Чтобы заверить документ, не обязательно лично приезжать в организации или пересылать бумаги по почте и курьером. Все можно сделать дистанционно. Разберем, как подписать документ с помощью телефона.
Какие бывают электронные подписи
Электронная подпись (ЭП, также называется «электронной цифровой подписью» — ЭЦП) — это официальный термин, под которым подразумевается особая криптографическая метка. Она подтверждает личность и позволяет заверять различные документы через интернет.
Основные правила по выпуску и использованию ЭЦП закреплены в Федеральном законе от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Существуют несколько видов криптографических меток. Более подробно мы поговорим о них ниже.
Следует помнить, что факсимиле, или оцифрованное изображение обычного автографа (подписи, образец которой вы оставляли в паспорте), не является ЭЦП. В некоторых случаях им можно удостоверять документы. Например, расписаться стилусом в PDF-файле с контрактом. Однако нужные правовые последствия при этом наступают не всегда.
ПЭП
Простая электронная подпись (ПЭП) подтверждает личность при помощи кодов, паролей или иных средств. Иногда она встраивается в сам файл документа. Например, таким образом можно удостоверять авторство в Word.
Перед тем как подписать документ электронной подписью с телефона, нужно зарегистрировать аккаунт в информационной системе (ИС), например, на сайте организации. Личность проверяется вводом логина, пароля, двухфакторной авторизацией по номеру телефона, передачей биометрических данных и другими мерами безопасности.
Возможность применения ПЭП определяется законодательством или соглашением между ИС и пользователем. При этом действие такой подписи распространяется только на взаимоотношения с конкретным ресурсом. Например, после регистрации на сайте своего провайдера при помощи ПЭП можно поменять тариф. Чтобы подключить интернет у сторонней компании, придется заключать отдельный договор и заново проходить процесс авторизации.
ПЭП запрещено использовать при обращении с данными, содержащими государственную тайну, а В случаях, когда по закону требуются другие виды ЭП.
НЭП
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — одна из двух разновидностей усиленной ЭП. Использует криптографическое преобразование при помощи специального ключа. Фиксирует изменения в документе, которые вносились после его подписания.
НЭП можно зарегистрировать через удостоверяющий центр (УЦ) — специальную организацию, которая вправе выпускать сертификаты ЭП физическим и юридическим лицам. Сфера применения такой криптографической метки шире, чем у ПЭП. Помимо прочего, НЭП используется онлайн на некоторых государственных и муниципальных порталах, например, на сайте Федеральной налоговой службы (ФНС).
Перед тем как подписать договор с телефона, нужно заключить отдельное соглашение с контрагентом. Его условия должны зафиксировать, что все стороны допускают такой способ удостоверения документов.
КЭП
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — вторая разновидность усиленной ЭЦП. Выдается только в аккредитованных УЦ. К ним также относятся ФНС и некоторые банки.
КЭП является почти полным аналогом печати юрлица и обычной подписи, которая ставится при личном присутствии человека. Ею можно удостоверять все документы, за исключением случаев с отдельными требованиями закона, например, получение паспорта. Некоторые ресурсы и государственные органы — площадки электронных торгов, Федеральная таможенная служба и другие — требуют особую КЭП.
ПЭП и НЭП могут храниться на любом носителе. Однако КЭП записывается на защищенный накопитель (токен — внешне и по размеру похож на обычную флешку) и работает только вместе со специальным ПО, которое предварительно устанавливается на компьютер. На смартфонах вместо этого используются сертифицированные приложения и смарт-карты.
Какие документы можно подписывать электронной подписью с телефона
Перед тем как подписать документ на телефоне не распечатывая, необходимо удостовериться, что у вас есть подходящая ЭЦП и для конкретного случая разрешен такой способ заверения.
Обмен ПЭП подходит для взаимоотношений с организациями через их онлайн-сервисы и мобильные программы. Например, при помощи приложения Почты России можно получать отправления. Сотовые операторы и интернет-провайдеры позволяют оформлять новые услуги и менять тарифные планы.
