С использованием Word вы сможете без труда разрабатывать информационные электронные рассылки. Это могут быть эстетично оформленные карточки или приглашения на семейные торжества — День рождения, Юбилей или свадьбу. В нашем практическом курсе вы освоите, как сделать это самостоятельно без привлечения специалистов.
Чтобы отправить электронные письма нескольким получателям, многие предпочитают пользоваться текстовым редактором, встроенным в онлайн-почтовый сервис. Однако его возможности в плане графики и дизайна довольно ограничены. Мы объясним, как выполнить информационную рассылку, используя текстовый редактор Word. В дальнейшем вы увидите пошаговую инструкцию по настройке редактора и проведению самой рассылки. Все действия будут выполняться в программе Word 2010, однако в других версиях процесс будет схожим.
- Запустите Word и откройте новый документ.
- Перейдите на вкладку «Разметка страницы» в верхнем меню и в разделе «Размер» выберите нужные параметры страницы для рассылки. Мы рекомендуем выбрать «Legal 21,59 х 35,56 см».
- После этого нажмите «Ориентация» и выберите «Альбомная ориентация».
- Теперь нажмите «Колонки» и выберите «Две». Это сделает вашу информационную рассылку более упорядоченной.
- Поместите курсор в начало документа и введите там команду «=Rand(30,6)». Подтвердите действие нажатием [Enter].
- Таким образом вы Цифра 30 означает количество абзацев в информационной рассылке, а 6 — количество предложений на абзац. После выполнения команды активируете заполнение случайным текстом полей созданного вами шаблона. Вместо него вы можете создавать свой текст или вставлять изображения, таблицы или диаграммы.
- Увы, но Word не позволяет адаптировать информационную рассылку к принимающим устройствам. Правда, профессиональная информационная рассылка подразумевает адаптивный дизайн. Здесь мы можем вам рекомендовать использовать подходящее программное обеспечение, специализирующееся на создании рассылок.
Как отправить информационную рассылку Word через Outlook
Когда вы завершите разработку и оформление своей информационной рассылки в Word, у вас есть возможность ее отправить через Outlook. Для корректной доставки письма всем адресатам, в первую очередь, необходимо создать список адресатов для рассылки.
- Сохраните информационную рассылку Word как HTML-документ. Для этого выберите формат «Веб-страница с фильтром».
- Откройте Outlook и создайте новое сообщение электронной почты.
- Нажмите «Вставить файл» и выберите HTML-документ.
- В правом нижнем углу рядом с кнопкой «Вставить» нажмите на маленькую стрелку и выберите «Вставить как текст».
- Теперь ваша информационная рассылка будет вставлена в окно Outlook и ее можно отправлять.
- Как сделать нумерацию страниц в Word
Шаблоны документов в MS Word (часть 2)
MS Word: создание серийных писем или рассылки
Серийные письма – это однотипные документы, рассылаемые различным адресатам. При создании серийного письма создаются два файла: основной текстовый файл и управляющий файл. Управляющий файл содержит информацию, которая различна в разных экземплярах серийного письма (имена, адреса). Файл основного документа содержит неизменную часть с указанием мест, в который вставляется информация из управляющего файла. В результате совместной обработки основного и управляющего файлов получается готовое серийное письмо.
Процесс создания рассылки, разработанный специалистами программы Word, состоит из шести этапов: Этап 1. Определение типа документа. Этап 2. Выбор конкретного документа. Этап 3. Определение списка получателей. Этап 4. Формирование письма. Этап 5. Предварительный просмотр писем.
Этап 6. Завершение слияния.
Постановка задачи
У нас имеется таблица в Microsoft Excel, содержащая данные о наших основных клиентах (электронные адреса, имена, названия компаний и т.д.), которых мы планируем поздравить с предстоящим праздником.
Поздравления будут отправлены с помощью простого, но душевного сообщения, в котором будет указано имя клиента и его компании. При этом, мы должны сделать так, чтобы получатель (не дай Бог!) не заподозрил, что письмо было сгенерировано автоматически, а имел уверенность, что оно было тщательно составлено именно для него вручную.
В конце все созданные сообщения необходимо:
- либо отправить через Outlook каждому клиенту на его e-mail
- либо распечатать для последующей отправки обычной почтой
- либо закинуть в новый файл, где каждое письмо будет отдельным листом (разделом)
В терминах Microsoft Office такая процедура называется Слиянием
Подготовка списка клиентов в Excel
Таблица со списком клиентов для рассылки должна удовлетворять нескольким простым условиям:
Если планируется отправка по электронной почте, то, само-собой, в таблице должен быть столбец с адресами получателей.
Поскольку Excel и Word не смогу сами определить пол клиента по имени, то имеет смысл сделать отдельный столбец с обращением (господин, госпожа и т.п.) или с родовым окончанием (-ый или -ая) для обращения “Уважаемый(ая)…” Как вариант, возможно полуавтоматическое определение пола в зависимости от окончания отчества (“а” или “ч”), реализованное функцией ПРАВСИМВ (RIGHT) .
В новых версиях Microsoft Excel 2007/2010 для таких таблиц очень удобно использовать инструмент Форматировать как таблицу (Format as Table) с вкладки Главная (Home) . Подробнее про такие “умные таблицы” можно почитать тут.
Создаем сообщение в Word и подключаем Excel
Открываем новый пустой документ в Microsoft Word и набираем туда текст нашего сообщения, оставляя в нем пустые места для будущей вставки имени клиента и его компании.
Потом запускаем пошаговый Мастер Слияния на вкладке Рассылки (Mailings) кнопкой Начать слияние ( Start Mail Merge ) – Пошаговый мастер слияния (Step-by-Step Merge Wizard) :
В Word 2003 и старше эта команда была доступна в меню Сервис – Письма и рассылки – Мастер слияния (Tools – Letters and Mailings – Mail Merge) .
Далее следует процесс из 6 этапов (переключение между ними – с помощью кнопок Вперед (Next) и Назад (Back) в правом нижнем углу в области задач).
Этап 1. Выбор типа документа.
На данном этапе пользователь должен определить, какие именно документы он желает получить в результате слияния. Мы выбрали вариант – Письма (Letters), если цель заключается в том, чтобы распечатать созданные письма, или Электронное сообщение (E-mail), если планируется их рассылка по электронной почте.
Этап 2. Выбор документа
На этом шаге необходимо определить, какой документ будет являться основой (заготовкой) для всех будущих однотипных сообщений. Мы выбираем – Текущий документ (Current document) .
Этап 3. Выбор получателей
На этом шаге мы подключаем список клиентов в Excel к документу Word. Выбираем Использование списка и жмем на Обзор (Browse) , после чего в диалоговом окне открытия файла указываем где лежит наш файл со списком клиентов.
После выбора источника данных, Word позволяет провести фильтрацию, сортировку и ручной отбор записей при помощи окна Получатели слияния:
Этап 4. Создание письма
На этом этапе пользователь должен указать – куда именно в документ должны попасть данные из подключенного списка. Для этого необходимо установить курсор в точку вставки в письме и использовать ссылку Другие элементы – она выводит полный набор всех полей списка, из которого мы и выбираем нужное поле для вставки:
В итоге, после вставки всех полей слияния у нас должно получиться нечто похожее (вставленные поля выделены красным):
Если в исходной таблице не было специального столбца для окончания “ый”/”ая” к слову “уважаем” (как в нашем примере), но был обычный столбец “Пол” с классическими “муж” и “жен”, то можно воспользоваться кнопкой Правила (Rules) на вкладке Рассылки (Mailings) :
Эта кнопка открывает список правил (функций и полей), доступных для вставки в документ при создании рассылки. Для подстановки нужного окончания к слову “уважаемый/ая” выберем третий пункт IF…THEN…ELSE. В открывшемся затем окне зададим правило подстановки правильного окончания в зависимости от пола:
Этап 5. Просмотр писем
На этом этапе мы уже можем предварительно просмотреть результаты слияния, используя кнопки со стрелками. При необходимости, также, можно исключить любого получателя из списка.
Этап 6. Завершение слияния
На завершающем этапе возможны несколько вариантов:
Кликнув по ссылке Печать (Print), вы сразу же отправите все результаты слияния на печать, минуя отображение на экране.
Если необходимо сохранить созданные в результате слияния документы для дальнейшего использования или требуется внести ручную правку в некоторые из документов, то лучше использовать ссылку Изменить часть писем (Edit individual letters) , которая выведет результаты слияния в отдельный файл:
Если вы на Шаге 1 выбирали опцию Электронные сообщения (E-mail) , то на Шаге 6 вам предложат ввести тему для отправляемых сообщений и выбрать столбец таблицы, содержащий адреса электронной почты для рассылки. Затем все созданные сообщения будут помещены в папку Исходящие (Outbox) вашего почтового клиента Outlook.
Для проверки правильности созданных сообщений можно заранее временно отключить Outlook от сервера, чтобы письма сразу не ушли и вы могли их посмотреть и убедиться, что с ними все в порядке. Для этого в меню Microsoft Outlook можно выбрать команду Файл – Автономный режим или даже временно отключить сетевое подключение к вашему компьютеру. Письма временно “застрянут” в папке Исходящие (Outbox) и вы сможете их открыть и проверить перед отправкой.
