Как в Ворде сохранить исходное форматирование при копировании

9 марта корпорация Microsoft наконец внедрила в приложение Word новую комбинацию клавиш, позволяющую вставлять текст без сохранения форматирования, которое присутствовало при копировании. Али Форелли — менеджер по продуктам в команде Word, занимающейся функциями доступности, — оставила следующий комментарий в блоге Microsoft 365 Insider:

Технологии, музыка, мемы

Было бы великолепно, если бы вы могли просто скопировать текст с веб-сайта и вставить его в документ, и он выглядел бы аккуратно. Представьте, никаких усилий для удаления оригинального форматирования, такого как размер шрифта, стиль текста или цвет фона.

Этот шорткат является знакомым многим пользователям сочетанием клавиш Ctrl + Shift + V (для Mac – Cmd + Shift + V). Менеджер подчеркнула, что пользователи Word давно ждали внедрения этой функции, так как она уже активно используется в таких приложениях, как Microsoft Teams, веб-версии Word, Google Docs и Gmail.

В своём блоге Microsoft делает большой упор на обратную связь от пользователей и отмечает, что добавление этой функции — показатель того, что доступность и удобство своих продуктов для компании является главным приоритетом.

Как научить MS Word копировать веб-страницы с правильным форматированием

При копировании текста из веб-браузера или любого другого источника буфер обмена в популярных операционных системах Windows и OS X захватывает не только текстовое содержимое (так называемый «голый» текст), но и все его форматирование. Если на странице, откуда вы копируете, используется жирный шрифт Comics Sans 24 размера на фиолетовом фоне, то вся эта «красота» будет вставлена вместе с текстом в редактор MS Word.

Вот и возникает проблема — текст, который я скопировал с сайта, отображается другим шрифтом и имеет увеличенный размер. Прежде чем продолжить, мне необходимо привести всё это в надлежащий вид, что займет время.

Обычно в этом нет ничего страшного, однако, если вы часто используете интернет-цитаты, или привыкли сохранять понравившиеся заметки в виде текстовых файлов формата DOC, будьте готовы, что борьба с чужими стилями (иногда, на редкость «неубиваемыми») в документе будет отнимать немало времени.

К счастью, существует несколько методов, которые помогут избежать лишних трудностей и настроить MS Word на копирование только содержательной части текста, игнорируя форматирование — аналогично тому, как это делает блокнот в Windows.

Отключаем копирование форматирования текста

Ограничиваем MS Word в копировании стилей с других документов

Первый метод является кардинальным. Мы просто исключим возможность переноса форматирования из внешних источников.

Откройте меню «Параметры» программы MS Word (в меню «Файл«), и перейдите на вкладку «Дополнительно«. Немного промотайте список дополнительных параметров, пока не дойдете до вкладки «Вырезание, копирование, вставка«.

Обратите внимание на опцию «Вставка из других программ» — по умолчанию она стоит в положении «Сохранить исходное форматирование«. заменяем её на «Сохранять только текст«, и применяем изменения, нажав кнопку «Ок».

Попробуем проделать тот же трюк, что и в начале, вновь вставив в MS Word текст с заведомо «чужим» форматированием?

Ага! Тот же фрагмент скопировался без стиля, а точнее — со стилем моего документа.

А нужно ли копировать форматирование?

Второй способ более изящный. На самом деле, иногда действительно нужно скопировать текст целиком — со всеми его выделениями, курсивом и ссылками. То есть совсем отключать копирование форматированного текста тоже не хочется.

В таком случае, воспользуйтесь волшебным клавиатурным сокращением, вставляйте текст в документ не привычной комбинацией клавиш CTR+V, а «хитрой» — CTR+ALT+V.

Клавиатурное сочетание CTRL+ALT+V дает возможность выбрать — нужно ли сохранять исходное форматирование копируемого фрагмента текста

При таком способе, прежде чем текст будет добавлен на страницу, пользователь увидит окно с возможностью выбора — вставлять фрагмент как он есть (формат HTML), или очистить его от лишних «красивостей» (неформатированный текст).

