Если требуется дать пояснения к тексту для своих коллег в ходе работы над документом, то для этого существует вставка Примечаний . Какие действия можно совершать с самими примечаниями в документе Word? Как добавить примечания и можно ли их скрыть визуально? Не путать с удалением Примечания, это совсем другая команда в программе Word.
Итак, в случае добавления в нужном месте документа текстового пояснения или замечания по ходу работы с документом, необходимо воспользоваться вставкой примечания .
Как добавить примечания к тексту?
Чтобы добавить примечания к тексту, выполните следующие действия:
1. В окне открытого документа перейдите к вкладке «Рецензирование».
2. Поставьте курсор ввода текста к слову (можно выделить слово или целое предложение) в место прикрепления примечания.
3. В группе «Примечания» щелкните по кнопке «Создать примечание»
4. Слово или фрагмент текста, к которому добавлено примечание, будет автоматически выделено красной заливкой, которая исчезнет только при удалении примечания.
5. Справа страницы документа откроется дополнительная область примечаний, на которой в красном прямоугольнике-выноске с отображением автора (рецензента) создания Примечания
6. Введите нужное пояснение к тексту непосредственно в поле Примечания.
7. Для возвращения к работе с основным текстом документа щелкните курсором ввода текста в нужное место страницы.
Как скрыть отображение примечаний в документе?
Есть два варианта скрытия Примечаний. Это когда вы "превращаете прямоугольное поле в значок "облачка" и другой вариант — это, когда вы полностью скрываете Примечания в документе.
Важно: если вы скрыли Примечания — это не значит, что другой пользователь не сможет их включить и посмотреть, поэтому это надо учитывать при работе с документами. Иначе может возникнуть ситуация, что вы делали пояснения к тексту для коллеги, а отправили файл клиенту, и он всё это прочитает.
1 способ: скрывается только текст примечания и отображается выноска
При необходимости скрыть добавленные примечания и превратить их в выноски в виде "облачка" в документе надо:
С помощью примечаний в документе можно делать предложения другим людям или отслеживать проблемы, связанные с дальнейшими действиями.
Вставка примечания
Выделите текст, который вы хотите прокомментировать, или щелкните в конце этого текста.
На вкладке Рецензирование щелкните Создать примечание.
Введите примечание. Приложение Word отображает примечание в выноске на полях документа.
Добавление ответа на примечание
В примечании нажмите кнопку Ответить.
Можно также щелкнуть примечание и на вкладке Рецензирование выбрать команду Создать примечание.
Удаление примечания
Чтобы выделить примечание, на вкладке Рецензирование в разделе "Примечания" нажмите кнопку Следующее.
На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Удалить.
Чтобы удалить сразу все примечания, щелкните стрелку рядом с кнопкой Удалить и выберите команду Удалить все примечания в документе.
См. также
Чтобы сохранить макет документа, в выносках, которые отображаются на полях, отображаются примечания.
Вставка примечания
Выделите текст или элемент, который вы хотите прокомментировать, или щелкните, чтобы установить курсор рядом с таким текстом.
На вкладке Рецензирование в Комментарии щелкните Создать.
Введите текст примечания в выноску.
Совет: Также можно включить отслеживание изменений, которое использует метка рецензирования для отображения добавлений, удалений и изменений форматирования.
Удаление примечания
Щелкните примечание, которое хотите удалить.
На вкладке Рецензирование в Комментарии щелкните Удалить.
Совет: Комментарий также можно удалить, нажав кнопку "Закрыть" в правом верхнем углу выноски примечания.
Изменение имени или инициалов, используемых в примечании
Если вы работаете с несколькими рецензентами и не хотите получать анонимные примечания, попросите рецензентов добавлять их имена и инициалы с помощью этой процедуры.
В меню Word выберите пункт Параметры.
В разделе Личные параметрывыберите пункт сведения о пользователе .
Введите имя, фамилию и инициалы, которые хотите использовать в своих комментариях, в поля Имя, Фамилия и Инициалы.
См. также
Примечание: Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).
03 Суббота Июл 2010
Вступление
В данной статье речь пойдет об использовании в работе примечаний и различных возможностей режима правки. Прочитав данную статью, вы сможете эффективно вносить поправки в документ, либо добавлять необходимые примечания, например, для последующего редактирования документа, научитесь работать с режимом иборьбы и освоите основные вопросы, с этим связанные.
Добавление примечания
Примечание, это текстовое пояснение, которое выносится за границы рабочей области документа, то есть на поля. Примечания часто называют комментариями к документу, а примечания разных рецензентов окрашиваются различным цветом, что позволяет их легко отличать друг от друга. Кроме того, примечания можно вывести на печать. Чтобы добавить примечание, сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»;
- Поместите курсор в месте, которое хотите отметить примечанием (прокомментировать). Если вы хотите задать примечание для слова или целого предложения – предварительно выделите их;
- В группе «Примечания» нажмите кнопку «Создать примечание». При этом выделенный участок текста, к которому добавлено примечание, будет выделен (заливка красным цветом). Данное выделение красным снимается автоматически при удалении примечания;
- В области примечания введите нужный текст (пояснение). Каждое новое примечание нумеруется, поэтому в заголовке примечания будет отображено следующее: «Примечание 1…текст», «Примечание 2», «Примечание 3» и так далее. По мере ввода текста поле ввода текста примечания автоматически расширяется.
Чтобы вернуться к работе с текстом документа, щелкните в любом месте рабочей области документа
Рисунок 1. Добавление примечаний
Скрытие и отображение примечаний в документе
Если вас отвлекают примечания, от чтения или редактирования основного текста документа, а такое вполне возможно, когда примечаний достаточно много, можно отключить их отображение. Для этого сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»;
- В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Показать иборьбы»
- Снимите флажок с команды «Примечания». После этого область примечаний скроется со всеми отображаемыми примечаниями
Чтобы показать скрытые примечания, сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»;
- В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Показать исправление»;
- Поставьте флажок на команде «Примечания». Область примечаний отобразиться со всеми заданными примечаниями
Рисунок 2. Скрытие и отображение примечаний
Редактирование примечаний
Часто возникает необходимость в корректировке текста примечания, например, примечание было определено неверно или недостаточно точно. Чтобы внести изменения в уже созданное примечание, сделайте следующее:
- Откройте документ и перейдите к области примечаний;
- Щелкните левой кнопкой мыши на выноске нужного примечания;
- Внесите нужные иборьбы, а затем щелкните в рабочей области документа
- Откройте документ и перейдите к области примечаний;
- Подведите курсор к слову или области выделенной примечанием;
- Щелкните правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите пункт «Изменить примечание»;
- Внесите нужные иборьбы, а затем щелкните в рабочей области документа
Рисунок 3. Редактирование примечаний
Последовательное перемещение по примечаниям
Если примечания в документе разбросаны с большим интервалом, например на одной странице их с десяток, а следующее примечание расположено через две-три страницы, то встает вопрос об оптимизации работы с примечаниями. Другими словами, что необходимо предпринять для того, чтобы не скакать от страницы к странице в поисках следующего примечания, и, с другой стороны, не делать массу ненужных щелчков в области примечаний, для выделения нужного? Для этого в Word 2010 предусмотрен замечательный способ внесения изменений, позволяющий последовательно перемещаться от примечания к примечанию, выбирая нужное нам. Для этого, сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»
- В группе «Примечания» нажимайте кнопки «Следующее» — для перехода вперед, и «Предыдущее» — для перехода назад;
- Внесите нужные иборьбы, а затем щелкните в рабочей области документа
Рисунок 4. Последовательное перемещение по примечаниям
Удаление примечания
Чтобы удалить примечание, сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»;
- Выделите нужное примечание, щелкнув по его области;
- В группе «Примечание» нажмите кнопку «Удалить»
- Подведите курсор либо к области текста помеченной примечанием либо к самой выноске данного примечания, в области примечаний;
- Щелкните правой кнопкой мыши и в контекстном меню выберите пункт «Удалить примечание»
Рисунок 5. Удаление примечания
Так же, удалить примечание можно, если удалить участок текста, помеченный примечанием.
Удаление всех примечаний в документе
Если вы хотите полностью избавиться от всех добавленных в документ «Примечаний», например, когда вы закончили правку документа, в который собственноручно добавляли примечания, чтобы качественно провести редактирование. Или вы категорически не согласны с вашим рецензентом, который, на ваш взгляд, с пристрастием анализировал ваш документ, и считаете что и так «все замечательно», а примечания вас попросту раздражают – их можно удалить одним махом. Для этого сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»;
- Выделите нужное примечание, щелкнув по его области;
- В группе «Примечание» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Удалить»;
- Выберите команду «Удалить все примечания в документе»
Рисунок 6. Удаление всех примечаний в документе
Режим иборьбы
Режим иборьбы служит для отслеживания внесенных изменений в документ. Это особенно востребовано в случаях работы с большими документами, документами над которыми трудиться несколько авторов, либо документами в которых происходит создание документа со стороны автора и рецензирование со стороны редактора. Возможности Microsoft Word 2010 позволяют отслеживать каждую вставку, удаление, перемещение, изменение формата или примечания, что бы впоследствии пользователь мог просмотреть все внесенные иборьбы. Более того пользователь может принять или отклонить просматриваемые им иборьбы.
Настройка режима иборьбы
Чтобы настроить режим иборьбы, например, изменить цвет или тип линий подчеркивания исправлений, цвет ячеек или расположение выносок, сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»;
- В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Иборьбы»;
- В открывшемся списке команд выберите «Параметры иборьбы»;
- В открывшемся окне «Параметры исправлений» внесите нужные изменения и нажмите «ОК»
Рисунок 7. Параметры исправлений
Объем исправлений
Если вы не хотите чтобы определенный тип исправлений учитывался, сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»;
- В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать иборьбы»;
- В списке команд снимите флажки с ненужных вам пунктов
Отображение исправлений
- Чтобы задать необходимый способ отображения исправлений, сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»;
- В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Показать иборьбы» и перейдите к пункту «Выноски»;
- В открывшемся списке выберите нужный пункт:
- «Показывать иборьбы в выносках» — иборьбы отображаются в области примечаний за полями документа;
- «Показывать все иборьбы в тексте» — все иборьбы отображаются непосредственно в тексте, так, если вы добавили ряд примечаний, будут видны только их номера и инициалы «Рецензентов», а сам текст примечания будет виден при наведении на него курсора;
- «Показывать только примечания и форматирования в выносках» — иборьбы, такие как добавление или удаление знаков препинания, грамматических или орфографических ошибок будут отображены непосредственно в тексте, а примечания и изменение формата будут вынесены в область примечаний
Рисунок 8. Объем отображаемых исправлений
Индикатор режима иборьбы
Если вы работаете редактором, или самостоятельно хотите отслеживать внесенные изменения, и при этом в оперативном режиме иметь возможность включать и отключать режим записи внесенных изменений, вам нужно вынести индикатор режима иборьбы на строку состояния, так вы сможете лишь одним щелчком мыши активировать или отключить режим записи исправлений. Для этого сделайте следующее:
- Откройте документ и в строке состояния щелкните правой кнопкой мыши;
- В контекстном меню выберите пункт «Иборьбы»
Рисунок 9. Включение индикатора режима иборьбы
Включение режима иборьбы
И так как мы уже заговорили о режиме иборьбы, сейчас рассмотрим, как его включить. Для этого сделайте следующее:
1. На строке состояния щелкните левой кнопкой мыши по индикатору режима иборьбы. Его состояние по умолчанию – «Выкл», то есть, выключен, после щелчка по нему его состояние соответственно изменится на включен – «Вкл». Щелкая по индикатору, вы можете быстро отключать/включать данный режим, и отслеживать изменения в документе, там где это вам необходимо.
