А концевые сноски помещается на последних страницах раздела или в конце документа.
Сноски также могут применяться и в качестве ссылок на внешние документы. Например, энциклопедические и другие научные статьи обязательно должны содержать ссылки на авторитетные источники.
Кроме различных сносок книги и другие большие документы обычно имеют оглавление. Подробное оглавление — необходимый и обязательный инструмент навигации в объемных документах. Корректно оформленный машинописный или печатный документ позволяет достаточно комфортно использовать его ориентируясь в содержании по оглавлению и сноскам.
Гораздо большими интерактивными возможностями обладают электронные документы. Навигация в электронных документах производится с помощью гиперссылок. Сноски или пункты оглавления преобразованные в гиперссылки одним кликом мышки по ним перенаправляют читателя на целевую страницу или к пояснительному тексту. Поэтому текст повышенной функциональности содержащий гиперссылки называется гипертекстом — текстом «который разветвляется сам по себе или выполняет действия по запросу» [1] .
А теперь подготовим гипертекстовый документ в текстовом редакторе MS Word.
Рассмотрим подробнее как оформляются многостраничные документы. Такими документами могут быть пояснительные записки к учебным, рабочим и исследовательским проектам. Рефераты, научно-технические или популярные статьи.
Для примера, в Word 2010 пронумеруем страницы так, чтобы первым номером шла третья страница, так как первый лист будет титульным, а вторую страницу отведем под оглавление. Сначала разобьем документ на два раздела. Для этого установим курсор в конце первой страницы — титульника. На вкладке "Разметка страницы" развернем выпадающий список настроек разрывов и выберем разрыв раздела со следующей страницы:
Документ разделился на два раздела. Увидим это дважды кликнув вверху или внизу любой страницы:
Когда обозначены колонтитулы ворд переходит в режим конструктора. Теперь в группе колонтитулы откроем окно настроек формата номера страницы и установим начало нумерации с нуля:
Поставим курсор в поле нижнего колонтитула страницы "Оглавление" и выберем положение номера на странице. Например, слева:
Видим, что страницы последовательно пронумеровались начиная с третьей, как и было задумано. Однако, на титульнике и на странице оглавления также появились номера. Уберем их. Для этого установим курсор в поле колонтитула страницы "Оглавление", развернем меню параметров и установим особый колонтитул для этой страницы:
Такой же особый колонтитул назначим и титульному листу. Этот параметр позволяет вводить на страницу специальный колонтитул. Можно, например, в титульнике прописать год издания документа. Если ничего не вносим, колонтитулы остаются чистыми.
Итак, нумерация создана, переходим к оглавлению.
Подразумевается, что документ нуждающийся в оглавлении состоит, хотя бы, из нескольких частей или разделов, где каждая часть имеет свое название — заголовок. Разделы могут включать в себя подразделы или главы со своими заголовками, которые также делятся на параграфы, например, или пункты. Имея такую структуру документа можно приступать к созданию оглавления.
Не всегда стоит включать в него заголовки всех уровней. Очень подробное оглавление будет информативным, но может получиться громоздким в котором сложно ориентироваться. А, оглавление включающее в себя только заголовки первого уровня окажется слишком поверхностным.
Проще всего собрать оглавление автоматически. Сначала последовательно проходим по всем заголовкам в тексте и помечаем каждый из них как будущий элемент оглавления. Для этого выделяем заголовок и на вкладке "Ссылки" выбираем для него соответствующий уровень:
Когда все заголовки добавлены таким образом в будущее оглавление, ставим курсор в начало чистой страницы отведенной под оглавление. На этой же вкладке "Ссылки" разворачиваем набор шаблонов оглавлений и выбираем один из вариантов:
Кликнув по выбранному шаблону получаем готовое интерактивное оглавление документа. То есть, каждая запись нашего оглавления является гиперссылкой. Нажав и удерживая клавишу "Ctrl", и кликнув по любому элементу быстро переходим на соответствующую страницу:
Если не нравится стиль заголовков, можно отредактировать каждую запись по своему вкусу предварительно выделив ее:
Дополнительно ворд предлагает набор готовых стилей для заголовков разных уровней. Найти их можно на вкладке "Главная" в группе "Стили". Выделяем поочередно заголовки, назначаем каждому свой стиль и добавляем в будущее оглавление по уровню как и было описано выше:
Получив бумажную копию документа с таким оглавлением читатели проходят к нужным разделам по номерам страниц. А в документе, который пользователи могут получить по сети и будут читать в ворде переход к нужным заголовкам быстро производится по элементам оглавления в виде гиперссылок.
Однако многие пользователи оформляя всевозможные многостраничные документы создают оглавления к ним вручную. То есть, набирают на странице оглавления или копируют в нее из текста заголовки с указанием уровней и страниц. Понятно, что для приемлемого использования сгодится лишь твердый, бумажный вариант такого документа.
Посмотрим как можно "вылечить" такой продукт — превратить его в полнофункциональный гипертекстовый документ.
Для этого последовательно преобразуем каждый элемент оглавления в гиперссылку.
Выделим в тексте заголовок и на вкладке "Вставка" кнопкой "Закладка" откроем одноименное окно. Назначим выделенному заголовку имя и добавим новую закладку в список:
Затем этот же заголовок найдем и выделим в оглавлении. На вкладке "Вставка" кнопкой "Гиперссылка" откроем окно "Вставка гиперссылки" и свяжем здесь элемент оглавления с ранее созданной закладкой:
Также действуем и при оформлении сносок. Пояснительную часть примечания помещаем внизу страницы после основного текста и делаем ее закладкой. А слово-маркер или символ в тексте указывающий на пояснение преобразуем в гиперссылку на эту закладку.
Таким образом создаем корректные полнофункциональные многостраничные документы в редакторе MS Word. Примитивное оформление электронных документов с ручным лифтингом по страницам и примечаниям может вызывать лишь досаду и абсолютно неприемлемо.
- ↑определение гипертекста — термина придуманного одним из пионеров информационных технологий Т.Нельсоном в 1965 году.
Быстрые переходы в документе MS Word (Навигация)
Чем больше по объему текстовый документ с которым вы работаете, тем проще замотаться, крутя туда-сюда колесико мыши и выискивая нужное место. Однако MS Word имеет два весьма полезных средства обеспечивающие быстрый переход к нужному участку документа – это навигация по заголовкам (ранее «схема документа») и навигация по эскизам страниц.
Чтобы оба инструмента стали доступны, предварительно их нужно включить, поставив галочку «Область навигации» на панели «Вид», в группе «Показ» (ранее схема и эскизы включались отдельно, в группе «Показать или скрыть»).
Навигация по заголовкам в MS Word
Навигация по заголовкам MS Word
Навигация по заголовкам позволяет просматривать заголовки документа и быстро переходить от одного части документа к другой, пользуясь ими как гиперссылками. Разумеется, такой тип навигации возможен только в том случае, если вы пользуетесь стилями заголовков.
Схема документа отображается в левой части окна. При щелчке мышью на любом из заголовков, документ в правой части окна немедленно «отмотается» на нужное место.
Навигация по эскизам страниц в MS Word
Навигация по эскизам страниц MS Word
Эскизы страниц (уменьшенные копии страниц) также служат удобным способом найти нужное место в документе без необходимости прокручивать весь текст мышью. Достаточно просто щелкнуть мышью по нужному эскизу и в правой части окна немедленно появится выбранная страница в режиме редактирования. Для использования навигации по эскизам даже нет нужны использовать стили заголовков – она работает в любом случае.
Чтобы скрыть панель навигации вы можете воспользоваться крестиком в её правом верхнем углу, или просто снять установленную ранее галочку на панели «Вид».
