Как создать презентацию из готовой структуры Word

Это рассылка сайта "Блог компьютерного чайника" http://www.elena-chainik.ru

Для выступлений на публике сейчас часто используют презентации, созданные в программе Microsoft Power Point. Я и сама очень часто делаю такие презентации. Мои действия? Открываю Power Point, создаю слайды, пишу в них заголовки, текст, вставляю рисунки, диаграммы, схемы. Все, как обычно.

Но оказывается, можно пойти и другим путем – подготовить структуру презентации в Word. А потом просто отправить ее в Power Point.

Шаг 1.

Структуру презентации можно сделать двумя способами.

Способ первый.

Откройте новый документ. Наберите структуру своего выступления – то есть заголовки, подзаголовки. Вот так:

Сам текст, который должен быть помещен на слайдах, набирать не надо.

Способ второй.

Откройте тот документ, на основании которого вы хотите делать презентацию. В документе должны быть заголовки. Например, названия глав, разделов, частей.

Шаг 2.

Теперь заголовки нужно оформить с помощью стилей. Правила здесь такие:

Чтобы было понятнее, посмотрите на рисунок. Вот так я применила стили:

А так распределятся заголовки по слайдам:

Выделите нужный заголовок. Перейдите на вкладку «Главная» в блок команд «Стили».

Щелкните левой кнопкой мыши на самой нижней стрелке.

Стиль будет применен к выбранному заголовку.

Шаг 3.

Этот шаг надо будет сделать только один раз. Нужно вывести одну секретную кнопочку на всеобщее обозрение.

Этап 1.

Щелкните левой кнопкой мыши на кнопке «Office».

Откроется большая панель. В самом низу этой панели найдите кнопку «Параметры Word».

Щелкните на ней левой кнопкой мыши. Появится панель «Параметры Word».

Этап 2.

В списке в левом столбике найдите команду «Настройка» и щелкните на ней левой кнопкой мыши.

Этап 3.

В правой части появится список команд под общим заголовком «Настройка панели быстрого доступа и сочетаний клавиш». В раскрывающемся списке, который называется «Выбрать команды из» выберите пункт «Все команды».

Этап 4.

Теперь нужно прокрутить вниз длинный список команд.

Команды в списке расположены по алфавиту. Прокручивайте до тех пор, пока не найдите команду «Отправить в Microsoft Office Power Point».

Щелкните на этой команде левой кнопкой мыши один раз. Команда будет выделена. Затем щелкните на кнопке «Добавить».

Команда появится в правом списке. Это список тех команд, который находится у вас на ленте быстрого доступа.

Этап 5.

Щелкните на кнопке ОК.

Все. Нужная кнопка теперь будет находиться в доступном месте. Ее не придется снова искать в настройках.

Шаг 4.

Ну и теперь – последний шаг. Щелкните левой кнопкой мыши на кнопке «Отправить в Microsoft Office Power Point».

Подождите немного. Откроется программа Power Point. В ней уже будет создано нужное количество слайдов с теми заголовками, которые вы подготовили.

Если вы готовили структуру презентации на основе документа, не беспокойтесь – текст в документе останется в полном порядке. Будут скопированы только заголовки.

Вот что получилось у меня:

Как создать презентацию в Word: пишем текстовую основу для слайдов

Новичок может запутаться в интерфейсе PowerPoint, если начнет делать презентацию сразу там. Для начала нужно создать текстовый «скелет» проекта, аккуратно распределив смыслы по слайдам. Готовый файл Word затем можно загрузить в PowerPoint, чтобы «отполировать» визуальную составляющую. И вуаля – ваш проект для школы, выступления, совещания готов.

Сегодня покажу, как сделать презентацию в Ворде, создать ту самую текстовую основу. Вкратце расскажу, как оформить визуально презентацию уже в PowerPoint.

Как создать текстовый «скелет» будущей презентации в Ворде

Наша цель на данном этапе – упорядочить всю информацию, которая у нас имеется. Распределить ее по слайдам в соответствии с логикой повествования.

Подавайте смыслы небольшими порциями, компактно. Не затягивайте тезисы, пишите только ключевые мысли, которые хотите донести до аудитории. Иначе на выходе может получиться полотно текста, которое никому неинтересно читать.

Для более легкого восприятия затем добавьте картинки, но уже в программе Microsoft PowerPoint. Если это сделать в Ворде, рисунки будут отображаться некорректно или вовсе окажутся недоступны.

Будьте внимательны: чтобы PowerPoint распределил информацию по слайдам, в Ворде нужно обязательно присвоить фрагментам текста определенные стили заголовков. Без этого структура презентации превратится в сплошной текст, который не будет распознан программой PowerPoint.

Подробно распишу, что нужно сделать на примере Ворд 2016 (для иных версий ход действий тот же, могут быть только небольшие отличия в интерфейсе):

1. Отыщите ярлык для запуска пустого окна Word на рабочем столе. Дважды кликните по нему, чтобы открыть текстовый редактор.
2. Если на рабочем столе ярлыка нет, раскройте меню «Пуск». Пролистайте список программ, найдите в нем Word и щелкните по названию.
3. Также можете воспользоваться «Поиском» по системе Windows (значок в виде лупы справа от кнопки «Пуск»). Раскройте панель, введите поисковой запрос и кликните по приложению с соответствующим названием.
4. Создайте новый текстовый документ.
5. Теперь определитесь с количеством слайдов в будущей презентации. Напишите заголовки для каждого их них отдельной строкой. В моем случае их пять.

Далее под каждым заголовком введите информацию по слайду. Это может быть сплошной текст, маркированные или нумерованные списки – на ваше усмотрение.

Как открыть готовый файл Ворд в PowerPoint

Итак, текстовая основа презентации готова. Теперь дело за малым – открыть файл doc в PowerPoint и придать слайдам красивый, стильный вид.

Как запустить документ Word в PowerPoint и создать слайды с готовыми фрагментами текста:

Отыщите в «Проводнике Windows» свой файл, который написали по инструкции выше. Нажмите на него правой кнопкой мыши – наведите стрелку на пункт «Открыть с помощью». В списке приложений выберите PowerPoint. Если этой программы в перечне не оказалось, нажмите «Выбрать другое приложение».

Просмотрите список программ в новом окошке. Если и там нет программы, раскройте другой перечень «Еще приложения». Выберите PowerPoint. Убедитесь, что на пункте «Всегда использовать это приложение для открытия docx файлов» не стоит галочка, иначе текстовые документы будут потом постоянно открываться в PowerPoint. Нажмите «ОК».

Если этот способ не сработал (в списке не оказалось нужной программы), используйте второй метод. Откройте пустое окно PowerPoint – с помощью ярлыка на рабочем столе (если он там есть) или в меню «Пуск».

Перетащите текстовый документ из «Проводника Windows» на пустое стартовое окно PowerPoint. Либо нажмите «Открыть друге презентации».

В последнем случае кликните «Обзор».

В выпадающем меню справа от поля «Имя» укажите «Все файлы». Выделите документ с текстовой основой презентации. Нажмите «Открыть».

Подождите, пока программа распознает текст и распределит его по слайдам в соответствии со стилями заголовков. В итоге на дисплее появится список слайдов – на каждом будут нужные фрагменты информации. В моем образце получилось 5 экранов, как и задумывалось изначально.

Отредактируйте визуально презентацию: примените готовые варианты дизайнов, поменяйте цвет букв и расположение текста на каждом экране, добавьте картинки/таблицы, графики и т. д. Когда все будет готово, нажмите на дискету либо на вкладку «Файл».

Кликните «Обзор» в разделе «Сохранить как».

Выберите папку для хранения файла, введите его название, например, «Презентация для школы». Укажите формат pptx или ppt (лучше pptx – так вы снизите риск того, что презентация будет некорректно отображаться в другой версии PowerPoint). Нажмите «Сохранить».

Визуальное оформление презентации в PowerPoint – небольшое руководство для новичков

Вкратце покажу, как за несколько шагов улучшить внешний вид проекта:

Выберите единый стиль для всей презентации во вкладке «Дизайн» на верхней панели. Укажите сначала тему, а затем одну из ее вариаций правее. Здесь же можно настроить размер слайда и фон (сплошная заливка, градиент, рисунок, текстура и т. д.).

Вставьте картинки, таблицы, видео, запись экрана, звук. Для этого есть одноименная вкладка на верхней панели.

Настройте размеры рисунков, границы видео с помощью кружков по периметру. При необходимости переместите их на другую область слайда, чтобы сохранить баланс или симметричность. Между всеми элементами слайда должен быть «воздух», пространство. Не размещайте все фразы, картинки только в одной части экрана – распределите их равномерно по всему слайду. При этом следите, чтобы все блоки располагались по линиям.

Если сложно «нащупать» баланс, воспользуйтесь подсказками в инструменте «Макеты слайдов» во вкладке «Главная».

Поменяйте шрифт, размер, цвет букв для заголовков и основного текста – в соответствии с главным стилем, который выбрали ранее. Все элементы должны максимально сочетаться друг с другом. Чтобы открыть редактор для определенной фразы, дважды щелкните по ней левой кнопкой мыши. Поле вокруг нее будет обозначено пунктирной линией. Также появится курсор для печати и удаления текста. Размер поля можете настроить вручную с помощью кружков, расположенных по периметру.

Во вкладке «Переходы» выберите эффекты для появления слайдов: сдвиг, выцветание и т. д. Можете добавить звук появления, настроить длительность эффекта. Для каждого слайда можно настроить свой переход либо же выбрать один для всех.

В одноименной вкладке добавьте при желании анимацию. В следующем разделе можно задать настройки для слайд-шоу. Когда презентация будет готова, запустите ее воспроизведение, нажав на кнопку с проектором слева вверху. Это будет некая репетиция: увидите, как ваши слайды будут проигрываться на всем экране ПК.

При подготовке презентации сначала нужно сосредоточиться на текстовой структуре, а затем уже переходить к визуальному оформлению. Для создания смыслового скелета можно использовать привычный Майкрософт Ворд. Пишете заголовки и основной текст для слайдов, а затем применяете к фрагментам определенные стили. Готовый файл docx можно загрузить в PowerPoint, и там уже все красиво оформить.

Такой подход сэкономит вам время и самое главное – нервы. При этом результат точно понравится слушателям, перед которыми будете выступать. Все будет компактно, логично и увлекательно.