Часто бывает, что один и тот же документ проходит через руки нескольких рецензентов. Это не так уж сложно, чтобы выявить различия в их замечаниях. Более того, иногда может возникнуть необходимость принять рекомендации только от конкретного специалиста. Учитывая все эти варианты, мы предлагаем вам четыре подхода к работе.
2 способа просмотра изменений только от одного конкретного рецензента
В первую очередь, это методы наблюдения.
Способ 1: выберите рецензента
Способ 2: используйте функцию «Перейти к»
2 способа принять иборьбы от одного конкретного человека
Первый способ здесь подходит только в рамках «Метода 1: Подобрать рецензента». Давайте кратко рассмотрим.
Способ 1: нажмите, чтобы принять
Способ 2: используйте макрос
Sub ПринятьПравкиОтОпределенногоРецензента() Dim objПравка As Revision For Each objПравка In ActiveDocument.Revisions If objПравка.Author = "John Smith" Then objПравка.Accept End If Next objПравка End Sub
Примечание. В строке кода «If objRevision.Author = «John Smith» Then» «John Smith» — это имя рецензента. Конечно, вам нужно заменить его реальным именем рецензента.
Вернуть мертвый файл к жизни
Нельзя быть уверенным ни в чем. Аналогично, никакой файл не защищен от потери навсегда. Нам следует готовиться к худшему сценарию, который подразумевает утрату важной информации. К счастью, большинство из этих, на первый взгляд, несохранных файлов можно вернуть. На рынке представлен широкий выбор решений. Надежный инструмент для восстановления поврежденных данных в Word поможет вам сэкономить время и усилия, обеспечивая при этом высокую скорость восстановления.
Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок
Режим «Рецензирование» значительно упрощает процесс работы над вордовским документом в команде – он автоматически фиксирует все изменения, включая вставки, удаления, перемещения текста и форматирование, а также предоставляет возможность комментирования! Мы расскажем, как управлять показом правок (какие методы использовать, какие типы правок и от каких пользователей отображать, как узнать автора изменений, а также как распечатать оригинальный или итоговый вариант текста).
Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Статья начата. Завершение в № 12 / 2020Статья начата. Завершение в № 12 / 2020
При процессе согласования документа несколькими участниками крайне важно отслеживать все внесенные изменения. Например, в случае внутреннего согласования проекта документа, исполнителю будет удобно рассматривать только сами правки, вместо того чтобы просматривать весь текст в поисках изменений после каждого согласующего. Даже если существует договоренность о ручном выделении правок (цветом шрифта, фоном и т.д.), нет никаких гарантий, что какая-либо правка не будет пропущена и не окажется в финальной версии документа незамеченной. Однако в MS Word можно активировать режим рецензирования, что позволяет вносить изменения в текст (удаление, добавление, перемещение любых фрагментов) – и Word автоматически их выделит, не упустив ни одной правки!
В условиях удаленной работы подобные функции становятся все более актуальными не только для подготовки к подписанию документов, но и при совместной разработке различных текстов несколькими людьми, находящимися на разных локациях. Режим рецензирования, помимо фиксации правок, предоставляет возможность добавлять свои заметки (комментарии), в которых можно сразу объяснить коллеге, почему необходимо внести ту или иную правку. Это значительно сокращает количество ненужных звонков и уточнений, а также исключает устные пояснения.
А если согласование документа (обычно договора) идет между разными организациями, интересы которых по отдельным пунктам могут быть прямо противоположными, то вам могут прислать договор, сознательно не выделив внесенных правок. Тут поможет функция автоматического сравнения документов с выделением всех расхождений – тоже весьма удобная вещь!
Связанный материал
Новые функции режима «Рецензирование» в MS Word 2016
№ 12 / 2020
Связанный материал
Разработка «умных» шаблонов документов в MS Word (часть 2)
№ 03 / 2021
Связанный материал
Процесс согласования документов в СЭД
№ 10 / 2021
Темы на связи
Корректировка в MS Word: методы автоматической очистки текста
№ 11 / 2021
Отображение изменений в документе
Начать нужно с включения режима рецензирования – кликнуть по команде «Иборьбы» на закладке «Рецензирование» (см. «1» на Рисунке 1), чтобы она активизировалась (окрасилась оранжевым). Но можно выбрать эту команду и в выпадающем списке («2» там же), который открывается при нажатии на маленький треугольник под верхним словом «Иборьбы», – результат будет тот же. С этой секунды все правки в документе будут фиксироваться! Однако в любой момент можно и деактивировать данный режим, а после внесения части правок незамеченными опять включить его для фиксации последующих исправлений. Чтобы пользователь не мог по своему усмотрению включать / выключать данный режим, автор документа может сделать соответствующую «защитную» настройку, о которой расскажем в разделе «Защита документа».
Рисунок 1. Включение фиксации исправлений
Рисунок 2. Отображение всех исправлений в выносках
Рисунок 3. Отображение всех исправлений в тексте
Рисунок 4. Отображение в выносках только примечаний и форматирования
Что еще возможно в режиме «Иборьбы»? Вы можете показать документ в его первоначальном виде (до внесения правок) или в финальном виде (после коррекций). При этом ваши изменения сохраняются, пока вы не решите их отклонить или одобрить (об этом будет упомянуто позже) – вы просто указываете, как документ должен выглядеть на экране и при печати. К выбранному варианту могут добавляться выделения изменений, либо вы можете представить документ без них. В итоге доступно 4 варианта на выбор:
Рисунок 5. Какой вариант документа показывать: исходный или конечный, с правками или без
Сначала мы рассказали, какие правки можно вносить и фиксировать, как выводить документ – этим, скорее всего, вы будете пользоваться постоянно. А вот «вгрызаться» в область «Параметров исправлений» совсем не обязательно, хотя иногда и это может пригодиться.
Кликнув по команде «Параметры исправлений. » («7» на Рисунке 1), вы откроете диалоговое окно с большим количеством полей (Рисунок 7). Здесь вы сможете задавать параметры выделения / удаления, в т.ч. цвет правок; размеры и размещение выносок; оформление изменений таблиц и т.д. Одним словом, выбор есть.
Связанный материал
Тонкости согласования в системе электронного документооборота
№ 02 / 2022
Автор правок
Потом вы их сможете «включить» обратно.
Рисунок 6. Правки каких авторов отображать
Рисунок 7. Диалоговое окно «Параметры исправлений»
Имя автора отражается в коде примечания: сначала идет автор, потом номер его примечания (см. Рисунок 8). Это облегчает ведение письменного диалога между участниками группы, которые совместно работают над документом. Но большинство не знает, откуда берется этот код и как его поменять.
Рисунок 8. Диалог в текстовых примечаниях
Прежде мы подчеркивали, что есть возможность разного отображения имеющихся в документе правок и примечаний без их потери. Настроим удобный вам вариант документа на экране, вы можете его распечатать на принтере.
Далее поговорим о том, как можно рассматривать (принимать и отклонять) правки, чтобы уменьшался багаж нерассмотренных правок, которые мы везем за собой в этом «выделенном» виде. Когда их много, документ превращается в «лоскутное одеяло» и становится «нечитабельным». Например, когда разработка документа идет в несколько шагов или несколько итераций согласования (например, сначала внутри вашей компании, потом со сторонней компанией), после каждой итерации можно фильтровать правки, откинув ненужные и приняв дельные. Этим мы дальше и займемся.
Рисунок 9. Диалоговое окно «Параметры Word», где можно скорректировать имя пользователя
Принятие и отклонение правок
Нам помогут команды, находящиеся в группе «Изменения» на закладке «Рецензирование»: «Принять», «Отклонить», «Назад», «Далее».
Каждое изменение можно принять или отклонить. В первом случае, если это удаление какого-то фрагмента текста, то после принятия этого иборьбы фрагмент будет удален окончательно, если же это добавленный текст, то после принятия «добавка» уже не будет выделена особым шрифтом. Что касается отклонения исправлений, то вставленный фрагмент текста будет удален, а удаленный фрагмент, наоборот, будет возвращен в текст документа. Вы можете пользоваться не только экранными кнопками «Принять» и «Отклонить», но и более умными командами, которые открываются при нажатии на треугольник под каждой из этих кнопок:
Мы показали «принимающие» команды («1» на Рисунке 10), есть и аналогичные «отклоняющие» («2» там же).
Рисунок 10. Принять, отклонить изменения
Если вам просто нужно найти следующее или предыдущее изменение, то лучше пользоваться командами «Далее» и «Назад». Когда правки редкие и они разбросаны по многостраничному документу, это бывает удобно. особенно если вы только читаете их без принятия / отклонения.
Анализировать иборьбы можно, глядя не только на выноски справа («1» на Рисунке 11), где видно, к какой зоне текста они относятся – от каждой выноски идет пунктирная линия к месту вставки / удаления / форматирования / комментирования. Иногда правки удобнее читать в виде цельного списка подряд («2» на Рисунке 11), в таком виде их можно распечатать и потом на распечатке делать какие-то пометки. Если правка большая, то в выноске справа она обычно целиком не помещается и заканчивается многоточием, а в списке слева (его еще можно выводить внизу) все правки, даже самые длинные, отображены целиком. Еще тут видно авторство не только примечаний, но и всех вставок и изъятий текста! Вверху посчитано, сколько всего в тексте сейчас вставок, удалений, перемещений, примечаний и форматирований.
Для того чтобы список правок, известный как «рецензионный список», отображался слева (как показано на Рисунке 11) или в нижней части экрана, выберите необходимый вариант на вкладке «Рецензирование» в разделе «Области проверки» («3» на Рисунке 11).
Рисунок 11. Отображение правок в тексте, списком слева и справа в выносках
Сравнение и объединение файлов
Обратите внимание, если кто-то из пользователей, получив документ, выключит в нем режим «Иборьбы» и часть правок внесет без него, то его правки программа не будет выделять, а просто внесет в документ. Кто-то это может сделать по невнимательности, а кто-то сознательно. Но MS Word и тут нам поможет – он умеет сравнивать 2 файла и сам находить расхождения, выделяя их для пользователя. Для этого предназначена команда «Сравнить» на вкладке «Рецензирование» («1» на Рисунке 12).
После ее нажатия откроется диалоговое окно «Сравнение версий» (Рисунок 13). Здесь необходимо указать исходный и измененный документы, нажать кнопку «ОК». Все остальные параметры задаются автоматически, их при желании можно скорректировать.
Если же вы уверены в ценности правок каждого автора, который их вносил в свой вариант файла, то вы можете объединить их иборьбы в одном документе, применив команду «Объединить», и уже в нем продолжить свою работу. После ее нажатия («2» на Рисунке 12) появляется диалоговое окно «Объединение документов» (состав настроек в нем такой же, как у окна на Рисунке 13, только результат будет несколько иным).
В этом случае вы будете иметь дело с 3 документами: исходным, измененным и документом, созданным в результате объединения первых двух.
По умолчанию MS Word выводит на экран только окончательный вариант, т.е. получившийся новый документ. Эту настройку можно изменить: закладка «Рецензирование» – «Сравнить» – «Исходные данные» – «Показать оба» («3» и «4» на Рисунке 12). Тогда исходный и измененный документы («1» и «2» на Рисунке 14) будут размещены в правой части экрана, а в центре – новый объединенный документ («3»), слева от него видим список правок («4»).
Вы также можете оставить на экране только новый сформированный документ, выбрать только исходный или только измененный документ. Требуется лишь поставить соответствующую галочку («4» на Рисунке 12).
Рисунок 12. Команды «Сравнить» и «Объединить»
Рисунок 13. Диалоговое окно «Сравнение версий»
Защита документа
Существует возможность установить настройки, которые ограничат действия пользователей вносить изменения в документ. Это необходимо, прежде всего, для предотвращения случайного удаления важной информации. Конечно, существуют способы сравнения версий для выявления и восстановления утраченного текста. Однако лучше заранее предотвратить такую ситуацию.
Нам понадобится команда «Ограничить редактирование» на закладке «Рецензирование» («5» на Рисунке 12). После ее запуска в правой части экрана появится область задач (Рисунок 15), где процесс защиты документа разделен на 3 этапа:
Применяя данный тип ограничения, можно добавить исключения («3» на Рисунке 15) – на что и на кого установленные рамки распространяться не будут.
MS Word «подтягивает» перечень пользователей вашей локальной сети, которым вы можете дать дополнительные права по редактированию документа. Если в списке нет нужного вам пользователя, нажмите кнопку «Другие пользователи» и в открывшемся диалоговом окне введите имя одного или нескольких пользователей через точку с запятой. Имя пользователя может быть записано разными вариантами:
С первым способом все понятно. А вот второй применяется реже. MS Word «спросит» вас, желаете ли вы установить IRM (Information Rights Management) – это специальное программное обеспечение для установки защиты в документах. На домашнем компьютере вы легко можете это сделать, а на работе, скорее всего, понадобятся разрешения, обоснования и т.д.
Как правило, на наших рабочих компьютерах мы ничего не можем самостоятельно установить, т.к. у нас нет «админских» полномочий. А потому первый способ защиты документа – пароль – более востребован. После его установки пользователь, вбивший правильный пароль при открытии документа, будет избавлен от тех ограничений, который вы установили.
Рисунок 14. Отображение на экране результата сравнения документов
