Чтобы начать вносить коррективы в текстовый документ Microsoft Word (что, как правило, имеется в виду под процессом рецензирования), необходимо сделать следующее:
Более подробную информацию о функциях этого режима и способах его использования можно найти в отдельных материалах на нашем сайте.
Отключение
Выключение режима рецензирования зависит от присвоенной роли пользователя. Если вы участвуете в процессе записи иборьб, вам нужно раскрыть меню кнопки «Записывать иборьбы» и выбрать соответствующую опцию, чтобы деактивировать её.
После выполнения указанного действия режим правки будет отключен. Аналогичного результата можно достичь, если развернуть выпадающий список «Иборьбы» (в режиме записи там будет указано «Все иборьбы») и выбрать в нем пункт «Без исправлений».
Если вы редактируете документ, в который были внесены изменения другим пользователем, для отключения режима рецензирования необходимо «Принять» или «Отклонить» предложенные правки (можно сделать это как по отдельности, так и все сразу – оба варианта доступны) – необходимые функции находятся в разделе «Изменения» на актуальной вкладке программы Word.
Дополнительные сведения о том, как выполнить все вышеописанное, доступны в отдельном руководстве на нашем сайте; ссылка на него представлена ниже.
Режим рецензирования в Word: как работать?
Всем привет! Сегодня будет очень полезная статья для редакторов, учителей или преподавателей, так как мы поговорим про то, как в Ворде включить режим правки или редактирования. В таком режиме все иборьбы будут тщательно записаны, выделены красным, а проверяющий может добавить сноски с пояснениями по выбранным ошибкам. Очень полезная и удобная вещь.
Следующий этап — сохранение документа и его отправка студенту или учащемуся. После этого он получает возможность тщательно изучить все ошибки, чтобы запомнить их и избежать повторений. Кроме того, предусмотрена возможность составления ответа для учителя.
Включение режима
Теперь давайте разберемся, как использовать режим рецензирования в Word. Я буду подробно объяснять каждый шаг, так как интерфейс этой программы может показаться немного сложным, особенно при первом использовании.
- Откройте документ, который мы будем проверять.
- Перейдите во вкладку «Рецензирование».
- Откройте пункт «Запись исправлений». Еще раз нажмите «Записывать иборьбы». Вы увидите, как данная кнопка обвелась – это значит в Word включился режим правки.
- Давайте я коротко покажу, как с ним работать. Попробуйте внести в документ какие-то иборьбы – что-то удалите, добавьте. Вы увидите, как текст начнет меняться. Например, удаленные символы будут зачеркнуты, а новые буквы и слова будут подчеркнуты. Слева появится линия правки.
- Чтобы добавить сноску с информацией от преподавателя или учителя, нажмите правой кнопкой мыши по исправлению и в контекстном меню выберите команду «Создать примечание».
- Все примечания будут отображаться справа. Обратите внимание, что ученик и студент, может написать ответ – почему он допустил эту ошибку, или может написать вопрос.
- Все очень удобно – в тексте подчеркиваются все иборьбы, а справа можно написать дополнительную полезную информацию для обучающихся.
Как выключить режим редактирования
Режим редактирования отключается так же, как и включается – переходим на вкладку «Рецензирование». Находим раздел «Запись исправлений» и отключаем опцию «Записывать иборьбы».
ПРИМЕЧАНИЕ! Я уже упоминал об этом ранее, но на всякий случай повторю – если режим активирован, то вокруг кнопки будет черная рамка. Если режим отключен, рамки не будет.
Теперь для проверки введите какое-нибудь слово или что-то удалите. Новые изменения перестали выделяться красным, а значит режим деактивирован.
Вот и все, дорогие друзья. Как видите, режим включается очень просто. Если у вас возникли какие-то трудности – напишите об этом в комментариях. Всем добра и берегите себя. Ждем вас снова на наших ламповых уроках от портала WiFiGiD.RU.
Видео
Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста).
Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Начало статьи. Окончание в № 12 / 2020
Начало статьи. Окончание в № 12 / 2020
Когда идет процесс согласования документа несколькими людьми, то очень важно выявлять внесенные правки. Например, если это внутреннее согласование проекта документа, то исполнителю, готовящему его, удобно просматривать только правки, а не вычитывать весь документ в их поиске после каждого согласующего лица. Если даже есть договоренность их выделять вручную (цветом шрифта, фоном или др.), то нет гарантии, что какую-то правку не забудут так выделить и она «не просочится» в итоговый документ незамеченной. Оказывается, можно включить в MS Word режим рецензирования и тогда делайте с текстом что хотите (удаляйте, добавляйте, переносите любые фрагменты) – и Word сам их выделит, ничего не упустив!
При дистанционной работе такой функционал становится все востребованнее не только при подготовке к подписанию документов, но и при разработке любых текстов несколькими людьми, находящимися на разных территориях. Ведь режим рецензирования кроме фиксации правок текста позволяет вставлять свои примечания (комментарии), где можно сразу пояснить коллеге, почему такая правка нужна, – это избавит от лишних созвонов и уточнений, устных пояснений.
А если согласование документа (обычно договора) идет между разными организациями, интересы которых по отдельным пунктам могут быть прямо противоположными, то вам могут прислать договор, сознательно не выделив внесенных правок. Тут поможет функция автоматического сравнения документов с выделением всех расхождений – тоже весьма удобная вещь!
Соответствующие материалы Новые функции режима «Рецензирование» в MS Word 2016 года № 12 / 2020 Соответствующие материалы Как создать «умные» формы документов в MS Word (часть 2) № 03 / 2021 Соответствующие материалы Процесс согласования документов в СЭД № 10 / 2021
Соответствующие материалы Редактирование в MS Word: схемы автоматической очистки текста № 11 / 2021
Отображение изменений в документе
Вот об этих возможностях мы вам сейчас и расскажем во всех деталях на примере MS Word 2010 – данная версия максимально распространена. А в следующей статье добавим к этому новшества из версии 2016 года.
Начать нужно с включения режима рецензирования – кликнуть по команде «Иборьбы» на закладке «Рецензирование» (см. «1» на Рисунке 1), чтобы она активизировалась (окрасилась оранжевым). Но можно выбрать эту команду и в выпадающем списке («2» там же), который открывается при нажатии на маленький треугольник под верхним словом «Иборьбы», – результат будет тот же. С этой секунды все правки в документе будут фиксироваться! Однако в любой момент можно и деактивировать данный режим, а после внесения части правок незамеченными опять включить его для фиксации последующих исправлений. Чтобы пользователь не мог по своему усмотрению включать / выключать данный режим, автор документа может сделать соответствующую «защитную» настройку, о которой расскажем в разделе «Защита документа».
Рисунок 1. Включение фиксации исправлений
Рисунок 2. Отображение всех исправлений в выносках
Рисунок 3. Отображение всех исправлений в тексте
Рисунок 4. Отображение в выносках только примечаний и форматирования
Что можно еще делать в режиме «Иборьбы»? Можно вывести документ в исходном виде (до редактирования) или в окончательном (после редактирования), при этом правки никуда не теряются, пока вы их не отклоните либо не примете (об этом чуть позже) – вы просто задаете, как отобразить документ на экране и для печати. На выбранный вариант могут «накладываться» выделения изменений, а можно изобразить документ и без них. Итого, получается 4 варианта на выбор:
Рисунок 5. Какой вариант документа показывать: исходный или конечный, с правками или без
Вначале мы описали, какие изменения можно вносить и сохранять, а также как выводить документ – это, безусловно, станет частью вашей повседневной работы. Однако углубляться в раздел «Параметры исправлений» не является обязательным, хотя в некоторых случаях это может оказаться полезным.
Кликнув по команде «Параметры исправлений. » («7» на Рисунке 1), вы откроете диалоговое окно с большим количеством полей (Рисунок 7). Здесь вы сможете задавать параметры выделения / удаления, в т.ч. цвет правок; размеры и размещение выносок; оформление изменений таблиц и т.д. Одним словом, выбор есть.
Связанный материал
Тонкости согласования в системах электронного документооборота
№ 02 / 2022
Автор правок
Потом вы их сможете «включить» обратно.
Рисунок 6. Правки каких авторов отображать
Рисунок 7. Диалоговое окно «Параметры исправлений»
Имя автора отражается в коде примечания: сначала идет автор, потом номер его примечания (см. Рисунок 8). Это облегчает ведение письменного диалога между участниками группы, которые совместно работают над документом. Но большинство не знает, откуда берется этот код и как его поменять.
Рисунок 8. Письменный диалог в примечаниях
Прежде мы подчеркивали, что есть возможность разного отображения имеющихся в документе правок и примечаний без их потери. Настроим удобный вам вариант документа на экране, вы можете его распечатать на принтере.
В следующем разделе обсудим, как эффективно управлять правками, чтобы сократить количество нерешенных изменений, которые мы переносим в этом «выделенном» формате. Если правок слишком много, документ становится словно «лоскутное одеяло» и теряет читабельность. Например, в процессе создания документа, который проходит несколько этапов или итераций согласования (сначала внутри вашей организации, а затем с внешними партнерами), после каждой итерации можно отсеивать ненужные правки и сохранять те, которые имеют значение. Этой задачей мы и займемся далее.
Рисунок 9. Диалоговое окно «Параметры Word», где можно скорректировать имя пользователя
Принятие и отклонение правок
Нам помогут команды, находящиеся в группе «Изменения» на закладке «Рецензирование»: «Принять», «Отклонить», «Назад», «Далее».
Каждое изменение можно принять или отклонить. В первом случае, если это удаление какого-то фрагмента текста, то после принятия этого иборьбы фрагмент будет удален окончательно, если же это добавленный текст, то после принятия «добавка» уже не будет выделена особым шрифтом. Что касается отклонения исправлений, то вставленный фрагмент текста будет удален, а удаленный фрагмент, наоборот, будет возвращен в текст документа. Вы можете пользоваться не только экранными кнопками «Принять» и «Отклонить», но и более умными командами, которые открываются при нажатии на треугольник под каждой из этих кнопок:
Мы показали «принимающие» команды («1» на Рисунке 10), есть и аналогичные «отклоняющие» («2» там же).
Рисунок 10. Принять, отклонить изменения
Если вам просто нужно найти следующее или предыдущее изменение, то лучше пользоваться командами «Далее» и «Назад». Когда правки редкие и они разбросаны по многостраничному документу, это бывает удобно. особенно если вы только читаете их без принятия / отклонения.
Анализировать иборьбы можно, глядя не только на выноски справа («1» на Рисунке 11), где видно, к какой зоне текста они относятся – от каждой выноски идет пунктирная линия к месту вставки / удаления / форматирования / комментирования. Иногда правки удобнее читать в виде цельного списка подряд («2» на Рисунке 11), в таком виде их можно распечатать и потом на распечатке делать какие-то пометки. Если правка большая, то в выноске справа она обычно целиком не помещается и заканчивается многоточием, а в списке слева (его еще можно выводить внизу) все правки, даже самые длинные, отображены целиком. Еще тут видно авторство не только примечаний, но и всех вставок и изъятий текста! Вверху посчитано, сколько всего в тексте сейчас вставок, удалений, перемещений, примечаний и форматирований.
Чтобы такой список правок (называется «список рецензирования») появился слева (как на Рисунке 11) или внизу экрана, на вкладке «Рецензирование» в «Области проверки» выберите нужный вам вариант («3» на Рисунке 11).