- Откройте вкладку «Рецензирование»;
- В группе «Отслеживание» откройте меню кнопки «Иборьбы»;
- В списке команд щелкните по пункту «Иборьбы»;
- Внесите нужные изменения в документ, затем, для окончания записи, повторно нажмите кнопку «Иборьбы». В тексте документа либо в выносках останется текст красного цвета подчеркнутый такого же цвета линией.
- Откройте документ
- Нажмите комбинацию клавиш для включения записи, и повторно нажмите эту комбинацию, для выключения
Область проверки
Область проверки показывает все иборьбы в документе на текущий момент, общее число исправлений и количество исправлений отдельно по типам. Это позволяет не только проконтролировать внесенные в документ изменения, но и позволяет удалить эти иборьбы, таким образом, позволяя хозяину документа скрыть от посторонних глаз данную информацию. В верхней части области проверки показывается сводка с точным числом остающихся в документе видимых исправлений и примечаний.
Положение области проверки
Область проверки можно разместить горизонтально или вертикально, все завит от того, как вам будет удобнее. Чтобы расположить область проверки, сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»
- В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Область проверки»
- В открывшемся меню выберите нужный способ расположения:
- «Вертикальная панель рецензирования» — располагается вертикально, в левой части окна документа;
- «Горизонтальная панель рецензирования» — располагается горизонтально, внизу окна документа
Рисунок 10. Вертикальная и горизонтальная панели рецензирования
Чтобы закрыть область проверки, щелкните по крестику в правом верхнем углу области, либо нажмите кнопку «Область проверки» группы «Отслеживание» вкладки «Рецензирование».
Просмотр исправлений
По умолчанию в Word 2010 для отображения изменений, связанных с удалением или перемещением фрагментов, а также изменений форматирования, задано отображение исправлений в выносках. Другие иборьбы отображаются непосредственно в тексте. Чтобы задать просмотр исправлений, отличный от заданного по умолчанию, сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»
- В группе «Отслеживание» нажмите кнопку «Отобразить для проверки»
- В открывшемся меню выберите пункт:
- «Измененный документ: показать иборьбы» – показывает измененный документ, где иборьбы соответственно выделены (в зависимости от настроек);
- «Измененный документ» — аналогичен предыдущему режиму, но в данном случае внесенные изменения не выделены, то есть отображается обычный текст, без выделения цветом и подчеркиванием;
- «Исходный документ: показать иборьбы» – показывает исходный документ и внесенные в него изменения, которые соответственно выделены, то есть, отображены все изменения в исходнике;
- «Исходный документ» – показывает только исходный документ, все внесенные изменения скрыты. Другими словами если вы добавили несколько абзацев в исходнике, но хотите просмотреть документ в начальном виде, вам достаточно включить отображение исходного документа, бегло перечитать его, и внести затем недостающие иборьбы в измененный документ (опять перейдите к режиму отображения по умолчанию)
Рисунок 11. Просмотр исправлений
Принятие/отклонение внесенных изменений
Внесенные во время записи иборьбы не удаляются из документа. Выбор невелик, мы можем либо принять, либо отклонить исправление. Для этого сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»;
- В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать иборьбы»;
- Поставьте курсор на исправлении и нажмите правую кнопку мыши;
- В контекстном меню выберите «Принять исправление» или «Отказаться от иборьбы». Если исправление расположено в выноске (примечание, изменение формата), можно щелкать непосредственно по выноске (выноски отображают изменения форматирования, примечания и удаленные фрагменты). Если же исправление связано с изменением формата, то в контекстном меню команда будет звучать несколько иначе – «Принять изменение формата» и «Отказаться от изменения формата» соответственно.
