Электронная подпись (далее ЭП) представляет собой криптографический код, который позволяет установить личность владельца документа и, таким образом, выполняет функцию, аналогичную ручной подписи на бумажном носителе. ЭП применяется для обеспечения юридической силы документов в сфере электронного документооборота.
Применение цифровой подписи является необходимым условием для того, чтобы контракт, отчет или иной документ компании имел официальную силу
Электронной подписью можно заверить документ любого формата. Наиболее популярным текстовым редактором на сегодняшний день является «Word», который входит в состав Microsoft Office. Существует несколько способов подписания документа в формате Word, некоторые из которых требуют предварительной подготовки и установки дополнительного программного обеспечения. В данной статье мы рассмотрим, как осуществить подпись ЭП в Word, выделив ключевые аспекты и особенности процесса.
Что нужно для подписания документа Ворд ЭП?
Для проверки и подготовки документа к подписанию обязательно требуется установленная версия программы Word. Это необходимо, если подписание будет осуществляться через отдельное программное обеспечение, а В случае, если для этого будет использован функционал Word и соответствующие плагины.
При этом рекомендуется использовать при подписании такую же версию Word, какая установлена у получателя, чтобы избежать проблем с проверкой подписи. Документ в большинстве случаев откроется без ошибок, но с проверкой подписи могут возникнуть сложности, если версия Word отличается.
Финальная версия документа должна быть одобрена контрагентом, так как после его подписания редактирование станет невозможным. Поэтому важно убедиться, что все изменения внесены. В случае выявления ошибок после подписания потребуется разработка новой исправленной версии и повторное подписание.
Активный сертификат электронной подписи, указывающий на личность подписанта документа. Крайне важно выбирать верный тип сертификата, особенно если у пользователя их несколько; для обеспечения юридической силы необходимо применять сертификат квалифицированной электронной подписи, а не простой.
Программные средства, обеспечивающие работу с механизмами электронных подписей и криптографии. Они отвечают за работу с носителями электронных подписей, алгоритмами шифрования, чтение и проверку сертификатов, электронных ключей. Благодаря этому ПО работают программы и плагины для создания и проверки ЭП. Пример такого продукта – КриптоПРО CSP.
Программы, предназначенные для осуществления подписей. К таким относятся плагины для Word, например, КриптоПро Office Signature, а также отдельные приложения, такие как КриптоАРМ.
Как подготовить документ к подписанию?
Сначала создайте документ Word, который планируете подписать. Для этого следуйте данному алгоритму:
- Наберите текст;
- Проверьте ошибки, опечатки;
- Перепроверьте юридически значимую информацию (номера приказов, актуальность законов, ГОСТ, СНИП и т.д.);
- Убедитесь, что дополнительные изменения не потребуются.
С точки зрения технологий файл Word имеет свои особенности по сравнению с другими форматами. Просто добавить электронную подпись нельзя; необходимо предварительно выделить основную часть документа:
- Поставьте курсор под текстом;
- Перейдите во вкладку «Вставка» и выберите «Таблицы»;
- Создайте таблицу в 1 ячейку и настройте ее размер;
- Нажмите на квадратик в верхнем углу таблицы, далее перейдите во вкладку «Конструктор», выберите тип и ширину границ. Эта опция применяется для формализации документов, при желании можно оставить стандартные настройки.
После проведения указанных манипуляций акт готов к подписанию. Для удобства сохраните вордовский документ как шаблон, это позволит в дальнейшем экономить время.
Как поставить электронную подпись на документ WORD?
Для добавления ЭП в Ворд существует несколько способов. В зависимости от типа документов и требований к его оформлению можно использовать как встроенный функционал WORD, так и стороннее программное обеспечение.
Первый способ подходит в том случае, если вы работаете с документами общего типа и исходящей корреспонденции не так много. При больших объемах данных этот вариант неудобен, поскольку все манипуляции выполняются вручную.
Специализированное ПО стоит денег, зато позволяет автоматизировать процессы. К тому же большинство программ дает возможность опробовать функционал в демо-режиме или предоставляет ограниченный доступ к полному функционалу.
Рассмотрим конкретные примеры, как подписать Ворд-документ с помощью встроенных средств, а также используя расширения, утилиты и консольные приложения.
Без плагина
Хотя любая версия Ворд поддерживает встроенную функцию добавления ЭП, способы того, как это делается в разных релизах, отличаются. «Заморочиться» предстоит владельцам WORD 2003. Подпись делается через системное подменю. Для этого зайдите во вкладку «Сервис», затем перейдите в «Параметры».
В открывшемся меню зайдите в раздел «Безопасность» и добавьте цифровую подпись:
После вставки ЭП программа попросит ввести пароль. Укажите код доступа к вашей подписи. Далее скрипт внесет ЭП в Ворд, после чего документ будет считаться подписанным.
Версии WORD 2007, 2010, 2013, 2016 выполнены в новой, более дружественной к пользователю архитектуре, поэтому процедура выполняется проще:
После завершения данного этапа документ будет считаться подписанным. Копии не будут иметь электронной подписи, так что вы можете не волноваться о незаконном использовании файла. Все изменения, внесенные в документ, также аннулируют электронную подпись.
С плагином
Наиболее удобная надстройка для визирования документов Ворд ЭП – КриптоПро Office Signature. С помощью этого плагина можно подписать документ без установки стороннего ПО. Подходит надстройка для любых версий Ворд, кроме 2003. Архитектура процессора не позволяет подключить плагин.
Также стоит добавить, что в версиях Word 2010-2019 подписать документ можно только с помощью плагина, поскольку встроенного функционала программы недостаточно для работы с квалифицированными цифровыми подписями.
Office Signature не относится к самостоятельному виду ПО и только расширяет базовые возможности MS Office. Это значит, что проводить какие-либо не предусмотренные стандартными вордовскими протоколами операции нельзя. Например, некоторые квалифицированные ключи могут быть не распознаны.
Чтобы скачать утилиту, перейдите на сайт cryptopro.ru и загрузите расширение. Первые 3 месяце плагином можно пользоваться бесплатно, но в дальнейшем придется купить лицензию. Активировать утилиту можно в «Пуск» → «КРИПТО-ПРО» → «CryptoPro Office Signature» → «Все задачи» → «Серийный номер», и затем остается ввести код.
актуальные новости 1С
Подпишитесь на рассылку и получайте самые свежие новости 1 раз в месяц
Как подписать документ электронной подписью КриптоПро?
Существует несколько подходов при работе с ЭП для Ворд. В разных ситуациях настройки ПО могут отличаться. Например, для версий Word 2010 и выше при работе с КриптоПро обязательно требуется плагин, а в 2007 можно обойтись без него. Существуют возможности подписания файлов даже без установленного Word.
К сожалению, надстройка WORD поддерживает далеко не все виды ЭП. Поэтому может возникнуть необходимость в установке специализированного ПО. Оптимальное решение – плагин КриптоПро. Чтобы им воспользоваться, необходимо подготовить компьютер:
Далее откройте Ворд и зайдите во вкладку «Добавить цифровую подпись». Выберите нужный сертификат и подпишите документ.
После подписания программа сообщит о том, что операция прошла успешно. Как и в случае с классическим методом подписания, любое изменение документа приведет к тому, что ЭП станет недействительной. Как видите, подписать файл ЭП Криптопро приложением легко и просто.
При помощи КриптоАРМ
Это комплексное программное обеспечение, которое предоставляет возможность управления файлами через собственную консоль. Данное решение идеально подходит для организаций с высоким объемом документооборота, так как процесс полностью автоматизирован и требует минимального времени.
Алгоритм работы следующий:
На подписание документа программа затрачивает несколько секунд. Также есть возможность подписывать несколько файлов сразу, что существенно увеличивает продуктивность работы. Напомним, что после добавления ЭП в документ его изменение становится невозможным. Также следует добавить, что некоторые ключи требуют введения пароля. Если эта опция потребуется, программа автоматически запросит права на использование файла.
Поддержка работы ЭДО в 1С
Консультации и поддержка работы ЭДО в любых программах 1С. Приступим к вашему вопросу в течение 15 минут
от 2 650 ₽
Подробнее
1С-ЭДО — встроенный сервис в 1С
Идеальное решение для малых предприятий с типовыми версиями 1С. Быстрое подключение и наладка от специалистов ЭДО от 250 руб./месяц.
Подробнее
При помощи веб-сервисов
В интернете представлено достаточно много сервисов, которые предлагают услуги цифровой подписи документов. Некоторые работают полностью бесплатно. Напоминаем, используя их, вы передаете данные, составляющие коммерческую тайну, третьим лицам. Поэтому важно быть уверенным в платформе.
По отзывам, наиболее авторитетным ресурсом считается «Контур.Крипто». Поэтому рекомендуем пользоваться данным веб-приложением и не испытывать судьбу в работе с сомнительным веб-ПО.
