Как создать месячный график дежурств в таблице Word

Работодателю необходимо составлять график работы для сотрудников предприятия. Это необязательно для пятидневки, но при сменном распорядке график необходим. Рассказываем, как правильно его составить при различной продолжительности смен.

Навигация

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Графики работы и учета отличаются друг от друга.
2. Рабочее время обычно не больше 40 часов в неделю.
3. В некоторых случаях, например, ненормированное время, нужно составлять расписание труда.
4. Графики помогают работодателю следить за временем работы и зарплатой сотрудников.
5. Если они не ведутся, компания может получить штраф.

В кадровом делопроизводстве существуют два сходных по звучанию, но разных по смыслу понятия: график работы (планируемый) и график учета рабочего времени, или табель, составляемый по окончании месяца (с его помощью подводятся итоги). Определимся с базовыми понятиями, рассмотрим, как составить график дежурств на месяц в виде таблицы, как оплачивать работу в различных режимах.

В соответствии со ст. 91 ТК РФ нормальная продолжительность рабочего времени не должна превышать 40 часов в неделю. Планирование и учет рабочего времени, отработанного каждым сотрудником, организует работодатель. Обычно для такого учета пользуются унифицированными формами Т-12 или Т-13.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как внести иборьбы в табель учета рабочего времени. Используйте эти инструкции бесплатно.

Когда оформляют графики

Если в организации для всех сотрудников принят единый режим рабочего времени (40-часовая рабочая неделя (пятидневка) с двумя общими выходными), то такой документ оформлять не нужно. Ниже приведены ситуации, когда необходимо ввести расписание труда и учет рабочего времени сотрудников на предприятии:

• ненормированное рабочее время (ст. 101 ТК РФ);
• работа в режиме гибкого рабочего времени (ст. 102 ТК РФ);
• сменный режим работы (ст. 103 ТК РФ);
• суммированный учет рабочего времени (ст. 104 ТК РФ);
• разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ).

В этих случаях график работы на месяц в виде таблицы с днями недели в Эксель или другой удобной программе составляется с целью контроля за соблюдением нормальной продолжительности рабочего времени за учетный период (месяц, квартал и другие, но не более одного года). На основании данных по каждому сотруднику за определенный учетный период происходит начисление заработной платы, в том числе с учетом часов переработки или недоработки.

ВАЖНО!

Продолжительность учетного периода устанавливается каждой организацией самостоятельно. Следует учитывать, что месяц целесообразно устанавливать как учетный период, если работник ежемесячно работает количество часов, соответствующее нормальной продолжительности рабочего времени, либо больше часов, чем это предусмотрено нормой (т. е. изначально заложены сверхурочные часы). Это позволит ежемесячно определять количество сверхурочных часов и производить соответствующую доплату.

Если по графику работника видно, что в некоторых месяцах он работает больше часов, а в некоторых меньше, чем следует по норме, то справедливо, чтобы переработка в одном месяце компенсировалась недоработкой в другом. В этом случае поможет не какая-то универсальная формула, как составить график сменности, чтобы не было переработок (ее не существует), а установка продолжительности учетного периода более одного месяца. Количество месяцев в учетном периоде следует установить так, чтобы сумма рабочих часов по учетному документу совпала с нормой рабочего времени. Определение количества сверхурочных часов производится не помесячно, а один раз за весь учетный период.

Виды рабочих графиков

Рассмотрим подробнее образцы, какие бывают графики работы, чем отличаются гибкий график, ненормированный рабочий день, сменный режим, суммированный учет рабочего времени и раздробленный рабочий день.

Гибкий

Гибкий рабочий режим предполагает самостоятельное регулирование сотрудниками начала и окончания длительности смены. Важно отработать конкретное количество часов, установленное для определенного учетного периода.

Ненормированное рабочее время предусматривает периодическое привлечение к трудовым обязанностям за пределами стандартного трудового дня. Перечень должностей с таким временем работы закрепляется коллективным договором или внутренними правилами организации.

Сменный

Сменная работа предусматривает работу в две, три или четыре смены в течение суток. Такой режим нужен, когда продолжительность рабочего цикла превышает норму для одного человека. В этом случае сотрудники сменяют друг друга.

В компаниях составляются графики на месяц по шаблону, представленному ниже.

Локальный акт утверждается руководителем предприятия. Работники должны подтвердить факт ознакомления и согласия с работой по утвержденному распорядку, поставив подписи.

Дополнительно: что такое сменный график и как его составить

Суммированный учет

Суммированный учет рабочего времени позволяет засчитывать более продолжительные сроки работы. Суть в том, что средняя продолжительность труда в течение дня должна равняться норме за конкретный период — неделю, месяц, квартал, год.

Допустим, в неделю надо отработать 40 часов, смену же допустимо установить и 12 часов, и сутки. Так нередко работают продавцы в круглосуточных магазинах, сторожи, уборщики. Сейчас в ТК РФ не регулируется продолжительность перерыва между двумя 12-часовыми сменами, но ранее при распределении нагрузки учитывали рекомендации Постановления Совета Народных Комиссаров СССР от 24.09.1929, предписывавшие установить перерыв между 12-часовыми сменами не менее двойной продолжительности рабочего времени накануне, то есть не менее 24 часов. Сейчас это постановление утратило силу, но некоторые ведомственные нормативные документы содержат подобные условия. Например, в Приказе Министерства обороны РФ № 541 от 30.12.2001 «О ведомственной охране Министерства обороны Российской Федерации» сказано:

Покажем на конкретном примере, как правильно составить график работы при 12-часовом рабочем дне на 4 сотрудников. В образце использованы условные обозначения:

• У — работа с 07:00 до 19:00;
• В — вечерняя смена с 19:00 до 07:00;
• * — выходной день.

Предложенный пример универсальный, такой образец режима работы используют в магазинах, на складах, в транспортных компаниях, охранных агентствах.

Еще один образец для случаев, когда работа строится по графику 2 через 2 дня:

Дополнительно: график работы «2 через 2»

Разделение дня на части

Разделение трудового дня на части допускается в соответствии с нормативным локальным актом организации и с учетом мнения профсоюза. День делится на части перерывом, который не оплачивается. Такой распорядок используется в торговле, компаниях, занимающихся транспортными перевозками, госучреждениях.

Как заполняется табель учета времени

Существуют две унифицированные формы: Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в том, что форму Т-12 заполняют только вручную или в текстовом редакторе, в ней есть специальный раздел для расчета зарплаты. Табель Т-13 допустимо заполнять с помощью специализированных компьютерных программ и систем контроля доступа, которые используются в целях учета присутствия сотрудников на рабочих местах. Такой шаблон графика дежурств для дальнейшего учета не содержит блока для расчета зарплаты, она подлежит расчету в других документах.

Табель учета рабочего времени является первичным документом, на основании которого начисляется заработная плата, выплаты с нее и принятые в организации доплаты. Поскольку перечисленные выплаты уменьшают налог на прибыль организаций или налогооблагаемый доход при УСНО, документ следует закрепить в качестве первичного в учетной политике организации. Пользоваться унифицированной формой с 01.01.2013 необязательно. Важно закрепить собственный вариант формы в учетной политике и проследить, чтобы в нем содержались все необходимые реквизиты, обязательное наличие которых в первичных документах установлено законом 402-ФЗ.

Табель составляется в одном экземпляре лицом, уполномоченным следить за контролем рабочего времени по всей организации или в отдельном структурном подразделении. Перечень лиц, подписывающих его, устанавливается внутренним распорядительным актом организации. В конце каждого месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Рассмотрим порядок заполнения табеля на примере формы Т-13.

Пошаговая инструкция по оформлению

Шаг 1. Оформляем шапку

В шапке обязательно указывается наименование организации и структурное подразделение (при контроле рабочего времени в структурных подразделениях). Порядковый номер присваивается в соответствии с принятой в организации нумерацией. Дата составления и отчетный период указываются обязательно как реквизиты первичного документа.

Шаг 2. Заполняем графы 1–3

Графа 1, содержащая порядковый номер, заполняется по количеству сотрудников в табеле. Графы 2–3 содержат идентификационные сведения о каждом работнике: ФИО, должность и табельный номер.

Шаг 3. Заполняем графы 4–6

Графа 4 содержит отметки о явках и неявках на работу по каждому числу в соответствующем месяце. В приведенном примере табеля за февраль 28 дней, поэтому и ячеек для заполнения данных 28. Для этой информации в таблице четыре строки (по две на каждую половину месяца).