Рисунок 12. Принятие и отклонение исправлений
Когда вы примите все иборьбы в документе, появится следующее окно (рис 13), подтверждающее что вы приняли все необходимые иборьбы и удалили примечания.
Принятие всех исправлений в документе
Если вы довольны внесенными в документ изменениями, вы можете их принять все, одним махом, и таким образом, сэкономите массу времени. Для этого сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»
- В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать иборьбы»;
- В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Принять»;
- В открывшемся списке выберите пункт «Применить все изменения в документе»
Отклонение всех исправлений в документе
В этом, кардинально противоположном предыдущему случае, вы можете отклонить абсолютно все иборьбы. Если у вас есть рецензент, это ему вряд ли понравится, но головной боли вы уж точно избежите. Для этого сделайте следующее:
- Откройте вкладку «Рецензирование»
- В группе «Отслеживание» нажмите кнопку открытия меню «Отобразить для проверки» и выберите «Измененный документ: показать иборьбы»;
- В группе «Изменения» нажмите кнопку открытия меню кнопки «Отклонить»;
- В открывшемся списке выберите пункт «Отклонить все изменения в документе»
Как добавить и удалить примечание в Word
Функция примечаний или комментирования в Word используется для добавления к документу небольших заметок, которые отображаются в виде сносок с правой стороны листа. При помощи комментариев можно обсуждать текст с другими пользователями, вносить в него поправки, указывать на ошибки и т. д. без изменения в самом документе. Примечания, ставшие ненужными, можно удалить или пометить выполненными.
Как поставить комментарий
В версиях программы Word, главное меню которых имеет вид ленты, комментарии можно добавлять к любому содержимому: картинке, фигуре, таблице, диаграмме, тексту и т. д. В качестве содержимого комментария может быть использована текстовая и графическая информация.
Добавить примечание можно двумя способами.
Первый:
- Нажатием и удержанием левой кнопки мыши выделите в документе фрагмент, который хотите прокомментировать. Затем откройте в меню Word вкладку «Рецензирование».
- Нажмите «Создать примечание».
- Введите текст пометки.
Сноска появится справа от содержимого страницы.
Второй:
- Выделите фрагмент документа, который хотите прокомментировать, и перейдите в раздел главного меню «Вставка».
- Кликните «Примечание».
- Введите или вставьте текст.
Чтобы скрыть (свернуть) содержимое комментариев, нажмите кнопку «Показать…» во вкладке «Рецензирование». После этого они примут компактный вид: вместо отображения в боковой панели спрячутся под характерными пиктограммами.
Чтобы развернуть комментарий, кликните по его пиктограмме.
Как убрать комментарий
Чтобы удалить примечание, щелкните по нему правой клавишей мыши и выберите «Удалить…». Или выделите левым кликом, а затем в главном меню во вкладке «Рецензирование» нажмите «Удалить».
Клик по треугольничку под кнопкой «Удалить» открывает дополнительные инструменты — «Удалить все отображаемые примечания» и «Удалить все примечания в документе».
Как ответить на вопрос в примечании
Чтобы ответить на свернутый комментарий, подведите к нему курсор и кликните по пиктограмме. Либо нажмите на него правой клавишей мыши и выберите пункт «Примечание к ответу».
Как открыть и разрешить примечание
Чтобы отметить вопрос, поднятый в комментарии, решенным, кликните по его полю правой клавишей мыши и выберите «Пометить примечание как выполненное». Или нажмите на пиктограмму с галочкой, которая находится сбоку справа.
После этих действий комментарий изменит цвет на серый. Чтобы открыть его повторно, воспользуйтесь той же командой.
Кстати, Ворд отображает сведения об авторе каждого из примечаний и позволяет открывать карточку контакта для просмотра информации о нём.
