Как вставить диаграмму Excel в Word
Microsoft Excel и Microsoft Word — две основные программы офисного пакета Microsoft Office. Часто пользователи создают графики и диаграммы в Excel, а затем хотят вставить их в документы Word. Существует несколько способов осуществить это, и каждый из них имеет свои особенности и преимущества. В этой статье мы рассмотрим несколько способов вставки диаграммы Excel в Word, чтобы вы могли выбрать наиболее удобный для себя.
Первый способ — это просто скопировать и вставить диаграмму из Excel в Word. Для этого откройте документ Word и таблицу Excel с вашей диаграммой. Выделите диаграмму в Excel с помощью мыши, затем нажмите правой кнопкой мыши и выберите «Копировать» из контекстного меню. Перейдите в документ Word и щелкните правой кнопкой мыши в месте, где вы хотите вставить диаграмму.
Выберите «Вставить» из контекстного меню. Диаграмма будет вставлена в документ Word и будет иметь ту же внешность, что и в Excel.
Второй способ вставки диаграммы Excel в Word — это использование функции «Вставить объект». Этот способ позволяет вам вставить диаграмму в виде объекта, который можно изменять и редактировать внутри документа Word. Чтобы вставить диаграмму таким способом, выберите вкладку «Вставка» на ленте Word, затем щелкните на кнопке «Объект» в группе «Текст».
В появившемся окне выберите «Из файла» и найдите файл Excel с вашей диаграммой. После выбора файла Excel, диалоговое окно «Вставить объект» предложит вам выбрать для вставки либо все содержимое таблицы, либо только ссылку на объект. Выберите нужную опцию и нажмите «OK». Диаграмма будет вставлена в документ Word.
Подготовка данных для диаграммы
Прежде чем вставить диаграмму Excel в Word, необходимо подготовить данные, которые будут отображаться на диаграме. Это позволит создать наглядное и информативное представление информации.
При подготовке данных для диаграммы следует руководствоваться следующими рекомендациями:
Выделите основные категории или переменные, которые вы хотите включить в диаграмму. Например, если вы анализируете продажи по месяцам, основными категориями могут быть названия месяцев.
Установите значения для каждой категории. Например, если вы анализируете продажи по месяцам, укажите количество продаж в каждом месяце
Убедитесь, что данные представлены в таблице или списке. Анализ диаграммы будет проще, если данные представлены в удобочитаемом и организованном формате.
Убедитесь, что данные не содержат ошибок или пропусков. Некорректные данные могут исказить результаты диаграммы и привести к неправильным выводам.
Подумайте о том, какой тип диаграммы лучше всего подходит для ваших данных. Например, если вы хотите сравнить продажи по месяцам, столбчатая диаграмма будет более наглядной, чем круговая.
Используйте правильные наименования осей и легенды, чтобы облегчить понимание данных на диаграмме.
Тщательная подготовка данных для диаграммы поможет создать качественное и информативное представление информации. После подготовки данных можно приступить к вставке диаграммы Excel в Word и ее дальнейшей настройке.
Открытие документа Word
Чтобы открыть документ Word, вы можете сделать следующее:
1. Дважды щелкните на файле документа Word на вашем компьютере. Документ автоматически откроется в редакторе Word. Если у вас установлено несколько версий Word, выберите нужную версию.
2. Запустите Microsoft Word. Затем выберите команду «Открыть» из меню «Файл». В диалоговом окне перейдите к папке, где находится ваш документ, выберите его и нажмите «Открыть».
3. Если вы работаете в программе Microsoft Office, вы можете выбрать команду «Открыть» из меню «Файл» или воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+O. В диалоговом окне выберите файл документа Word и нажмите «Открыть».
После открытия документа Word вы сможете просматривать, редактировать и сохранять его при необходимости. Кроме того, вы можете применять различные функции форматирования, вставлять таблицы, изображения, диаграммы и выполнять другие действия.
Как из диаграммы Excel создать графический файл либо экспортировать ее в Word или PowerPoint
Копируем диаграмму в графический редактор и сохраняем как картинку
Однажды моя подруга поделилась со мной секретом: она обычно копирует свои диаграммы из Excel в Paint. Создайте диаграмму и просто нажмите клавишу PrintScreen, затем откройте Paint и вставьте снимок экрана. Затем вырежьте ненужные области изображения и сохраните остальную часть изображения в файле. Если вы делали то же самое раньше, лучше забудьте об этом и никогда больше не используйте этот детский способ! Будем действовать быстрее и умнее!
Например, в моем Excel 2010 я создал красивую трехмерную круговую диаграмму, которая показывает данные о демографических характеристиках посетителей нашего веб-сайта, и теперь я хочу экспортировать эту диаграмму из Excel в виде изображения. Давай сделаем это вместе:
- Щелкните область диаграммы правой кнопкой мыши и выберите "Копировать". Нет необходимости щелкать по самой диаграмме, так как это выберет отдельные элементы, а не всю диаграмму, и команда Копировать не появится.
- Откройте Paint и вставьте диаграмму, используя значок «Вставить» на вкладке «Главная» и нажав Ctrl + V.
- Теперь остается сохранить диаграмму в виде графического файла. Нажмите «Сохранить как» и выберите один из предложенных форматов (.png, .jpg, .bmp или .gif). Если вы хотите выбрать другой формат, щелкните Другие форматы в конце списка.
Нет ничего проще! Чтобы сохранить диаграмму Excel таким образом, подойдет любой графический редактор.
Экспортируем диаграмму из Excel в Word или в PowerPoint
Если вам нужно экспортировать диаграмму из Excel в какое-либо другое приложение Office, например Word, PowerPoint или Outlook, лучший способ сделать это — через буфер обмена.
- Скопируйте диаграмму из Excel, как в предыдущем примере на шаге 1.
- Щелкните документ Word или презентацию PowerPoint, куда вы хотите вставить диаграмму, и нажмите Ctrl + V. Или вместо нажатия Ctrl + V щелкните правой кнопкой мыши в любом месте документа, и вы увидите целый набор дополнительных параметров в Раздел «Параметры вставки).
Основное преимущество этого метода заключается в том, что таким образом полнофункциональная диаграмма Excel экспортируется в другой файл, а не только в изображение. Диаграмма останется связанной с исходным листом Excel и будет автоматически обновляться при изменении данных в этом листе Excel. Это означает, что вам не нужно снова копировать и вставлять диаграмму каждый раз, когда данные, использованные для ее создания, изменяются.
Сохраняем диаграмму в Word и PowerPoint как картинку
В Office 2007, 2010 и 2013 диаграмму Excel можно скопировать как изображение. При этом он будет вести себя как обычный образ и обновляться не будет. Например, давайте экспортируем диаграмму Excel в документ Word 2010.
- В книге Excel скопируйте диаграмму, затем откройте документ Word, поместите курсор в то место, куда вы хотите вставить диаграмму, и щелкните маленькую черную стрелку внизу кнопки «Вставить» на вкладке «Главная).
- В открывшемся меню нас интересует пункт Специальная вставка — он обозначен стрелкой на скриншоте выше. Щелкните по нему — откроется одноименный диалог со списком доступных графических форматов, включая Bitmap (bitmap), GIF, PNG и JPEG.
- Выберите желаемый формат и нажмите ОК.
Скорее всего, инструмент Специальная вставка доступен в более старых версиях Office, но я не использовал его в те дни, поэтому не буду обсуждать
Сохраняем все диаграммы рабочей книги Excel как картинки
Методы, которые мы только что обсудили, пригодятся при работе с небольшим количеством диаграмм. Но что, если вам нужно скопировать все диаграммы из книги Excel? Копирование и вставка по отдельности может занять много времени. Спешу вас обрадовать — и не придется! Есть способ сохранить все диаграммы из книги Excel одновременно.
- Когда вы закончите создание диаграмм в своей книге, щелкните вкладку «Файл» и нажмите кнопку «Сохранить как).
- Появится диалоговое окно "Сохранить как". В раскрывающемся списке Тип файла выберите Веб-страница (* .htm, * .html). Также убедитесь, что опция Вся книга отмечена в Сохранить, как показано на снимке экрана ниже:
- Выберите папку для сохранения файлов и нажмите кнопку «Сохранить).
Все диаграммы, содержащиеся в книге Excel в виде файлов .png, будут скопированы в выбранную папку вместе с файлами .html. На следующем снимке экрана показано содержимое папки, в которой я сохранил свою книгу. Моя книга Excel состоит из трех листов с диаграммой на каждом, а в выбранной мной папке мы видим три диаграммы, сохраненные как графические файлы .png.
Как известно, PNG — один из лучших форматов сжатия изображений, в котором нет потери качества. Если вы предпочитаете использовать другие форматы для своих изображений, конвертировать их в .jpg, .gif, .bmp или любой другой не составит труда.
Сохраняем диаграмму как картинку при помощи макроса VBA
Если вам часто нужно экспортировать диаграммы Excel в виде изображений, вы можете автоматизировать эту задачу с помощью макроса VBA. К счастью, макросов такого типа уже существует, поэтому изобретать велосипед не нужно
Например, вы можете использовать проверенное решение, опубликованное Джоном Пельтье в своем блоге. Его макрос очень прост:
ActiveChart.Export "D: My Charts SpecialChart.png"
Эта строка кода создает графический файл .png в указанной папке и экспортирует в него диаграмму. Вы можете создать свой первый макрос прямо сейчас, выполнив 4 простых шага, даже если вы никогда в жизни этого не делали.
Прежде чем приступить к написанию макроса, подготовьте папку для экспорта диаграммы. В нашем случае это будет папка My Charts на диске D. Итак, все приготовления завершены, приступим к макросу.
- В книге Excel щелкните вкладку «Разработчик» и в «Коде» щелкните значок «Макрос).
Примечание. Если вы создаете макрос впервые, вкладка «Разработчик», скорее всего, будет скрыта. В таком случае перейдите на вкладку «Файл», нажмите «Параметры» и откройте раздел «Настроить ленту». В правой части окна в списке «Основные вкладки» установите флажок «Разработчик» и нажмите «ОК.
Теперь давайте запустим только что созданный макрос, чтобы посмотреть, как он работает. Подождите. Нам нужно еще кое-что сделать. Нам нужно выбрать диаграмму Excel, которую мы будем экспортировать, поскольку наш макрос работает только с выбранной диаграммой. Щелкните в любом месте границы диаграммы.
Светло-серая рамка, которая появляется вокруг графика, указывает на то, что он полностью выбран.
Снова откройте вкладку «Разработчик» и щелкните значок «Макрос». Откроется список макросов, доступных в книге. Выделите SaveSelectedChartAsImage и нажмите кнопку «Выполнить).
Теперь откройте указанную вами папку для сохранения файла — там должно быть изображение .png с экспортированной диаграммой. Таким же образом вы можете сохранять диаграммы в другом формате. Для этого просто измените .png на .jpg или .gif в макросе, например:
ActiveChart.Export "D: My Charts SpecialChart.jpg"
На сегодня все, и я надеюсь, что, прочитав эту статью, вы с пользой провели время. Спасибо за внимание!
Как перенести таблицу из Excel в Word
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г. Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Создание диаграмм в MS Excel
№ 12 / 2021
Кроме подведения итогов за год имеет смысл постоянно отслеживать статистические данные о работе службы ДОУ. Объясняем, каким показателям стоит уделить внимание, что можно «вынуть» из СЭД и других информационных систем, а что придется собирать вручную. Как организовать сбор этих данных. И ради чего стоит вести эту работу на протяжении всего года.
Екатерина Мизанова
руководитель отдела делопроизводства завода
Что нужно сделать службе ДОУ в конце года в первую очередь
№ 12 / 2021
Что надо обязательно успеть сделать до конца этого года. А что можно перенести на самое начало следующего. Показываем алгоритм работы и образцы необходимых документов. Это поможет вам составить график отпусков, закрыть журналы регистрации документов и сделать справку об объеме документооборота за год, отчеты об исполнительской дисциплине, разобраться с номенклатурой дел и утвердить график передачи дел из подразделений в архив на год.
Елена Игнатьева
член НАСПЭ, консультант по этикету, деловым коммуникациям и административному управлению, преподаватель «Smart and Talented»
Редактирование в MS Word: алгоритмы автоматической чистки текста
№ 07 / 2020
Как можно назвать подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления, какие подразделения в него могут входить. Какой должностной состав возможен. Как рассчитать необходимую численность работников.
Какие задачи и функции должна выполнять служба ДОУ, как форма ведения делопроизводства отражается на распределении работы между службой ДОУ и другими подразделениями, каковы последние тенденции. Как выявить загрузку работников и рассчитать необходимый численный состав (приводим 2 методики), как бороться с дубляжом функционала при помощи матрицы ответственности. На какие нормативные и методические документы общегосударственного уровня стоит опереться, для кого они обязательны, откуда что можно взять.
Светлана Глотова
к.и.н., доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ
Контроль исполнения поручений в MS Excel
№ 10 / 2012
Автор напоминает основные принципы организации контроля исполнения поручений, а потом подробно объясняет, как удобнее автоматизировать эту работу с использованием стандартных возможностей MS Excel (какие поля в таблице регистрационной формы пригодятся, как настроить фильтрацию данных и пользоваться ею, какие сведения удобно выделять автоматически). Статья особенно пригодится тем, кому на покупку специализированного программного обеспечения для автоматизации делопроизводства денег пока не дают.
Антипов Денис
специалист по электронному документообороту ООО «Тулпар Техник»
Как отделу документационного обеспечения подвести итоги за год
№ 01 / 2019
Перечислены обязательные мероприятия, которые традиционно выполняются отделом документационного обеспечения любой организации в начале года, а также те, что вы можете включить в свой арсенал в качестве факультатива. Практические рекомендации автора помогут вам: составить отчет об объеме документооборота за прошедший год; получить «обратную связь» о качестве работы своего подразделения; закрыть журналы регистрации документов (бумажные и электронные); подсчитать количество заведенных за год томов дел и заполнить итоговую запись к номенклатуре дел; можно получить от подразделений и иные сведения, сделав дополнительные оргвыводы; приведена возможноя форма отчета об исполнительской дисциплине; на основе собранных и проанализированных данных за прошедший год можно внести предложения по корректировке плана и бюджета своего отдела на текущий год.
Сергей Шуринов
начальник отдела документационного обеспечения ОАО «Метрострой»
Показать больше
Подписаться сейчас Полистать
Новости
