Ч асто используете Word-документы с личными данными, конфиденциальной или коммерческой информацией? Как скрыть от посторонних любопытных глаз то, что предназначено видеть и знать только вам? Вам, и больше никому!
Домашний компьютер в любой момент может стать площадкой для исследования членами семьи ваших сокровенных тайн, хранящихся на жестком диске. А о рабочем компьютере, к которому имеет доступ любой из сотрудников компании, уж и говорить не приходится – это далеко не самое лучшее место для хранения важных Word-документов. Благо, компания Microsoft – создатель программного Office-пакета приложений – позаботилась о том, чтобы обезопасить от посторонних глаз ваши Word-документы. Как поставить на Word-документ пароль, и как его затем убрать – эти вопросы и рассмотрим детальней ниже.
Суть идеи предельно проста: при создании Word-документа автор, желая, чтобы кроме него никто не смог просмотреть этот документ, защищает его паролем. При дальнейшем открытии приложение Microsoft Word (впрочем, как и любое иное офисное приложение (LibreOffice, Kingsoft Office, интернет-сервисы Google Docs, Office Web Apps) потребует ввести тот самый пароль. И без пароля этот Word-документ не откроется.
Какой пароль для Word-документа придумать?
Прежде чем приступить непосредственно к инструкции по установке пароля на Word-документ, несколько слов о составлении самого пароля. Сложность пароля определяется важностью данных, содержащихся в Word-документе, который вы хотите защитить от посторонних глаз, а также уровнем пользования компьютером тех лиц, для которых вы и ставите пароль. Защищая Word-документ от детей в доме, можете поставить несложный и легко запоминающийся пароль, например, состоящий из набора одних цифр. Но если вы намереваетесь скрыть содержимое Word-документа, работая в компании с IT-профессионалами, придумайте пароль посложнее, где были бы использованы цифры, а также буквы и нижнего, и верхнего регистра.
Слишком простые пароли легко поддаются расшифровке специальными программами, предназначенными для взлома паролей. В вопросе создания надежного пароля вам всегда поможет специальный тип программ — менеджеры паролей. Такого рода программы, как правило, обладают функцией генерации паролей разной сложности.
Как установить на Word-документ пароль?
В Microsoft Word 2007 для установки пароля на документ выберите меню «Microsoft Office» (привычный «Файл»), далее — пункт меню «Подготовить», далее — «Зашифровать документ». В появившемся окошке шифрования документа введите придуманный пароль и нажмите «ОК». В окошке «Подтверждение пароля» повторите ввод пароля и снова нажмите «ОК». Все – пароль на Word-документ установлен.
Закройте ваш документ и снова откройте его – теперь для его просмотра вам необходимо будет ввести ваш пароль. В противном случае Word-документ не откроется.
Проделать эту же процедуру в приложении Microsoft Word 2003 можно через меню «Сервис», далее – «Параметры», далее — «Безопасность».
Для Microsoft Word 2010 путь таков: кнопка «Microsoft Office», далее — «Защитить документ», далее — «Зашифровать паролем».
Как удалить ранее установленный на Word-документ пароль?
В Microsoft Word 2007 откройте ваш Word-документ, на который вы ранее установили пароль. Затем следуйте по тому же самому пути, что и для установки пароля — напомним, меню «Microsoft Office», далее — пункт меню «Подготовить», далее — «Зашифровать документ». В появившемся окошке шифрования документа удалите пароль, ранее введенный вами, и нажмите «ОК».
После закрытия вашего Word-документа вы увидите программное сообщение о проведенных в документе изменениях. Нажимаете «Да». Все — Word-документ больше не защищен паролем. Его свободно может открыть любой пользователь на компьютере.
Проделать эту же процедуру в приложении Microsoft Word 2003 можно через меню «Сервис», далее – «Параметры», далее — «Безопасность», где ранее установленный пароль нужно удалить из поля «Пароль для открытия файла».
Для Microsoft Word 2010 путь таков: кнопка «Microsoft Office», далее — «Защитить документ», далее — «Зашифровать паролем», где ранее установленный пароль нужно удалить из окошка шифрования документа.
Как защитить Word-документ от внесения изменений?
Возможно, ваша ситуация и не требует такого кардинального решения, как установка пароля на открытие Word-документа. К примеру, вам не нужно скрывать его содержимое от посторонних глаз, но вы бы хотели запретить внесение в него изменений — его редактирование и форматирование.
В Microsoft Word 2007 перейдите во вкладку «Рецензирование», и далее нажмите на функцию «Защитить документ». В появившемся на боковой панели меню вы можете выбрать типы ограничений для вашего Word-документа – ограничение на форматирование, а также ограничение на редактирование. Для применения ограничений нажмите команду «Включить защиту», далее в появившемся окошке введите придуманный вами пароль и повторите его. Жмите «ОК» — все, ваш Word-документ защищен паролем от форматирования и редактирования.
Отныне как бы яростно другой пользователь не желал внести в ваш Word-документ изменения – что-либо дописать, удалить, изменить шрифт или цвет, ваш документ ответит, что для этого необходимо сначала отключить его защиту.
