Слияние используется в ситуациях, когда требуется сгенерировать группу однородных документов, где каждый из них включает в себя индивидуальные элементы.
При помощи слияния возможно создавать такие документы.
Набор конвертов. Обратные адреса на всех конвертах идентичны, но адреса получателей различаются в каждом конкретном случае.
Комплект наклеек с адресами. На каждой наклейке приводятся фамилия и адрес, которые являются уникальными.
Сет документов на официальном бланке или электронных письмах. Суть всех писем или сообщений остается неизменной, но в каждом из них имеются данные, предназначенные для конкретного адресата, такие как фамилия, адрес или любая другая информация.
Каталог или директория. Информация для каждого элемента представлена одного и того же типа, например, имя или описание, однако для каждого из них она индивидуальна.
Чтобы вручную создать каждый документ, письмо, сообщение, факс, наклейку, конверт потребовалось бы много времени. Вместо этого можно воспользоваться слиянием. Нужно создать всего лишь один документ, содержащий стандартную информацию для всех экземпляров, и добавить несколько заполнителей для информации, которая уникальна для каждого экземпляра.
Для выполнения слияния применяются элементы из вкладки Рассылки.
В процессе слияния применяется следующая терминология:
Основной документ — это документ, который включает в себя данные, остающиеся неизменными во всех производных документах, такие как обратный адрес или содержание письма.
Источник данных — файл, содержащий сведения, предназначенные для объединения с документом. Например, список имен и адресов, которые требуется использовать при слиянии. Для использования сведений из источника данных необходимо сначала подключиться к этому источнику данных.
Поле слияния — поле, вставляемое в том месте основного документа, куда следует поместить фактические данные из источника данных. Например, вставка поля слияния Фамилия позволяет вставить в документ значение Иванов, которое хранится в поле данных Фамилия.
Составной документ — документ, полученный слиянием основного документа и данных из источника данных.
Подготовка документов к слиянию
Создайте основной документ. Введите постоянный текст, добавьте необходимые элементы (таблицы, рисунки и др.), установите параметры страницы, оформите документ. Сохраните документ. Например, основным документом будет подарочный сертификат ( рис. 1.50).
увеличить изображениеРис. 1.50. Основной документ
Создайте источник данных. Источником данных могут быть файлы Word и Excel, базы данных Access, списки адресов Microsoft Outlook и т.д., содержащие организованные данные. Например, это будет файл Excel со списками сотрудников фирм ( рис. 1.51).
увеличить изображениеРис. 1.51. Источник данных
После подготовки основного документа и источника данных следует вставить поля слияния в основной документ.
увеличить изображениеРис. 1.52. Подготовка к слиянию
Рис. 1.53. Вставка шаблона
Рис. 1.54. Добавление шаблона
увеличить изображениеРис. 1.55. Элементы вкладки Рассылки
увеличить изображениеРис. 1.56. Выбор поля слияния
увеличить изображениеРис. 1.57. Добавление поля Word
увеличить изображениеРис. 1.58. Документ перед слиянием
Слияние документов
Слияние можно выполнить в новый документ.
увеличить изображениеРис. 1.59. Начало слияния в новый документ
Рис. 1.60. Выбор записей для слияния
увеличить изображениеРис. 1.61. Составной документ после слияния
Сформированный файл можно распечатать и/или сохранить для последующего применения.
