Шаблоны документации необходимы для стандартизации и упрощения процесса создания документов. Предоставляя готовую структуру и формат для различных типов документов, шаблоны позволяют сэкономить время и ресурсы. Они также помогают обеспечить единый стиль и качество контента, что улучшает понимание и использование документации.
Шаблон служит в качестве ориентира для того, как организовать информацию и какие разделы должны быть включены. Шаблон может помочь обеспечить соблюдение стандартов в документации. Без шаблона может быть упущена важная информация или не выполнены требования этих стандартов.
Как работать с шаблонами в Microsoft Word?
Шаблоны в Microsoft Word представляют собой заранее отформатированные документы, которые могут быть использованы для создания новых документов в том же формате. Кроме того, также существуют другие программы из пакета Microsoft Office, такие как Excel или PowerPoint. Ниже описаны основные типы шаблонов в ворд и различные виды операций с ними:
- Встроенные шаблоны. Word поставляется с множеством встроенных шаблонов по умолчанию, таких как резюме, письма, приглашения, отчёты и многое другое. Чтобы использовать встроенный шаблон, откройте окно приложения, выберите пункт меню «Файл» > «Новый» («Создать») и выберите шаблон из галереи.
- Собственные шаблоны. Вы можете создать собственные шаблоны в приложении Ворд на компьютере, открыть пустой текстовый документ и настроить его в соответствии с собственными запросами (например, добавить название компании в «шапке» документа, создать бланк для писем, заголовок и т.д.).
- Сохранение шаблона. Когда документ настроен как шаблон, выберите «Файл» > «Сохранить как», выберите «Шаблон Word» в поле «Тип» и укажите куда сохранить шаблон.
- Использование шаблона. Чтобы создать новый документ на основе шаблона, выберите «Файл» > «Новый» («Создать»), а затем нажмите на созданный или встроенный шаблон.
- Редактирование шаблона. Чтобы отредактировать или обновить существующий шаблон, откройте его, внесите изменения и сохраните как новый шаблон или обновите существующий.
Шаблоны в Word облегчают создание документов, помогая сэкономить время и обеспечивая единообразие в оформлении.
Преимущества и недостатки шаблонов в Microsoft Word
Шаблоны в Microsoft Word удобны по нескольким причинам:
Таким образом, шаблоны в Microsoft Word упрощают процесс создания документов, обеспечивают их профессиональный внешний вид и повышают эффективность работы.
При этом пользователи отмечают следующие недостатки шаблонов Word:
- Ограниченность дизайна: Многие шаблоны в Microsoft Word имеют довольно ограниченные возможности в плане дизайна и стиля, что может помешать пользователям создавать уникальные и индивидуальные документы.
- Трудности в настройке: Некоторые шаблоны могут быть трудны в настройке и изменении, особенно для пользователей, которые хотят создавать более сложные и уникальные документы.
- Неподходящие шаблоны: Иногда сложно найти подходящий встроенный шаблон для конкретной задачи. Так, среди встроенных шаблонов преобладают форматы для деловой переписки и бухгалтерии, однако нет шаблонов для научной документации (курсовых, дипломных работ, рефератов и т.п.), что немаловажно для студентов и учащихся.
- Ограниченные возможности адаптации: Некоторые шаблоны имеют ограниченные возможности адаптации под конкретные потребности пользователя, что может вызвать проблемы при создании специфических документов.
- Ограниченные возможности для профессиональных документов: Для создания профессиональных и официальных документов, шаблоны, представленные в Microsoft Word, могут оказаться недостаточными.
Настройка визуального стиля документации в системе Документерра: общие параметры
Для настройки визуального стиля документации в Документерре, вы можете использовать различные инструменты и опции, доступные на платформе. Вот некоторые из них:
- Темы оформления: Документерра предлагает различные темы оформления, которые позволяют изменить цветовую схему, шрифты и другие визуальные элементы документации.
- Настройка шрифтов: вы можете выбрать нужный шрифт текста, а также настроить размер шрифта и межстрочное расстояние.
- Цвета и фоны: вы можете настроить цвет фона и текста для различных разделов документации, чтобы создать единый стиль оформления.
- Логотип и брендинг: есть возможность добавить в документацию логотип или другие элементы брендинга, чтобы сделать ваш контент узнаваемым и соответствующим вашему корпоративному стилю.
- Дополнительные настройки: в Документерре доступны дополнительные настройки, такие как индивидуальная («кастомная») настройка таблиц, списков и других элементов.
