебы ), он синхронизируется при возврате к сети независимо от того, запущено ли приложение (Word, PowerPoint ). При повторном подключении файл автоматически синхронизируется. При наличии конфликтов вы получите оповещение. Дополнительные сведения см. в статье Синхронизация файлов с помощью OneDrive в Windows.

Кто может участвовать в совместном редактировании

По умолчанию в SharePoint группы и разрешения, назначенные для библиотеки, в которой хранится или создается документ, наследуются всеми документами в ней. Например, на сайте группы, где у всех пользователей есть разрешения на чтение и запись, любой из них может участвовать в совместном редактировании. В то время как библиотека документов SharePoint с разрешениями только для чтения позволяет пользователям просматривать документы, однако никто, кроме автора, не может вносить изменения, если они не приглашены явным образом.

В SharePoint разрешения могут наследоваться, но у вас есть возможность установить отдельные права для определенных пользователей. Если библиотека SharePoint доступна только для чтения, вы можете предоставить права на редактирование некоторым пользователям. Тем не менее, если в библиотеке включено редактирование для всех, вы не сможете установить ограничения по правам на просмотр для отдельных пользователей. Унаследованные разрешения можно заменить на более высокие, но не на более низкие. Для получения дополнительной информации о разрешениях ознакомьтесь со статьей о уровнях разрешений в SharePoint.

Файлы, хранящиеся вOneDrive, должны быть явно общими. По умолчанию их может изменять и просматривать только владелец библиотеки. Вы можете решить, кто сможет редактировать отдельные файлы, предоставив общий доступ на изменение пользователям или группам. Дополнительные сведения о совместном использовании см. в статье SharePoint files or folders.

Можно ли использовать другое хранилище вместо SharePoint или OneDrive?

Да, корпорация Майкрософт работала с десятками партнеров по всему миру (включая Box, Citrix ShareFile, Dropbox и Egnyte), чтобы вы могли совместно с Microsoft 365 для Интернета. Проверьте поставщика хранилища, чтобы узнать, поддерживается ли совместное редактирование с Microsoft 365 для Интернета. Однако при использовании этих сторонних поставщиков хранилища не поддерживается совместное редактирование файлов с Office классическими приложениями или другими платформами. Совместное редактирование поддерживается в Microsoft 365 для Интернета.

Вы можете совместно создавать веб-документы Office из Dropbox. Дополнительные сведения см. в справочной статье Dropbox : Изменение общих документов Microsoft Office в Dropbox.

Совместное редактирование файлов Office также поддерживается в Office для iOS с другими поставщиками хранилища, включая Box и Dropbox. В Office для Android совместное редактирование также поддерживается в Dropbox.

Корпорация Майкрософт не поддерживает совместное редактирование документов, хранящихся на Google Диске.

Устранение неполадок совместного редактирования в SharePoint, OneDrive и Microsoft 365

Если совместное редактирование работает неправильно, это может быть вызвано различными причинами. Сведения о том, как решить проблемы, возникающие при использовании и настройке совместного редактирования, см. в статье Устранение неполадок совместного редактирования в Office.

Как определить, не изменил ли другой автор документ, над которым мы работаем?

Если вы предоставили общий доступ к документам с помощьюOneDrive вы можете получить сообщение электронной почты о том, что документ был обновлен.

Другие разделы

Если вы еще не использовали Word в Интернете, вы можете протестировать его из Office.com. Войдите и выберите средство запуска приложений

, чтобы выбрать из полного списка приложений.

Для администраторов SharePoint:

Общие сведения о совместном редактировании в SharePoint Server
Отключение совместного редактирования в SharePoint Server
Настройка максимального числа соавторов в SharePoint Server

Примечание: Совместное редактирование недоступно для документов, защищенных с помощью службы управления правами на доступ к данным (IRM) или службы управления правами (RMS).

Как сделать файл Word доступным для совместного редактирования