Как создать диаграмму в документе Microsoft Word: пошаговая инструкция

Графические диаграммы позволяют эффективно визуализировать числовую информацию, значительно облегчая восприятие больших массивов данных. Они также служат для отображения взаимосвязей между различными наборами данных. Одним из инструментов, входящих в офисный пакет от Microsoft, является текстовый процессор Word, который также предоставляет возможность создания диаграмм. В следующей части мы расскажем, как осуществить этот процесс с его помощью.

Обратите внимание: Установка программного продукта Microsoft Excel на ваш компьютер открывает широкие возможности для создания диаграмм в Word 2003, 2007, 2010 — 2016 и более поздних версиях. В случае отсутствия табличного процессора, для построения диаграмм придется воспользоваться Microsoft Graph. В таком случае диаграмма будет представлена в виде связанной таблицы, в которую можно как вводить собственные данные, так и импортировать их из текстовых документов или вставлять из других приложений.

Создание базовой диаграммы в Ворде

Существует два метода добавления диаграммы в текстовый редактор от Microsoft: можно интегрировать её в документ или вставить объект из Excel, при этом диаграмма будет связана с данными исходного листа электронных таблиц. Главный аспект, отличающий эти типы диаграмм, заключается в том, где хранятся данные и каким образом они обновляются сразу после вставки. Подробные особенности будут изложены далее.

Примечание: Некоторые диаграммы требуют особого порядка данных на листе Microsoft Excel.

Вариант 1: Внедрение диаграммы в документ

Диаграмма Эксель, внедренная в Ворд, не будет изменяться даже при редактировании исходного файла. Объекты, которые таким образом были добавлены в документ, становятся частью текстового файла и теряют связь с таблицей.

Обратите внимание: Поскольку данные, представленные в диаграмме, будут сохранены в документе Word, внедрение является наилучшим вариантом в ситуациях, когда нет необходимости изменять эти данные в соответствии с исходным файлом. Этот подход также уместен, если вы не хотите, чтобы пользователи, которые впоследствии будут работать с документом, были обязаны обновлять всю связанную с ним информацию.

Если ваша задача заключается в создании простой диаграммы в текстовом документе стандартного формата, вы можете обойтись без редактора от Microsoft. Вместо этого предлагаем воспользоваться онлайн-платформой Canva, которая предлагает все необходимые инструменты для визуализации данных и их оформления прямо в браузере, а также поддерживает интеграцию с Google Таблицами.

Для начала кликните левой кнопкой мышки в том месте документа, куда вы хотите добавить диаграмму.

Далее перейдите во вкладку «Вставка», где в группе инструментов «Иллюстрации» кликните по пункту «Диаграмма».

В появившемся диалоговом окне выберите диаграмму желаемого типа и вида, ориентируясь на разделы в боковой панели и представленные в каждом из них макеты. Определившись с выбором, нажмите «ОК».

На листе появится диаграмма, а немного ниже — миниатюра листа Excel, которая будет находиться в разделенном окне. В нем же указываются примеры значений, применяемых в отношении выбранного вами элемента.

Замените указанные по умолчанию данные, представленные в этом окне Эксель, на значения, которые вам необходимы. Помимо этих сведений, можно заменить примеры подписи осей (Столбец 1) и имя легенды (Строка 1).

После того как вы введете необходимые данные в окно Excel, нажмите на символ «Изменение данных в Microsoft Excel» и сохраните документ, воспользовавшись пунктами меню «Файл» — «Сохранить как».

Выберите место для сохранения документа и введите желаемое имя. Нажмите по кнопке «Сохранить», после чего документ можно закрыть.

Вариант 2: Связанная диаграмма из Excel

Этот способ позволяет создать график прямо в Excel на отдельном листе программы, а затем просто вставить в Word его связанную копию. Информация, содержащаяся в таком объекте, будет обновляться при изменении или добавлении данных на внешнем листе, где они находятся. При этом текстовый редактор будет сохранять лишь ссылку на исходный файл, показывая связанные данные из него.

Такой метод формирования диаграмм особенно удобен, когда необходимо включить в документ информацию, за которую вы не отвечаете. Например, это могут быть данные, собранные другим пользователем, и по мере необходимости он сможет их редактировать, обновлять и добавлять новую информацию.

1. Воспользовавшись представленной по ссылке ниже инструкцией, создайте диаграмму в Эксель и внесите необходимые сведения. Подробнее: Как в Excel сделать диаграмму
2. Выделите и вырежьте полученный объект. Сделать это можно нажатием клавиш «Ctrl+X» либо же с помощью мышки и меню на панели инструментов: выберите диаграмму и нажмите «Вырезать» (группа «Буфер обмена», вкладка «Главная»).
3. В документе Word нажмите на том месте, куда вы хотите добавить вырезанный на предыдущем шаге объект.
4. Вставьте диаграмму, используя клавиши «Ctrl+V», или выберите соответствующую команду на панели управления (кнопка «Вставить» в блоке опций «Буфер обмена»).
5. Сохраните документ вместе со вставленной в него диаграммой.

Замечание: Все правки, сделанные вами в оригинальном файле Excel (внешний лист), немедленно отразятся в документе Word, в который была вставлена диаграмма. Чтобы обновить информацию при повторном открытии файла после его закрытия, необходимо будет подтвердить обновление данных (кнопка «Да»).

Изменение макета и стиля диаграммы

Диаграмму, которую вы создали в Word, всегда можно отредактировать и дополнить. Вовсе необязательно вручную добавлять новые элементы, изменять их, форматировать — всегда есть возможность применения уже готового стиля или макета, коих в арсенале текстового редактора от Майкрософт содержится очень много. Каждый такой элемент всегда можно изменить вручную и настроить в соответствии с необходимыми или желаемыми требованиями, точно так же можно работать и с каждой отдельной частью диаграммы.

