Microsoft Word — один из основных и самых популярных офисных продуктов для редактирования текстов и документов. Казалось бы, мы так давно работаем с этой программой, что должны были полностью изучить все ее функции. Но есть еще несколько секретных фишек старого-доброго «ворда», которые порадуют даже опытных пользователей. Прочитайте весь список и проверьте, использовали ли вы все эти опции!
Анастасия Баканова
Выпускающий редактор сайта
Обсудить тему
20 секретных возможностей Microsoft Word, которые упростят работу с документами.
Изменить масштаб страницы
Простая функция быстрого увеличения и уменьшения масштаба страницы в Microsoft Word выполняется нажатием клавиши CTRL и одновременным прокручиванием колесика мыши.
Попробуйте использовать эту опцию, вместо того, чтобы вручную регулировать параметры ползунком в правом нижнем углу.
CTRL — Колесо прокрутки мыши
2. Установить пароль на документ
Защитить содержимое своих документов можно с помощью встроенной функции шифрования паролей. Чтобы установить код, откройте проект, нажмите «Файл», кликните по иконке с надписью «Защита документов», а затем — «Зашифровать с использованием пароля». Теперь данные будут в безопасности. Только не забудьте записать куда-нибудь созданный пароль.
Файл — Защита документов — Зашифровать с использованием пароля
Techinsider
3. Интеллектуальный поиск
Удобная опция для авторов, которым нужно быстро найти нужную информацию, не закрывая окно текстового редактора. В Word есть удобный интеллектуальный поиск, другими словами — встроенный поисковик.
Результаты по запросам выдаются в правой части экрана непосредственно из Bing, однако пользователь может изменить поисковую систему на Яндекс, Google или любую другую.
Работает интеллектуальный поиск так: выделяете нужное слово, предложение или определенную часть текста, зажимаете правую кнопку мыши и кликаете на строчку «Интеллектуальный поиск».
Выделение текста — Правая кнопка мыши — Интеллектуальный поиск
4. Свободное форматирование
Перейдите в режим свободного написания, дважды нажав мышкой на часть экрана, куда хотите ввести текст. Лишний раз использовать пробелы и табуляцию не придется.
5. Креативные шаблоны
Пустой лист — тоже выход, но если хочется создать тематическую афишу или специальный документ к празднику, лучше выбрать один из встроенных шаблонов Word.
Зайдите в меню «Файл», нажмите «Создать» и выберете одну из предложенных категорий, чтобы найти подходящий дизайн страницы (проверьте, что ваше устройство подключено к интернету).
Файл — Создать — Поиск шаблонов
Techinsider
6. Инструмент поиска и замены
Если вы написали уже больше 100 страниц и только в конце работы поняли, что все это время делали ошибку в одном и том же слове, — не спешите перечитывать весь документ и исправлять его вручную. Редактор достаточно умен, чтобы сделать это за вас.
Откройте раздел «Главная» в основной панели редактирования, справа найдите кнопку «Заменить». Перед вами появится меню. Заполните поля «Найти» и «Заменить на», следом нажмите «Заменить все». Используйте кнопки «Найти далее» и «Заменить», чтобы исправить конкретное слово из всех предложенных вариантов.
Главная — Заменить — Найти — Заменить на — Заменить все
7. Встроенный переводчик
Прошли те времена, когда нужно было дополнительно открывать переводчик, чтобы перевести текст, а потом обратно вставлять его в Word. Встроенный переводчик в редакторе предоставляет доступ более чем к 100 языкам.
Для начала нужно выделить текст, который необходимо перевести, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать пункт «Перевод». Останется определить языки и нажать на кнопку «Вставить» в боковом меню.
Выделение текста — Правая кнопка мыши — Перевод — Исходный Язык — Язык перевода — Вставить
Techinsider
8. Быстрое выделение предложения
Удерживая клавишу CTRL и нажимая на начало фразы мышью, вы автоматически выделяете все предложение — без необходимости находить его начало и конец. Просто щелкните, удалите или отредактируйте текст сразу.
CTRL — Правая кнопка мыши
9. Перевод аудиофайлов в текст
Мало кто знает, но веб-версия Word позволяет расшифровывать видео и аудиофайлы, переводя их в текст. С помощью этой опции у пользователей есть возможность транскрибировать большие медиафайлы.
Прослушать и расшифровать самостоятельно часовое видео — задача как минимум на два часа. Программа же справится с подобным заданием за считанные минуты.
Конечно, перечитывать готовый текст за машиной все равно придется: алгоритмы могут допускать ошибки в пунктуации, сложных терминах или в словах, произнесенных нечетко. И еще один нюанс: расшифровка в Microsoft Word ограничена английским языком.
Как активировать функцию? Перейдите в пункт меню «Главная», нажмите «Диктовать», после чего щелкните на кнопку «Транскрибировать» («Расшифровать») в появившемся окне. Добавьте загруженный на ПК файл для расшифровки или начните запись, предварительно разрешив доступ к камере и микрофону.
Главная — Диктовать — Расшифровать
softwarekeep.com
10. Восстановление поврежденных файлов
Кажется, что случайно закрыть несохраненный файл — катастрофа, которую невозможно исправить. Еще хуже, когда на ноутбуке или ПК произошел сбой, и документ просто слетел. Картина выглядит печально, но поверьте, шанс спасти «рукопись» все же есть.
Программой предусмотрено периодическое автосохранение внесенных изменений. При попытке открыть слетевший файл, Word должен предложить вам восстановить последнюю сохраненную версию документа. Это лучший сценарий из возможных.
Но что делать, если дополнительное окно не появилось?
Тогда можно вручную просмотреть каталог сохраненных файлов, перейдя в «Файл» на главной панели. Нажмите «Параметры», перейдите в раздел «Сохранение». Рядом со строкой «Каталог файлов для автовосстановления» найдите кнопку «Обзор», нажмите на нее. Система откроет все сохраненные версии документов, из которых вы сможете выбрать нужный вариант. Кстати, в том же меню можно настроить частоту автоматического сохранения файлов.
Второй вариант быстро просмотреть сохраненные версии — также перейти в «Файл», далее во вкладку «Сведения» и нажать на пункт «Управление документом». Программа предложит просмотреть копии несохраненных файлов.
Файл — Параметры — Сохранение — Каталог файлов для автовосстановления — Обзор
11. Моментальное добавление скриншотов
Добавить скриншот страницы в документ можно буквально за пару кликов. Откройте страницу, которую планируете заскринить, следом запустите Word. Во вкладке «Вставка» нажмите на значок камеры на белом фоне (кнопка «Снимок») и выберите нужное из отобразившихся активных окон. После нажатия на любое окно, его скриншот сразу же добавится в документ.
Вставка — Снимок
Techinsider
12. Сброс форматирования
Запомните сочетание горячих клавиш для очистки форматирования текста в документе. Этот лайфхак пригодится в том случае, когда вам понадобится изменить шрифт или регистр набранных слов.
Выделите фрагмент текста, зажмите CTRL и пробел одновременно. Вуаля! Все настройки текста сбросились.
Выделение текста — CTRL + пробел
13. Неразрывные пробелы
При редактировании текстового документа часто появляются слишком большие пробелы, которые разрывают слова, из-за чего нередко возникают неправильные переносы. Заметив длинный пробел в документе, выделите его и нажмите CTRL + SHIFT + пробел.
Выделение пробела — CTRL + SHIFT + пробел
14. Водяной знак
Добавьте водяной шаг на документ, не обращаясь к посторонним онлайн-редакторам. Чтобы защитить текст от копирования, зайдите во вкладку «Дизайн», выберите инструмент «Подложка», кликните на понравившийся макет или нажмите «Настраиваемая подложка». В открывшемся окне задайте нужные параметры: впишите текст, определите шрифт, размер и цвет.
Дизайн — Подложка — Настраиваемая подложка
Techinsider
15. Добавление даты и времени
Возможно, когда-нибудь вам пригодится этот простой трюк. Имейте в виду: с помощью комбинации клавиш SHIFT + ALT + D получится вставить в документ текущую дату (день, месяц, год). А для добавления времени нужно использовать сочетание SHIFT + ALT + T.
SHIFT + ALT + T ИЛИ D
16. Вставка математического уравнения
Настоящий подарок для технарей, которым в текстовом редакторе не достаточно работы только с текстом, графикой и фотографиями. Да-да, при желании в Word можно вставить что угодно, даже уравнение, написанное от руки.
Делается это в разделе «Вставка». Порядок действий такой: находите справа сверху значок «Уравнение», кликаете на него, а следом среди инструментов на панели выбираете «Рукописное уравнение».
Вставка — Уравнение — Рукописное уравнения
17. Оглавление
Зачем тратить уйму времени на составление оглавления вручную, если система умеет выполнять это действие практически без вашего вмешательства? Если вы до сих пор ни разу не применяли функцию «Оглавление» на практике — пора подтянуть матчасть!
