Часто (очень часто) мы создаем документ, копируя и вставляя фрагменты текста из различных источников. При использовании стандартного способа вставки из буфера обмена мы неизбежно переносим стили из одного документа в другой. В результате количество стилей в нашем документе возрастает в геометрической прогрессии (Урок 15 Лишние стили текста).
На уроке 16 по буферу обмена была продемонстрирована возможность применения специальной вставки, чтобы избежать переноса ненужных стилей в новый документ. Однако в таком случае списки окажутся не список, а абзацы, начинающиеся с цифр. С маркированными списками будет такая же проблема: тире превратятся в символы. Если документ небольшой, можно выполнить замену символов вручную, но это не для меня: документ на 600 страниц считается небольшим.
Допустим, мы создаем новый текст, используя информацию из нескольких документов.
Вот исходный текст (я взяла кусок оглавления из готового учебного пособия):
Я извлекла фрагмент оглавления и перенесла его в новый документ с помощью функции специальной вставки из буфера обмена – «Сохранить только текст (С)» (вкладка Главная → группа команд Буфер обмена → кнопка выпадающего меню команды Вставить → команда Сохранить только текст):
В итоге я получила:
Скачайте учебный файл тут. Вы можете скопировать текст из любого документа или даже из нескольких и работать со своим материалом. Начинаем работу под названием «замена символов».
После завершения занятия вы будете в состоянии:
- Восстановить списки
- Проанализировать текст на предмет: какая замена символов необходима?
- Сделать замену символов.
1. Восстановление документа
Проверьте документ на наличие нумерованных списков и примените к ним стиль «Список_маркер» (конечно, предварительно необходимо создать этот стиль).
| Запоминайте это! | Цифры в начале каждого абзаца служат указателями для уровней заголовков. |
2. Анализ текста
Теперь подробно рассмотрим текст: в каких местах потребуется замена символов?
Теперь можно заняться операцией «замена символов». Но есть одно «НО». Запись заменяемых символов должна быть уникальной. Кто даст гарантию, что где-нибудь по тексту не встретиться такая запись? А уникальным наши записи делает то, что они находятся либо в конце, либо в начале абзаца.
Следовательно, надо добавить к записям непечатаемый символ конца абзаца.
3. Замена символов
Шаг 1. Открываем диалоговое окно «Найти и заменить» (лента Главная → группа команд Редактирование → команда Заменить):
Не забыли нажать кнопку «Больше», чтобы открыть диалоговое окно «Найти и заменить» во всей красе?
Шаг 2. Записываем в поле «Найти» первый набор символов, для чего последовательно нажимаем кнопку «Специальный» и выбираем из списка специальных символов:
Получаем в поле «Найти» выражение «^p^#^t».
Шаг 3. Записываем в поле «Заменить на» символ конца абзаца:
Если мы этого не сделаем, то искомые абзацы просто сольются с предыдущим абзацем.
Почему одна замена? Потому что первый абзац не имеет предыдущего абзаца, а документик маленький.
Шаг 4. Удаляем информацию в поле «Найти» и вводим второй набор символов, для этого последовательно нажимаем кнопку «Специальный» и выбираем из предложенного списка специальные символы:
Получаем в поле «Найти» выражение «^p^#.^#^t».
Запись в поле «Заменить на» осталась.
Дальше я обойдусь без подробных скриншотов, а просто покажу те записи, которые должны быть в поле «Найти».
Шаг 5. Третье выражение: «^p^#.^#.^#^t»
Шаг 6. Четвёртое выражение «^p^#.^#.^#^#^t»
Шаг 7. Пятое выражение «^t^#^p»
Шаг 8. Шестое выражение «^t^#^#^p»
Шаг 9. Седьмое выражение «^t^#^#^#^p»
ОК. Не забудем удалить самую первую цифру и знак табуляции. Смотрим финал:
Небольшое замечание. Чаще всего я стартую процесс замены с более значительного выражения. Сравните «1», «1.1» и «1.1.1» (и это ещё самый элементарный вариант). Если я начну замену с «^p^#^t», в каждом из трех случаев первая цифра будет удалена: в первом варианте все останется без изменений, во втором – получится «.1», в третьем – «.1.1». Поэтому внимательно изучите документ, определите самое обширное выражение и приступайте к замене. То есть начинайте с шага 9 и двигайтесь обратно по шагам.
Теперь можно начинать работу по форматированию документа.
Теперь вы можете:
Диалоговое окно «Найти и заменить» − самое моё любимое! На втором месте стоит диалоговое окно «Управление стилями» (Урок 49).
Вам будет интересно:
Урок 11. Интервал после абзаца
Секрет 10. Шрифты в презентации
Урок 29. Название объекта
3 Comments on Урок 65. Замена символов
Елена, здравствуйте. Шаг 5. Третье выражение: «^p^#.^#.^#.^t» ошибка. Последняя точка в выражении лишняя. Правильно «^p^#.^#.^#^t»
Спасибо за внимательность! С уважением, Елена
Elena 13.05.2024 at 09:36
Спасибо, все исправила. С уважением, Елена
Комментировать Отменить ответ
Профиль
Свежие комментарии
Архивы
Рубрики
Мета
Замена в MS Word
Статья посвящена функции замены в MS Word, ее возможностям и использованию для редактирования и форматирования текста.