Чтобы настроить визуальный стиль документации, перейдите в настройки программы и найдите соответствующие опции. Для более тонкой настройки стилей вашей документации также можно использовать CSS-файлы.
Преимущества экспресс-блоков в системе Документерра
Экспресс-блоки (quick parts) — это небольшие фрагменты (часто повторяющиеся фразы или блоки текста), которые можно вставлять в контент. Это может быть подпись или адрес, т.е. элемент, который необходимо вставлять в определенных (одних и тех же) местах в однотипных документах.
Еще один пример – преамбула в договорах, которая в подавляющем большинстве случаев выглядит примерно одинаково:
ООО «NNN», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице генерального директора Петрова Петра Петровича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и общество с ограниченной ответственностью «XXX», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице генерального директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с другой стороны, далее совместно именуемые «Стороны», а по отдельности именуемые «Сторона», пришли к согласию и заключили настоящий договор, в дальнейшем именуемый «Договор», о нижеследующем.
Представьте, что вам не приходится каждый раз писать целый абзац преамбулы «с нуля» – для этого существуют экспресс-блоки.
Использование экспресс-блоков в системе Документерра обеспечивает пользователям ряд преимуществ:
- Увеличение производительности: экспресс-блоки сокращают время, затрачиваемое на вставку стандартных элементов в документы. Вместо того чтобы каждый раз писать одни и те же данные, искать их в других документах или копировать и вставлять, можно быстро вставить готовый элемент.
- Обеспечение единообразия: использование экспресс-блоков позволяет обеспечить единообразие в документах, поскольку стандартные элементы будут вставлены с одинаковым стилем и форматированием.
- Повышение точности: экспресс-блоки уменьшают риск допущения ошибок при ручном вводе данных, поскольку вы заранее сохраняете их в системе и вставляете при необходимости.
Использование экспресс-блоков повышает эффективность работы и обеспечивает единообразие и точность в оформлении документов, что делает их неотъемлемой частью системы Документерра.
Как создать шаблон документа через CSS-файл в Документерре?
Чтобы создать шаблон документа в системе Документерра можно также модифицировать CSS-файл, который создается для каждого проекта. Чтобы внести изменения, выполните следующие шаги:
- Откройте документ и перейдите в режим редактирования.
- Во вкладке «Главное» найдите раздел «Стили».
- Кликните строку «Управление файлами стилей проекта«.
- В открывшихся настройках проекта создайте объект «Новый файл стилей» и вставьте туда свой CSS-код для создания шаблона документа. Например, вы можете задать шрифт, цвет текста, отступы и другие стили.
- Нажмите кнопку «Сохранить» для применения стилей к документу.
- Дальше вы можете добавлять текст, изображения и другие элементы в соответствии со стилями, созданными в CSS-файле, из папки проекта.
Таким образом, вы сможете создать уникальный и стильный шаблон документа с помощью CSS в Документерре.
Если в компании регулярно создается и обновляется большой объем документации, пользователям (техническим писателям, редакторам, переводчикам) выгодно работать с шаблонами. Использование шаблонов позволяет сократить время на создание документации за счет уже готового базового формата и структуры, что уменьшает необходимость в дополнительных ресурсах. Кроме того, при работе с шаблонами компания может установить стандарты и правила оформления документов, что обеспечит единообразие внешнего вида и структуры документов. Еще один несомненный плюс – это масштабируемость. При работе с шаблонами компания может легко масштабировать документацию и управлять большим объемом документов, что упрощает процессы управления контентом и обеспечивает более эффективную работу.
Урок 89. Шаблон договора
По роду своей деятельности мне часто приходиться иметь дело с однотиповыми документами: договора, должностные инструкции, фирменными презентациями. И начинаю я свою работу с того, что анализирую документы: выявляю общие моменты, повторяющиеся данные, форму документа. Приведя в порядок свои мысли по поводу безобразно оформленных документов, я прихожу к тому, что необходим шаблон договора или какой-то ещё шаблон. В этой статье я предлагаю вам поработать с шаблоном типового договора, который я сделала по заказу на основании нескольких договоров.
Поскольку я обезличила документ (убрала все персональные данные), то смело могу предложить его вам для дальнейшей работы.
Шаблон договора очень сложный – я собрала здесь все возможные вариации. В шаблоне текст договора и 4 приложения, которые собраны в оглавление. Шаблон договора полностью структурирован (смотрим «Область навигации») и имеет ограниченное число стилей (смотрим рабочее окно «Стили»).
Просмотрите весь документ. Вы видите большое количество затененных полей и подсказки.
