Как быстро перенести таблицу из Excel в Word. Инструкция для новичков
В статье эксперт центра РУНО рассказывает, как применить простые методы переноса таблиц из Excel в Word. Инструкция поможет освоить некоторые приемы, которые используют продвинутые пользователи офисных приложений.
Если вы все еще с трудом ориентируетесь в офисных программах и хотите углубить свои знания, то посетите курсы центра РУНО. Учебная программа курса Microsoft Word + Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый поможет даже новичку научиться применять в своей работе офисные инструменты, которые являются неотъемлемой частью современной рабочей среды.
Перенос таблицы с помощью копирования
Если таблица в Excel оформлена аккуратно и не требует дальнейшего редактирования, наиболее удобным вариантом будет вставка её в Word в виде специального изображения.
Таким образом, в документ Word будет вставлена картинка, которая, в отличие от стандартного скриншота, будет обновляться автоматически при изменении исходных данных в файле Excel.
Сначала выбираем нужный диапазон в Excel и копируем его в буфер обмена, например, используя комбинацию клавиш Ctrl + C.
После этого переходим в Word и открываем окно вставки с особыми параметрами. Это можно сделать через контекстное меню, выпадающее меню на вкладке "Главная" или просто нажав комбинацию клавиш Alt + Ctrl + V.
В появившемся окне «Специальная вставка» выбираем пункт “Вставить”, а из предложенного списка ниже — «Лист Microsoft Excel (объект)». Подтверждаем вставку нажатием кнопки «OK».
В результате на странице будет отображаться изображение, с которым можно работать так же, как и с любыми другими изображениями в Word.
Если данные в таблице Excel будут изменены, они автоматически обновятся и в Word.
Важно знать!
Обновлению подлежат не только данные, но и их форматирование, если вы решите внести изменения. Кроме того, открытие исходного документа возможно простым двойным щелчком по изображению.
Как создать связку между таблицами Word и Excel
Оптимальный и действенный метод установления взаимосвязей между файлами заключается в переносе необходимой информации из одного файла в другой с использованием функции "Специальная вставка".
Для начала следует выделить таблицу, ячейку или диаграмму в Excel.
Далее переходим в текстовый редактор и ставим курсор в место вставки таблицы. Затем щелкаем правой кнопкой мыши и в меню выбираем пункт “Специальная вставка”
В итоге должно появиться окно с настройками параметров вставки. Выбираем пункт “Вставить”, а из предложенного списка ниже — «Лист Microsoft Excel (объект)». Подтверждаем вставку нажатием кнопки «OK».
В результате таблица преобразуется в формат рисунка и отобразится в текстовом редакторе. При этом, теперь, если она не полностью помещается на листе, ее размеры можно легко скорректировать как при работе с рисунками, потянув за рамки.
Также, двойным щелчком по таблице можно открыть ее в формате Эксель для редактирования. По после того, как все корректировки будут внесены, табличный вид можно закрыть, и изменения сразу же отобразятся в текстовом редакторе.
Больше информации о полезных инструментах Word и Excel — на курсе Microsoft Word + Microsoft Excel. Уровень 1. Базовый. Учебная программа образовательного центра «РУНО» составлена так, чтобы все знания закреплялись на практике при работе с Word и Excel. Даже учитывая тот факт, что курс рассчитан
Как выбрать способ вставки
В обычной практике пользователю придется выбирать, по сути, между двумя главными вариантами — вставить таблицу в виде изображения (без возможности редактирования) или в текстовом формате (что позволит вносить изменения). Что касается диаграмм, то доступен только один вариант — вставка как картинка.
Кроме того, важно различать связанные элементы и внедренные объекты. Внедрение — это процесс, не рассматриваемый в данной статье. Суть заключается в том, что объект Excel встраивается в документ Word, позволяя работать с данными из табличного редактора прямо в самом документе.
При этом исходный файл и текстовый документ не имеют взаимосвязи. Этот метод используется довольно редко, поскольку существенно увеличивает размер файла.