При помощи НЭП можно подписывать:
- Локальные нормативные акты — инструкции, приказы (за исключением приказа об увольнении сотрудника), графики отпусков, регламенты обработки персональных данных и другие.
- Договоры с контрагентами — при наличии отдельного соглашения, которое разрешает обмениваться НЭП.
- Бухгалтерскую и кассовую документацию — акты, листы кассовых книг, авансовые отчеты и прочие.
- Заявления и обращения — в государственные и муниципальные органы.
КЭП на смартфонах подходит для различных задач бизнеса:
- регистрация в качестве индивидуального предпринимателя и прекращение этого статуса;
- получение налоговых вычетов;
- электронная отчетность;
- открытие расчетных счетов;
- заключение сделок с недвижимостью.
Некоторые документы нельзя переводить в электронный вид. Соответственно, при их утверждении или при ознакомлении с ними не получится использовать ЭП. К таким документам относятся приказы об увольнении, журналы инструктажей по охране труда, акты о несчастном случае на производстве.
Приложения для подписи документов
Теперь узнаем, как можно расписаться в документе в телефоне. Есть много мобильных приложений под Андроид и платформу Apple для работы с ЭЦП. Значительную часть выпускают иностранные компании. При этом положения российского законодательства учитываются не всегда.
Существуют международные стандарты и соглашения, которые регулируют безопасное использование ЭЦП. Некоторые из иностранных криптографических сертификатов и меток могут иметь юридическую силу в России. Если вы не хотите погружаться в тонкости международного права и отслеживать каждое обновление (есть вероятность, что очередной апдейт поменяет формат защитной метки на тот, что недействителен в нашей стране), используйте отечественный софт. О трех таких приложениях мы расскажем ниже.
Госключ
Приложение от Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации (Минцифры). Госключ доступен на Android и iOS. Работает совместно с порталом Госуслуги. После регистрации выдается сертификат НЭП, но дополнительно можно оформить и КЭП. Позволяет удостоверять расписки, договоры, кадровую документацию, заявления и прочее.
IDPoint
Специализированное решение для бизнеса, которое можно использовать на iOS и устройствах под управлением Android. Разработчик IDPoint предлагает несколько сценариев применения своей программы. Например, она позволит застройщикам, банкам и коммерческим МФЦ регистрировать для клиентов сделки с недвижимостью без посещения Росреестра.
Контур.Подпись
Программа от УЦ «Контур». Также является своеобразным агрегатором сертификатов от других сервисов. Чтобы добавить ключ, нужно лишь сканировать его QR-код через камеру смартфона. Контур.Подпись уведомляет о входящих документах, и через нее можно самостоятельно запрашивать подтверждение от контрагентов. Приложение есть на Android и iOS.
Как подписать документ с помощью телефона
Теперь на примере Госключа пошагово разберем, как поставить подпись на электронном документе в телефоне с Android.
1. Скачайте и установите программу на устройство. Это можно сделать через RuStore.
2. Запустите программу, нажмите "Приступить", а затем — "Продолжить".
3. Зайдите в учетную запись Госуслуг.
4. Выберите "Продолжить".
5. Ознакомьтесь с лицензионными соглашениями и руководствами.
6. Проверьте, верно ли заполнены ваши персональные данные.
7. Нажмите на ссылку "Перейдите на Госуслуги". Откроется сайт или приложение Госуслуг (может потребоваться повторная авторизация).
8. Укажите категорию, к которой относится ваш документ.
9. Сфотографируйте оригинал на камеру смартфона или добавьте файл.
10. Нажмите "Продолжить".
11. Введите название документа, чтобы в дальнейшем его было проще найти в разделах личного кабинета.
12. Выберите нужную ЭЦП и заверьте ею документ.