Ссылки — Добавить текст — Оглавление
18. Легко запустить Word
Как вы привыкли создавать документ на рабочем столе? Наверняка сначала кликаете по экрану правой кнопкой мыши, нажимаете «Создать», называете документ и только потом открываете файл. Но есть и другой, ускоренный вариант вызова программы.
Зажмите WINDOWS + R и введите в командной строке слово winword. В следующий раз при использовании того же сочетания клавиш, вводить ничего не придется — для запуска Word останется только нажать ENTER.
WINDOWS + R — winword — ENTER
19. Создать новый лист
Не менее полезная способность текстового редактора — вставка новой страницы. На тот случай, когда захочется начать все с чистого листа.
Вместо того, чтобы до потери пульса зажимать ENTER, дожидаясь, пока ползунок перепрыгнет на другой лист, разумнее и грамотнее будет воспользоваться функцией разрыва страниц.
Во-первых, это удобно, а во-вторых, позволит вам не создавать лишних скрытых символов.
Просто зажмите стандартную комбинацию CTRL + ENTER, если работаете на Windows или COMMAND + ENTER при редактировании текста на MacOS.
CTRL + ENTER или COMMAND + ENTER
20. Перевести текст в таблицу
Преобразовать текст в таблицу с помощью Word — не проблема. Для начала в главном меню найдите символ «Показать все знаки» (отображение знаков абзаца и других скрытых знаков форматирования). Подсказка: он выглядит как отзеркаленная латинская буква P и находится рядом со значком «Сортировка».
Задайте количество строк в будущей таблице, разделив текст на абзацы. Также сформируйте столбцы, расставив знаки табуляции (клавиша TAB) между словами, словосочетаниями или предложениями.
Так, например, из такого текста у вас получится таблица с тремя колонками и двумя строками. Логично? Вполне!
microsoft.com
Далее выделите текст, который собираетесь преобразовать, выберите пункт «Вставка», затем «Таблица» и «Преобразовать в таблицу». Введите число столбцов, а в качестве разделителя установите знак табуляции.
все знаки — Абзацы + TAB — Выделение текста — Вставка — Таблица — Преобразовать в таблицу
Полезные горячие клавиши для MS Word:
- CTRL + A: выделить весь текст
- CTRL + B: выделение фрагмента жирным
- CTRL + C: скопировать выделенный текст
- CTRL + X: вырезать выделенный текст
- CTRL + N: открыть новый документ
- CTRL + P: открыть окно печати
- CTRL + I: выделение фрагмента курсивом
- CTRL + U: подчеркивание выделенного фрагмента
- CTRL + V: вставка скопированного текста
- CTRL + Y: повтор последней команды
- CTRL + Z: отмена последней команды
- CTRL + G: быстрый вызов окна «Найти и заменить»
- F1: открыть меню «Справка»
- F7: проверка орфографии
- F12: сохранить как
- CTRL + S: сохранить
- CTRL + W: закрыть документ
- ALT + SHIFT + D: вставить дату
- ALT + SHIFT + T: вставить время
- CTRL + BACKSPACE: удалить слово слева от курсора
30 полезных лайфхаков для работы в Word
Знание Word — обязательный навык для широкого круга профессий, от секретаря до директора по маркетингу. А продвинутые знания Word ценятся еще выше! Собрали в статье 30 полезных лайфхаков для работы в Word, которые упростят работу, помогут в учебе и добавят вам очков в глазах всего офиса!
#1 Восстановление несохраненного документа
Момент, когда внезапно закрываешь несохраненный документ — это как удар мизинцем об угол стола и сообщение «Ваш баланс: 32 руб.20 коп» в одном флаконе. Чтобы не допустить такую досадную ситуацию, установите параметры автосохранения в Word. По умолчанию версия документа автоматически сохраняется каждые 10 минут, но можно установить и меньший интервал — например, 1 минуту.
Заходите во вкладку «Файл» → «Параметры» → «Сохранение». Далее устанавливаете нужный интервал.
Если об этой функции вы узнали уже после того, как закрыли несохраненный документ, есть рабочий способ всё-таки вернуть его.
«Файл» → «Сведения» → «Управление документом» → «Восстановить несохраненные документы». После это откроется служебная папка Word, в которой найдете искомые документы.
#2 Замена шрифта по умолчанию
Стандартный шрифт Word — Calibri, но часто в организациях принято оформлять документы в других шрифтах: Times New Roman, Verdana, Arial. Чтобы каждый раз не переключать шрифт на нужный вам, установите необходимый по умолчанию. Делается это так: «Главная» → «Шрифт» → Выбираете нужный шрифт из списка → «По умолчанию».
#3 Поиск синонима к слову
Если часто используете Word как редактор, используйте удобную функцию поиска синонимов, вместо того чтобы искать для этого соответствующие сайты. Кликаете на любое слово и во всплывающем окне выбираете блок «Синонимы».
#4 Быстрое перемещение элемента списка
Списки — наше всё:
- Удобно;
- Наглядно;
- Аккуратно.
Но вот перемещать в Word местами позиции в списках — жутко неудобно, если не знаешь нужный лайфхак. Итак, чтобы быстро переместить строчку из списка вверх или вниз, нужно использовать комбинацию Alt + Shift + ↑(↓).
#5 Установка неразрывных пробелов
Боль секретарей, офис-менеджеров, бухгалтеров и экономистов — некорректные переносы слов. Например, в официальных документах фамилия и инициалы гендиректора должны находится на одной строчке, как и единицы измерения и числа, географические сокращения, сокращения типа «и т.д.» , «и т.п.». Но коварному Word’у на эти правила плевать, программа переносит слова как хочет. Чтобы такого не допустить, нужно просто установить неразрывные пробелы: нажмите Shift + Ctrl + «Пробел» для их вставки. Ниже — пример без неразрывного пробела и с ним.
#6 Пароль на документ
Если боитесь, что ваш курсач по макроэкономике попадет не в те руки, установите пароль на документ 😀 А серьезно — ситуации бывают разные и лучше знать такие лайфхаки. Итак, чтобы установить пароль следуйте алгоритму: «Файл» → «Сведения» → «Защитить документ» → «Зашифровать с использованием пароля». Помните, восстановить забытый пароль — невозможно! А снять его можно легко, по той же схеме.
#7 Ограничение на внесение изменений
Если работаете над документом совместно с кем-то или скидываете договор партнерам по бизнесу для согласования, но не хотите, чтобы в документ вносили лишние правки, установите ограничения. Можно запретить использовать некоторые стили, указать части текста и пользователей, на которых запреты не будут действовать, задать типы согласованных изменений. Схема простая: «Файл» → «Сведения» → «Защитить документ» → «Ограничить редактирование».
#8 Автозамена слов
Молитесь на автонабор на телефоне? В Word такая штука тоже есть и она заметно облегчает жизнь и ускоряет скорость печати.
- можно писать сложные или постоянно повторяющиеся термины и слова, набирая первые 2-3 буквы;
- установите автозамену на слова, в которых постоянно делаете ошибку, и больше не придется думать, как правильно пишется «двуглавый» или «двухглавый» — автозамена распознает его с первых букв и вставит правильный вариант;
- «пирвет», «отгда», «елси» и другие типичные опечатки автозамена преобразует в правильные варианты — «привет», «тогда» и «если».
Согласитесь, полезная штука. Установить просто: «Файл» → «Параметры» → «Правописание» → «Параметры автозамены».
#9 Сокращение текста до одной странице
Наверно, у каждого бывали случаи, когда буквально из-за 1-3 строчек текста вам приходилось распечатывать документ с двух сторон или даже печатать два листа. Либо до бесконечности сокращать и редактировать текст. Только не падайте со стула, но этого можно было не делать — в Word есть специальная функция для сокращения текста.
Порядок действий: «Файл» → «Параметры» → «Панель быстрого доступа» → выбираете «Все команды» в блоке «Выбрать команды из» → там ищете «Сократить на страницу» и нажимаете «Добавить». После этого на вашей панели задач сверху появляется значок сокращения страницы. Выделяете текст, кликаете на значок — вуаля!
#10 Удобная вставка текста
Еще одна частая проблема при работе с Word — необходимость форматировать вставленный текст под стиль документа. Конечно, это занимает не так много времени, но секунда минуту бережет! Чтобы установить вставку только текста, без форматирования, следуйте инструкции: «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно» → «Копирование, вырезание и вставка» → «Вставка из других программ» → «Сохранить только текст».
#11 Редактирование PDF
Возможно, для вас это будет сюрпризом, но в Word можно легко редактировать файлы PDF. Редактор преобразует текст, таблицы, списки, графики и прочие элементы в DOCX-файл, сохраняя форматирование оригинала.