Использование замены при редактировании больших документов, таких как рукопись книги, позволяет значительно сократить время на подготовку оригинал-макета издания.
Использование выражений при поиске с подстановочными знаками
Используйте круглые скобки для объединения подстановочных символов в поле Поиск, а затем применяйте конструкции
в поле Замена для обращения к результатам каждого выражения.
Для поиска выражения и последующего изменения порядка его компонентов используйте подстановочный знак "n". Например, введите (Селезнев) (Глеб) в поле Найти и 2 1 в поле Заменить на, чтобы найти фразу Селезнев Глеб и заменить ее на Глеб Селезнев.
Составление заявки
Закажите издание книги у нас
Ваше сообщение отправлено. Скоро ответим
Подстановочные знаки для поиска и замены элементов
Что требуется найти
Что следует ввести
Пример
Любой одиночный символ, включая пробел и знаки пунктуации
Выражение к?т позволяет найти слова кот, кит и к т.
Один из указанных символов
Фраза кр[еа]н помогает определить слова крен и кран.
Любой символ из указанного диапазона
Выражение [з-ф]абор позволяет найти слова забор, набор и табор. Диапазон должен быть указан в порядке возрастания.
Выражение (ель)> позволяет найти слова ель и шрапнель, но не слово ельник.
Word запоминает результаты поискового выражения и позволяет использовать их в операции замены.
Любой символ, кроме символов, которые находятся в диапазоне, указанном в скобках
[!э-я]
Выражение ко[!е-р]а позволяет найти слова кода и коса, но не слова кожа и кора.
Предыдущий символ или выражение, повторенные n раз
Выражение жареный позволяет найти слово жаренный, но не слово жареный.
Символ или выражение, которые появляются не менее n раз подряд
Выражение жареный позволяет найти слова жареный и жаренный.
Предыдущий символ или выражение, повторенные от "n" до "m" раз
Выражение 10 позволяет найти числа 10, 100 и 1000.
Предыдущий символ или выражение, повторенные не менее одного раза
Любая строка символов, включая пробел и знаки пунктуации
Выражение в*д позволяет найти вход, выход и войти задом наперед.
Коды, которые можно указывать в полях "Найти" и "Заменить на"
Что требуется найти
Type (Тип)
^p (не действует в поле Найти, если установлен флажок Подстановочные знаки) или ^13
^t или ^9
^ nnn, где nnn — код символа.
^0 nnn, где 0 — нуль, а nnn — код символа.
Принудительный разрыв строки ( )
^l или ^11
^n или ^14
Разрыв раздела или страницы
^12 (при замене добавляется разрыв страницы)
Принудительный разрыв страницы
^m (применяется также для поиска и замены разрывов разделов, если установлен флажок Подстановочные знаки
Урок 62. Автозамена
Данный урок будет полезен тем, кто самостоятельно вводит текст. Я сама пишу свои статьи. Часто в моих текстах встречаются повторяющиеся слова, фразы и знаки препинания. В такие моменты я испытываю благодарность за возможность, которую предоставляет Автозамена в Word.
По окончании урока вы сможете:
1. Автозамена текста
Шаг 1. Набираем в документе какую-нибудь фразу, например «По окончании урока вы сможете:». У меня эта фраза встречается в каждой статье.
Шаг 2. Выделяем эту фразу и активизируем команду «Файл» (щелкаем ЛМ):
Шаг 3. Открываем диалоговое окно «Параметры Word» (Урок 17):
Шаг 4. Открываем диалоговое окно «Параметры автозамены (окно «Параметры Word» → вкладка «Правописание» → команда «Параметры автозамены»:
Шаг 5. Знакомимся с диалоговым окном «Автозамена: русский»:
| Осознать и запомнить! | Автозамена представляет собой функцию, позволяющую заменять один или несколько символов на другой символ или набор символов. |
Шаг 6. Вводим в поле «заменить» букву «п» и удаляем звёздочку «*» в самом конце нашей фразы:
Сразу же активизировались кнопка «Добавить». Почему буква «п»? Просто эта буква в одиночку не встречается. А знак «*» ‒ это остаток от символа конца абзаца. Сразу же активизировались кнопка «Добавить». Почему буква «п»?
Просто эта буква в одиночку не встречается. А знак «*» ‒ это остаток от символа конца абзаца.
| Запомните и усвойте! | Не рекомендуется применять автозамену для предлогов и союзов, таких как «с», «к», «у», так как они представляют собой самостоятельные слова. |
Этап 7. Нажмите кнопки «Добавить» и «ОК» в окне «Параметры Word», после чего вернитесь к документу.