По окончании этого урока вы сможете:
- Работать в двух окнах одного документа
- Вводить данные в связанные поля
- Обновлять связи в документе
- Вводить данные в поля с готовым форматом
1. Работа в двух окнах одного документа
Шаг 1. Прежде всего сохраните документ. Ведь мы с вами открыли не сам шаблон, а документ на основе этого шаблона (см. статью «Урок 3. Шаблон документа и его изменение») по умолчанию новый документ носит имя «Документ какой-то по счету»
Шаг 2. Лента Вид → группа компаний Окно → команда Новое Окно:
В результате этого действия у вас появится дублер вашего файла. Если я назвала свой файл «Договор фирмы», то названия оригинала будет «Договор фирмы — 1», а название дублера «Договор фирмы — 2». Я не называю новый документ «копией».
| Понять и запомнить | Копия подразумевает независимость от оригинала, а вот оригинал и дублер едины в своих изменениях. |
Шаг 3. Располагаем оригинал и дублер рядом:
1 способ. Лента Вид → группа команд Окна → команда Рядом
2 способ. Команда Рядом с Панели быстрого доступа. Так как мне часто приходится сравнивать два документа, то эту команду я вынесла на Панель быстрого доступа (см. статьи «Урок 18. Панель быстрого доступа в Word» и «Урок 19. Команды на Панели быстрого доступа»
Если у вас всего два документа, то они тут же встанут рядом, не перекрывая друг друга. Но у меня помимо основного открыто три документа, включая дублера. В этом случае появляется диалоговое окно «Сравнить рядом». В списке я выбираю дублер «Договор фирмы — 2» и ОК.
Но сразу предупреждаю, что по полосе прокрутке документы будут двигаться синхронно
Шаг 4. Отключаем синхронную прокрутку документов:
1 способ. Лента Вид → группа команд Окна → команда Синхронная прокрутка
2 способ. Команда Синхронная прокрутка на Панели быстрого доступа
Вот несколько примеров необходимости работы с двумя окнами
- Перенос текстовой информации из старого документа в новый шаблон
- Копирование текстовой информации в рабочий документ
- Работа с разными местами одного документа (наш случай – я хочу вам показать преимущество работы с полями)
2. Ввод в шаблон договора данные связанных полей[2]
Шаг 1. Перейдем во втором окне на страницу 10
Шаг 2. Вводим в поле «номер договора» любое значение. У меня – 15/61 (я не знаю, какая система нумерации договоров принята в вашей организации):
Шаг 3. Задаем дату заключения договора (нажимаем кнопку выпадающего меню рядом с полем «Дата» → выбираем нужную дату):
Обратите внимание: номер договора на странице 10 изменился – он точно такой же, как и на первой странице. Вы можете пролистать файл договора – там, где проставлено поле «Дата» дата изменилась в соответствии с первой страницей.
3. Обновление оглавления
Шаг 1. Обновляем оглавление на странице 9 (см. «Урок 45. Оглавление»):
- ПМ вызываем контекстное меню, где выбираем команду «Обновить оглавление»
- В простом диалоговом окне «Обновить оглавление» выбираем команду «обновить целиком»
И любуемся результатом:
Обратите внимание: дата на первой странице имеет формат «18 сентября 2022 г.» а формат остальных связанных полей – «18.09.2022». Таково было мое желание, я задала на эти связанные поля различные форматы, что, кстати, соответствует требованиям оформления документов.
Шаг 2. Даем название фирмы на первой странице и смотрим, как меняется название фирмы на странице 9:
Опять-таки обращаем внимание, что эти два связанных поля отформатированы по-разному, что так же соответствует требованиям оформления документации.
Если вы будете вносить поправки в ваш договор (с датой ошиблись, например), то все ваши изменения будут отработаны полями.
Шаг 2. Вводим данные:
В моем шаблоне на это поле было форматирование «Подчеркнутый» – форматирование сохранилось. Вы можете заполнить все поля, причем неважно: в оригинале или в дублере, – все форматирование сохраниться:
По всему шаблону раскиданы такие поля, которые подсказывают, какие данные надо вводить, при этом нет необходимости форматировать текст:
Кроме этого, я предусмотрела перекрестные ссылки:
Теперь вы сможете:
- Работать в двух окнах одного документа
- Вводить данные в связанные поля
- Обновлять связи в документе
- Вводить данные в поля с готовым форматом
- договор между физическими лицами образец
- договор на услуги образец
- договор поставки образец
- образец бесплатного договора
- образец договора
- образец договора скачать
- поле дата
- работа с двумя документами
- связанные поля
- синхронная прокрутка документов
- шаблон типового договора