Приложение разработано «СКБ Контур» – лицензированным разработчиком криптографического программного обеспечения. Веб-платформа доступна для использования в бесплатном режиме. Но есть ограничения – размер одного файла не может превышать 100 Мб. К преимуществам платформы относятся:
Адресат документа имеет возможность удостовериться в его подлинности, воспользовавшись «Контур.Крипто» или любым другим программным обеспечением. Алгоритм шифрования, который применяется, легко проверяется с помощью специализированных утилит. Для того чтобы подписать документ через онлайн-платформу, выполните следующие действия:
- Перейдите на официальный сайт;
- Зарегистрируйте аккаунт и перейдите в личный кабинет;
- Войдите в раздел «Создание ЭП»;
- Загрузите документ, который хотите заверить;
- Добавьте ЭП;
- Нажмите кнопку «Подписать».
Программа создает два файла: оригинальный с цифровой подписью и проверочный в расширении .sig. Второй файл служит для проверки подлинности сертификата, поэтому получателю документа необходимо отправлять оба файла.
Нет принципиальной разницы между тем, каким способом проставлять ЭП для Ворда. Если вы работаете со встроенными расширениями Microsoft, процесс может занимать немного больше времени, чем в случае со сторонними приложениями. Используя платное ПО, вы экономите время и обрабатываете больше пакетов данных. Поэтому выбор конкретного способа зависит от размеров вашего документооборота и личных предпочтений. С технической точки зрения подписать документ ЭП не составляет сложностей.
Как подписать документ Word
Одним из важных шагов к созданию по-настоящему безбумажного офиса является электронная подпись в приложении Word. Распечатывание документа, затем его подписание, а потом еще и сканирование – дело трудоемкое и совсем не обязательное. Существует два способа создания подписи в Word, о которых мы сейчас расскажем.
Два способа подписания документа Word
Для вставки своей подписи в документ Word можно воспользоваться одной из двух возможностей:
Перо Wacom представляется наиболее удобным решением, особенно если потребность в подписании документов в электронном виде возникает часто. К тому же, перо можно использовать и для других целей, таких как создание электронных пометок в Word или рисование. Ниже мы объясним обе возможности подписания документа Word.
Подписание в Word с помощью пера Wacom
Как вставить подпись в приложении Word при помощи скана
Как вырезать электронную подпись в приложении Word
Правовой статус электронной подписи
В отношении документа, снабженного подписью в электронной форме, особую важность приобретает аспект безопасности и подлинности. Подделка подписи на электронных документах представляется чрезвычайно легкой.
В принципе, любой человек, у которого имеется Ваша собственноручная подпись, взятая из любого документа, может сфотографировать ее и вставить в документ Word в электронном формате. По этой причине в сфере электронных подписей существует множество уровней безопасности. Наиболее безопасной является цифровая подпись с сертификатом.
Для некоторых документов наличие сертификата в принципе необходимо для того, чтобы подпись считалась действительной. Для прочих документов, таких как заявление о приеме на работу или отмена подписки, достаточно цифровой подписи в Word, созданной путем вставки изображения, или подписания сразу же пером Wacom. Программное обеспечение для цифровых чернил Wacom основано на технологии Wacom Ink Layer Language (WILL). С помощью этой технологии Ваша подпись с биометрической точностью отображается в самых разных устройствах и приложениях.
Как подписать документ электронной подписью в Word
Сохраните последние изменения в документе MS Word и подпишите документ:
1. Откройте вкладку «Файл», выберите «Сведения» и кликните по пункту «Добавить электронную подпись (КРИПТО-ПРО)».
2. В окне «Подписание» проверьте сертификат ЭП, выбрать другой можно по кнопке «Изменить…». Укажите цель подписания документа (например, «аккредитация»).
3. Нажмите «Подписать».
Проверить подпись
Нажмите «Файл/Сведения/Просмотр подписей». В окне «Подписи» проверьте, кто и когда подписал документ. Чтобы получить подробную информацию о подписи, кликните по ней правой кнопкой мыши и выберите «Состав подписи».
Если вы внесете изменения в документ, подписанный ЭП, все подписи станут недействительными. Поэтому перед редактированием удалите все подписи под документом.
Подробнее о работе с ЭП в Microsoft Office Word/Excel читайте в инструкции разработчика.
Подписанный документ вы можете проверить с помощью нашей инструкции