Чаще всего, выбирая способ вставки таблицы, рекомендуется использовать текстовый вариант, чтобы иметь возможность настроить форматирование по своему вкусу. Изображения можно использовать, если оформление в исходном документе Excel вас полностью устраивает.
Профессиональный совет:
Курсы по работе в офисных программах для новичков представляет собой введение в использование наиболее распространенных программ для работы с текстами и электронными таблицами.
- пользоваться настройками программы Microsoft Word
- форматировать текст, работать с абзацами, создавать списки
- оформлять таблицы, работать с графическим объектами в тексте
- правильно вводить данные, использовать автозаполнение ячеек в Excel
- осуществлять вычисления по формулам
- строить диаграммы для наглядного представления табличных данных
- осуществлять сортировку и фильтрацию данных в Excel
Получите бесплатный пробный доступ на нашем сайте!
Размещаем таблицу Excel в Word
Пожалуй, не буду описывать все прелести и преимущества обработки данных в таблицах Excel. И, наверное, всем пользователям известно, что таблицы в текстовом редакторе Word проигрывают таблицам Excel по целой куче возможностей. Наверное, не ошибусь, если скажу, что многих посещали мечты о возможности управлять данными в редакторе Word так же, как в Excel, но, увы…
С одной стороны это так, но с другой – не все так грустно, как кажется. Оказывается, можно работать в таблице Excel не покидая редактор Word.
Давайте посмотрим, что необходимо сделать, чтобы внедрить или создать таблицу Excel в Word:
- Открываем документ Word. Новый документ или уже существующий, не так важно.
- Заходим на вкладку Вставка ленты меню редактора.
- В области Таблицы находим команду ТаблицаExcel и щелкаем на ней.
- При этом в особой рамке откроется область, в которой будет размещаться полноценнаятаблицаExcel.
Обращаю ваше внимание на то, что открытие области с таблицей Excel привело к изменениям и в панели инструментов. Теперь на ленте команд также доступны инструменты редактора Excel! То есть, вы можете пользоваться редактором таблиц в полный рост.
Давайте посмотрим теперь, что же мы обрели и какие возможности перед нами открылись. Обратите внимание на рамку, которая обрамляет нашу таблицу. Она довольно широкая и с диагональными полосками. Это значит, что таблица вставлена как отдельный объект, который в данное время открыт на редактирование.
Его рамка также имеет маркеры, при помощи которых мы можем увеличить доступный размер таблицы, то есть количество строк и столбцов. Ну, если нам открылся маленький фрагмент таблицы, которого не хватает для работы.
После того, как рамка растянута до ширины листа можно наполнять нашу табличку данными. Для этого есть два пути:
- Вбивать данные вручную.
- Скопировать табличные данные откуда-нибудь, где они были предварительно набраны. Кстати, можно воспользоваться возможностями инструмента Специальная вставка.
Для иллюстрации я скопирую в растянутую на ширину листа некую заготовленную табличку с данными о сотрудниках.
Видно, что данные заняли не весь объем открытой области. Если мы теперь выполним щелчок мышью вне этой области (на листе Word), то мы попросту выйдем из режима редактирования таблицы Excel. И наша таблица как бы перейдет в режим просмотра.
Что мы видим? Мы видим лишние строки и столбцы, которые остались видны при закрытии объекта. Не порядок. Двойным щелчком мыши на табличке опять входим в режим редактирования и захватывая мышкой маркеры ужимаем границы области до тех пор, пока не будет видно пустых строк.
После этого, щелчком на листе Word, выходим из режима редактирования и видим, что табличка видна четко по ее границам. То, что нам и требовалось.
Итак, мы создали таблицу Excel в Word и теперь можно управлять расположением таблицы на листе (выравниванием), как обычным рисунком.
При необходимости внести какие-нибудь коррективы, например, для изменения данных в таблице, пересчета, коррекции формул и прочее, достаточно зайти в режим редактирования этой области. А при печати документа или перевода его в формат PDF, информация будет отображаться как из обычной таблицы Word.
