Перед началом работы следует установить параметры в соответствии с ГОСТом (поля, абзац, размер бумаги, ориентация, разметка). Изменение размера и шрифта отдельных слов или предложений происходит на протяжении создания текста.
Шрифт и межстрочный интервал
При подготовке любой документации следует соблюдать стандарты ГОСТ 2.105-95 и 7.32-2001. Для написания учебных работ (рефератов, курсовых и дипломных) необходимо использовать стандартные шрифты, такие как Times New Roman размером 14 пт. Возможно также замена на другие начертания в зависимости от вида документации:
| Times New Roman | От 12 |
| Verdana | 12-13 |
| Calibri | 12 |
| Arial | 12-13 |
Не забывайте, что для основного текста рекомендуется использовать шрифт 14 кеглей; для сносок, подписей к изображениям, диаграммам и графикам в тексте предпочтителен размер 12 пт.
Чтобы настроить шрифты, вы можете либо открыть соответствующее диалоговое окно, либо использовать панель инструментов. В открывшемся окне выберите нужные параметры и нажмите «ОК». Если вы хотите сохранить эти настройки для будущего использования, нажмите на кнопку «По умолчанию». Это избавит вас от необходимости вводить значения каждый раз, позволяя применять заданные настройки как шаблон. Заметим, что в окне «Шрифт» доступен расширенный режим для изменения параметров.
Поля и отступы
Межгосударственный стандарт предусматривает стандартные поля для любого документа:
| Верхний | 2 см |
| Нижний | 2 см |
| Левый | 3 см |
| Правый | 1 см |
Для открытия окна «Настройки страницы» необходимо дважды щелкнуть по линейке или перейти в раздел «Макет» и развернуть категорию «Поля». Вы можете выбрать один из предложенных вариантов или нажать на «Настраиваемые поля», чтобы изменить значения в соответствии с требованиями к научным работам.
Красная строка представляет собой абзацный отступ с левой стороны, который составляет 1,25-1,27 см и обычно выступает первой строкой в абзаце. Ее можно установить, перемещая бегунок на линейке или через окно настроек «Абзац». Настраиваются отступы перед и после абзаца, а также межстрочный интервал (по умолчанию рекомендуется 1-1,5 строки, однако этот параметр может быть увеличен до 2 строк, если при публикации материала на бумаге или в электронном формате масштаб значительно снижается).
Важный параметр при оформлении документа — установка опции «Выравнивание текста». Она доступна на панели инструментов и в диалоговом окне «Абзац», Вы можете воспользоваться горячими клавишами. «Выравнивание текста» позволяет красиво оформить текст без рваных краев. По ГОСТу требуется выравнивание по ширине, т.е. растягивание заданного массива текста от левого края до правого.
Оформление заголовков и подзаголовков
Согласно межгосударственным стандартам, названия разделов работы должны размещаться по центру строки, при этом в конце предложения нет необходимости ставить точку. Главы и более мелкие подразделы отделяются друг от друга тройным интервалом как сверху, так и снизу. Все параметры отступов для заголовков и подзаголовков можно найти в контекстном меню.
При составлении работы стоит учитывать несколько требований:
- нумерация разделов и подразделов происходит по всему документу;
- недопустимо оставлять пустые строки вместо заглавия;
- заголовок нумеруется по порядку, подзаголовок включает номер главы и порядковый номер;
- точки не проставляются после нумерации частей;
- если заглавие раздела состоит из двух частей, между ними ставится точка;
- обозначение каждого пункта пишется с новой строки и с большой буквы (иногда допускается написание заголовков прописными буквами);
- перенос слов запрещен;
- в нумерацию разделов не включаются введение, заключение, список литературы.
В соответствии с нормами ГОСТ, каждый раздел должен начинаться на новой странице, что означает необходимость вставки разрыва. Это делает возможным отделение одной части документа от другой и обеспечивает порядок при редактировании текста, предотвращая беспорядок в нижележащих частях. Разрыв, созданный с помощью инструментов Word, позволяет переместить целый блок на одну страницу, в отличие от неправильно оформленного документа, где разрыв осуществляется нажатием клавиши Enter, что приводит к произвольному смещению.
Нумерация
Все листы в документе нумеруются, за исключением титульного, однако с него начинается нумерация. По стандарту номер в виде арабского числа проставляется в середине нижнего колонтитула без точки. Чтобы пронумеровать документ, перейдите в меню «Вставка» – блок «Колонтитулы» – «Номер страницы».
Также нумеруются картинки, таблицы и графики/диаграммы. Графическое отображение информации, как и подписи к ней, центрируются. Если изображение нормального размера, необходимо пропустить по одной строке до и после картинки. Если рисунок небольшой, допустимо его нахождение справа от текста с соблюдением пропуска в 0,5 см.
Как оформить документы по ГОСТу: разбираем основные требования
Все деловые и служебные документы компании, официальные письма и запросы в ведомства должны соответствовать принципам строгости и единообразия. Есть специальные государственные стандарты. Ориентиром для документооборота служит ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он продолжает действовать и в 2024 году. Применять его или нет, компания решает самостоятельно.
Все деловые и служебные документы компании, официальные письма и запросы в ведомства должны соответствовать принципам строгости и единообразия. Есть специальные государственные стандарты. Ориентиром для документооборота служит ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он продолжает действовать и в 2024 году. Применять его или нет, компания решает самостоятельно.
Стандарт определяет виды бланков, правила оформления документов, состав и схемы расположения реквизитов. Положения ГОСТа распространяются и на бумажные, и на электронные документы.
Основные требования к ведению документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены в таблице 1.
Таблица 1. Основные требования к оформлению документов согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016
В документах необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты (в первой редакции стандарта были указаны конкретные шрифты: Times New Roman 13 и 14 пунктов; Arial 12 и 13 пунктов; Verdana 12 и 13 пунктов; Calibri 14 пунктов и приближённые к ним. Затем Приказом Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст было утверждено Изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, которым конкретику к шрифтам убрали).
Рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до № 10, 11).
В локальных нормативных документах возможно указание определённых реквизитов и участков текста полужирным шрифтом.
Начертание шрифта «курсив» и подчёркивание текста при оформлении документов использовать не рекомендуется.
Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Не рекомендуется выделять более четырёх уровней рубрикации текста.
Текст документа можно излагать в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.
Если заголовок состоит из нескольких строк, его следует печатать через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовки не следует подчёркивать и заключать в кавычки. Допускается их выделение полужирным шрифтом.
Если текст документа не превышает 4 — 5 строк, заголовок можно не составлять.
Разделы и подразделы также могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.
Печатаются заголовки разделов и подразделов с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Заголовки граф и строк таблиц пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.
Компоненты реквизитов определенного документа зависят от его типа и категории.
Для организационно-распорядительных документов Стандартом установлены следующий состав реквизитов:
01 — герб (Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, герб муниципального образования);
03 — товарный знак;
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — номер документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
23 — признак для электронной подписи;
25 — отметка об исполнителе;
26 — отметка о заверении копии;
27 — отметка о поступлении документа;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» следует размещать на одной странице с текстом документа. Перенос этих реквизитов ну другой лист документа не допускается (Исключение — Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования).
Строки реквизитов следует выровнять по левой границе зоны расположения реквизита или центрировать относительно самой длинной строки.
Электронные документы оформляются по общим правилам делопроизводства и включают реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб РФ».
Отступы, интервалы, поля
Отступ в начале каждого абзаца документа составляет 1,25 см.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.
Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:
Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатать через 1 — 1,5 межстрочных интервала.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы следует пронумеровать.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.
Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. На титульном листе документа номер страницы указывать не нужно, но он учитывается при общей нумерации страниц.
Документы можно создавать на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равными.
В текстах документов следует употреблять только общепринятые термины, аббревиатуры и графические сокращения.
Когда в тексте встречается термин или аббревиатура, которые могут оказаться непонятными для читателя, их необходимо объяснить при первом использовании. Если таких выражений немного (до 4-х), рекомендуется предоставить расшифровку в сносках на страницах. В случае, если их больше, целесообразно создать разделы «Термины и определения» и «Список сокращений».
Как бумажные, так и электронные документы можно создавать с применением текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, позволяющих создавать, просматривать и редактировать документы с соблюдением положений стандарта.
Можно использовать электронные копии документов, полученные путём сканирования и других способов оцифровки. Электронная копия должна быть читаемой, не содержать перевёрнутых изображений страниц, не нарушать нумерацию.
Рекомендованный формат для электронных копий — PDF.
Рекомендуем
В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.
Участие в курсе позволит слушателям улучшить качество написания деловых писем, развить умение ясно, лаконично и структурированно излагать свои мысли в письменной форме, выстраивать позитивную коммуникацию, составлять и оформлять служебные документы с учетом требований законодательства.
На курсе слушатели узнают об актуальных законодательных изменениях в сфере электронного документооборота, о лучших практиках по внедрению и оптимизации системы электронного документооборота.
Шрифты по ГОСТ для word и autocad
Шрифт разработан компанией Аскон (Российскйй разработчик инженерного ПО для проектирования (Компас).
Внешний вид:
GOST type B (ГОСТ тип Б)
Данный шрифт так же разработан компанией Аскон, но по опыту работы в программе word он работает с ошибками, не всегда распазнается и на экране за место букв отображаются "квадратики", использовать данный шрифт в повседневной работе не рекомендуется.
Эстетическое оформление:
ISOCPEUR "исокпеур"
Шрифт разработан компанией Autodesk (крупнейший мировой разработчик ПО для промышленного и гражданского строительства, машиностроения). При удовлетворении внещниго вида, данный шрифт рекомендован для использования в связи с тем что входит в список стандартных шрифтов windows.
Внешний вид:
