Тема 2. Создание сложных документов в текстовом редакторе MS Word
Microsoft Word — мощный текстовый процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает с многими шрифтами, как с украинским, так и с любым из двадцати одного языка мира.
В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и иборьбы правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое.
Word позволяет применять различные шрифты, вставлять в документ электронные таблицы, диаграммы, сложные математические формулы, графические иллюстрации и звуковые комментарии. Он обеспечивает фоновую проверку орфографии. По своим возможностям Word приближается к настольным издательским системам.
Текстовый процессор обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер и тому подобное. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя.
При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а также разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.
При создании больших документов (таких как бизнес-план или курсовая) приходится часто менять шрифты, чтобы выделить заголовки, примечания, сноски и тому подобное. Для того, чтобы упростить работу со шрифтами, их начертанием, размерами, выравниванием в Word предусмотрена работа со стилями. Данная функция позволяет сохранять художественное оформление и единство документа. Для каждого объекта документа задается определенный стиль – совокупность параметров шрифта и абзаца.
Встроенный редактор формул позволяет создавать самые сложные математические и химические формулы.
Перечислим дополнительные функции, которые ускоряют и облегчают работу с текстами:
-изменение масштаба документа при предварительном просмотре;
-автоматическая нумерация страниц;
-создание границ вокруг текста и страниц;
-разработка своего стиля и использование его в дальнейшем для быстрого форматирования текста;
-поддержка нескольких словарей для проверки правильности написания;
-работа с макросами;
-поддержка нескольких окон;
-удобная справочная система;
-проверка орфографии, грамматики и синтаксиса;
-настройка панелей инструментов (добавление и удаление кнопок и команд);
-возможность предварительного просмотра перед печатью;
-настройка параметров страницы и поддержка нестандартных форматов бумаги;
-вставка в текст специальных символов и тому подобное.
Нужно различать такие определения как редактирование документа и его форматирование.
Редактирование –это изменение содержания документа путем перестановки, замены, вставки и удаление фрагментов документа. Элемент документа, к которому применяются эти действия, предварительно должен быть выделенным. Операции вырезания, копирования и вставки текста могут быть выполнены с помощью команд меню или с помощью существующих инструментов ленты. В Word существует удобный способ перемещения фрагментов текста с помощью мыши – “drag-and-drop” (перенести и положить).
Форматирование документа– это изменение его внешнего вида. Параметры форматирования можно устанавливать до и после набора текста. Различают форматирование символов и форматирование абзацев. Понятие символ содержит в себе не только отдельный символ, но и слово, фразу, а также фрагмент текста, не являющийся абзацем.
При форматировании символов как правило задаются параметры шрифта: гарнитура и размер, начертание и тип подчеркивания, межбуквенное расстояние, скрытый текст и тому подобное. При форматировании абзацев кроме параметров шрифта задаются параметры размещения абзаца: выравнивание и отступы относительно полей страницы, интервалы между абзацами и между строками внутри абзаца, а также положение самого абзаца на странице.
2.2 Работа с текстом и таблицами
Для запуска текстового редактора необходимо выполнить команду Пуск – Все программы – Microsoft Office Word.
Следует отметить, что перед тем как применить форматирование к фрагменту текста, сначала необходимо этот фрагмент выделить. Методы выделения текста сведем в таблицу 2.1 При выделении будем использовать понятие поля выделения. Поле выделения расположено левее текста, указатель мыши в нем меняет направление и показывает на текст æ.
Таблица 2.1 — Выделение элементов текста
| Что выделять | Как выделять |
| Строка | Поставить указатель мыши в поле выделения напротив требуемой строки и щелкнуть левой кнопкой. Строка будет выделена черным цветом. |
| Несколько строк | Поставить указатель мыши в поле выделения напротив первой (последней) строки, при щелчке зажать левую кнопку и тащить до конца диапазона, затем отпустить кнопку. Строки будут выделены черным цветом. |
| Абзац | Поставить указатель мыши в поле выделения напротив требуемого абзаца и выполнить двойной щелчок левой кнопкой. Абзац будет выделен черным цветом. |
| Несколько абзацев | Поставить указатель мыши в поле выделения напротив первого (последнего) абзаца, при двойном щелчке зажать левую кнопку и тащить вдоль нужного количества абзацев. Абзацы будут выделены черным цветом. |
| Весь документ | Щелкнуть в поле выделения при нажатой клавише [Ctrl]. |
| Слово | Двойной щелчок по слову. |
| Словосочетание | Указатель мыши поставить на начало словосочетания, зажать левую кнопку и тащить до конца словосочетания. |
Форматирование текста происходит с помощью соответствующих инструментов, расположенных на панели инструментов Форматирование, которая выводится на экран командой Вид – Панели инструментов – Форматирование.
Межстрочный интервал и отступ первой строки устанавливается в окне «Абзац», которая выводится с помощью команды Формат – Абзац.
Для оформления абзаца с помощью рамки необходимо выделить нужный абзац и выполнить команду Формат – Границы и заливка, на вкладке «Границы» выбрать тип рамки, цвет и ширину. С помощью соответствующих кнопок установить границы, выбрать фрагмент текста, к которому следует применить этот вид форматирования, и нажать кнопку ОК.
Чтобы залить абзац цветом, необходимо выделить фрагмент текста, выполнить команду Формат – Границы и заливка, на вкладке «Заливка» выбрать нужный цвет и фрагмент текста, к которому следует применить этот вид форматирования, и нажать кнопку ОК.
Поля документа можно изменить через пункт меню Файл – Параметры страницы. Для создания альбомной ориентации листа необходимо во вкладке «Поля» выбрать альбомную ориентацию и обязательно в выпадающем списке указать «Применить к текущему разделу».
Для расстановки нумерации страниц нужно использовать команду Вставка – Номера страниц. В появившемся окне указать положение и выравнивание нумерации, а также при необходимости убрать или установить флажок «Номер на первой странице». Если необходимо установить нумерацию с определенной страницы, следует нажать кнопку «Формат» и заполнить соответствующее окно диалога.
Создание таблиц происходит с помощью команды Таблица – Вставить – Таблица, указывается количество столбцов и строк будущей таблицы. При необходимости можно объединить или разбить ячейки таблицы. Для этого следует выделить нужные ячейки и выполнить команду Таблица – Объединить ячейкиили Таблица – Разбить ячейки.
Для оформления таблицы с помощью рамки и заливки следует выделить нужный диапазон ячеек и выполнить команду Формат – Границы и заливка. Далее выбрать соответствующие вкладки и отформатировать таблицу.
Microsoft Word позволяет выполнять расчеты в таблицах. Для этого необходимо поставить курсор в ячейку, в которой следует рассчитать значения, и выполнить команду Таблица – Формула. В окне, которое появится, можно выбрать одну из встроенных функций или создать свою формулу, которая должна начинаться со знака = и представляет собой комбинацию арифметических знаков и адресов ячеек. Адрес ячейки формируется таким образом: на первом месте указывается столбец, а на втором – номер строки, например, В5.
Довольно часто таблицы больших размеров не помещаются на один лист документа, тогда возникает потребность в переносе заголовков таблицы на следующую страницу. Для этого необходимо выделить заголовок таблицы и выполнить команду Таблица – Заголовки, при этом перенос заголовке происходит автоматически.
Дата добавления: 2019-12-09 ; просмотров: 3032 ;
Изменение структуры документа в режиме структуры
Для изменения уровней заголовков и преобразований абзаца основного текста в заголовок или заголовка — в абзац основного текста служат кнопки на панели инструментов Структура. Чтобы выделить заголовок вместе со всем подтекстом, достаточно щелкнуть на структурном маркере слева от него.
Изменение уровней заголовков с помощью панели инструментов Структура:
· Установите курсор в изменяемом заголовке, уровень, которого должен повыситься или понизиться
· Для перевода заголовка на следующий уровень вверх нажмите кнопку Повысить уровень, а для перевода на следующий уровень вниз — кнопку Понизить уровень.
Изменение уровней заголовков с помощью символов структуры:
· Чтобы изменить уровень заголовка, перетащите символы структуры левее или правее
· Чтобы повысить уровень заголовка или преобразовать основной текст в заголовок, перетащите символ левее
· Чтобы понизить уровень заголовка или преобразовать заголовок в основной текст, перетащите символ правее
При перетаскивании символов на экране изображаются вертикальные линии для каждого уровня заголовка. Отпустите кнопку мыши, когда значок достигнет нужного уровня. Заголовку будет присвоен соответствующий стиль, основному тексту будет присвоен стиль «Обычный». Выделенный заголовок можно преобразовать в основной текст, нажав кнопку Понизить до обычного текста.
Перемещение фрагментов текста
С помощью двух кнопок на панели Структура можно быстро переместить в документе один или несколько абзацев текста. Такими абзацами могут быть как заголовки, так и основной тест.
Перемещение абзацев вверх или вниз происходит так:
· Установите курсор в перемещаемом абзаце
· Нажмите кнопку Переместить вниз или Переместить вверх.
Быстрое перемещение абзацев вверх или вниз можно осуществить так: перетащите символы структуры вверх или вниз. При перетаскивании на экране изображается горизонтальная линия. Отпустите кнопку мыши, когда линия достигнет места, в которое требуется поместить текст.
При таком способе заголовок всегда перемещается вместе со всем подтекстом, поскольку перетаскивание структурного маркера автоматически приводит к выделению заголовка с подтекстом.
Развертывание и свертывание текста
В режиме структуры документ можно свернуть, оставив только нужные заголовки и основной текст. Это упрощает просмотр структуры документа, перемещение по документу и перемещение больших кусков текста.
Кнопки для осуществления операций «развернуть / свернуть» расположены на панели инструментов Структура. Для выполнения команд над текстом необходимо установить курсор в требуемый фрагмент. Например, кнопки + и — повышают или понижают текст с заголовком на один уровень, а команда Показать все уровни отображают весь основной текст.
Создание оглавления с использованием встроенных стилей заголовков
К документу можно добавить оглавление, в котором перечисляются все заголовки и номера страниц, на которых они находятся.
Для создания оглавления необходимо выполнить следующее:
· Установить курсор в том месте документа, где должно находиться оглавление
· Выполнить команду Вставка/Ссылка/Оглавление и указателии перейти на вкладку Оглавление
· Задать формат оглавления, способ выравнивания номеров страниц, число уровней, символ-заполнитель и установить флажок "Показать номера страниц"