Мы рассмотрели работу с ЭЦП на Android. Если вы пользуетесь смартфонами и планшетами Apple, ознакомьтесь, как подписать документ на Айфоне в отдельной инструкции по ссылке.
Как подписать документ на Android
Не знаю, как часто вам приходится работать с документами, но для меня, как для индивидуального предпринимателя, — это совершенно обыденное дело. Регулярно мне на подпись поступают счета, которые нужно завизировать и отправить контрагенту, который находится в другом городе. В теории для этого можно было применить обычную почту и, по старинке распечатав и подписав документацию, просто отправить её заказным или обычным письмом. Но ведь для этого нужно не только распечатать счета, но ещё и купить конверт, не говоря уже о том, чтобы дойти до почтового отделения.
Подписать документ на Android и отправить проще, чем возиться с почтой
Как смотреть жуков, бабочек и других насекомых в 3D в Google
Я нашёл выход из сложившейся ситуации в электронной подписи. Но не той, которая требуется для совершения значимых операций по части налоговой инспекции и называется электронной квалифицированной подписью, а той, которая позволяет поставить ваш автограф на документе в формате PDF и отправить его по электронной почте. В принципе, можно не заморачиваться и поставить подпись в каком-нибудь редакторе, чирканув её мышкой или стилусом, но ведь у нас всё по-взрослому.
Как подписать PDF-документ
- Скачайте из Google Play Adobe Acrobat Reader;
- Пройдите авторизацию в Adobe Acrobat Reader с помощью учётки Facebook, Google или Apple;
Редактировать и подписывать документы на Android проще простого
- Найдите на смартфоне PDF-документ, который нужно подписать, и откройте его;
- Нажмите на клавишу редактирования (карандаш в кружочке) в левом нижнем углу;
Эта подпись сохранится и для будущего применения
- В открывшемся окне выберите «Заполнить и подписать» — «Создать подпись»;
- Прямо на экране смартфона пальцем повторите свой обычный автограф и нажмите «Готово»;
Вставьте подпись и отправьте документ контрагенту
- Нажмите на экран, чтобы добавить на него подпись, и перенесите её в то место, где она должна располагаться.
Как скачать обои из прошивки Galaxy Note 20
Вот, собственно, и всё. На этом вы можете сохранить документ и отправить его контрагенту. Несмотря на то что подпись будет чёрного цвета, а не синего, как если бы её поставили шариковой ручкой, такие документы принимают не только контрагенты, но и госорганы, не говоря уже обо всех остальных. Правда, прежде чем отправлять кому-то такой документ, лучше всё-таки уточнить, как получатель относится к такого рода подписям – во всяком случае, если вы не хотите потом переделывать документ заново.
Как работать с PDF на Android
Ищете инструмент для работы с PDF на Android? Нет ничего лучше Adobe Acrobat Reader
Adobe Acrobat Reader – это бесплатное приложение, которое представляет собой PDF-ридер. Он позволяет с удобством взаимодействовать с документами, не только подписывая их для контрагентов, но и искать по содержимому, выделять, копировать, редактировать и вносить разного рода изменения. В общем, если вы работаете с документами на смартфоне, придумать лучшего инструмента просто нельзя. А благодаря совместимости с облаком Adobe Cloud, которое позволяет хранить всю документацию онлайн, это вообще один из лучших сервисов Adobe.
Google сделала резервные копии на Android удобными и бесплатными
Важно понимать, что таким образом можно подписывать любые документы, но они обязательно должны быть в формате PDF. Впрочем, если ваш документ имеет другой формат, — это не проблема. Вы можете конвертировать его в нужный, посредством популярных онлайн-конвертеров вроде ilovepdf. Я сам пользуюсь им уже очень давно, и абсолютно доволен как удобным интерфейсом, так и интуитивностью работы сервиса. Всего-то и нужно, что перетащить в окно браузера нужный вам документ и подтвердить конвертацию.
