Внутренняя опись документов личного дела — образец приводится ниже — это весьма полезный документ для кадровой службы любой компании. Изучим, как она составляется.
Вам помогут документы и бланки:
- Что представляет собой внутренняя опись документов (дел)
- В чем заключается специфика кадровых личных дел
- Особенности формы описи внутренних дел
- Где можно скачать образец внутренней описи документов в личном деле работника
- Итоги
Что представляет собой внутренняя опись документов (дел)
Под внутренней описью принято понимать перечень документов, объединенных в некоторую категорию (в документоведении чаще всего именуемую делом), посредством которой документы необходимым образом индексируются, классифицируются и нумеруются.
Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также дела по личному составупосле окончания календарного года, в котором они были заведены, должны быть оформлены, описаны и подготовлены к передаче в архив организации. Составление внутренней описи документов — это один из элементов оформления дела (п. 4.19 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
Форма внутренней описи приведена в приложении 27 к приказу Минкультуры России от 31.03.2015 № 526. Ее бланк и образец вы можете скачать, кликнув по картинке ниже:
Обязана ли организация вести личные дела работников и какие документы должны храниться в личном деле? Ответ на этот вопрос есть в «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ бесплатно.
В чем заключается специфика кадровых личных дел
Личное дело — комплект кадровых документов, в составе которого могут присутствоватьтакие источники, как:
- трудовой договор;
- личные заявления работника;
- копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
- инструкции (по охране труда, должностная);
- личная карточка сотрудника;
- копии диплома, аттестата и иных документов об образовании;
- характеристики и рекомендации и т. д.
ВАЖНО! Законодательство обязывает вести личные дела только для определенных категорий работников. Это государственные и муниципальные служащие, сотрудники органов внутренних дел. Соответственно, требования к составу документов личного дела установлены только в отношении указанных категорий. Например, для госслужащих личное дело собирается так, как указано в п. 16 Положения о персональных данных государственного служащего (утв. указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609).
В коммерческих организациях решение о ведении или личных дел принимается руководством и закрепляется в локальных документах компании. Следовательно, и состав документов дела фирма также определяет самостоятельно.При этом важно соблюдать требования законодательства и не запрашивать с сотрудников лишнее. Перечень документов, которые предъявляет сотрудник при заключении трудового договора, содержится в ст. 65 ТК РФ.
Рассмотрим, как учет этих документов осуществить с использованием формы из приложения 27 к Правилам, утвержденным приказом № 526.
Особенности формы описи внутренних дел
В рассматриваемой форме внутренней описи предполагается указание:
- порядковых номеров, индексов, дат составления, заголовков документов, номеров листов, примечаний;
- итогового количества документов в описи;
- общего количества листов описи.
Подписывается документ сотрудником, который его составил.
Где можно скачать образец внутренней описи документов в личном деле работника
Загрузить образец внутренней описи документов личного дела вы можете на нашем портале по ссылке ниже:
Опись документов бланк
В делопроизводстве всегда важным итоговым результатом при формировании какого-либо комплекта документов является опись содержания тех самых документов в том или ином комплекте.
Это обязательно необходимый документ при осуществлении и систематизации учета особо важных и ценных дел, где содержится достоверная информация предприятия. Опись документов, его бланк может быть унифицированной.
Они в обязательном порядке составляются при подготовке документов хозяйствующих субъектов для сдачи в архив. Прием документов в архив регламентируется своими нормативными актами, которые соответственно предъявляют определенные требования к порядку оформления описей сдаваемых документов.
Необходимость описи
Важность изготовления описей документов трудно переоценить. Это объясняется тем, что, в последствии, спустя некоторое время, при возникновении необходимости выяснения различных обстоятельств в тех или иных вопросах, неизбежно приходится обращаться к письменным сведениям.
А они содержатся в документах, которые можно отыскать в архивных материалах. Там все систематизировано и упорядочено в описях документов размещенных по временным параметрам, то есть по датам.
Таким образом можно сделать вывод о необходимости описей. Цель составления описей – упорядочение, систематизация, оформление и сохранность документов.
Составление описи документов. Бланк
Описи желательно выполнять на фирменных бланках организации, хотя это никакими нормативными актами не регламентируется.
В самом начале, наверху страницы необходимо озаглавить текст с указанием принадлежности вносимых в опись документов. Если необходимо, указать его номер.
Зачастую опись имеет табличную форму, состоящую из нескольких столбцов. Это номер по порядку, наименование, номер самого документа по регистру, дата его создания, количество страниц.
Можно по усмотрению делопроизводителя добавить другие столбцы: номер страницы, ценность, примечание и так далее.
В графе (столбце) примечании при необходимости совершаются надписи о характерных особенностях физического состояния документов дела (изъятие, включение, замена их на копии и т.д.) со ссылками на соответствующие акты.
Количеству наименований соответствует количество строк в таблице описи. В конце таблицы описи заносится итоговое количество документов и их величину экземпляров цифрами и прописью.
В конце описи указывается фамилия, инициалы и должность, исполнителя (составителя) и руководителя. Также их подписи и дата изготовления описи. Количество экземпляров описи может регулироваться по необходимости
