Как составить объяснительную записку в Microsoft Word

Объяснительная записка: как оправдаться в различных ситуациях

Если совершили дисциплинарный проступок, то подайте начальству объяснительную по факту выявленных нарушений. Пояснения составьте в произвольной форме. Объяснительная станет доказательством в суде в рамках трудового спора.

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Объяснительную записку пишет работник, который совершил нарушение.
2. Начальник должен потребовать письменные объяснения, на написание работнику дают два рабочих дня.
3. Форма объяснительной свободная, но документ должен быть коротким и точным.
4. В ней нужно четко указать причины нарушения.
5. Если работник отказывается написать объяснительную, составляют акт об отказе.

Что такое объяснительная записка

Для чего составляют объяснительную записку

Объяснительную записку составляют по требованию руководителя. Работник, который совершил дисциплинарный проступок, пишет объяснение, чтобы изложить важные аспекты события (ст. 193 ТК РФ). В других случаях составляют докладную или служебную записку: в отличие от объяснительной, работник составляет их по собственной инициативе.

На имя кого писать объяснения

Письмо с объяснениями обычно пишут на имя руководителя. У каждой организации — локальные правила написания объяснительной записки, которые закрепляют во внутренних актах трудового распорядка.

Когда подавать объяснения

Объяснения подают по требованию руководства. На их написание отводят два полных рабочих дня. Но работодатель вправе установить и больший срок с учетом конкретных обстоятельств. Такой срок надо зафиксировать в локальных нормативах или же указать в требовании о представлении объяснений.

Но и затягивать с подачей пояснений тоже не стоит, поскольку срок для применения дисциплинарного взыскания — месяц с того дня, когда обнаружили проступок (ст. 193 ТК РФ).

Пишем пояснения по шаблону

Работодатель часто готовит шаблон, из которого видно, как пишется объяснительная записка руководителю в определенных случаях. Его размещают в отделе кадров или снабжают работников памяткой о правилах составления деловых документов.

Для начала определите, для какой ситуации необходимы письменные оправдания. Например:

• прогул (один или несколько — не имеет значения);
• опоздание на работу (проверьте, что время опоздания зафиксировано в акте);
• нарушение сроков выполнения поставленного руководством задания;
• невыполнение работником поставленной задачи;
• нарушение требований законодательства или локальных актов;
• другие должностные нарушения и происшествия.

При составлении шаблона объяснительной записки достаточно руководствоваться принципами делового документооборота:

• краткость изложения проблемы и причин, в результате которых возникло нарушение;
• обязательное указание данных уполномоченного лица, на имя которого направлены пояснения (адресата);
• обязательное указание данных самого работника, его личной подписи и даты составления;
• деловой стиль написания, отсутствие ненормативной лексики в тексте;
• достоверность описываемых событий;
• изложение ситуации от первого лица.

ВАЖНО!

Не допускайте отвлеченных рассуждений, заявлений и просьб. Цель написания письма — объяснить события, а не просить о снисхождении.

Запрос объяснений от начальства

Прежде чем работник напишет пояснения, начальство должно их запросить. Практика показывает, что устного распоряжения часто недостаточно, потому что в случае судебного разбирательства его не получится привлечь к рассмотрению. По правилам руководитель выдает провинившемуся сотруднику предписание под подпись. Этот документ имеет произвольную форму, но регистрируется в установленном для исходящей корреспонденции порядке. Приведем пример такого распоряжения:

Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru»

ИНН 1234567890, КПП 121001001

456789, г. Москва, просп. Замечательный, д. 1

Специалисту отдела продаж Егоровой Е.Е.

О письменном объяснении

Уважаемая Елена Егоровна!

года Вы отсутствовали на работе в течение всего рабочего дня, о чем составлен акт об отсутствии на рабочем месте № 5 от 03.11.2024.

В соответствии со статьей 193 Трудового кодекса РФ прошу Вас в течение двух рабочих дней со дня получения настоящего предписания предоставить письменное объяснение Вашего отсутствия.

Приложение: копия акта об отсутствии на рабочем месте № 5 от 03.11.2024.

Генеральный директор Петров Петров П.П

Получено Егорова Егорова Е.Е.

года

Документ вручают работнику лично. Если работник не хочет получать предписание, то зафиксируйте его отказ письменно с подписями двух свидетелей.

• как оформить акт об отсутствии работника;
• сколько взысканий достаточно для увольнения;
• как уволить за прогул.