Второй способ хорош для «продвинутых» пользователей, а первый — для настройщиков рабочих компьютеров, которые не любят, чтобы их вызывали по всякой ерунде по типу «я что-то скопировала, а у меня весь текст в документе выделился жирным».

Работа с фрагментами, поиск и статистика

Настройки для вырезания, копирования и вставки можно конфигурировать с помощью буфера обмена.

Нажмите кнопку Office и выберите команду Параметры Word.
В диалоговом окне Параметры Word перейдите в категорию Дополнительно ( рис. 3.34).

увеличить изображениеРис. 3.34. Настройка параметров вырезания, копирования и вставки

В соответствующих раскрывающихся списках выберите необходимые параметры.

Вставка в пределах одного документа. Применение поведения по умолчанию при вставке содержимого в тот же документ, из которого скопировано содержимое. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

Сохранить исходное форматирование (по умолчанию). Сохранение символьных стилей и пользовательское форматирование, которые были применены к скопированному тексту. Пользовательское форматирование содержит такие характеристики, как размер и стиль шрифта и другое форматирование, которое не хранится в стиле абзаца.

Использовать форматирование конечного фрагмента. Удаление из скопированного текста большей части его форматирования, но сохранение выделяющих форматов, таких как полужирный и курсив, если они применены только к части выбора. К тексту применяется стиль конечного абзаца. Применяется также любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста.

Сохранить только текст. Удаление всего форматирования и нетекстовых элементов, таких как рисунки или таблицы. К тексту применяется стиль конечного абзаца, а также любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста. Графические элементы отвергаются, а таблицы преобразуются в ряд абзацев.

Вставка в другой документ. Применение стандартного поведения при вставке содержимого, скопированного из другого документа Word. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

Сохранить исходное форматирование (по умолчанию). Сохранение форматирования, которое было применено к скопированному тексту. Все стили, связанные со скопированным текстом, копируются в конечный документ.

Использовать форматирование конечного фрагмента. Удаление из скопированного текста большей части его форматирования, но сохранение выделяющих форматов, таких как полужирный и курсив, если они применены только к части выбора. К тексту применяется стиль конечного абзаца. Также применяется любое пользовательское форматирование и символьный стиль текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста.

Вставка в другой документ при конфликте определений стилей. Применение стандартного поведения при вставке содержимого, скопированного из другого документа Word, если стиль скопированного текста в конечном документе определен иначе. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

Вставка из других программ. Применение стандартного поведения при вставке содержимого, скопированного из другого приложения. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

Сохранить исходное форматирование (по умолчанию). Сохранение форматирования копируемого текста.

Использовать форматирование конечного фрагмента. Удаление из скопированного текста большей части его форматирования, но сохранение выделяющих форматов, таких как полужирный и курсив, если они применены только к части выбора. К тексту применяется стиль конечного абзаца. Также применяется любое пользовательское форматирование текста, находящегося непосредственно перед позицией вставки текста.

Вставлять рисунки как. Указание способа вставки рисунков относительно текста в документе. Можно указать, что рисунок должен быть вставлен как встроенный в текст для перемещения рисунка вместе с текстом, с обтеканием текстом, с текстом поверх или позади рисунка. В раскрывающемся списке выберите один из следующих вариантов:

в тексте. Вставка рисунка в абзац как если бы это был текст. При добавлении или удалении текста рисунок перемещается. Рисунок можно перемещать перетаскиванием как обычный текст;

вокруг рамки. Обтекание текста вокруг всех сторон квадрата, ограничивающего рисунок. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;

по контуру. Обтекание текста вокруг контура неправильной формы, ограничивающего рисунок. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;

за текстом. Вставка рисунка в его собственный плавающий слой позади текста. Границы вокруг рисунка не существует. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;

перед текстом. Вставка рисунка в его собственный плавающий слой перед текстом. Границы вокруг рисунка не существует. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;

сквозное. Обтекание текста вокруг рисунка с заполнением пространства, образованного вогнутой фигурой, такой как полумесяц. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием;

сверху и снизу. Текст располагается без обтекания по сторонам рисунка. При добавлении и удалении текста рисунок не перемещается, но его можно перемещать перетаскиванием.

Сохранять маркеры и нумерацию при вставке текста в режиме "Сохранить только текст". Преобразование номеров и маркеров списков в текстовые символы.

Использовать клавишу INS для вставки. Использование клавиши INSERT для вставки в документ содержимого буфера обмена Office.

Активировать кнопки доступных вариантов вставки. Кнопка "Параметры вставки" отображается во время добавления содержимого. Ее можно применять для изменения или переопределения настроек, установленных в данной части диалогового окна "Параметры вставки".

Учитывать пробелы. Включение автоматической настройки параметров форматирования при вставке текста. После установки данного флажка для настройки параметров вставки можно нажать кнопку Настройка, чтобы открыть диалоговое окно Настройки ( рис. 3.35).

Рис. 3.35. Настройка параметров учета пробелов

Это диалоговое окно служит для задания интервалов и форматирования при слиянии, вырезании и вставке текста. В раскрывающемся списке Использовать для выберите конфигурацию параметров. Чтобы задать свою собственную конфигурацию параметров, выберите в списке элемент Нестандартные и установите необходимые параметры:

Исправлять интервалы между предложениями и словами. Это флажок устанавливается для удаления лишних пробелов при удалении текста и добавления недостающих пробелов при вставке текста из буфера обмена.

Исправлять интервалы между абзацами при вставке. Этот флажок устанавливается для предотвращения появления пустых абзацев и различающихся интервалов между абзацами.

Исправлять форматирование и выравнивание таблиц при вставке. При установке этого флажка корректируется форматирование и выравнивание таблиц. Когда этот флажок установлен, одиночные ячейки вставляются как текст, части таблиц вставляются как строки в существующую таблицу (а не как вложенные таблицы), а таблицы, добавляемые в существующую таблицу, изменяются в соответствии с существующей таблицей.

Разумное поведение стилей. Установка этого флажка ни на что не влияет.

Объединять форматирование при вставке из Microsoft Office PowerPoint. При установке этого флажка корректируются результаты вставки текста из презентации PowerPoint. Когда этот флажок установлен, форматирование окружающего текста или таблицы применяется к вставляемому тексту; самый последний использованный стиль маркированного или нумерованного списка применяется к вставляемому списку, а такие элементы, как таблицы, гиперссылки, изображения, OLE-объекты и формы, сохраняются в том виде, в каком они были в PowerPoint.

Исправлять форматирование из Microsoft Office Excel. При установке этого флажка корректируются результаты вставки данных из приложения Excel. Когда этот флажок установлен, вставляемые данные размещаются в таблице, а диаграммы вставляются как рисунки, а не как OLE-объекты.

Объединять вставленные и окружающие списки. При установке этого флажка, когда элементы списка вставляются в список, они согласуются с окружающим их списком.

Использование возможностей специальной вставки

При перемещении и копировании фрагментов документов с использованием буфера обмена могут возникнуть и более сложные задачи, чем простая вставка фрагмента в нужное место документа. Это могут быть задачи двух типов: копировать фрагмент в одном формате, а в документ вставить в другом или связать вставляемый фрагмент с исходным копируемым фрагментом.

Обе эти задачи решаются с использованием возможностей Специальной вставки.

Переместите или скопируйте фрагмент в буфер обмена.

Поставьте курсор в место вставки, во вкладке Главная в группе Буфер обмена щелкните стрелку кнопки Вставить и в появившемся меню выберите команду Специальная вставка ( рис. 3.36).

Как сохранить оригинальное форматирование при копировании в Word

Как научить MS Word копировать веб-страницы с правильным форматированием

Отключаем копирование форматирования текста

А нужно ли копировать форматирование?

Работа с фрагментами, поиск и статистика

Использование возможностей специальной вставки