Печать конвертов может показаться сложной задачей, особенно если вы новичок в настольной издательской системе. Однако Microsoft Word делает настройку и печать персонализированных конвертов невероятно простой. Word может справиться со всем этим, отправляете ли вы приглашения на вечеринку, деловую почту или праздничные открытки. В этом руководстве мы разберем все, что вам нужно знать о том, как печатать конверты в Word.
Переключать
Как распечатать конверты в Word: шаги
Настройка документа для печати на конверте
Прежде чем приступить к процессу печати, вам необходимо правильно настроить документ в Microsoft Word.
- Откройте Microsoft Word : Начните с открытия приложения Microsoft Word. Вы можете использовать любую версию, начиная с Word 2010, поскольку шаги в целом одинаковы.
- Доступ к вкладке «Рассылки» : Перейдите на вкладку Почтовые рассылки в верхней части экрана. Эта вкладка содержит все инструменты, которые вам понадобятся для управления почтовыми задачами, включая печать конвертов.
- Выберите конверты : Нажмите кнопку «Конверты» в группе «Создать». Появится новое окно «Конверты и этикетки». В этом окне вы вводите данные для своих конвертов.
- Введите почтовый и обратный адреса : В окне «Конверты и этикетки» вы увидите поля для адреса доставки (куда отправляется почта) и обратного адреса (ваш адрес). Заполните их внимательно. Вы можете вводить данные непосредственно в поля или использовать адреса, сохраненные в ваших контактах.
Выбор правильного размера конверта
Теперь, когда ваши адреса готовы, пришло время выбрать правильный размер конверта.
- Нажмите кнопку «Параметры». : В окне «Конверты и этикетки» нажмите кнопку «Параметры». Это действие открывает еще одно окно с названием «Параметры конверта».
- Выберите размер конверта : Вы увидите различные стандартные размеры конвертов в раскрывающемся меню «Размер конверта». Выберите тот, который соответствует вашим физическим конвертам. Распространенные размеры включают #10 (4.125″ x 9.5″) для деловых писем и A2 (4.375″ x 5.75″) для приглашений.
- Индивидуальный размер, если требуется : Если ваш размер конверта не указан, вы можете нажать на опцию Пользовательский размер и ввести размеры вручную. После завершения нажмите OK, чтобы зафиксировать настройки.
Форматирование текста и макета
После установки размера конверта следующим шагом будет форматирование текста и макета.
- Выбор шрифта : Выберите читаемый стиль и размер шрифта. Шрифты с засечками, такие как Times New Roman, или шрифты без засечек, такие как Arial, хорошо подходят для профессиональной почты. Текст должен быть размером не менее 10 пунктов.
- центровка : Убедитесь, что адрес доставки центрирован по горизонтали и вертикали на конверте. Word делает это автоматически, но вы можете вручную настроить его в окне «Параметры конверта», если необходимо.
- Форматирование обратного адреса : Обратный адрес обычно находится в верхнем левом углу конверта. Убедитесь, что он понятен и лаконичен.
Предварительный просмотр перед печатью
Всегда полезно предварительно просмотреть свою работу перед нажатием кнопки печати, чтобы избежать пустой траты конвертов.
- Предварительный просмотр в Word : В окне «Конверты и этикетки» нажмите кнопку «Предварительный просмотр», чтобы увидеть, как будет выглядеть конверт после печати.
- Распечатать тестовую страницу : Если у вас есть запасной конверт, сначала распечатайте тестовую страницу. Правильно поместите конверт в лоток подачи принтера в соответствии с его инструкциями. Этот шаг поможет подтвердить точность всех полей и размещения текста.
Печать конвертов
Как только вы будете удовлетворены предварительным просмотром, настанет время печати.
- Загрузите конверты в принтер : Большинство принтеров имеют особые указания по загрузке конвертов. Некоторые требуют, чтобы конверты загружались в центральный лоток подачи, в то время как другие имеют боковые лотки.
- Настройки принтера : Откройте диалоговое окно «Печать» (обычно находится в меню «Файл» > «Печать»). Выберите принтер и убедитесь, что вы выбрали правильные настройки для печати конвертов.
- Печать : Нажмите кнопку печати и наблюдайте, как печатаются ваши конверты. Тщательно проверьте каждый из них, чтобы убедиться, что текст отображается правильно.
Полезные советы по печати конвертов в Word
Несмотря на то, что печать конвертов в Word проста, можно воспользоваться несколькими приемами. упростите это.
- Купить качественные конверты : Высококачественные конверты с меньшей вероятностью застрянут в принтере и обеспечивают профессиональный вид.
- Содержите принтер в чистоте : Пыль и грязь могут повлиять на качество печати, поэтому убедитесь, что ваш принтер чистый.
- Используйте правильный вариант подачи : Следуйте инструкциям вашего принтера по подаче конвертов, чтобы избежать замятий или смещений отпечатков.
Устранение распространенных проблем
Иногда вы можете столкнуться с проблемами при печати конвертов. Вот некоторые распространенные проблемы и способы их устранения:
- Неровный текст : Если текст выравнивается неправильно, еще раз проверьте размер конверта и параметры макета и внесите необходимые изменения.
- Застревание бумаги : Подавайте каждый конверт по отдельности и не забудьте настроить параметры принтера в соответствии с размером конверта.
- Принтер не распознает конверты : Иногда принтеры могут не распознавать конверты из-за их толщины. Отрегулируйте тип бумаги в настройках принтера, чтобы он отображал «Конверт».
Создание конвертов в MS Word
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г. Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Роль стандарта на метаданные в эффективном управлении документами
№ 08 / 2024
Как сгруппированы метаданные о документе в новом ГОСТ, какой подход использовался ранее. На примере приказа по основной деятельности показали, какие метаданные о реквизитах этого документа, о действиях с ним, а также чисто технические метаданные стоит предусмотреть в СЭД, СХЭД или иной специальной системе.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Использование электронной подписи и МЧД в вопросах и ответах
№ 05 / 2024
09.04.2024 прошел онлайн-семинар «Риски использования ЭП и МЧД», организованный журналом «Делопроизводство и документооборот на предприятии» и сайтом delo-press.ru. Мы пригласили для выступления ведущих экспертов. А сейчас предлагаем вам ответы на уточняющие вопросы слушателей семинара, которые дали спикеры во время мероприятия (при публикации в журнале мы дополнили их ссылками на нормативную базу и расширили аргументацию).
больше
Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок
№ 11 / 2020
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста).
Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Надежда Артонкина
специалист по внедрению автоматизированных систем управления
Что препятствует массовому переходу организаций к безбумажной модели документооборота
№ 12 / 2022
Приведен список из более 60 действующих нормативных правовых и методических документов в сфере управления документами, которые мы систематизировали по 6 разделам: требования к документированию деятельности, автоматизации, работе с документами и данными, их хранению, работе с электронными документами и подписями и др. Авторы статьи рассматривают причины, по которым данная система регламентации и существующие подходы в СЭД пока не позволяют массово внедрить безбумажную модель документооборота. Предложено сформировать эталонную модель цифрового документооборота электронных подлинников документов (с готовыми решениями вместо перечня правил) в виде отечественного стандарта. Его разработкой уже занимается экспертная компания «ДокМенеджмент Консалт», рассказываем, какие пробелы он призван восполнить, какие конкретные методики работы воплотить.
Елена Скрипко
руководитель научно-методического центра и направления образовательных программ ООО «ДокМенеджмент Консалт», член международной некоммерческой профессиональной ассоциации ARMA International
Софья Ульянцева
к.и.н., генеральный директор ООО «ДокМенеджмент Консалт», доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов ИАИ РГГУ
