В процессе своей профессиональной деятельности я часто сталкиваюсь с однотипными документами, такими как контракты, должностные инструкции и корпоративные презентации. Мой подход к работе начинается с анализа этих документов: я выделяю общие черты, похожие сведения и структуру документа. Упорядочив свои мысли относительно плохо оформленных материалов, я понимаю, что мне нужен шаблон для контракта или другого типа документа. В этой статье я хочу предложить вам поработать с шаблоном типового договора, который был создан по вашему запросу на основе нескольких исходных договоров.
Так как я устранила все персональные данные из документа, с уверенностью могу предложить его вам для использования.
Договорный шаблон обладает высокой сложностью – я аккумулировала все доступные варианты. В данном шаблоне представлен текст договора, а также четыре приложения, сгруппированные в оглавлении. Шаблон договора имеет четкую структуру (обратите внимание на «Область навигации») и использует ограниченное количество стилей (смотрите в рабочем окне «Стили»).
Просмотрите весь документ. Вы видите большое количество затененных полей и подсказки.
После завершения данного занятия вы будете в состоянии:
- Работать в двух окнах одного документа
- Вводить данные в связанные поля
- Обновлять связи в документе
- Вводить данные в поля с готовым форматом
1. Работа в двух окнах одного документа
Шаг 1. В первую очередь необходимо сохранить файл. Дело в том, что мы открыли не сам шаблон, а документ, созданный на его основе (подробности можно найти в статье «Урок 3. Шаблон документа и его изменение»). По умолчанию новый файл называется «Документ какой-то по счету».
Шаг 2. Лента Вид → группа компаний Окно → команда Новое Окно:
После выполнения данного действия вы получите вторую версию вашего файла. Например, если я назову свой файл «Договор компании», то оригинал будет иметь название «Договор компании — 1», а новая версия — «Договор компании — 2». Я не обозначаю новый документ как «копию».
| Для понимания и усвоения | Копия подразумевает автономность от оригинала, в то время как оригинал и его дубликат совместны в своих изменениях. |
Шаг 3. Ставим оригинал и дубликат рядом:
Способ 1. На вкладке Вид выберите раздел группы команд Окна и кликните по команде Рядом.
2 способ. Команда Рядом с Панели быстрого доступа. Так как мне часто приходится сравнивать два документа, то эту команду я вынесла на Панель быстрого доступа (см. статьи «Урок 18. Панель быстрого доступа в Word» и «Урок 19. Команды на Панели быстрого доступа»
Если у вас всего два документа, то они тут же встанут рядом, не перекрывая друг друга. Но у меня помимо основного открыто три документа, включая дублера. В этом случае появляется диалоговое окно «Сравнить рядом». В списке я выбираю дублер «Договор фирмы — 2» и ОК.
Но сразу предупреждаю, что по полосе прокрутке документы будут двигаться синхронно
Шаг 4. Отключаем синхронную прокрутку документов:
1 способ. Лента Вид → группа команд Окна → команда Синхронная прокрутка
2 способ. Команда Синхронная прокрутка на Панели быстрого доступа
Вот несколько примеров необходимости работы с двумя окнами
2. Ввод в шаблон договора данные связанных полей[2]
Шаг 1. Перейдем во втором окне на страницу 10
Шаг 2. Вводим в поле «номер договора» любое значение. У меня – 15/61 (я не знаю, какая система нумерации договоров принята в вашей организации):
Шаг 3. Указываем дату подписания контракта (кликаем на кнопку выпадающего списка рядом с полем «Дата» → выбираем требуемую дату):
Обратите внимание: номер договора на странице 10 изменился – он точно такой же, как и на первой странице. Вы можете пролистать файл договора – там, где проставлено поле «Дата» дата изменилась в соответствии с первой страницей.
3. Обновление оглавления
Шаг 1. Обновляем оглавление на странице 9 (см. «Урок 45. Оглавление»):
И любуемся результатом:
Обратите внимание: дата на первой странице имеет формат «18 сентября 2022 г.» а формат остальных связанных полей – «18.09.2022». Таково было мое желание, я задала на эти связанные поля различные форматы, что, кстати, соответствует требованиям оформления документов.
Шаг 2. Даем название фирмы на первой странице и смотрим, как меняется название фирмы на странице 9:
Опять-таки обращаем внимание, что эти два связанных поля отформатированы по-разному, что так же соответствует требованиям оформления документации.
Если вы будете вносить поправки в ваш договор (с датой ошиблись, например), то все ваши изменения будут отработаны полями.
Шаг 2. Вводим данные:
В моем шаблоне на это поле было форматирование «Подчеркнутый» – форматирование сохранилось. Вы можете заполнить все поля, причем неважно: в оригинале или в дублере, – все форматирование сохраниться:
В различных местах шаблона размещены поля, которые указывают, какие данные следует ввести, и при этом текст форматировать не требуется:
Кроме этого, я предусмотрела перекрестные ссылки:
Теперь вы сможете:
