Как создать диаграмму в Microsoft Word: пошаговая инструкция

Графические диаграммы способствуют визуализации количественных данных, значительно облегчая восприятие больших массивов информации. Они также помогают продемонстрировать взаимосвязи между различными наборами данных. Текстовый редактор Word из офисного пакета Microsoft предоставляет возможность создания диаграмм, и в следующем разделе мы объясним, как это осуществить.

Обратите внимание: Использование программного обеспечения Microsoft Excel на вашем компьютере открывает дополнительные возможности для создания диаграмм в Word 2003, 2007, 2010 — 2016 и более поздних версиях. Если на компьютере отсутствует табличный процессор, для построения диаграмм будет применяться Microsoft Graph. В этом случае диаграмма будет отображаться с привязанными данными в формате таблицы, где можно как вводить свои данные, так и импортировать их из текстовых файлов, а Вставлять из других приложений.

Создание базовой диаграммы в Ворде

В текстовом редакторе от Майкрософт диаграмму можно добавить двумя методами – либо интегрировать ее в документ, либо вставить данный объект из Эксель, при этом она будет связана с данными на исходном листе таблицы. Главное отличие этих диаграмм заключается в местоположении данных, которые они содержат, и в способе их обновления сразу после вставки. Более подробно все аспекты будут разобраны ниже.

Примечание: Для работы некоторых диаграмм требуется специфическое размещение данных на листе Microsoft Excel.

Вариант 1: Внедрение диаграммы в документ

Диаграмма Эксель, внедренная в Ворд, не будет изменяться даже при редактировании исходного файла. Объекты, которые таким образом были добавлены в документ, становятся частью текстового файла и теряют связь с таблицей.

Замечание: Поскольку данные, представленные в диаграмме, будут сохранены в документе Word, внедрение является наилучшим вариантом в ситуациях, когда изменения данных на основе исходного файла не предполагаются. Этот подход также подходит, если вы не желаете, чтобы будущие пользователи документа были обязаны обновлять всю связанную информацию.

Если ваше задание заключается всего лишь в создании простой диаграммы, и вы работаете в текстовом документе стандарта, то вам вовсе не обязательно использовать редактор от Microsoft. Более простым и удобным вариантом может стать онлайн-платформа Canva, где есть все необходимые инструменты для визуализации и оформления данных, доступные прямо в вашем браузере, а также поддерживается интеграция с Google Таблицами.

1. Для начала кликните левой кнопкой мышки в том месте документа, куда вы хотите добавить диаграмму.
2. Далее перейдите во вкладку «Вставка», где в группе инструментов «Иллюстрации» кликните по пункту «Диаграмма».
3. В появившемся диалоговом окне выберите диаграмму желаемого типа и вида, ориентируясь на разделы в боковой панели и представленные в каждом из них макеты. Определившись с выбором, нажмите «ОК».
4. На листе появится диаграмма, а немного ниже — миниатюра листа Excel, которая будет находиться в разделенном окне. В нем же указываются примеры значений, применяемых в отношении выбранного вами элемента.
5. Замените указанные по умолчанию данные, представленные в этом окне Эксель, на значения, которые вам необходимы. Помимо этих сведений, можно заменить примеры подписи осей (Столбец 1) и имя легенды (Строка 1).
6. После того как вы введете необходимые данные в окно Excel, нажмите на символ «Изменение данных в Microsoft Excel» и сохраните документ, воспользовавшись пунктами меню «Файл» — «Сохранить как».
7. Выберите место для сохранения документа и введите желаемое имя. Нажмите по кнопке «Сохранить», после чего документ можно закрыть.

Вариант 2: Связанная диаграмма из Excel

Этот метод позволяет создавать диаграмму прямо в Excel, на отдельном листе программы, и затем просто вставить в Word её связанную версию. Информация, находящаяся в таком объекте, будет обновляться в случае внесения изменений или добавлений на внешний лист, где она хранится. Текстовый редактор будет лишь сохранять ссылку на исходный файл, отображая связанные с ним данные.

Такой способ создания диаграмм особенно актуален, когда нужно вставить в документ информацию, за которую вы не отвечаете. Например, это могут быть данные, собранные другим пользователем, и он сможет их по мере необходимости редактировать, обновлять и/или дополнять.

1. Воспользовавшись представленной по ссылке ниже инструкцией, создайте диаграмму в Эксель и внесите необходимые сведения. Подробнее: Как в Excel сделать диаграмму
2. Выделите и вырежьте полученный объект. Сделать это можно нажатием клавиш «Ctrl+X» либо же с помощью мышки и меню на панели инструментов: выберите диаграмму и нажмите «Вырезать» (группа «Буфер обмена», вкладка «Главная»).
3. В документе Word нажмите на том месте, куда вы хотите добавить вырезанный на предыдущем шаге объект.
4. Вставьте диаграмму, используя клавиши «Ctrl+V», или выберите соответствующую команду на панели управления (кнопка «Вставить» в блоке опций «Буфер обмена»).
5. Сохраните документ вместе со вставленной в него диаграммой.

Обратите внимание: любые правки, которые вы сделаете в исходном файле Excel (внешний лист), будут мгновенно отображаться в документе Word, куда была вставлена диаграмма. При повторном открытии файла после его закрытия вам будет предложено подтвердить обновление данных (нажмите кнопку «Да»).

Изменение макета и стиля диаграммы

Диаграмму, которую вы создали в Word, всегда можно отредактировать и дополнить. Вовсе необязательно вручную добавлять новые элементы, изменять их, форматировать — всегда есть возможность применения уже готового стиля или макета, коих в арсенале текстового редактора от Майкрософт содержится очень много. Каждый такой элемент всегда можно изменить вручную и настроить в соответствии с необходимыми или желаемыми требованиями, точно так же можно работать и с каждой отдельной частью диаграммы.

Применение готового макета

Кликните по диаграмме, которую вы хотите изменить, и перейдите во вкладку «Конструктор», расположенную в основной вкладке «Работа с диаграммами».

Выберите макет, который вы хотите использовать (группа «Стили диаграмм»), после чего он будет успешно изменен.

Обратите внимание: Чтобы просмотреть все доступные стили, кликните по кнопке в нижнем правом углу области с макетами — она представлена в виде линии с треугольником, направленным вниз.

Применение готового стиля

Следуя приведенным рекомендациям, вы сможете адаптировать свои диаграммы практически мгновенно, подбирая оптимальный макет и стиль в зависимости от текущих потребностей. Это позволяет создать несколько различных шаблонов для работы и затем вносить в них изменения, вместо того чтобы разрабатывать новые (в дальнейшем мы объясним, как сохранить диаграммы в формате шаблона). Простой пример: если у вас имеется диаграмма с столбцами или круговая диаграмма, выбрав подходящий макет, вы сможете преобразовать её в диаграмму с процентами, как показано на изображении ниже.

Ручное изменение макета

Во вкладке «Конструктор» в группе «Макеты диаграмм» кликните по первому пункту — «Добавить элемент диаграммы».

В развернувшемся меню выберите, что вы хотите добавить или изменить.

Обратите внимание: Настройки оформления, которые вы выбрали и/или изменили, будут действовать только на выделенный элемент (или часть объекта). Если выделена вся диаграмма, тогда параметр «Метки данных» распространится на все данные. Если же выделена только отдельная точка данных, изменения затронут лишь её.

Ручное изменение формата элементов

Кликните по диаграмме или ее отдельному элементу, стиль которого вы хотите изменить.

Для форматирования выделенного элемента диаграммы выберите «Формат выделенного фрагмента» в группе «Текущий фрагмент». После этого можно будет установить необходимые параметры форматирования.

Для форматирования фигуры, которая является элементом диаграммы, выберите необходимый стиль в группе «Стили фигуры». Помимо этого вы также может залить фигуру, изменить цвет ее контура, добавить эффекты.

Сохранение в качестве шаблона

Зачастую случается, что разработанная вами диаграмма может пригодиться в будущем, будь то точно такая же или её похожая версия — это не имеет особого значения. В такой ситуации целесообразно сохранить этот объект в формате шаблона, что значительно упростит и ускорит вашу дальнейшую работу. Для этого:

1. Кликните по диаграмме правой кнопкой мышки и выберите в контекстном меню пункт «Сохранить как шаблон».
2. В появившемся окне системного «Проводника» укажите место для сохранения и задайте желаемое имя файлу.
3. Нажмите по кнопке «Сохранить» для подтверждения.

Как построить диаграмму по таблице в Ворде: несколько способов

Графические диаграммы дают возможность визуально отобразить соотношение различных величин или категорий. Эти визуализации применяются для изучения изменений показателей с течением времени или для иллюстрации долей по отношению к общему объему.

Для построения обычно применяют редакторы таблиц типа MS Excel. Хотя есть возможность создания таких графиков и в документах Word, что позволяет уменьшить количество файлов и упростить восприятие информации. Перед тем как сделать диаграмму в Ворде по таблице стоит познакомиться с несколькими способами ее создания.

Распространенные виды диаграмм и их применение

Для визуализации табличных данных применяются разные виды диаграмм:

Любую из этих диаграмм и множество других вариантов графиков можно построить и с помощью Excel, и в текстовом редакторе Word. Их исходные данные можно вводить вручную. Но если информация уже представлена в табличной форме, можно создать диаграмму по таблице в Ворде любой версии — от почти устаревшего, но продолжающего применяться 2003, до современной 2019.

Построение диаграммы в Word 2003 и более поздних версиях

Старая версия текстового редактора позволяет построить диаграмму на основе таблицы в Ворде самым простым и удобным способом. Порядок действий пользователя выглядит следующим образом:

Редактировать и изменять информацию, включая число категорий, временные промежутки, подписи данных и отображение линий, можно в любое время и без применения Excel.

Для начала редактирования стоит выделить область диаграммы, кликнуть по ней правой кнопкой мыши и выбрать режим таблицы. После этого скрытые по умолчанию данные в табличной форме становятся доступны — пользователь может менять их формат, установив нужный цвет текста или фона. Еще больше изменений позволяет сделать контекстное меню диаграммы, вызываемое нажатием правой кнопкой мыши.

Создание диаграммы вручную

Если автоматически перенести информацию из таблицы не получилось, числа и текст в шаблон придется вставлять вручную. Потому большие диаграммы стоит все-таки создавать не в Ворде, а в документе Эксель с последующей вставкой в текстовый редактор. Для самостоятельного создания диаграммы понадобится:

Конечно, возможности Word для построения и изменения настроек графиков уступают редактору Excel. Но чтобы создать, сохранить и отредактировать небольшую диаграмму, их будет достаточно.

Основные настройки графиков

Увеличить количество рядов и категорий можно, используя вкладку «Конструктор». В этом случае названия рядов останутся пустыми. Если редактировать таблицу на главной вкладке, новым колонкам автоматически присваивается названия «Ряд 4», «Ряд 5» и далее по списку.

Среди прочих новшеств следует выделить следующие:

• в группе «Макеты диаграмм» можно найти несколько шаблонов и добавить дополнительные элементы — от названия осей до меток данных;
• меню изменения цветов позволяет автоматически устанавливать цветовую гамму графика;
• список стилей дает возможность выбрать один из уже готовых шаблонов, сэкономив время на настройке вручную;
• иконка «строка/столбец» позволяет поменять местами категории и ряды;
• в группе «Тип» можно выбрать вариант диаграммы из списка, число элементов которого не уступает MS Excel.

Для изменения, скрытия и возвращения легенды можно применять иконку «Элементы диаграммы» в виде крестика, появляющуюся при выделении области построения. Для изменения стилей и цветовой гаммы — значок в виде кисти. Иконка параметров разметки позволяет настраивать положение диаграммы на странице и ее обтекание текстом. А значок в виде воронки обеспечит фильтрацию данных в соответствии с установленными настройками.