Применение готового макета

Кликните по диаграмме, которую вы хотите изменить, и перейдите во вкладку «Конструктор», расположенную в основной вкладке «Работа с диаграммами».

Выберите макет, который вы хотите использовать (группа «Стили диаграмм»), после чего он будет успешно изменен.

Обратите внимание: Чтобы просмотреть все имеющиеся стили, кликните на кнопку в правом нижнем углу панели макетов — она представлена в виде линии с треугольником, указывающим вниз.

Применение готового стиля

Следуя представленным рекомендациям, вы сможете адаптировать свои диаграммы практически в любое время, подбирая соответствующий макет и стиль в зависимости от текущих потребностей. Это позволяет создать несколько различных шаблонов для работы, которые позже можно изменять вместо создания новых (мы расскажем о сохранении диаграмм в качестве шаблона чуть позже). На примере: если у вас имеется график с колонками или круговая диаграмма, выбрав нужный макет, вы сможете преобразовать её в диаграмму с процентными значениями, как показано на изображении ниже.

Ручное изменение макета

Во вкладке «Конструктор» в группе «Макеты диаграмм» кликните по первому пункту — «Добавить элемент диаграммы».

В развернувшемся меню выберите, что вы хотите добавить или изменить.

Замечание: Параметры оформления, которые вы выбрали или изменили, будут действовать только на выделенный элемент (часть объекта). Если выделена вся диаграмма, например, настройка «Метки данных» будет применена ко всему содержимому. В случае, если выбрана только отдельная точка данных, изменения затронут только её.

Ручное изменение формата элементов

Кликните по диаграмме или ее отдельному элементу, стиль которого вы хотите изменить.

Для форматирования выделенного элемента диаграммы выберите «Формат выделенного фрагмента» в группе «Текущий фрагмент». После этого можно будет установить необходимые параметры форматирования.

Для форматирования фигуры, которая является элементом диаграммы, выберите необходимый стиль в группе «Стили фигуры». Помимо этого вы также может залить фигуру, изменить цвет ее контура, добавить эффекты.

Сохранение в качестве шаблона

Часто возникает ситуация, когда диаграмма, которую вы разработали, может потребоваться снова, будь то идентичная версия или ее приближенный вариант, это уже не имеет значения. В таких случаях целесообразно сохранить данный объект в виде шаблона, что позволит облегчить и ускорить вашу работу в будущем. Чтобы сделать это:

1. Кликните по диаграмме правой кнопкой мышки и выберите в контекстном меню пункт «Сохранить как шаблон».
2. В появившемся окне системного «Проводника» укажите место для сохранения и задайте желаемое имя файлу.
3. Нажмите по кнопке «Сохранить» для подтверждения.

Работа с диаграммами в текстовом процессоре MS Word

Окно для вставки диаграммы предлагает разнообразные варианты выбора типа диаграммы (гистограмма, график, круговая, линейная, областная, точечная, биржевая, поверхностная, кольцевая, пузырьковая, лепестковая) и ее стиля (каждый тип диаграммы имеет свой уникальный набор вариантов).

Рисунок 2. Диалоговое окно Вставка диаграммы

После выбора типа и вида диаграммы откроется окно табличного процессора Excel соответствующей версии с набором необходимых значений для построения диаграммы.

Рисунок 3. Окно табличного процессора Excel для создания диаграммы

В окне Excel нужно ввести необходимые данные для построения диаграммы. При их внесении можно наблюдать как изменяется диаграмма в документе Word.

Рисунок 4. Внесение необходимых данных в окно Excel для создания диаграммы

«Работа с диаграммами в текстовом процессоре MS Word»

Консультация специалиста по вопросам трудовой деятельностиБыстрое выполнение заданий с помощью ИИ за 2 минуты

Найди решение своей задачи среди 1 000 000 ответов

После внесения необходимых данных окно Excel можно закрыть, после чего диаграмма вставится в документ Word.

Рисунок 5. Готовая диаграмма

При выделении диаграммы на ленте появляются 3 дополнительные вкладки инструмента Работа с диаграммами для редактирования и форматирования диаграммы:

Вкладка Конструктор

Изображение 6. Панель Конструктор

Вкладка содержит 4 группы:

С помощью инструментов данных групп можно изменить вид диаграммы, ее данные и стиль.

Рисунок 7. Результат применения стиля к диаграмме

Вкладка Макет

Вкладка Макет состоит из 6 групп:

С помощью инструментов данных групп можно выполнять оформление как всей диаграммы, так и ее отдельных элементов: название, оси, легенда, подписи данных, основание и стенки, сетка. Можно Вставить в диаграмму рисунок или фигуру.

Рисунок 8. Вкладка Макет

Чтобы выбрать элемент диаграммы нужно воспользоваться выпадающим списком группы Текущий фрагмент:

Рисунок 9. Выпадающий список группы Текущий фрагмент

Вкладка Формат

Вкладка содержит группы Текущий фрагмент, Стили фигур, Стили WordArt, Упорядочить, Размер, инструменты которых предназначены для форматирования стиля диаграммы. Например, можно осуществить выбор заливки фигуры, которая вставлена в диаграмму, изменение оформления ее контура, применение выбранного эффекта. Также можно выбрать положение диаграммы на странице, определить способ ее обтекания текстом и т.д.

Иллюстрация 10. Таблица Формат

Контекстное меню диаграммы

Кроме того, для работы с диаграммами используется контекстное меню, в которое вынесены наиболее используемые инструменты для работы с диаграммами:

Рисунок 11. Контекстное меню области диаграммы