Шаг 8. Проверяем, как работает Автозамена вводим букву «п» и пробел:
Если в силу каких-то причин вам надо отменить автозамену, то сделайте так…
Шаг 9. Подведите курсор к букве «П» в начале фразы и, когда появится светло-голубое подчёркивание, нажмите ЛМ на него:
Появится выпадающее меню, где вы можете выбрать:
2. Автозамена форматированного текста
У меня часто по тексту приходится вводить жирное «ЛМ», что означает – щелчок левой клавишей мыши. Мало того, что жирный, так ещё и верхний регистр.
Шаг 1. Набираем «ЛМ» полужирным начертанием и выделяем эти буквы без символа конца абзаца:
Шаг 2. Устанавливаем в окне «Автозамена: русский» замену «ЛМ» на букву «л»:
Обязательно надо установить режим «форматированный текст»!
Шаг 3. Давайте посмотрим, что будет, если мы выделим «ЛМ¶», то есть вместе с символом конца абзаца.
Шаг 4. В разделе «Автозамена: русский» настраиваем замену «ЛМ¶» на символ «м», поскольку буква «л» уже используется:
Как видите в поле «заменить на» появилось выражение «ЛМ¶».
Шаг 5. Проверяем, как работает Автозамена:
Во втором случае мы выделили «ЛМ¶», вот символ конца абзаца и дал нам второй абзац. Фраза «По окончании урока вы сможете:» является единственным предложением абзаца, поэтому я для автозамены выделила это предложение с символом конца абзаца. В этом случае я автоматически получаю вторую строчку.
А вот «ЛМ» случается ставить в любом месте абзаца, поэтому я для автозамены выделяю эти буквы без символа конца абзаца. Эта мелочь помогает мне немного сэкономить время работы. Советую не пренебрегать такими мелочами.
Обратите внимание, что символ конца абзаца на следующей строчке не имеет полужирного начертания.
3. Автозамена верхних и нижних символов
При наборе технических текстов часто приходится набирать выражения с верхними или нижними символами, например, площадь в метрах квадратных.
Шаг 1. Набираем в документе «м 2 » и выделяем без символа конца абзаца:
Шаг 2. Устанавливаем в окне «Автозамена: русский» замену букву «м», хотя автозамена буквой «м» есть в списке:
Команда «Добавить» заменяется командой «Заменить». При замене появляется окно с предупреждением. Если мы уверены в замене, то смело щёлкаем по команде «Да» и возвращаемся в документ, потому что нам надо рассмотреть более сложный случай, а именно…
В инженерных документах часто используются оба типа индексов, как верхние, так и нижние, например, при записи изотопов. Выполнить это одновременно возможно лишь с помощью формулы.
Шаг 3. Входим в режим создания формулы:
Сразу активизируется лента «Конструктор» (что-то многовато лент с именем «Конструктор», но приходится мириться с недостатком фантазии у разработчиков или переводчиков). Эта лента предназначена для работы с формулами.
Шаг 4. Задаём образ элемента с верхним и нижним индексом (лента Конструктор → группа команд Структуры → команда Индекс → команда Нижний и верхний индекс из выпадающего меню):
Получаем вот такую заготовочку:
Шаг 5. Вводим «I» и числа «131» и «53» в соответствующие поля (изотоп йода) и выделяем формулу:
Обратите внимание, как я выделила формулу: щёлкнула на верхний левый язычок ограничителя формулы. Так выделяется сама формула без символа конца абзаца.
Шаг 6. Устанавливаем в окне «Автозамена: русский» букву «ц», она точно в одиночку не встречается:
Щелкаем команду «Добавить» и возвращаемся в документ.
Шаг 7. Проверяем, как работает Автозамена: набираем поочерёдно буквы «м» два раза и букву «ц»:
Почему буква «м» присутствует дважды? Это необходимо для проверки того, что Автозамена в начале предложения обязательно заменит букву на заглавную, так как именно так настроен Word.
Посмотрите на Шаг 4. Когда мы делали верхний индекс, то символ конца абзаца тоже «ушёл» в верхний индекс. А при автозамене символ конца абзаца вполне обычный, что не может не радовать.
4. Автозамена символов
При написании статьи я часто пользуюсь стрелочкой «→». У вас могут какие-то свои символы.
Шаг 1. Переходим в режим вставки символов:
Шаг 2. Разыскиваем стрелку в диалоговом окне и вставляем её в документ:
Шаг 3. Выделяем только стрелку:
Шаг 4. Устанавливаем в окне «Автозамена: русский» замену буквы «ч» на стрелку:
Шаг 5. Проверяем, как работает Автозамена (буква «ч» плюс пробел):
Всё в порядке! Сделанная вами автозамена будет доступна при работе с другими документами.
Теперь вы сможете:
Также ознакомились с функцией добавления формул и символов.
Кстати, некоторые автозамены будут доступны в других программах Office.
Вам будет интересно:
