Защита части документа позволяет упростить подготовку документов, снизить трудоемкость на стадии их проверки и минимизировать риск допущения ошибок.
В предлагаемой статье приведен обзор нескольких способов защиты части офисных документов от редактирования. Данная возможность является востребованной у пользователей, о чем говорит большое количество соответствующих вопросов. И это совершенно справедливо, ведь возможность защиты части документа позволяет упростить подготовку документов, снизить трудоемкость на стадии их проверки и минимизировать риск допущения ошибок. На самом деле, решение данной задачи находится не на уровне системы документооборота (обычно СЭД данным функционалом не располагают), а на уровне самого документа, точнее его формата. Итак, рассмотрим несколько способов.
Способ 1. Изобразительный
Просто вставляем абзацы текста, которые должны быть неизменными в виде изображения. Минусы такого способа: ● Отсутствие реальной защиты содержимого от умышленного редактирования, так как рисунок можно достаточно легко подменить. ● Трудоемкое поддержание актуальности шаблонов документов. ● Ущерб гибкости форматирования текста.
Способ 2. Табличный
Данный способ предполагает создание шаблонов документов в формате Excel, который, как известно, позволяет защитить лист от изменений с возможностью редактирования отдельных ячеек. Преимуществом этого способа является реальная защита от изменения защищенных ячеек. При этом существует возможность более-менее гибко разграничивать права на действия с диапазонами ячеек для разных пользователей и групп. Минусами этого способа является непривычность работы с большими текстовыми документами в формате Excel и отсутствие функционала MS Word для редактирования и рецензирования текста. Таким образом, этот способ удобно использовать для подготовки шаблонов структурированных документов, представляющих собой таблицы или списки.
Способ 3. Практичный
Самым удобным и практичным способом, на мой взгляд, является использование встроенной в MS Word опции защиты документов. Последние версии MS Office (2003, XP, 2007, 2010) позволяют назначать ограничения на редактирование документа. При этом ограничения можно задавать отдельно пользователю или группе. Включением защиты документа можно:
- Ограничить форматирование документа только списком разрешенных стилей.
- Ограничить редактирование документа только:
● Внесением исправлений. При этом все изменения, вносимые в документ, будут отражаться как иборьбы без возможности принять их.
● Внесением примечаний. Сам текст при этом изменить нельзя.
● Вводом данных в поля форм. Что предусматривает добавление в шаблон документа соответствующих форм.
● Только чтением. При этом можно указать исключения для отдельных частей документа и пользователей.
Возможность включенияотключения защиты документа можно ограничить при помощи пароля.
Таким образом, используя защиту документа можно создать в СЭД шаблон документа в формате MS Word и назначить пользователям или группам индивидуальные права на редактирование отдельных частей документов. Либо вообще ограничиться только возможностью добавления комментариев.
Порядок настройки защиты документов немного отличается в разных версиях MS Office, поэтому не буду расписывать его детально, а предложу Вам, дорогие читатели, воспользоваться встроенной справкой.
Так же, буду признателен, если вы поделитесь своим опытом в настройке защиты частей документов.
Оригинал опубликован на DIRECTU Club.
Как в Ворде запретить редактирование части текста
Иногда нужно защитить документ Ворд от редактирования. Это может быть весь документ, либо его часть, это зависит от ваших нужд. Если в части документа запретить изменение, то то она останется неизменной, в то время, как другую часть можно будет изменять. Приступим к изучению.
Оба метода проверялись в Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
- Как запретить редактирование, через разрыв документа
- Как запретить редактирование, через форматированный текст
Как запретить редактирование через разрыв документа
В этом методе мы сделаем разрыв документа, и в оставшейся части запретим файла Ворд к редактированию.
Шаг 1.
Поставьте курсор перед той частью документа Microsoft Word, в которой мы хотим заблокировать изменения. Перейдите на вкладку «Разметка страницы», кликните по кнопке «Разрывы» в разделе «Параметры страницы» и выберите «Текущая страница». Таким образом вы обозначите начало защищенной части. Затем, таким же образом укажите конец запрета редактирования.
Шаг 2.
Откройте вкладку «Рецензирование», выберите в разделе «Защитить» кнопку «Ограничить редактирование».
В Word 2007: вкладка «Рецензирование» — «Защитить документ» — «Ограничить форматирование и редактирование».
Шаг 3.
Переходим к работе с окном «Ограничить редактирование» в файле Word.
- Ставим галочку «Разрешить только указанный способ редактирования документа»
- В выпадающем списке ниже выбираем «Ввод данных в поля форм»
- Под ним нажимаем на ссылку «Выбор разделов»
- В открывшемся окне «Защита раздела» галочками отмечаем те разделы файла, которые мы защищаем от редактирования.
- Когда отмечены нужны разделы жмем на кнопку «ОК»
Шаг 4.
В окне «Ограничить редактирование» перейдите к пункту «Включение защиты» и нажмите на кнопку «Да, включить защиту».
Шаг 5.
В окне «Включить защиту» указываем и подтверждаем пароль, если нужен, и жмем на кнопку «ОК».
Как разделить файл Word на отдельные файлы
Шаг 6.
Когда вы все это проделали, сохраните документ Ворд.
Это первый метод, позволяющий в Ворде исключить возможность редактирования документа.
Как запретить редактирование через форматированный текст
Если вы делали все по первому методу, то согласитесь, не просто понять какие разделы нужно отметить галочками, чтобы запретить редактирование файла Word. Второй метод будет попроще.
Прежде всего вам нужно убедиться, что на вашей ленте в Ворд есть вкладка «Разработчик». Если у вас ее нет, тогда прочтите здесь как вкладку «Разработчик» отобразить в Word >>>
Шаг 1.
Выделите ту часть файла, которую вы желаете защитить от возможности изменить. Затем на вкладке «Разработчик» нажмите на значок «Элемент управления содержимым Форматированный текст».
В Word 2007 этот значок называется «Элемент RTF».
Шаг 2.
В том же разделе «Элементы управления» нажмите на иконку «Свойства».
Шаг 3.
В открывшемся окне «Свойства элемента управления содержимым» нам необходимо заполнить следующие пункты:
- Укажите «Название»
- Поставьте две галочки в разделе «Блокировка»: «Элемент управления содержимым нельзя удалить» и «Содержимое нельзя редактировать».
Нажмите кнопку «ОК».
Шаг 4.
На вкладке «Рецензирование» либо «Разработчик», в разделе «Защитить» кликните по иконке «Ограничить редактирование».
В Word 2007: вкладка «Рецензирование» либо «Разработчик» — «Защитить документ» — «Ограничить форматирование и редактирование».
Шаг 5.
В открывшемся окне «Ограничить редактирование» поставьте галочку «Ограничить набор разрешенных стилей» и нажмите кнопку «Да, включить защиту».
Шаг 6.
В окне «Включить защиту» указываем и подтверждаем пароль, если он вам нужен, и жмем на кнопку «ОК».
Шаг 7.
После всех проделанных манипуляций, сохраните ваш документ Ворд.
Выполнив те же действия, можно снять запрет на изменение текста .
Как показать или скрыть символы в Ворде
На этом все. В комментариях можете поделиться мнениями, кому показался первый или второй метод более удобным. А если вам нужен расширенный поиск по документу Ворд, то прочитать об этом можно в отдельной статье.
Немного юмора:
— Рабинович, какие газеты Вы выписали на этот год? — А зачем? Интернет ведь есть… — Я дико извиняюсь, а в туалет Вы с клавиатурой ходить будете?
Оцените статью
Отменить ответ
Александр Резунов 22.03.2016 в 10:54
Второй способ проще (у меня Windows 8.1). Никогда не пользовался такой возможностью. Остается придумать для чего это может быть нужно. Спасибо за информацию.
И вам спасибо за комментарий. А запрет на редактирование может быть нужен, к примеру, для каких-нибудь заданий (чтобы условия никто не изменил), либо какой-нибудь таблицы, где столбцы должны остаться в первоначальном виде. Всякие бывают задания от начальства ))
Наш заказчик (одно из подразделений Роснефти) применяет такую схему при заключении договоров, которые около 15 листов. Заполняются лишь пара страниц с данными, которые клерки и проверяют, потому что в противном случае нужно просматривать, не внесли ли клиенты изменения в сам текст договора. На мой взгляд очень разумное решение, позволяющее экономить уйму времени и гарантировать от накладок в договоре.
Что-то я не понимаю смысл этой блокировки. Ведь ее можно так же легко снять, как и поставить — через те же свойства элемента управления (если говорить о втором способе). При этом не понятно для чего вообще нужен пароль, вводимый на этапе «ограничить редактирование». Я надеялся, что этот пароль будет запрашиваться, при попытке снять блокировку с заблокированных кусков текста.
Выходит, что данная блокировка снимается без каких-либо запросов паролей. Это значит, что блокируются только доступные пользователю стили? Далеко не самая востребованная для блокировки часть документа, как на мой взгляд. Возможно я что-то сделал не так?
Хотя не представляю, где тут можно было ошибиться… Может быть Вы сможете подсказать, как сделать так, чтобы заблокированные участки текста нельзя было разблокировать, без ввода пароля? Благодарю.
испробовала первый способ! Круто! Спасибо! Только проблема с колонтитулами: они не редактируются(( а очень надо)
jerboa256 07.01.2021 в 22:40
Выберите кнопку команды «Элемент управления содержимым «обычный текст» » на вкладке «Разработчик» в группе «Элементы управления», изображенную в виде простых букв «Аа» .