Что писать в объяснительной при опоздании на работу или прогуле

Посмотрите образец объяснений сотрудника, который опоздал на работу по уважительной причине.

Генеральному директору ООО «Ppt.ru»

от специалиста отдела продаж

Я, Васильев Василий Васильевич, опоздал на работу 10 ноября 2024 года на 1,5 часа в связи с тем, что вез ребенка в школу на занятия и попал в дорожно-транспортное происшествие на своем личном автомобиле. Ожидание сотрудников ДПС и оформление ДТП заняли больше часа. События я могу подтвердить документально.

Васильев Васильев В.В.

Если работник отсутствовал целый день, то ему важно, что написать в объяснительной за прогул — обязательно указать причину произошедшего. Образец выглядит так:

Если причина проступка была уважительной, то работнику необходимо подтвердить ее соответствующими документами и упомянуть об этом в записке. Если уважительной причины нет, то об этом тоже придется написать.

Письменные объяснения работника необходимо зарегистрировать в установленном порядке как входящую корреспонденцию, с проставлением регистрационного номера и даты. Копия пояснений с регистрационными данными вручается работнику. Никаких особых требований к их форме нет.

Подробнее: как оформить отсутствие сотрудника по уважительной причине

Другие случаи, когда потребуется объяснительная

Приведем формулировки, которые помогут работникам оправдаться в аналогичных ситуациях. Не забудьте оформить документы так, как показано на образцах выше: обязательны шапка, название документа, в конце — личная подпись и дата составления.

Невыполнение обязанностей

Вот что написать в объяснительной за невыполнение обязанностей работником:

10.11.2024 я не выполнил обязательный обход территории склада в 22.00, так как резко почувствовал себя плохо, у меня произошел приступ гипертонии.

Данный факт могу подтвердить наличием на сотовом телефоне в это время вызова скорой помощи.

Объяснения по факту выявленных нарушений

А это — пример объяснительной записки об ошибке в работе:

15.11.2024 я допустила ошибку при оформлении трудовой книжки уволенного сотрудника Борисова Б.Б. по причине невнимательности, в трудовую книжку внесены поправки в соответствии с законодательством РФ.

Утрата документов

07.11.2024 мною были утрачены неподписанные ведомости о выплате аванса, расчетные листы, при следовании с почты до офиса я забыла их в такси. Документы вернуть не удалось, они были восстановлены.

Задержка документов

25.11.2024 мной были задержаны инвентаризационные описи по материалам, так как на их оформление потребовался дополнительный рабочий день. Сейчас описи оформлены кладовщиком, подписаны мной и переданы руководителю.

Обратите внимание, что универсального способа, как правильно написать объяснительную, чтобы не наказали, не существует. В каждой ситуации необходимо донести до руководства правдивые аргументы, подкрепленные документальными доказательствами.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как применить дисциплинарное взыскание. Используйте эти инструкции бесплатно.

Можно ли отказаться и не подавать объяснительную записку

Руководство должно потребовать объяснений, но работник вправе отказаться их дать. На размышление закон дает всего два рабочих дня. Если этот срок прошел, а объяснения от провинившегося сотрудника так и не поступили, то необходимо составить акт об отказе от дачи пояснений.

Акт составляет та же комиссия, которая до этого актировала нарушение дисциплины. Составляйте акт в присутствии нарушителя, чтобы сразу же ознакомить с документами. После этого начинается процедура оформления дисциплинарного взыскания — замечания, выговора или увольнения, если работник ранее неоднократно подвергался наказанию в течение последнего года, но продолжает нарушать дисциплину.

И хотя законом правила подготовки объяснений не установлены, работодатель обязан соблюдать требования ТК РФ по дисциплинарным взысканиям ( ст. 192 ТК РФ ). Пояснения от нарушителей и акты комиссии играют решающую роль при возникновении спора между работником и работодателем. Если такой спор попадет в суд и встанет вопрос об отмене дисциплинарного взыскания или даже о восстановлении на работе, то все эти акты и записки послужат доказательством правильных и обоснованных действий работодателя.

Судебная практика свидетельствует о том, что последствия пренебрежения пояснениями оказываются иногда очень тяжелыми для бизнеса. В качестве доказательства приведем апелляционное Определение Московского городского суда по делу № 33-27314/2016 от 24.08.2016 , в котором судьи обязали руководство организации восстановить в должности нескольких сотрудников, уволенных за прогулы. Основанием для этого послужили непредставленные письменные объяснения по факту отсутствия на рабочих местах.