#12 Совместная работа над документом
Хорошая новость для фанатов Google Docs, которые вынуждены работать в Word — здесь тоже есть режим правок и возможность совместной работы над документом. Чтобы вставить комментарий в совместный документ, используйте вкладку «Рецензирование».
#13 Замена текста
Удобная функция, если нужно заменить какое-нибудь часто повторяющееся слово в большом тексте. Найдете эту фичу в разделе «Главная» с правой стороны.
#14 Использование дополнительных программ
В Word можно не только редактировать документы, но и переводить тексты через Яндекс.Перевод, создавать рассылки с помощью MailChimp, искать информацию через Википедию и многое другое. Нужно только установить эти программы внутри Word! Делается это так: заходите в раздел «Вставка» → «Мои надстройки» → «Смотреть все» → «Магазин». Далее выбираете нужную программу и устанавливаете.
#15 Вставка математического уравнения
Технари, дышите глубже — у нас для вас крутой лайфхак. Теперь уравнения, вычисления и формулы добавлять в документ Word можно в тысячу раз проще, используя функцию «Рукописное уравнение». Пишете в поле от руки уравнение, а система автоматически переводит его в печатный вид и добавляет в документ. Круто! Функция находится во вкладке «Уравнение», которую найдете в разделе «Вставка». (Редакция владеет категорически гуманитарным сознанием и не несет ответственности за абсурдность математического уравнения на скриншоте.)
#16 Создание оглавления
Просто незаменимая функция для студентов — вставка содержания текста в документ. Пригодится для рефератов, курсовых, диплома. Знаем, что некоторые рисуют точки и проставляют отступы, чтобы сымитировать оглавление — с такими методами пора заканчивать.
#17 Выделение разных частей текста
Если хотите выделить, удалить, поменять шрифт нескольких фрагментов текста, необязательно делать это по очереди с каждым предложением или абзацем. Зажмите клавишу Ctrl и выделяйте нужно количество фрагментов текста.
#18 Вставка скриншота в документ
Добавлять скриншоты страниц в документ Word можно без использования других программ. Во вкладке «Вставка» найдете функцию «Снимок». Предварительно зайдите на ту страницу, скриншот с которой вам нужен. После того, как выберите нужную область для снимка, программа автоматически вставит скрин в документ.
#19 Печать текста в любом месте листа
Кто-то посчитает это само собой разумеющимся, но многие люди не знают, что печатать в документе Word можно в абсолютно любом месте. К примеру, если вы составляете документ и вам нужно напечатать в нижнем правом углу ФИО директора и дату, не нужно ставить тысячу пробелов — просто два раза кликните курсором в том месте, где нужно напечатать текст. Вот так просто 🙂
#20 Сравнение двух версий документа
Отличный лайфхак, если нужно, например, сравнить старую и новую версию договоров или посмотреть, какие изменения в документ внесли партнеры или юрист. Идете во вкладку «Рецензирование» → «Сравнить» → «Сравнение двух версий документа (юридическое примечание)». Далее выбираете, какой документ считается исходным, а какой измененным.
Если нажмете на кнопку «Больше», сможете настроить только те изменения, которые нужны. Еще можно выбрать, в каком из документом отобразятся изменения или установить, чтобы правки отобразились в третьем документе. Если над документом трудилось несколько человек, вместо «Сравнение двух версий документа (юридическое примечание)» выбирайте вариант «Объединение исправлений от нескольких авторов в одном документе».
И на десерт 10 полезных сочетаний горячих клавиш
Ctrl + Shift + A — мгновенное превращение прописных букв в заглавные;
Shift + F3 — преобразование заглавных букв в прописные. Полезно для любителей печатать, не обращая внимание на включенный caps lock;
Ctrl + Tab — добавление табуляции в ячейке;
Shift + Alt + D — быстрое добавление даты в документ;
Shift + Alt + T — добавление времени в документ;
Alt + 769 — проставление ударения в слове. Установите курсор после буквы, где должно быть ударение и нажмите комбинацию;
Ctrl + Alt + Page Down — перемещение на следующую страницу;
Ctrl + Alt + Page Up — возвращение на предыдущую страницу;
Ctrl + Home — перемещение в начало документа;
=lorem(2,2) — заполнение страницы текстом. Пригодится, если нужно опробовать какую-то функцию, но не хочется печатать «акыжппвппорфмюф» вручную. Цифры в скобках означают количество абзацев и строк для заполнения. Если замените «lorem» на «rand», в качестве заполнителя будет использован случайный текст.
А еще у нас есть бесплатный конструктор резюме с красивыми шаблонами, полезными советами и импортом из hh