Отключить защиту документа от внесения изменений очень просто. Здесь же, во вкладке «Рецензирование», опять открываете функцию «Защитить документ» и жмете команду «Отключить защиту». Вводите ваш пароль и все – все ограничения с вашего Word-документа сняты.
Проделать эту же процедуру в приложении Microsoft Word 2003 можно через меню «Сервис», далее – «Защитить документ».
Для Microsoft Word 2010 путь таков: кнопка «Microsoft Office», далее — «Сведения», далее — «Ограничить редактирование».
Подводя итоги…
Как видим, установка пароля на Word-документ – это довольно несложный процесс, который можно осуществить всего в пару кликов.
У Microsoft Word в плане установки паролей есть одна довольно жесткая особенность – невозможность восстановления забытых паролей. Увы, если вы забудете пароль к вашему документу, Microsoft Word не пришлет вам его на электронную почту, СМС-кой на мобильный телефон, не поможет даже девичья фамилия матери. Так что будьте предельно внимательны. И на всякий случай храните пароль к Word-документу где-то отдельно записанным.
Чтобы организовывать более надежную, комплексную защиту ваших данных на компьютере, к которому есть доступ у разных пользователей – членов семьи, особенно детей, сотрудников на работе, используйте свою личную (защищенную паролем, естественно) учетную запись Windows. Ограничьте данные вашей личной учетной записи от просмотра пользователями других учетных записей операционной системы.
Парольная защита документов MS Word
На документ Microsoft Word могут быть установлены 3 типа паролей:
- Пароль для открытия документа
- Пароль для изменения документа
- Пароль на внесение примечаний и исправлений (для версий 2003 и ниже). В новых версиях MS Word 20072010 этот тип пароля называется «Пароль для Ограничения форматирования и редактирования»
Вне зависимости от версий MS Word в которой был создан документ, «пароль разрешения записи» и «пароль на внесение примечаний и исправлений» можно удалить из документа мгновенно. Эти типы паролей служат не столь для защиты документа, как для обеспечения коллективной работы над документом. А основную защиту документа от несанкционированного доступа обеспечивает «пароль для открытия документа».
В документах ранних версиях MS Word (до MS Office 2003 включительно) пароль для открытия файла может быть без проблем взломан. Например бесплатная утилита Free Word and Excel password recovery Wizard прекрасно демонстрирует уязвимость защиты ранних версий MS Word.
В последних версия MS Office 2007 2010 компания Microsoft использует стойкий алгоритм шифрования AES с 128 битным ключем. Формирование ключа происходит путем 50000 100000 кратного применения SHA-1 хэш функции, что делает перебор паролей крайне медленным, и при использовании стойкого пароля шансы его подобрать близки к нулю.
Форматирование текста.
В процессе работы с документами Word, пользователь может изменять шрифт, размер шрифта, начертание (Ж, К, Ч), цвет, выделение маркером, настройки абзаца, (выравнивание, междустрочный интервал) ранее набранного текста; может копировать, перемещать и удалять блоки текста. Прежде чем осуществлять вышеперечисленные действия над каким-либо фрагментом текста, его предварительно необходимо выделить.
В противном случае, любые выбранные пользователем установки будет применены к позиции отмеченной курсором.
Если Вам необходим размер шрифта, отсутствующий в списке, то выставить его можно следующим образом: поставить курсор в окно «размер» 
à удалить отображенное там значение 
à ввести необходимое значение 
à нажать на клавишу Enter.
Сохранение документа MS Word
Для сохранения документа MS Word на диске необходимо подать команду
 |
Если речь идет о первом сохранении документа разницы между командами «Сохранить» и «Сохранить как…» — НЕТ
Приступая к работе над документом в Word, следует установить настройку экрана текстового процессора или проверить установку основных параметров.
Рекомендуемые параметры настройки, следующие:
1. С помощью команд горизонтального меню ВИД установите:
· Режим Разметка страницы;
2. С помощью команд меню ВИД Þ Панели инструментов Þ Настройка на вкладке Параметры установите: Отображать подсказки для кнопок.
3. С помощью команд меню СЕРВИС Þ Параметры на вкладке Вид установите:
· Горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки;
· Непечатаемые символы — все;
графические объекты,
привязку объектов,
границы области текста,
всплывающие подсказки,
затенение полей: Всегда.
4. На вкладке Общие установите:
· помнить список из 4;
· единицы измерения — Сантиметры;
· подтверждать преобразования при открытии;
· защита от вирусов в макросах.
5. Раскройте вкладку Вид, группу Масштаб и установите масштаб По ширине страницы.
6. С помощью вкладки Разметка страницы выберитев группе Параметры страницы следующие параметры:
размер бумаги — стандартный — А4 (21 * 29,7см) и книжную ориентацию страницы.
Установите размеры полей:
верхнее — 2,0 см, нижнее — 2,0 см,
правое — 1,0 см, левое — 3,0 см.
От края до колонтитула: верхнего —1,5 см, нижнего — 1,5 см.
7. С помощью команды СЕРВИС Þ Язык Þ Выбрать язык установите в документе Русский язык.
Перечисленные параметры настройки редактора Word предоставляются пользователю, обычно, по умолчанию. При необходимости их следует откорректировать.