Судьи сделали вывод, что порядок применения дисциплинарного взыскания не соблюден, и обязали руководство организации выплатить восстановленным лицам среднюю заработную плату за вынужденный прогул. Таких решений суды всех инстанций и регионов принимают достаточно много. Подходите к процедуре составления объяснительной записки предельно внимательно и не считайте ее ненужной бюрократией.

• как правильно составить акт об отказе предоставлять объяснение;
• как написать письменное пояснение в суд.

Объяснительная при прогуле

Ниже представлен один из вариантов формы "Объяснительная при прогуле". Вы можете вписать нужные реквизиты в соответствующие поля или доработать документ с учетом имеющихся особенностей.

Универсальный бланк объяснительной при прогуле. Формат DOC позволяет заполнить/отредактировать объяснительную записку в текстовом редакторе. Прогулом считается неявка работника на работу и его отсутствие на протяжении более четырех часов. В бланке нужно указать реквизиты организации, ФИО руководителя и работника, дату прогула, и указать причину неявки на работу.

Если причина уважительная, то нужно дополнить записку приложением с доказательством — справкой. Основные причины: временная нетрудоспособность, транспортные проблемы, арест, выполнение государственных функций (работа в избирательной комиссии), иные личные обстоятельства.

Бланк загружен на сайт: 18.07.2019

• Прогул

• Уйти на обед и не вернуться: когда за прогул невозможно уволить

. всего, нужно попросить прогульщика написать объяснительную и изложить причины, по . всего, нужно попросить прогульщика написать объяснительную и изложить причины, по . по семейным обстоятельствам, а в объяснительной указал, что из-за . Сотрудника можно уволить, даже если объяснительную он не написал. (Определение Девятого . рабочий день перед прогулом. При окончательном расчете время прогула не оплачивается и . своего руководителя. Затем написать объяснительную и рассказать причину своего отсутствия .

. расчетов с бюджетом не удалось При выездной проверке налоговики выявили . инспекции о самостоятельном выполнении работ. При этом расходы, которые организация понесла . повод отменять требование об уплате При выездной проверке инспекция доначислила налог . указал другую Сотрудник указал в объяснительной записке, что не вышел на . поэтому организация уволила работника за прогул. Три инстанции поддержали сотрудника. Он . двигателей проводили отдельные подготовительные работы; при проверке за 2012 — 2014 годы .

. — нельзя без затребования объяснительной. Поэтому работодатель должен фиксировать прогулы и пытаться связаться . напомнил, что уволить за прогул возможно при одновременном выполнении следующих условий: работник . , то составляется соответствующий акт. Но при этом именно тот факт, что . не выполнено, то увольнение за прогул невозможно. В указанной ситуации Роструд .

При увольнении за прогул следует помнить, что установленный трудовым . компании зарплату за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда; привлечь . на связь, но при этом: для увольнения по причине прогула (подпункт непредоставление объяснительной – не является препятствием для .

. нарушением трудовых обязанностей. И однократный прогул — уже может стать основанием для . с работником, сообщили в Роструде. Прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем . подряд. Основанием для увольнения за прогул может также являться самовольное использование . уход в отпуск. Увольнение за прогул является мерой дисциплинарного взыскания.

Работодатель . по невыясненным причинам. При дисциплинарном взыскании работник должен предоставить объяснительную. На ее .

. . Применяются угрозы и агрессивный тон при общении с подчиненным. Каждый недочет . трудовых обязательств. Начальник требует писать объяснительные по любому, даже малозначительному поводу . по статье с помощью фальсификации прогулов и иных дисциплинарных проступков для .

Как написать объяснительную записку на работе

Практически любому работнику хоть раз в жизни приходилось писать объяснительную записку на имя работодателя. Как правильно написать объяснительную? В каких случаях работник не обязан давать объяснения? Существует ли форма объяснительной записки? В какой срок нужно написать объяснения?

Что будет, если сотрудник отказывается от письменных объяснений? Ответим на вопросы и приведем примеры объяснительной записки.

В каких случаях могут потребовать объяснительную записку

Трудовая дисциплина (дисциплина труда) – это обязательное для всех работников организации подчинение специальным правилам поведения. Если работник не выполняет «специальные правила поведения», то работодатель вправе запросить письменные объяснения у сотрудника.

