Если вы регулярно проверяете документы формата Word, вам важно знать, как активировать режим правки и эффективно им пользоваться. Этот инструмент программы становится незаменимым, когда нужно указать на ошибки другого человека, не внося изменения в его текст.
В данной статье мы подробно обсудим работу режима правки в Word. Мы осветим все его особенности, и в итоге вы сможете использовать этот режим самостоятельно, без необходимости обращаться к инструкциям.
В первую очередь, нужно зайти в режим правки в Word. Этот процесс немного отличается в разных версиях программы. Например, в «Ворде» 2003 года вам следует открыть вкладку «Сервис», найти пункт «Иборьбы» и выбрать его. В более современных версиях все делается через вкладку «Рецензирование».
В ней отыщите группу инструментов «Запись исправлений» и нажмите на кнопку «Иборьбы». Также советуется выбрать в выпадающем списке, который расположен рядом, пункт «Все иборьбы».
Кстати, активировать этот режим возможно гораздо быстрее, применяя сочетание клавиш Ctrl+Shift+E.
Второй шаг: внесение исправлений
Предположим, вы заметили, что в тексте присутствует лишнее слово. В таком случае будет целесообразно его удалить. Сделайте это, но имейте в виду, что слово не пропадет, а будет зачернено, чтобы другой пользователь понял вашу мысль. Кроме того, исправление будет выделено красным цветом, чтобы привлечь к нему внимание.
Режим правки в Word очень помогает, если вы работаете с человеком на удаленном расстоянии. В этом случае вместо слов претензии вам всего-навсего нужно будет ему отправить документ с иборьбыми.
Иногда простое выделение исправлений не достаточно для того, чтобы другой пользователь осознал свою ошибку. В таких ситуациях полезно пояснить причину. Для этого в программе предусмотрен инструмент «Создать примечание», который активен только в режиме редактирования.
Если вам необходимо отключить режим редактирования в Word, это можно сделать без труда. Достаточно снова нажать на кнопку «Иборьбы».
Рецензирование и иборьбы
В данной статье у нас лента — «Рецензирование». Частично кнопки на ней мы уже изучили в статье, посвящённом проверки орфографии, теперь настала пора разобраться с остатком.
Скажу сразу, что в этом случае мы тоже не будем описывать все её кнопки подряд: групповая работа над документом в рамках офиса или локальной сети нас пока что не слишком интересуют. Однако две панели — «Запись исправлений« и «Изменения» — понадобятся для того, чтобы лучше понять возможности и потенциал Word.
Примечания
Помимо видимого нам текста, в Word есть ещё и скрытый. В этой «невидимой» нашему взору (до поры до времени) области документа могут скрываться комментарии и примечания, оставленные читателями вашего текста. Например — рецензентом, учителем или просто приятелем, которому вы дали почитать свой новый рассказ.
Можно, конечно, вносить правку в текст, но это не вполне корректно. Примечания же позволяют, с одной стороны, указать автору на слабые или спорные места в документе, требующие уточнения, а с другой — оставляют окончательное решение за ним, не затрагивая собственно текста.
Как сделать примечание в Ворде? Вставить примечание к любому участку текста несложно — достаточно просто нажать кнопку «Создать примечания» и набрать текст заметки в специальной форме. В итоге справа от текста образуется цветная плашка — будь ты хоть трижды невнимательным, а её не пропустишь.
Для того чтобы ОТОБРАЗИТЬ примечания, выберите на панели «Запись исправлений» меню «Показать иборьбы» ⇒ Примечания.
Примечания будут показаны в специальной выноске, на полях справа от основного текста.
Как удалить примечания в Ворде? При необходимости их можно удалить с помощью команды Контекстного меню. Переходить от одного примечания к другому удобно с помощью навигационных кнопок в разделе «Примечания».
Теперь вы знаете как создать или убрать примечания в Ворде.
Иборьбы
Однако заметки — это всего лишь одна из составляющих той тайной информации, которая присутствует в ваших документах. Ужасно ностальгирующий Word бережет в каждом файле не только финальный текст, но и хронику всех изменений, которые вы внесли — начиная с момента создания документа!
Эта особенность Word нередко приводила к конфузам — так, несколько лет назад в мире разразился шумныйскандал, связанный с правкой, обнаруженной в тексте одного дипломатического документа. В бизнесе же это и вовсе происходит сплошь и рядом — сколько сделок может сорваться лишь потому, что партнёр не поленится включить режим отображения правок, внесённых вами в текст договора!
Но вообще-то для нас, простых пользователей, такая запасливость Word — фактор скорее положительный: без этого была бы невозможно система многоуровневого «отката», к которой мы так привыкли.
Или представьте себя на месте автора книги, отдавшего свою рукопись нерадивому редактору. Как потом узнать, насколько вольно разгулялся в его родимом детище виртуальный «карандаш»? Для этого, конечно, существуют примечания — но, положа руку на сердце, многие ли ими пользуются?
Режим же отображения исправлений позволяет не только проследить весь ход правки данного текста, но и отменить любое сделанное изменение.
Как включить режим иборьбы в Ворде? Включить режим записи исправлений можно с помощью кнопки «Иборьбы», а для того, чтобы отобразить все внесённые правки, необходимо выбрать режимы «Всеиборьбы» и «Показать иборьбы» в меню справа от главной кнопки.
Новые фрагменты будут помечены красным шрифтом, старые — белым, а изменение форматирования показано в виде «выносок». Щёлкнув по любой из них, вы можете принять или отклонить исправление с помощью соответствующего пункта Контекстного меню или специальных кнопок на панели «Изменения».
Если текст вас устраивает целиком и полностью, и вы хотите очистить историю исправлений, перейдите чутьдальше по ленте на панель «Изменения», Как убрать иборьбы в Ворде? Нажмите кнопку «Принять», а затем — Применить все изменения в документе. Можно поступить и наоборот — кнопка Отклонить — Отклонить все изменения в документе поможет вам вернуть документ к изначальному состоянию. Только пользуйтесь этими кнопками с ОЧЕНЬ большой осторожностью — лучше предварительно создать резервную копию документа.
Если правок слишком много, можно зайти в меню «Показать иборьбы» и оставить галочки лишь на тех пунктах, которые нас интересуют в данный момент.
Ну что, с областью исправлений в Ворде мы разобрались и теперь вы знаете как включать иборьбы или как убрать область исправлений.
Сравнение документов
Представьте себе другую сценарий: вы направили вашему бизнес-партнеру проект договора для его утверждения. Партнёр внес изменения (отметив их) и вернул вам файл. Вы ознакомились с документом и согласились с предложенными правками — настало время распечатать и подписать его. Но… вы абсолютно уверены, что хитроумный партнёр не добавил в текст что-то ещё, не оставляя никаких отметок?
Обычно в такой ситуации производится сверка обоих вариантов документов — старого и нового. Еслидоговор занимает всего пару страничек, это не слишком сложно, а вот если несколько десятков… Любойюрист глаза сломает, да и займёт такая сверка уйму времени.
Но ведь у нас с вами есть Word, одним из талантов которого как раз и является сравнение нескольких версий одного и того же документа — а при необходимости и создание третьего варианта, в котором будутобъединены оба варианта.
Обе эти функции возложены на панель «Сравнить» меню «Рецензирование».
Для сравнения, разумеется, нам нужно иметь под рукой оба файла — и первоначальный, и изменённый вариант. Нажав кнопку «Сравнить», выбрав одну из операций (Сравнение или Объединение) и загрузив документы, вы сможете получить полный список различий между ними (они будут выделены в тексте документов красным цветом).
На этом статья про рецензирование в Ворде подошла к концу. Теперь вы знаете как использовать в Ворде режим рецензирования, как включать его инструменты и как убрать рецензирование или отключить полностью.
Режим рецензирования в Word (Ворд)
Режим рецензирования в Ворд. Чаще всего функцией рецензирования пользуются авторы, которые пишут статьи и нуждаются в услугах редактора. После написания очередной статьи для публикации на каком-нибудь ресурсе, автор отправляет свою работу в формате Word редактору.
Редактор проверяет работу, добавляет свои примечания и иборьбы и отправляет статью обратно автору, для иборьбы. Это процесс может повторятся несколько раз, пока варианты автора и редактора не согласуются. Этот процесс и называется рецензирование.
Вкладка "Рецензирование" находится на шестом месте на ленте инструментов. Перейдя на эту вкладку вы увидите, приблизительно такую картину:
На этой вкладке, для осуществления рецензирования, в основном используются 2 инструмента: примечания и иборьбы:
Заметки. Эти элементы применяются для формирования комментариев к тексту. Редактор имеет возможность оставлять различные замечания, например, если одна и та же ошибка повторяется несколько раз, он может сделать заметку для автора с просьбой исправить все недочеты. Кроме того, заметки могут содержать альтернативные варианты формулировок, которые редактор рекомендует автору для использования. В общем, в заметках редактор может предоставить любую информацию, которая поможет автору адаптировать материал под требования ресурса, на котором статья будет опубликована.
Иборьбы. Это инструмент используют для внесения поправок и изменений, в документ. При просмотре документа автором, он может просматривать как свой вариант документа, так и вариант в котором была выполнена редакторская поправка. Если редактор внес поправку в ваш текст — вам настоятельно рекомендуется придерживаться этого варианта иборьбы.
Давайте рассмотрим на примере, как происходит рецензирование глазами автора. К примеру, у нас есть текст:
Даже с непрофессиональной точки зрения, вы можете заметить, что текст имеет плохую читаемость и в нем присутствуют ошибки. Представьте что вы редактор. Для создания примечания, нужно выделить часть текста и нажать кнопку "Создать примечание" и создать комментарий к фрагменту:
В итоге, в правой части документа у вас появится так называемая выноска, где вы можете увидеть примечание редактора.Для создания исправлений, вам потребуется нажать на кнопку "Иборьбы" и произвести нужные иборьбы. Вы можете делать с документом все что хотите, даже при удалении частей текста, они будут всего лишь перечеркнуты, ничего удалено не будет:
После окончания иборьбы, снова нажмите на кнопку "Иборьбы" для выхода из режима исправлений.
Когда редактор или редакторы внесли много изменений в документ, наличие многих исправлений затрудняет чтение текста. Однако вы можете выбрать удобный для вас вид документа: — измененный с иборьбыми;- измененный без исправлений;- исходный с иборьбыми;- исходный без исправлений.
Используя этот функционал вы сможете удобно просмотреть все примечания и иборьбы.
Во вкладке "Рецензирование" есть и другие инструменты. О некоторых из них даже не стоит упоминать, так как вы часто используете их для простого редактирования, а о некоторых еще стоит добавить.
Если вы согласны с внесенными редактором иборьбыми, то можете принять изменения, нажав кнопку "Принять" в разделе "Изменения". Принять изменения можно как все сразу, так и по отдельности:
В данном разделе происходит навигация между редактированием документа.
Если же вы отослали редактору копию документа. Вы можете сравнить свой исходный и отредактированный документ используя функцию "Сравнить" в разделе "Сравнение" или же объединить иборьбы, которые сделали несколько авторов:
На этом все. Вы узнали основные функции рецензирования в Microsoft Word. Если будут вопросы — пишите их в комментариях