В верхней строке каждой половины месяца ставятся буквенные обозначения причин явок и неявок (буквенное соответствие причин представлено на титульном листе формы Т-12) — это коды явок и неявок к графику рабочего времени. Расшифровка кодов дана в файле в конце статьи.

Отметки, объясняющие причины неявок на работу, отметки о работе в режиме неполного или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени и другие делаются на основании документов: листка нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменного предупреждения о простое, письменного согласия работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и др.

Под буквенным обозначением проставляется числовой показатель, равный количеству фактически отработанных каждым сотрудником часов и минут.

Графы 5 и 6 содержат суммарный показатель отработанного каждым сотрудником времени за каждую половину месяца в часах, минутах и днях (графа 5) и за весь месяц (графа 6) в часах, минутах и днях.

Шаг 4. Заполняем графы 7–9

Графы 7–9 в форме Т-13 заполняются при использовании автоматизированной системы учета. Необходимо принимать во внимание следующие особенности:

• если всем работникам организации начисление зарплаты происходит только по одному виду оплаты труда и с использованием одного корреспондирующего счета, то показатели «Код вида оплаты» и «Корреспондирующий счет» можно ставить над графами 7, 8 и заполнять только графу 9 — на суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• если начисления производятся по нескольким видам оплаты (от 2 и более) и с использованием нескольких счетов бухгалтерского учета, то графы 7 и 8 заполняются соответствующими данными, а в 9 отражается суммовой показатель отработанных дней и часов (в скобках) по каждому сотруднику;
• дополнительный блок с аналогичными графами предусмотрен на случай, если количество видов оплаты труда превысит 4.

Шаг 5. Заполняем графы 10–13

Приводится информация о неявках за учетный период по соответствующим кодам в днях и часах (указывается в скобках). Два блока предусмотрены на случай, если количество причин неявок превысит 4.

Следует помнить, что в табель не включаются лица, работающие по гражданско-правовым договорам. Табель ведут одним из двух способов, который организация фиксирует в учетной политике:

• сплошным способом, то есть регистрировать все явки и неявки на работу;
• способом учета отклонений, то есть регистрировать только отклонения (неявка на работу, опоздание, сверхурочные часы и т. д.).

По окончании месяца табель подписывают ответственные лица, перечень которых установлен в нормативном акте организации, и передают в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.

Подробнее: условные обозначения и коды в табеле учета рабочего времени

Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, то табель разрешено составлять отдельно за первую и вторую половины месяца.

Дополнительно: заработная плата — когда выплачивается и в каких формах

Сроки хранения и ответственность за отсутствие

Предусмотрены следующие сроки хранения графика учета:

• как первичный документ в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ — 5 лет;
• как первичный документ в целях бухучета — 5 лет (закон 402-ФЗ);
• как кадровый документ и документ для оплаты труда — не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет (приказ № 558 от 25.08.2010).

Ответственность за отсутствие:

• в соответствии со ст. 120 НК РФ отсутствие его как первичного документа повлечет наложение штрафа в размере от 10 000 до 40 000 руб. и отказ в признании расходов при исчислении налога на прибыль затрат на оплату труда;
• в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ за несоблюдение трудового законодательства для организаций установлен штраф в размере от 30 000 до 70 000 руб., а для руководителей и лиц без образования юрлица — от 1000 до 20 000 руб.

График дежурства: шаблон Word составить на месяц в классе и лагере

Word

Предназначение документа

Действующий Трудовой кодекс гласит, что каждый из работодателей может использовать два основных варианта выполнения работы. В первом варианте сотрудники работают по стандартизированному графику, разработанному контролирующими органами. Во втором варианте работодатель самостоятельно устанавливает рабочее время. Важно отметить, что при использовании второго варианта администрация компании должна разработать собственные внутренние акты, регулирующие график работы. Кроме того, информация о продолжительности рабочего дня указывается в коллективном договоре и в трудовом договоре с каждым сотрудником компании.

Во-первых, давайте взглянем на различные схемы со стандартным рабочим временем:

• пять рабочих дней и два свободных дня;
• шесть рабочих дней и один выходной;
• чередующаяся программа выходного дня;
• неполная рабочая неделя.

важно отметить, что при использовании ненормированного рабочего дня работодатель должен разработать сменный график.

Согласно статье сто третьей ТК РФ, необходимость в этом документе возникает, когда продолжительность трудового процесса превышает продолжительность стандартного рабочего дня. Если необходимо поддерживать непрерывный производственный процесс, администрация компании должна разработать график смен для круглосуточного вовлечения существующего персонала в рабочую деятельность.

Данный документ регулирует порядок проведения работ по установленным правилам трудовой деятельности. Рассматриваемый акт является неотъемлемой частью коллективного договора. При разработке этого документа работодатель должен учитывать точку зрения каждого сотрудника компании.

Согласно этому документу работодатель устанавливает определенное рабочее время. Примером сменного рабочего времени является ситуация, когда сотрудник выполняет свои обязанности два дня подряд. После этого ему предоставляется двухдневный отпуск. В это время все обязанности конкретного человека выполняет его заместитель.

Время выхода сотрудников на работу регулируется сменным порядком. Как правило, этот документ разрабатывается за месяц или несколько.

Чтобы обеспечить соблюдение требований Трудового кодекса, необходимо составить правильный график работы сотрудников

График дежурств в ворде

На этой странице вы можете ознакомиться и скачать подходящий вам шаблон в виде оценочной программы. Это время можно использовать в школе, детском саду или для ведения расписания обслуживания у входа.

Простой график работы на месяц

Этот шаблон диаграммы является базовым. После загрузки DOC for Word вы можете исправить или скомпилировать его, в зависимости от ваших действий. Этот образец рассчитан на срок от одного месяца до 31 дня, что соответствует именам 35 человек.

Шаблон графика дежурств в детский сад

Этот рисунок идеально подходит для детской, так как он цветной, с изображением на заднем плане. Вы всегда можете скачать и отредактировать этот пример, если у вас есть Word.

Каким может быть график рабочего времени?

Трудовой кодекс не регулирует, какое рабочее время должно быть на предприятии (но может включать ограничения, например, относительно продолжительности работы в опасных условиях). С учетом ограничений работодатель фактически имеет право определять любое рабочее время с точки зрения распределения рабочего времени и рабочих дней. Однако наиболее типичными графиками в России (и во многих других странах мира) являются:

1. Пятидневная рабочая неделя, при которой человек работает 8 часов в день с понедельника по пятницу с фиксированным временем начала, остановки и перерыва.
2. Шестидневная неделя, в которой человек работает 7 часов в день (даже с фиксированным временем начала и окончания) с понедельника по пятницу и 5 часов по субботам.
3. Программа сводного учета, в которой человек может работать разное количество часов в течение дня, при этом общее количество часов в течение установленного периода не должно превышать общепринятые нормы — не более 40 часов в неделю и 8 часов в день (Статья 91 Трудового кодекса Российской Федерации, приказ Минздравсоцразвития России от 13.08.2009 № 588н).
4. Гибкий график (со сменой времени начала и окончания рабочего времени) — в пределах пяти-шести дней.
5. Работайте по графикам «2 к 2», «4 к 4», «день после трех». Действительно — со скользящими выходными.

Возможны также комбинации этих режимов — если нет ограничений по определенным положениям, предусмотренным законом.

Рассмотрим подробнее структуру, в которой может быть представлен график работы, и познакомимся с примером графика работы сотрудника на один месяц с пятидневным периодом.

Различия между табелем учета отработанных часов и графиком работ

Рабочее время в течение одного месяца — это внутренний акт, регулирующий режим работы. Следует подчеркнуть, что рассматриваемый документ имеет некоторые отличия от расписания. Последний составлен на основании девяноста первой статьи Трудового кодекса.

Этот документ, составленный руководством компании, используется для записи фактического количества часов, отработанных в течение месяца каждым работником. Регулирующие органы установили норму в 40 рабочих часов в неделю. Именно необходимость соблюдения этого срока обязывает администрацию компании вести учет рабочего времени сотрудников.

важно обратить внимание на то, что при составлении этого документа начальнику не нужно согласовывать различные тонкости и нюансы с контролирующими органами. Любой сотрудник, работающий по сменному графику, должен в обязательном порядке знать график работы. К табелю рабочего времени таких требований нет. Согласно 110 статье ТК РФ работодатель обязуется не нарушать установленный порядок и следить за неукоснительным соблюдением установленного режима трудовой деятельности.

Согласно установленному порядку, каждая организация должна иметь среди локальных документов табель учета рабочего времени.

В отличие от расписания, планирование рабочего времени не относится к обязательным документам. Необходимость формирования этого акта возникает только в случае непрерывного производственного процесса. Также следует отметить, что выписки из указанных документов включаются в трудовой договор, заключаемый между сотрудниками компании и администрацией. Эта информация фиксируется в разделе о продолжительности рабочего дня.

Предназначение графика

Рассматриваемый документ — многофункциональный акт. Его можно использовать в следующих целях:

1. При расчете средней заработной платы.
2. При расчете оплаты за конкретные действия сотрудников.
3. В целях оптимизации деятельности сотрудников компании.
4. Определить размер дополнительных выплат и страховых взносов.
5. Для определения суммы обработки и суммы дополнительного платежа.
6. Чтобы снизить вероятность ошибок при расчете заработной платы и отпусков (этот документ используется вместе с табелем отработанных часов как основа для расчета заработной платы сотрудников).

Учет рабочего времени каждого сотрудника должен быть организован работодателем

Кем составляется график работ

Документ, определяющий порядок ввода в работу персонала компании, должен быть составлен лично руководителем компании. Кроме того, эта ответственность может быть передана любому офицеру путем издания соответствующего приказа. Как правило, эти полномочия делегируются сотрудникам отдела кадров. Надо сказать, что, по мнению экспертов, такой подход ошибочен. По установленным правилам ответственность за планирование возложить на руководителей структурных подразделений.

После информирования сотрудников компании о содержании акта, форма утверждается руководителем компании путем заверения с личной подписью. Руководители отдельных структурных подразделений также имеют это право. Также следует отметить, что в действующем законодательстве отсутствует дисциплина, регулирующая форму рассматриваемого акта. Это означает, что каждый руководитель вправе самостоятельно развивать индивидуальную форму.

Вверху документа следует написать его имя. На полях таблицы указан список сотрудников компании и их должности. Рядом с каждой фамилией указан день отъезда смены. Задача компилятора — создать форму, отвечающую всем критериям, установленным регулирующими органами. Очень важно избежать переутомления и выбрать оптимальный уровень загруженности для каждого сотрудника компании.

Как правило, этот график составляется раз в месяц.

Как выглядит график при пятидневке?

В структуре рабочего времени, которая закреплена в трудовом законодательстве или в договоре с конкретным работником, наличие:

1. ФИО сотрудника или список сотрудников, для которых создана программа. Как вариант — с указанием позиций.
2. Примечания или другие четкие инструкции о необходимости явки конкретного сотрудника на работу в те дни месяца, когда они должны выходить на работу.
3. Время начала и окончания каждого рабочего дня конкретного сотрудника (с указанием перерыва) в те дни, для которых есть счетчики.
4. Нормативное рабочее время каждого из сотрудников (в днях, часах) в месяц.
5. Примечания о необходимости явиться на работу в выходные и праздничные дни или в ночное время в течение месяца.

В графике работы будет полезно просмотреть взаимосвязь между фактическими выходными днями конкретного сотрудника и обычными выходными и праздниками.

Поскольку программу будут читать сотрудники, будет иметь смысл отразить некоторую полезную для них информацию. Например — об увеличении фонда заработной платы в выходные, праздничные и ночные часы с указанием конкретных темпов увеличения в определенных случаях.

Рабочее время работников фиксируется в трудовом законодательстве или трудовом договоре с отдельным работником. Указывает, в какие дни и часы конкретный человек работает в течение определенного периода, например месяца. За несоблюдение расписания взимается штраф.

Как заполнить расписание

Внутренняя рабочая программа, установленная на территории компании, является положением, регулирующим порядок составления сменной рабочей программы. Этот акт устанавливает продолжительность рабочей смены, количество и продолжительность перерывов, время начала и окончания производственного процесса, а также порядок чередования смен. На основании этого документа производится расчет количества смен, отработанных каждым сотрудником предприятия.

Продолжительность рабочей смены определяется документами местной компании. Очень важно, чтобы продолжительность дня четко соответствовала значению, указанному в соглашении между сотрудником и администрацией бизнеса. Кроме того, следует учитывать требования регулирующих организаций и государственных органов. При создании программы необходимо учитывать требования различных органов власти в отношении работников, занятых на опасном производстве, людей с ограниченными возможностями или работников, не достигших совершеннолетия.

Пустой пример таблицы месячного графика работы:

Общее количество рабочих часов должно соответствовать требованиям Трудового кодекса