Объяснительная записка является формой документа, в котором сотрудник описывает для руководства причины возникновения определенных обстоятельств или событий.

Чаще всего такой документ требуется в случаях, когда сотрудник совершает недоразумения или ошибки – такие как прогулы, опоздания, потеря важных документов.

Иногда объяснительная записка нужна, если, например, отчет не был представлен в срок из-за того, что коллега не присутствовал на работе и не смог предоставить необходимую информацию. Тогда объяснительная записка позволяет руководству понять истинные причины произошедшего и определить, кто действительно виновен. Правильно составленная объяснительная записка может помочь избежать или хотя бы смягчить наказание.

Отказ от написания объяснительной записки, как правило, рассматривается как признание вины, что часто ведет к дисциплинарным мерам или даже увольнению.

Обязан ли работодатель запрашивать объяснения?

Если вы работодатель – потребуйте от сотрудника представить письменное объяснение, как указано в части 1 статьи 193 Трудового кодекса РФ. Если вы не последуете этому требованию, то нарушите право сотрудника на предоставление объяснений.

Как затребовать объяснительную

В ТК РФ не указано, в какой форме необходимо запросить от работника объяснение. Это означает, что можно сделать запрос устно. Однако, мы настоятельно рекомендуем предупредить работника о необходимости предоставить объяснение в письменном виде. Это будет служить доказательством того, что вы выполнили требования части 1 статьи 193 ТК РФ.

Работнику предоставляется два рабочих дня на подготовку объяснения. Если он игнорирует ваш запрос и не предоставляет объяснение в течение двух рабочих дней, вы должны составить акт о его отказе (часть 1 статьи 193 ТК РФ).

Специалисты Роструда утверждают, что под рабочими днями в данном контексте понимаются дни, которые являются рабочими для конкретного сотрудника в соответствии с его графиком работы (источник: “Онлайнинспекция.рф“).

Важно отметить, что отсутствие объяснений со стороны работника не является препятствием для применения к нему дисциплинарного взыскания (часть 2 статьи 193 ТК РФ).

Виды объяснительных записок

Объяснительные записки могут быть различных видов в зависимости от ситуации, в которой они составляются, и целей, которые они преследуют. Вот несколько основных типов объяснительных записок:

Структура объяснительной записки

Создание объяснительной записки включает в себя следующие этапы:

Обращение: Начните свою записку с приветствия, адресованного к тому, кому она предназначена, например, “Уважаемый генеральный директор” или “Уважаемый руководитель отдела”.

Цель записки: Укажите причину написания объяснительной записки. Это поможет читателю понять контекст и знать, чего ожидать от содержания.

Объяснение ситуации: Здесь необходимо подробно описать ситуацию или проблему, которую вы объясняете. Включите все необходимые детали и факты, которые помогут читателю понять, что произошло. Будьте искренними и честными.

Объяснение последствий: Если ваше действие или бездействие привело к негативным последствиям, объясните их и признайте свою ответственность. Это показывает ваше понимание серьезности ситуации.

План действий: Опишите, что вы предпринимаете или планируете предпринять, чтобы исправить ситуацию или чтобы подобная ситуация не повторилась в будущем. Это покажет вашу проактивность и стремление к исправлению ошибок.

Заключение: Закончите записку, выразив благодарность за понимание и поддержку. Это может помочь поддержать положительные отношения с тем, кто будет читать вашу записку.

Пример объяснительной записки (текст)

Вариант 1

Объяснительная записка

Кому: Генеральному директору ООО “Росток”

От кого: Сидорова И.А., бухгалтер

По вопросу: Прогул 20 июля 2023 г.

Уважаемый Василий Иванович,

Я хотел бы принести извинения за мое отсутствие на рабочем месте 20 июля 2023 года. Я понимаю, что мое отсутствие могло вызвать некоторые неудобства.

В этот день я не смог прийти на работу из-за того, что моя мать неожиданно заболела и я пришлось срочно ее отвезти в больницу. Ввиду неотложности ситуации, у меня не было возможности уведомить Вас заранее.

Мне совершенно ясно, что такие ситуации не должны повторяться, и я предпринял все необходимые меры, чтобы в будущем избежать подобных ситуаций. Я также готов в ближайшее время отработать время пропуска и выполнить все необходимые задачи.

Я приношу свои извинения за все причиненные неудобства и очень благодарен за ваше понимание и поддержку.