Какие форматы файлов поддерживает Microsoft Word

Какие новые форматы документов, используются в Microsoft Office 2007?

С появлением Microsoft Office 2007, компания Microsoft включила новые форматы для трех своих основных программ:

1. Microsoft Word – текстового редактора для ввода документов и писем; 2. Microsoft Excel – электронных таблиц, используемых для хранения данных в строках и столбцах и проведения расчетов по этим данным; 3. Microsoft PowerPoint – программы презентаций, используемой для профессионального создания презентаций и слайд-шоу.

Новый формат файлов В Office 2007 (также известном как Office 12), эти три программы будут использовать новый формат файла на основе Open XML. Документы Word, Excel, PowerPoint будут сохраняться в формате XML, а не в бинарном формате. Это даст возможность при повреждении файлов, восстановить их, так как способ хранения данных в XML позволяет просмотреть файл, даже если часть документа повреждена. Например, если документ Word Open XML содержит поврежденную диаграмму, диаграмма может отображаться не корректно, но остальная часть файла должна выглядеть хорошо. Если же файл был сохранен в виде двоичного документ, он даже не может быть открыт.

Меньший размер файла Помимо нового более совместимого формата, новые документы Office занимают меньше места по сравнению с предыдущими форматами. Это связано с тем, что новый формат использует сжатие ZIP, что позволяет уменьшить размер файла до 75%. Это экономит место на жестком диске, и полезно при отправке документов через Интернет, по электронной почте или другими способами передачи данных.

Совместимость Поскольку XML представляет собой стандартизированный формат, Open XML документы признаются любым программным обеспечением, которое поддерживает формат Open XML. Хотя предыдущие версии офисных программ изначально не поддерживают документы, сохраненные в новом формате, компания Microsoft выпустила обновления для Office 2000, XP и 2003, которые позволяют пользователям открывать, редактировать и сохранять документы в формате Open XML.

Расширения файлов Новые Open Office XML форматы будут включать в себя новые расширения файлов, чтобы отличить их от предыдущих типов файлов. Расширения нового и старого типов файлов, перечислены ниже:

Microsoft Access Microsoft Access 2007, также использует новый формат данных с расширением файлов .ACCDB (в предыдущих версиях Access баз данных сохранялись как .MDB файлы). Новый формат поддерживает многозначные поля, бинарные объекты, шифрование базы данных, а также другие новые функции.

Другие форматы файлов Офиса, такие как Visio и Entourage (Mac), остаются теми же.

Форматы файлов

Форматы файлов и их неполная совместимость — это самая больная тема, связанная с офисными пакетами. Очень многие, если не большинство проблем пользователей выглядят примерно так: «Мне пришел тут файл, а он показывается неправильно! Что делать?»

Вначале разберемся с ситуацией.

Будем считать, что исторически первыми распространенными форматами документов Office были проприетарные форматы Microsoft: DOC для Word, XLS для Excel, PPT для PowerPoint (не будем углубляться в то, что было раньше). Для простоты будем называть их форматами Office 2003.

Форматы Office 2003 были не совсем удобны по нескольким причинам:

• это — проприетарные форматы, защищенные патентами Microsoft. Соответственно, при создании своего приложения, которое использовало бы эти форматы, вполне могли возникнуть юридические проблемы;
• сложность и слабая документированность этих форматов. В DOC и XLS предусмотрена своя файловая система, и каждая новая версия Office добавляла новые компоненты в формат, которые Microsoft документировать не спешила. Кроме того, в этом формате были реализованы явно неудачные решения, такие, как технология «Fast Save » из Office 2003 , которая приводила к неконтролируемому распуханию файлов;
• привязка к конкретным приложениям (то есть Word, Excel и PowerPoint): в DOC/XLS/PPT встречались прямые привязки к структурам соответствующих приложений Microsoft;
• неполная обратная совместимость: если вы создали файл в Office 2003, то совершенно необязательно, что Office 97 его отобразит правильно. Поэтому как только на предприятии у части сотрудников появлялась новая версия Office, приходилось обновлять Office у всех остальных.

Фактически форматы XLS/DOC/PPT стали эффективным средством борьбы против конкурентов Microsoft Office.

Как ответ на проблему, компанией Sun Microsystems (которая владела OpenOffice) при поддержке консорциума OASIS ( IBM, Novell, Oracle и другие) в начале 2000-х годов был разработан открытый стандарт OpenDocument ( ODT/ODS/ODP и прочие форматы файлов). В 2006 году он был принят как стандарт ISO/IEC 26300, в 2010 году он был принят как стандарт ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300—2010, а также был утвержден в качестве государственного стандарта несколькими десятками стран (включая весь Европейский Союз).

Формат OpenDocument оказался очень удачным по сравнению с Office 2003. Ф изически документ OpenDocument — это ZIP- архив, в котором лежат файлы XML и некоторые двоичные файлы (например, изображения). Структура проста, прозрачна и за счет ZIP- сжатия экономит много места на диске по сравнению с DOC/XLS/PPT.

Microsoft осознал происходящее и создал свой «аналог» OpenDocument — формат O ffice Open XML (сокращенно OOXML), который сейчас используется для DOCX, XLSX, PPTX и т. п. (с некоторыми оговорками, но о них ниже). Структурно формат оказался похожим на OpenDocument: файлы OOXML представляют из себя ZIP- архив, в который упакованы файлы XML и двоичные файлы.

А дальше Microsoft с большими скандалами и не с первого раза продвинул свой формат в виде стандарта ISO 29500:2008. При этом организация ISO пришлось наступить на горло собственным принципам, согласно которым не рекомендуется на одну и ту же сущность (в данном случае форматы офисных файлов) иметь два конкурирующих стандарта. Про прочие мелочи, такие, как наличие у Microsoft патентов США на форматы OOXML и возможность юридического преследования любой организации, которая, по мнению Microsoft , нарушит условия лицензионного соглашения, просто промолчим: политика есть политика.

Заметим также, что, вообще говоря, документы современных версий Microsoft Office не соответствуют собственному стандарту Microsoft OOXML. Microsoft поделила формат на две части: «strict» (строг ий OOXML ) и «transitional» (переходный). Переходный формат отличается тем, что в нем есть множество XML- тегов, которые не соответствуют стандарту ( Microsoft объясняет, что они необходимы для обратной совместимости). Как работают с этим тегами приложения Microsoft Office — знает только Microsoft. Вы можете сохранить документ Office в строгом соответствии со стандартом ISO 29500 на OOXML , но для этого придется выбрать специальный формат файла (см. рис.)

Как вы, наверное, догадываетесь, все приложения Microsoft Office по умолчанию сохраняют документы в нестандартном transitional формате, но формально DOCX/XLSX/PPTX стандартизированы.

Поддержка форматов файлов

Таким образом, в настоящее время на рынке фактически осталось три формата офисных документов:

1. Исторический формат Office 97-2003 ( DOC, XLS, PPT)
2. Формат Open Document (ODT, ODS, ODP ), поддерживаемый ISO, ГОСТ и государственными органами самых разных стран, включая Россию и Евросоюз
3. Формат Office Open XML (DOCX, XLSX, PPTX ), который формально стандартизирован, но реально приложения Microsoft сохраняют документы не в соответствии с разработанным ими же стандартом ISO.

Практически все офисные пакеты поддерживают сохранение документов во всех трех форматах. Но разница в том, какой формат является для офисного пакета родным (native). С ф айлом в родном формате по понятным причинам работа происходит намного быстрее и эффективнее. При открытии файла в неродном формате этот файл вначале переконвертируется в родной формат, а при сохранении происходит обратное действие, что требует дополнительного расхода ресурсов. Кроме того, в «неродных форматах» чаще всего поддерживается не весь функционал.

Форматы OpenDocument (ODT, ODS, ODP) являются родными только для LibreOffice/OpenOffice (из распространенных офисных пакетов). Соответственно, с документами по ГОСТ наиболее эффективно будет работать LibreOffice.

Для всех остальных распространенных офисных пакетов, которые здесь рассматриваются ( Microsoft Office, WPS Office, OnlyOffice/ Р7 Офис, Мой Офис) родными форматами являются форматы Office Open XML (DOCX, XLSX, PPTX). Сразу оговоримся, что реально для Microsoft Office родным является его внутренний двоичный формат (в Excel его можно увидеть, если сохранить книгу в формате XLSB), и этот формат наиболее эффективен, но про эти тонкости расскажем чуть позже.

Для Р7 Офис и Мой Офис, которые продвигаются по программе импортозамещения, выбор в качестве родного формата спорного майкрософтовского OOXML вместо ГОСТовского и технически более удачного и стандартизированного OpenDocument представляется достаточно спорным решением. Разработчики обосновывают это тем, что в организациях накоплен большой объем документов в форматах DOCX/XLSX, и для более быстрой работы с ними и был сделан такой выбор. Тут решать им, но рано или поздно отвязываться от форматов Microsoft, на мой взгляд, все-таки придется.