Рисунок 11. Отображение правок в тексте, списком слева и справа в выносках
Сравнение и объединение файлов
Обратите внимание, что если один из пользователей, получивший документ, отключит режим «Иборьбы» и внесет правки без него, то такие изменения не будут выделены программой, а просто будут добавлены в документ. Некоторые могут сделать это по невнимательности, а другие — намеренно. Однако MS Word также предлагает решение этой проблемы – программа может сравнивать два файла и автоматически обнаруживать различия, выделяя их для пользователей. Для этого существует команда «Сравнить» на вкладке «Рецензирование» («1» на Рисунке 12).
После ее нажатия откроется диалоговое окно «Сравнение версий» (Рисунок 13). Здесь необходимо указать исходный и измененный документы, нажать кнопку «ОК». Все остальные параметры задаются автоматически, их при желании можно скорректировать.
Если же вы уверены в ценности правок каждого автора, который их вносил в свой вариант файла, то вы можете объединить их иборьбы в одном документе, применив команду «Объединить», и уже в нем продолжить свою работу. После ее нажатия («2» на Рисунке 12) появляется диалоговое окно «Объединение документов» (состав настроек в нем такой же, как у окна на Рисунке 13, только результат будет несколько иным).
В этом случае вы будете иметь дело с 3 документами: исходным, измененным и документом, созданным в результате объединения первых двух.
По умолчанию MS Word выводит на экран только окончательный вариант, т.е. получившийся новый документ. Эту настройку можно изменить: закладка «Рецензирование» – «Сравнить» – «Исходные данные» – «Показать оба» («3» и «4» на Рисунке 12). Тогда исходный и измененный документы («1» и «2» на Рисунке 14) будут размещены в правой части экрана, а в центре – новый объединенный документ («3»), слева от него видим список правок («4»).
Вы также можете оставить на экране только новый сформированный документ, выбрать только исходный или только измененный документ. Требуется лишь поставить соответствующую галочку («4» на Рисунке 12).
Рисунок 12. Команды «Сравнить» и «Объединить»
Рисунок 13. Диалоговое окно «Сравнение версий»
Защита документа
Можно задать параметры, которые ограничат пользователей во внесении тех или иных изменений в документ. Это нужно, в первую очередь, для того, чтобы пользователь случайно не удалил какой-либо мегаважный фрагмент текста. Понятно, что можно путем сравнения версий потом это выявить и восстановить. А можно и заранее помешать этому.
Нам понадобится команда «Ограничить редактирование» на закладке «Рецензирование» («5» на Рисунке 12). После ее запуска в правой части экрана появится область задач (Рисунок 15), где процесс защиты документа разделен на 3 этапа:
Используя этот вид ограничения, возможно вводить исключения («3» на Рисунке 15) – на какие аспекты и на каких людей установленные правила не будут действовать.
MS Word «подтягивает» перечень пользователей вашей локальной сети, которым вы можете дать дополнительные права по редактированию документа. Если в списке нет нужного вам пользователя, нажмите кнопку «Другие пользователи» и в открывшемся диалоговом окне введите имя одного или нескольких пользователей через точку с запятой. Имя пользователя может быть записано разными вариантами:
С первым способом все понятно. А вот второй применяется реже. MS Word «спросит» вас, желаете ли вы установить IRM (Information Rights Management) – это специальное программное обеспечение для установки защиты в документах. На домашнем компьютере вы легко можете это сделать, а на работе, скорее всего, понадобятся разрешения, обоснования и т.д.
Как правило, на наших рабочих компьютерах мы ничего не можем самостоятельно установить, т.к. у нас нет «админских» полномочий. А потому первый способ защиты документа – пароль – более востребован. После его установки пользователь, вбивший правильный пароль при открытии документа, будет избавлен от тех ограничений, который вы установили.
Рисунок 14. Отображение на экране результата сравнения документов
