Автоматическая нумерация рисунков и других элементов документа — таблиц, формул, элементов списка литературы и тому подобного — в совокупности с перекрестными ссылками — крайне полезная и востребованная, особенно, для больших документов возможность Word. Однако, к сожалению пользователей, эти механизмы продуманы на удивление плохо и имеют существенные ограничения.
Одним из таких ограничений является невозможность вставлять в качестве перекрестной ссылки "только номер".
То есть, если у вас есть рисунок с подписью «Рисунок 1. Ель», то вы можете в качестве перекрестной ссылки использовать либо «название целиком»: «…изображено на Рисунок 1. Ель», либо «постоянную часть и номер»: «…изображено на Рисунок 1», либо «только текст названия»: «…изображено на Ель». Готового способа использовать только номер, то есть: «…изображено на рисунке 1», — нет. Хотя только в этом случае мы можем получить текст, согласованный в падежах и числах.
В официальной справочной системе Word демонстрируется не самый типичный способ ссылаться на рисунок: "См. Рис. 1" (обратите внимание, что на иллюстрации "рис" написано со строчной буквы — в действительности ссылка будет вставлена так, как указано в поясняющем тексте — с прописной).
То есть особенности русского языка разработчиками просто проигнорированы.Пользователь имеет возможность вручную редактировать текст перекрестных ссылок, однако после обновления нумерации (выполняется путем выделения соответствующего текста и нажатия F9; или автоматически происходит при печати документа) ссылка принимает исходный вид.
Рассмотрим несколько подходов к решению этой проблемы: "скрытый текст", "удаление постоянной части заменой", "модификация скрытых закладок", "модификация кода поля перекрестной ссылки". Если вас не интересуют технические подробности — для каждого из способов приводится пошаговая инструкция для неподготовленного пользователя.
Создание перекрестных ссылок "только номер" с помощью "скрытого текста"
Данный способ является самым простым и универсальным.Фрагмент текста в Word можно сделать "скрытым", то есть отображаемым только в режиме отображения непечатаемых символов. Соответственно, если при вставке перекрестной ссылки помечать постоянную часть как скрытый текст, то это вполне решает проблему.
1. Вставьте перекрестную ссылку как "постоянную часть и номер".2. Выделите постоянную часть (например "Рисунок ") и нажмите Ctrl+Shift+H. Либо: в контекстном меню выберите "Шрифт. ", в открывшемся окне выберите "скрытый", нажмите "ОК".
Теперь перекерстная ссылка отображается так как нужно — "только номер".
В режиме отображения непечатаемых символов отображается скрытая постоянная часть (скрытые текст подчеркивается пунктиром).
Перечисленные далее способы, как правило, менее удобны, чем использования скрытого текста, но могут быть полезны в отдельных случаях.
Создание перекрестных ссылок "только номер" путем модификации скрытых закладок
Когда вы создаете перекрестную ссылку, Word автоматически создает скрытую закладку, включающую в себя текст ссылки.
Соответственно, переопределив закладку, мы решаем проблему. Переопределение можно выполнить вручную, выбрав только номер в подписи рисунка, выбрав соответствующую закладку и нажав кнопку "Добавить".
После обновления перекрестных ссылок (F9) будет отображаться только номер.
При создании новых перекрестных ссылок Word создаст для них другую закладку, включающую постоянную часть и номер, что потребует повторного переопределения.Ручное выполнение переопределения крайне трудоемко, но этот процесс можно автоматизировать макросом.
1. При создании документа вставляйте перекрестные ссылки в режиме "постоянная часть и номер", но формулируйте предложения так, будто у вас ссылка содержит только номер, например: "на рисунке Рисунок 4.2 представлено. "
2. Перед публикацией документа (например, перед печатью либо перед сохранением окончательной версии документа) запустите предлагаемый макрос (добавление в документ и запуск описывается ниже), выделите весь текст и нажмите F9 — теперь все ссылки будут отображаться в режиме "только" номер, даже при повтором обновлении (F9).
Преимущества этого решения: нет необходимости помечать постоянную часть каждой добавляемой перекрестной ссылки как "скрытый текст" (см. предыдущий метод); после запуска макроса ссылки отображаются в режиме "только номер" и в режиме отображения непечатаемых символов; простой метод: запуск макроса выполняется двумя действиями пользователя (Alt+F8 и щелчок мышью — см. ниже).
Ограничения: требует использования макроса (может быть запрещено политикой безопасности); перекрестные ссылки, создаваемые после запуска макроса, содержат постоянную часть перед номером — поэтому требуется повторный запуск; перекрестные ссылки, вставленные в режиме "название целиком" будут сокращены до "номер и название" — без постоянной части.
Описанный макрос работает в Office 2003/2007/2010. Во избежание проблем, сделайте резервную копию данных перед применением макроса.
Если вы знаете, каким образом добавить макрос в документ, то можете воспользоваться его кодом (загрузить файл bas) либо файлом, содержащим макрос (загрузить файл docm).
Если не знаете, выполните описанные ниже шаги (инструкция для Word 2007 и 2010).
1. Загрузите и сохраните файл docm.2. Откройте ваш документ и нажмите Alt+F8. Откроется окно "Макрос".3. Нажмите кнопку "Организатор…" в окне "Макрос". Откроется окно "Организатор".4.
Нажмите на кнопку "Закрыть файл" с правой стороны окна. Кнопка изменит вид на "Открыть файл…"
5. Нажмите кнопку "Открыть файл…" и выберите загруженный файл. Обратите внимание, что в диалоговом окне по умолчанию предлагается выбрать шаблоны: внизу окна в ниспадающем списке "Тип файлов" отображается "Все шаблоны". 6. Выберите в этом списке "Все файлы", чтобы в окне выбора файла отображался загруженный файл.
8. Закройте окно "Организатор".
Теперь всё готово.
Для того чтобы запустить макрос, нажмите ALT+F8, выберите в списке макросов "Искл_из_перекрест_ссылок_пост_часть" и нажмите "Выполнить" (либо дважды щелкните на названии макроса в списке).
По завершению работы макроса отображается сообщение. Если вы не хотите его видеть каждый раз,то используйте макрос "Искл_из_перекрест_ссылок_пост_часть_тих о".
Другие способы создания перекрестных ссылок "только номер" описаны в отдельной записи.
Связывание графических объектов в Word
Создавая документы в редакторе Word, особенно когда в текст документа внедряются 1 такие объекты, как иллюстрации или мультимедия (звук, видео), мы порой не осознаем, что размер получившегося файла будет огромен. Это, как правило, приводит к медленной загрузке (открытию) файла.
Для обеспечения приемлемого размера файла документа обычно используется другой метод вставки объектов — метод связывания 2 . Я покажу этот метод на примере включения фотографий в документ.
Итак, есть текстовый документ, в который нужно поместить несколько фотографий. Фотографии хорошего качества и имеют высокое разрешение. Хранятся фотографии в отдельной папке на съемном USB-накопителе.
В редакторе Word заходим в меню "Вставка" (Insert), переходим к команде "Рисунок" (Picture) и выбираем из открывшегося списка команду "Из файла. " (From File. ). Откроется диалоговое окно "Добавление рисунка", в котором следует найти нужную папку и выбрать фотографию для вставки.
Когда вы выбрали нужную фотографию, не торопитесь щелкать по кнопке "Вставить". Эта кнопка имеет дополнительные команды. Для доступа к ним, кликните мышкой по треугольнику на этой кнопке. Перед вами встанет выбор из этих трех команд.
Команда "Вставить" (Insert) просто внедряет фотографию в документ. Команда "Связать с файлом" (Link to File), соответственно, создает связь-ссылку на местоположение файла-источника (фотография на флэшке). Ну, а команда "Вставить и связать" (Insert and Link) позволяет одновременно внедрить фотографию в документ и создать с ней связь (что увеличивает, в конечном счете, размер документа).
Чем отличаются друг от друга последние две команды? Только одним: выбор последней команды позволит вывести вашу фотографию даже в том случае, если она по каким-то причинам станет недоступна (удалена, перемещена и т. д.).
В нашем случае нас интересует лишь вторая команда — "Связать с файлом" (Link to File). Щелчок по ней приведет к вставке фотографии в документ.
Однако этот способ имеет один существенный недостаток. Если, как я уже говорил, фотография по каким-то причинам станет недоступной (удалили, переместили или просто вытащили флэшку из порта USB), то в документе вместо фотографии вы увидите лишь ее контуры с красным крестиком в левом верхнем углу. Кроме того, этот способ неудобен при передаче вашего документа другим лицам. Вместе с самим документом вы вынуждены дополнительно передавать и папку с фотографиями.
Отсюда вытекает необходимость преобразовать все связанные фотографии в документе во внедренные.
Это может быть легко сделано, когда в тексте одна, две, три, ну, максимум пять фотографий. Нужно выбрать фотографию, щелкнуть по ней, и нажать сочетание клавиш Ctrl + Shift + F9.
А как быть, если в тексте десять, двадцать или больше таких связанных объектов? По одному удалять связи — бессмысленная трата времени. В этом случае поможет следующий совет.
Зайдите в меню "Правка" (Edit) и выберите команду "Связи" (Links). Перед вами откроется диалоговое окно "Связи", как на скриншоте ниже:
В окне доступных связей выберите все ваши графические объекты, поставьте галочку на опции "Хранить в документе" (Save Picture in Document) и нажмите кнопку "Разорвать связь" (Break Link). Выскочит окно подтверждения, и после утвердительного ответа все связи фотографий с файлами-источниками будут разорваны, а сами фотографии внедрятся в ваш документ.
1. Внедрение — это способ вставки информации из одного файла (файл-источник) в другой файл (файл назначения), при котором информация становится частью конечного файла, сохраняется в нем. [вернуться]
2. При связывании в один файл (файл назначения) вставляется информация из другого файла (файл-источник). При этом между файлами устанавливается связь. При изменении данных в файле-источнике эти изменения автоматически обновляются и в файле назначения. В отличие от метода внедрения информация хранится не в файле назначения, а в источнике. [вернуться]
