Электронная подпись используется для подписания цифровых документов. Ключ сертификата электронной подписи (ЭП или ЭЦП) создаётся методом криптографических преобразований с помощью специального программного обеспечения — СКЗИ. Это позволяет надёжно защитить внесённые в подпись данные о владельце. Доступ к ключу имеет только владелец.
Тщательная проверка данных и сохранение ключевой информации о пользователе становятся гарантами надёжности ЭЦП. Нанесённая на текст, графический материал или договор, подпись закрепляет авторство подписанта. Механизм проверки подлинности цифрового аналога подписи подтверждает правомерность действия. Электронная подпись работает в онлайн или офлайн-режиме.
В статье расскажем, как подписать документ электронной подписью в различных случаях и приведём подробную инструкцию.
Где применяется электронная подпись
Электронная подпись используется в следующих случаях:
подача налоговой декларации в ФНС
подтверждение авторства электронного документа
заключение сделок по торгам, соглашениям и финансовым операциям
подписание права передачи полномочий или аналогичных процедур
ведение внутреннего электронного документооборота
согласование включенных в файл данных группой лиц
Электронная подпись — самый надёжный метод защитить информацию о сделках и создании документов от третьих лиц. Принцип криптографии создаёт сложный код, расшифровать который можно лишь с помощью сертификата или пароля доступа. Взлом шифра невозможен, что обеспечивает доверие к ЭП.
Регистрация права на подпись проводится через аккредитованные удостоверяющие центры. Право принимать, проверять и хранить конфиденциальную информацию о клиенте имеют только сертифицированные организации. Каждая созданная ЭП уникальна по своей структуре и коду.
Где получить сертификат электронной подписи
Сертификат ЭЦП можно получить только в специальном удостоверяющем центре (УЦ). Порядок и место выдачи зависит от получателя. Индивидуальным предпринимателям и руководителям юридического лица выдают подписи только в УЦ ФНС и её доверенных лиц. Необходимо прийти лично в отделение налоговой с пакетом документов и сертифицированным токеном, на который запишут электронную подпись.
Клиенты обслуживаются в порядке очереди по графику выбранного филиала. Пользователи, которые уже получали сертификат цифровой подписи в ФНС, могут перевыпустить его онлайн, используя интерактивные сервисы.
Для ускоренного выпуска рекомендуем воспользоваться услугой Получение КЭП в ФНС под ключ. Специалисты УЦ «Калуга Астрал» помогут сэкономить время на получение электронной подписи и настройку рабочего места, а пройти идентификацию и получить подпись вы сможете через филиалы нашего партнёра — доверенного лица УЦ «Основание».
Физическим лицам и работникам юрлица можно получить сертификат подписи только в удостоверяющих центрах, которые аккредитованы Министерством цифрового развития. Перечень таких УЦ размещён на сайте Минцифры. Для выбора подходящего отделения в строке поиска достаточно указать название, адрес или ИНН организации.
УЦ «Калуга Астрал» входит в перечень аккредитованных удостоверяющих центров и имеет все необходимые лицензии для выпуска сертификатов электронных подписей физических лиц — Астрал Подпись и 1С-ЭТП. Данные продукты придают цифровым документам юридическую значимость и равнозначны рукописным. Если вы уже являетесь клиентом УЦ «Калуга Астрал», то перевыпустить сертификат электронной подписи можно в режиме online, через личный кабинет.
Принцип работы: что необходимо для использования ЭП
Принцип работы подписи заключается в кодировании файла. Как только нанесена электронная подпись, добавить новую информацию в файл невозможно. Вся процедура проходит через специальное ПО. Чтобы внести изменения, необходимо открыть файл, внести в него правки и затем подписать файл электронной подписью с Рутокена снова.
При этом на документе будет проставлена новая подпись с актуальным временем и датой подписания. Именно это качество придаёт документу надёжность. Чтобы правильно работать с документом, необходимо запомнить последовательность действий при работе с ЭП
Порядок работы с электронным документом и ЭП:
Документ редактируется и вычитывается до подписи. Внести правки после подписания файла не получится — электронная подпись под документом станет невалидной
В торговле, документообороте с ФНС и ведении финансовых операций по законодательству признаётся только квалифицированная электронная подпись. С её помощью подписывают соглашения между разными сторонами
На официальной странице производителя СКЗИ можно скачать пробную версию продукта, которая действует 3 месяца. По истечении этого срока потребуется приобрести лицензию
Для работы с разными версиями документа требуются плагины, веб-сервисы и отдельные программы
Подпись наносится не только на электронный документ, созданный в специализированной программе. ЭП можно подписывать файлы AdobeLiveCycle ES, Microsoft Office, AdobeAcrobat и AdobeReader. Это существенно расширяет её функционал, при этом требует установки дополнительных патчей. У каждого типа файла свои правила работы и внесения ЭП в документ.
Астрал Подпись
8 000 ₽
8 000 ₽
Подписаться
Процесс: как подписать электронной подписью документ PDF на компьютере
Рассмотрим, как подписать файл PDF квалифицированной электронной подписью.
Электронный документ в программах AdobeLiveCycle ES, AdobeAcrobat и AdobeReader можно подписать с помощью программы «КриптоПро PDF». Это электронный цифровой модуль, с ним можно создавать электронную подпись в ПДФ формате. Для электронного ПДФ файла плагин формирует переходную ПДФ форму с расширением sig.
Чтобы подписывать файлы электронной подписью, необходима программа для чтения ПДФ-файлов версии AdobeAcrobatPro или AcrobatReader DC. После подписания электронный файл распознаётся в «КриптоПро».
Инструкция, как поставить ЭП:
- Заходите на онлайн-сервис «КриптоПро», нужно найти плагин и установить на компьютер.
- Настроив программу, входите в меню, подпункт «Работа с сертификатами».
- Выбираете меню «Подписание».
- В появившемся окне выбираете искомую подпись.
- Чтобы подписать PDF, необходимо выбрать место и положение электронной подписи в документе.
Электронная цифровая подпись PDF аналогична подписям в «КриптоПро». Подпись распознаётся системой при подаче документов в налоговую службу или аналогичные организации.
Шаг 1 Открыть файл PDF и выбрать дополнительные инструменты.
Шаг 2 Установить расширение PDF.
Шаг 3 Выбрать сертификаты.
Шаг 4 Выбрать действия с Сертификатами.
Шаг 5 Выбрать место штампа.
Шаг 6 Выбрать сертификат.
Шаг 7 Просмотреть сертификат.
MS Word: подписываем документы электронной подписью
Документы Microsoft Office могут быть подписаны электронной цифровой подписью самостоятельно. Для этих целей к стандартному пакету нужно скачать плагин, отвечающий расширению документов Word. На компьютере должна быть установлена система не младше 2007 года.
Простота использования позволяет эффективно вести работу в программах-редакторах, которые наиболее удобны пользователю. Перед работой необходимо проверить, насколько корректно взаимодействуют плагин программы электронной подписи и Word. Справка: в Word создаются трудовые и хозяйственные договоры, иски в арбитражные суды, заявления для вуза и т. д. Аналогично создаются файлы в Excel для XLS. Для работы с этим типом файлов необходима установка плагина MSInfopath. Чаще всего он поставляется в пакете с Microsoft Office.
Шаг 1 Открываем файл Word. На верхней панели открываем раздел «Файл». В версиях 2007-2010 года пункт спрятан под значком Microsoft Office в верхнем левом углу. В открывшемся перечне нужно кликнуть по блоку «Защита документа». В раскрывшемся меню выбираем строку с названием «Добавить цифровую подпись».
Шаг 2 Всплывает окно «Подписание». В нём указывается роль подписанта. Выбираются сертификаты и оставляются комментарии, входящие в подписание документа.
Шаг 3 Если к ПК привязано несколько сертификатов, функционал Word подтянет самую последнюю версию подписи. Изменить текущее положение можно в настройках, кликнув на «Изменить».
Шаг 4 Заполнив обязательные поля, нажмите кнопку «Подписать». Электронный сертификат соединяется с документом и обеспечивает его защиту.
OpenOffice: подписание документов с помощью ЭП
Подписать с помощью ЭЦП электронный документ, созданный в бесплатном офисном пакете программ OpenOffice, не получится. Он не поддерживает создание подписи в файле с сертификатами, выданными с помощью СКЗИ КриптоПро. Разработка плагина для OpenOffice КриптоПро пока не планируется.
Картинки: визирование подписью графических файлов
Электронная печать может применяться на графических файлах. Подписывать можно файловые разрешения формата BMP, JPEG, PNG, PDF и др. Цифровая подпись служит защитой изображения и устанавливает авторство рисунка. Подпись используется для защиты:
- авторских логотипов;
- заверения скан-копии документа;
- защиты договоров в формате PDF;
- защиты чертежей и проектной документации формата PDF;
- заверения чертежей, графиков работы и др.
Чтобы воспользоваться для защиты электронной цифровой подписью, на ПК устанавливается дополнительный патч «КриптоАРМ». ПО предоставляется бесплатно, его можно скачать с сайта разработчика. Аналоги зачастую конфликтуют с лицензированной программой и продаются в виде платных подписок.
Крипто АРМ: помощник предпринимателя
«КриптоАРМ» — специализированное ПО, созданное под программу взаимодействия электронных подписей. Это удобный и финансово выгодный инструмент, официально лицензированный в РФ.
В «КриптоАРМ» можно создавать подпись в форматах:
- jpeg;
- rar;
- png;
- ppt;
- видеофайлы;
- расширения базы данных и т. д.
Программа имеет несколько версий, каждая наделена уникальным функционалом. «КриптоАРМ Старт» — базовая версия с минимальным набором инструментов, предоставляется бесплатно. Платные версии дают тестовый период, за который пользователь может выбрать необходимые для работы функции.
После установки на ПК программа позволяет нанести электронную подпись на файл из контекстного меню или в главном окне программы. Алгоритм работы слегка различен. Но в обоих вариантах работа завершается пунктом «Подписать».
Купить подходящую лицензию КриптоПро можно в нашем интернет-магазине. Оставьте короткую заявку, для бесплатной консультации специалиста.
Документы для ФНС: как подписать электронной подписью
Для работы в личном кабинете на сайте ФНС нужна усиленная квалифицированная электронная подпись. Она имеет юридическую значимость и является аналогом бумажной подписи. С помощью такой ЭЦП можно сдавать отчётность онлайн, ставить подпись на договоры с контрагентами и участвовать в торгах по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Помимо подписи, необходим идентификатор налогоплательщика. Что нужно сделать, чтобы его получить:
перейти на страницу сервиса самостоятельной регистрации налогоплательщиков в системе сдачи налоговой отчётности;
указать электронный адрес и пароль
перейти по ссылке активации профиля, которая будет отправлена на электронную почту
отправить на регистрацию сертификат ЭП — выбрать файл сертификата и нажать на кнопку «Зарегистрировать сертификат»
когда заявление будет успешно обработано, за сертификатом будет закреплён индивидуальный идентификатор абонента
После этого можно создавать и подписывать документы, чтобы вести электронный документооборот с налоговой через личный кабинет.
Как подписать документ в ФНС усиленной подписью: для этого нужно воспользоваться любым доступным средством криптографической защиты информации. Далее подписанный файл отправляется в налоговую.
Для отправки отчётности рекомендуем сервис 1С-Отчетность. Это сервис для передачи отчётности в контролирующие органы из программ «1С:Предприятие». С помощью него можно отправлять документы в госорганы по всем направлениям с любой УКЭП.
Ошибки: часто встречающиеся трудности в работе с ЭП
Причины возникновения ошибки:
- сертификат не установлен или не настроен в системе;
- не установлено ПО «КриптоПро». Например, если в браузере не установлен плагин для подписи, то с ЭЦП не получится работать на веб-странице онлайн;
- установлен Word младше версии 2007 года (чаще всего это 2003 год);
- срок службы сертификата закончен;
- попытка продублировать сертификат на документе;
- применение несовместимого с «КриптоПро» программного обеспечения.
В случае возникновения ошибки обратитесь к администратору. Чаще всего причины сбоев вскрываются при детальной проверке программного обеспечения, установленного на оборудовании.
Если после нажатия кнопки «Подписать» вместо документа выдаётся ошибка, значит, на компьютере не установлены программные пакеты от «КриптоПро».
«Калуга Астрал» выпускает электронные подписи для физлиц и работников ЮЛ — «Астрал-ЭТ» и «1С-ЭТП». С ними можно работать на государственных порталах, подписывать отчётность и любые документы, в том числе в формате Word и PDF. Специалисты техподдержки готовы оказать помощь в установке электронной подписи на компьютер и настройке рабочего места.
ЦП: как подписать документ Word
Основной задачей электронной подписи является подтверждение достоверности, а также авторства документа, файла с момента заверения. Также ЭЦП придает создаваемой электронной форме документа юридическую силу.
Файл, где присутствует ЭП, доступен получателям и другим пользователям только в режиме чтения, любые изменения и правки в нем приведут к тому, что идентификатор утратит свою значимость в используемой системе удаленного обмена данными.
В ЭДО, как правило, используются документы Word, завизировать которые ЭП и специальных программных средств не составит труда.
Для чего нужна ЭЦП
Подпись правообладателя файла в электронном формате является аналогом ручной подписи. Но только квалифицированная подпись способна придать информации в электронном варианте юридическую значимость.
Основные задачи, которые решает ЭЦП:
- дает возможность провести быструю идентификацию создателя документа;
- выступает гарантом достоверности представленной информации;
- является защитой от подмены или подделки;
- запрещает редактирование после подписания;
- исключает доступ к информации для третьих лиц.
С помощью цифровой подписи удастся в значительной степени облегчить и ускорить взаимообмен данными, пользоваться современным инструментом для повышения уровня защиты передаваемой информации. Наличие ЭП позволяет экономить на расходном материале, например, на бумаге, оборудовании для печати и ксерокопирования, услугах курьерских служб или почтовой доставке.
Для начала работы с КЭП в разных сферах документооборота потребуется воспользоваться услугами аккредитованного УЦ, приобрести соответствующий сертификат, носители для цифровых ключей.
Где может использоваться КЭП
Сфера применения подписи сегодня не ограничивается только обычным документооборотом внутри компании.
КЭП можно использовать:
- для обмена документацией с судебными инстанциями;
- документооборота с госорганами (сдача отчетности в ПФ/НС);
- торгов на онлайн-площадках;
- отраслевого и межотраслевого документооборота.
Идентификатор используется в текстовой части документа, а В таблицах, изображениях.
Для генерации ЦЭП в вордовских файлах потребуется предварительная подготовка рабочего оборудования (ПК, ноутбука).
Работа в КриптоПро CSP
ЭП создается с помощью специальных инструментов, выдачей которых занимается аккредитованный центр.
Для использования ЭЦП в документообороте потребуется:
- ключевая пара;
- сертификат.
Подпись генерируется с привлечением секретного ключа, он хранится на мобильном носителе (флешке/карте). Также ключ может быть сохранен на компьютере. Основной функцией публичного ключа является подтверждение подлинности электронной подписи, а также идентификация владельца. Для него уполномоченным центром выпускается СКПЭП — документ, содержащий ключ и данные об авторе.
ЭЦП можно пользоваться для визирования вордовских документов сразу после установки на рабочем устройстве КриптоПро CSP 4.0 или 5.0. Файлы для скачивания можно найти на официальном сайте разработчика.
После настройки соответствующих сертификатов потребуется выполнить подготовительную работу с браузерами — добавить расширение и плагин КриптоПро ЭЦП Browser plug-in. Настроить онлайн-сервисы, используемые для документооборота.
Как подписать вордовский документ: инструкция
Сегодня найти и задействовать для работы с документами можно разные варианты криптографических утилит, с помощью которых удастся заверять документацию, представленную в формате docx в разных версиях MS Office.
ЭП может быть двух видов:
- открепленной — то есть генерируемой в отдельной форме;
- прикрепленной — вариант подразумевает присоединение к пакету данных.
Пользователи могут воспользоваться одним из следующих вариантов заверения документов Word:
- непосредственно в приложении, используя специальный плагин;
- с помощью онлайн-сервисов;
- в КриптоАРМ либо ином подходящем программном обеспечении.
Важным моментом остается доступ получателя к документу. Чтобы избежать сложностей с просмотром файла, его следует создавать в той же версии Word. Чаще всего компании и госорганы дополнительно указывают предпочтительную версию в комментариях или требованиях. Обязательным станет наличие на рабочем устройстве криптопровайдера.
Как использовать ЭП без ПО
Некоторые версии Word включают в себя опцию создания подписи непосредственно в приложении, в таком случае инсталляция дополнительного ПО или плагинов на ПК не потребуется. Но данные версии в современном электронном документообороте уже нигде не используются, поэтому у получателя, применяющего последние версии текстового редактора, ЭП видна не будет.
ЭП в КриптоПро Office Signature
Преимуществом плагина является возможность заверения документа напрямую из приложения, без специального ПО. Модуль совместим со всеми версиями редактора, за исключением версии 2003, которая уже потеряла свою актуальность среди пользователей.
Office Signature функционирует исключительно в роли добавочного звена, поскольку не является полноценным программным обеспечением, но позволяет существенно расширить функционал MS Office. Софт доступен для скачивания на cryptopro.ru, для пользователей также присутствует бесплатная тестовая версия, для дальнейшего использования потребуется приобрести лицензию.
ЭП для документов Word 2010: инструкция
Чтобы заверить документ, потребуется отредактировать его и сохранить внесенные изменения, поскольку после подписания КЭП файл будет доступен только для просмотра. Если в документ будут внесены правки, пользователь получит уведомление о наличии неактуальных цифровых подписей, поэтому его потребуется заверить снова.
Чтобы подписать файл в КриптоПро Office Signature, нужно:
- в меню выбрать раздел добавления подписи;
- выбрать СКПЭП;
- нажать «ОК».
Подтверждением успешного использования ЭП станет соответствующая информация во вкладке «Сведения», а в нижнем углу страницы можно будет видеть значок ЭП, при его нажатии удастся отслеживать статус подписи.
Проверить, завизирован ли документ, может не только автор, но и адресат. Для этого у него должен быть установлен плагин Office Signature.
ЭП в КриптоАРМ
Компания «Цифровые технологии» представила специальное ПО с расширенным функционалом для подписания электронной документации и ее зашифровки, подходит для любого размера и формата.
За использование софта разработчиком взимается плата, размер которой зависит от выбранного тарифного плана. Также платные версии имеют бесплатный демо-период.
Бесплатной версией является КриптоАрм СТАРТ. Она имеет ограниченный круг возможностей, но позволяет использовать ЭЦП за счет наличия встроенных средств криптозащиты операционной системы. Все необходимые для установки файлы размещены разработчиком на официальном сайте.
Завизировать документ с помощью данного ПО можно по такому алгоритму:
- запустить программу;
- нажать «Подписать»;
- кликнуть «Выбор файлов»;
- загрузить цифровые формы клавишей «Добавить»;
- указать место для сохранения и формат, нажать «Далее»;
- кликнуть раздел «Параметры подписи» — выполнить необходимые действия;
- выбрать СКПЭП;
- сохранить настройки;
- нажать «Готово».
При успешном использовании ЭЦП пользователь получит системное сообщение о выполнении операции. Открепленную ЦП необходимо создать в отдельном файле (sig).
Работа с «Крипто Контур»
ПО сегодня пользуется повышенным спросом, поскольку позволяет пользователям визировать различные документы — pdf, doc, xml, но с учетом ограничений, касающихся размера, — не более 100 Мб.
Отличительной особенностью сервиса является возможность использования исключительно отсоединенных КЭЦП.
Чтобы воспользоваться функционалом ПО, нужно:
Для зашифровки потребуется воспользоваться страницей «Шифрование». Автор документа может отправлять не только сам файл, но и ссылку не него, сгенерированную ПО.
Теги:
- #Системы приема оплаты
- #Продажа через интернет магазин онлайн касса
- #Подключить оплату в одноклассники
- #Онлайн касса для школ
