Какой шаблон используется по умолчанию в Ворде

Другой способ упрощения процедуры форматирования — использование шаблонов. Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне. Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Существует два основных вида шаблонов — общие шаблоны и шаблоны документов. Общие шаблоны, в том числе шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны документа, например, шаблоны записок или факсов, в диалоговом окне “Создание документа”, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне.

1. Шаблоны в Microsoft Word1.1 Создание шаблона.1.2 Изменение шаблона.2. Формы3. Слияние документов3.1 Создание основного документа3.2 Определение источника данных3.3 Вставка вычисляемых полей3.4 Слияние основного документа и источника данных3.5 Печать адресов на почтовых конвертахПрактическое выполнениеСписок использованной литературы

Содержимое работы — 1 файл

ЧОУ ВПО Институт экономики управления и права (г. Казань)

«Текстовый процессор Word. Шаблоны. Формы.

(Контрольная работа по информатике )

Исполнитель: студент 1 курса группы № 114 –у ________Харисова А.А.

Проверил: преподаватель _________________________ Ахметзянова Г.Н.

Набережные Челны 2012 год

Харисова А.А., группа № 114 у

1. Шаблоны в Microsoft Word

Рис.1. Диалоговое окно “Создание документа”

По умолчанию Microsoft Word использует шаблон Обычный (Normal), и именно им пользуется большинство пользователей программы. Чтобы получить доступ к другим шаблонам, выберите команду “Создать” в меню “Файл”. На экране отобразится диалоговое окно “Создание документа”:

Выбрав нужный вам шаблон, можете приступать к созданию соответствующего документа. Microsoft Word 2000 предлагает около сорока разнообразных шаблонов и мастеров. Среди них есть письма и факсимильные сообщения, веб-странички, записки и конверты. Пользоваться шаблонами очень просто — в каждом шаблоне есть подсказки по использованию.

Это может быть короткая инструкция в конце документа или же надписи типа “Здесь впишите название Вашей фирмы” в самом тексте. Все подобные подсказки необходимо заменить соответствующим текстом. Шаблоны можно использовать целиком или же какую-нибудь их часть, в зависимости от ваших потребностей. Благодаря шаблонам можно сэкономить очень много времени. Например, если вы постоянно общаетесь с какой-нибудь организацией, и каждый раз вводите стандартное приветствие, реквизиты и т.д., удобно будет создать собственный шаблон на основе любого стандартного.[1] Рисунок1

1.1 Создание шаблона

Выполните одно из следующих действий:

— Чтобы создать новый шаблон на основе существующего документа, выберите команду “Открыть” в меню “Файл”, а затем откройте нужный документ.

— Чтобы создать новый шаблон на основе существующего шаблона, выберите команду “Создать” в меню “Файл”. В окне “Шаблоны” выберите шаблон, который будете использовать как основу, и укажите “Создать шаблон” вместо “Создать документ”

Рис.2. Создание шаблона.

Внесите в будущий шаблон необходимую информацию.

В меню “Файл” выберите команду “Сохранить как”.

Выберите значение “Шаблон документа” в поле “Тип файла”.

Введите имя нового шаблона и нажмите кнопку “Сохранить”.

1.2 Изменение шаблона

Выберите команду “Открыть” в меню “Файл”, а затем найдите и откройте шаблон, который требуется изменить.

Если в диалоговом окне “Открытие документа” нет списка шаблонов, выберите значение “Шаблон документа” в списке “Тип файлов”.

Измените любые из имеющихся в шаблоне надписей, рисунков, стилей, форматов, макросов, элементов списка автотекста, панелей инструментов, настроек меню и сочетаний клавиш.

Рис.3. Диалоговое окно “Шаблоны и надстройки”

Нажмите кнопку “Сохранить”.

Внесенные в шаблон изменения не влияют на содержимое существующих документов, основанных на этом шаблоне. Измененные стили обновляются при открытии существующих документов, только если установлен флажок “Автоматически обновлять стили”.[2] Чтобы установить этот флажок, перед открытием существующих документов выберите в меню “Сервис” команду “Шаблоны и надстройки”.

2. Формы

Форма представляет собой средство сбора существенной информации о предмете.

В Word форма является специальным типом шаблона, и каждый раз при использовании формы для сбора данных вы создаете новый документ, базирующийся на шаблоне формы. Для предотвращения какого-либо изменения формы со стороны пользователя вы можете перед сохранением формы установить для нее защиту. В этом случае пользователь может лишь перемещаться от одного поля ввода к другому и вводить информацию.

Форма может включать в себя:

графику (рисунки, диаграммы);

текстовые поля (текст, даты, вычисляемые значения);

поля со списками (для выбора предлагаемых заранее альтернативных значений);

переключатели (поля с флажками для отметки нужных значений строк текста или запуска макросов).

Ко всем этим элементам может применяться обычное форматирование.

Переменные поля (текстовые, списковые, флажки) можно настраивать путем нажатия кнопки Параметры поля формы на панели инструментов Формы. Для поля может быть задан тип, формат, а также текст, выводимый в поле по умолчанию. К полям может подключаться произвольный текст справки, выводимый в строке состояния или при нажатии клавиши F1, или в обоих случаях разные тексты. Таблица1

После создания формы следует установить ее защиту с целью запрета изменения постоянной части (разрешается ввод информации только В переменные поля). Можно установить пароль для снятия защиты.

Зоны полей шаблона формы на экране монитора подсвечиваются. При печати шаблона формы они не видны.

Создание новой формы выполняется в четыре этапа

— Открыть новый шаблон

— Ввести текст со вставленными полями формы, в которые будут вводится данные.

— Защитить шаблон формы с помощью пароля, чтобы пользователь имел доступ только к полям ввода данных.

— Сохранить форму в папке шаблонов.

Создание новой формы

Первый шаг при создании новой формы — создание нового шаблона на основе существующего шаблона в качестве образца

Щелкните на кнопке-переключателе Шаблон.

Щелкните на кнопке ОК

Всегда полезно сразу же сохранить вновь созданный шаблон под новым именем. Следуя этому правилу, вы никогда не внесете случайных неумышленных изменений в шаблон Обычный.

Файл — Сохранить как

Введите имя шаблона в поле Имя файла

Щелкните на кнопке Сохранить.

По умолчанию Word выполняет сохранение шаблона в папке шаблонов Office.

На этом этапе определите поля страницы и сделайте другие необходимые установки. Работайте с шаблоном как и с обычным документом.

После того, как вы введете заголовок формы и пояснительный текст, вы подойдете к началу области ввода данных, где будут вставлены одно или несколько полей формы. Вы можете выбрать из трёх типов полей формы: текстовое поле, флажок опции и поле со списком. Выбор типа формы зависит от вида информации, которую вы ожидаете получить от пользователя, от того, как она будет вводиться, и от того, как вы хотите ее отображать.

Файл-Создать. Откроется окно Создание документа.

Выбрать шаблон формы и щёлкнуть ОК. Форма появится с первым подсвеченным полем.

Ввести информацию (выберите значение из списка), затем переместите курсор в следующее поле нажав ТАБ.

Иногда требуется создать составной документ, содержащий основной текст, без изменений или с небольшими изменениями предназначенный некоторому числу клиентов, и источник, содержащий изменяемый текст, индивидуальный для каждого клиента. Процесс автоматического создания таких документов называется слиянием документов.

3. Слияние документов

Под серийными документами подразумеваются документы одинакового содержания, рассылаемые различным адресатам.

Процесс создания серийных документов включает три этапа:

• создание основного документа;

• создание источника данных;Рисунок6

• слияние основного документа и источника данных.

Основной документ содержит неизменяемую (общую для всех однотипных документов) часть серийного документа, оформленную как обычный текст, и вычисляемые поля, замещаемые на данные, специфические для каждого документа.

Источник данных содержит специфические данные (например, адреса, названия организаций, имена получателей и т. д.).

Слияние основного документа и источника данных представляет собой создание экземпляров серийного документа для каждого адресата. Во время слияния документов на место полей слияния подставляются их значения из источника данных.

3.1 Создание основного документа

Для создания основного документа можно использовать окно активного документа или окно нового документа.

В первом случае необходимо предварительно открыть документ, который будет использоваться в качестве основного, а затем выполнить следующую последовательность действий:

• в диалоговом окне Слияние в группе Основной документ нажать кнопку Создать и в открывшемся списке типов документов указать Документы на бланке’,

• в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Активное окно.

Во втором случае следует в диалоговом окне запроса нажать кнопку Создать основной документ. После этого ввести текст документа, общий для всех получателей.Рисунок5

Общепринятые типы документов (письма, факсы, конверты, резюме, служебные записки и т.д.) можно быстро создать, используя специальные шаблоны (мастера), входящие в состав текстового редактора.

Чтобы создать документ с помощью мастера, следует:

• в появившемся диалоговом окне выбрать на вкладках имя требуемого мастера и нажать кнопку ОК;

• установить необходимые параметры в диалоговых окнах мастера в соответствии с желаемым видом документа (для перехода от одного окна к другому использовать кнопку Далее)’,

• по окончании формирования документа нажать кнопку Готово,

• при необходимости внести иборьбы в созданный мастером документ.

3.2 Определение источника данных

Источник данных представляет собой таблицу, каждая строка которой соответствует одному получателю, а столбец — определенному виду сведений (фамилия, адрес, возраст и т. д.). Таблица может содержаться в файле базы данных или в специальном документе Word.

Определить источник данных можно двумя способами:

• создать новый источник данных;

• использовать существующий источник данных.

Создание нового источника данных.

Для создания нового источника данных следует:

• в диалоговом окне Слияние в группе Источник данных: нажать кнопку Получить данные и в открывшемся списке указать Создать источник данных’,

• в появившемся диалоговом окне Создание источника данных отредактировать предлагаемый по умолчанию список полей (столбцов): добавить недостающие поля (вводя их названия в строку Поле: с последующим нажатием кнопки Добавить поле) и удалить ненужные (выделяя названия полей в списке с последующим нажатием кнопки Удалить полеУ, после чего нажать копку ОК;

• в появившемся диалоговом окне Сохранение документа указать имя файла для источника данных и нажать кнопку Сохранить.

Далее для ввода данных в источник данных следует:

• в появившемся диалоговом окне нажать кнопку Правка источника данных;

• в диалоговом окне Форма данных ввести записи источника данных (ввод каждой записи следует заканчивать нажатием кнопки Добавить);

‘Чтобы изменить порядок следования полей в списке, следует воспользоваться кнопками со стрелками справа от списка.

• по окончании ввода данных нажать кнопку ОК. Использование существующего источника данных. Если источник данных уже существует (в файле базы данных или в документе Word), то для его использования следует:

• в диалоговом окне Слияние в группе Источник данных нажать кнопку Получить данные и в открывшемся списке указать Открыть источник данных;

• в появившемся диалоговом окне Открыть источник данных указать имя файла источника данных’ и нажать кнопку Открыть.

Просмотр и редактирование источника данных.

Источник данных можно просматривать и редактировать в диалоговом окне Форма данных или (если источник содержится в документе Word) в окне документов.

В первом случае для этого нужно:

• открыть диалоговое окно Слияние;

• в группе Источник данных нажать кнопку Правка и в открывшемся списке выбрать имя источника данных;

Работа с шаблонами текстового редактора Microsoft Word

Работа приложения Microsoft Word с настройками по умолчанию начинается с чистого листа – как в прямом, так и в переносном смысле. Начать работу с текстовым редактором не с чистого листа при желании можно, взяв за основу шаблон Word – готовый документ с примененным форматированием, определенными параметрами листа и содержимым.

Для приложений пакета Microsoft Office предусмотрен огромнейший перечень шаблонов из различных сфер: производственные и учебные бланки, образцы деловой переписки, объявления, резюме, календари, буклеты, брошюры, плакаты, листовки и т.п. Шаблоны призваны облегчить работу пользователей, сориентировать или вдохновить их, а также наглядно продемонстрировать возможности самого текстового редактора. Шаблоны для Word можно посмотреть и скачать на специальном сайте Microsoft . Но более удобным местом презентации и получения шаблонов является само приложение Microsoft Word, в него интегрирован доступ к базе шаблонов в Интернете. Открыв меню «Файл» — «Создать», можем просмотреть шаблоны в имеющихся тематических подборках или поискать образцы на другие тематики при помощи внутрибазового поисковика.

При нажатии кнопки создания документа с выбранным шаблоном он тотчас же будет скачан с Интернета и открыт в окне Word.

Образцы в Интернете – это хорошо, но как создать свои шаблоны, хоть на базе предлагаемых Microsoft, хоть сформированных самостоятельно, и упростить работу с ними в приложении Word? Ниже рассмотрим, как изменить шаблон по умолчанию, запускаемый вместе с Word, а также сформировать коллекцию личных шаблонов.

Изменение шаблона по умолчанию Normal.dotm

В первую очередь подготавливаем шаблон: берем любой из имеющихся документов Word или создаем новый. Настраиваем его под себя – выбираем макет листа, шрифт, интервал, добавляем подложку, колонтитулы, текст или таблицу, формируем свою коллекцию стилей и т.п.

По итогу сохраняем документ под именем «Normal», а в качестве типа файла указываем «Шаблон Word с поддержкой макросов». Сохраняем в любом удобном месте на диске.

Закрываем приложение Microsoft Word. Только что созданный файл Normal.dotm открываем в окне проводника, вырезаем или копируем его.

Далее жмем клавиши Win+R и запускаем команду:

Откроется системная папка «AppData». Здесь проходим путь:

Roaming — Microsoft — Templates (или Шаблоны)

Удаляем исходный файл Normal.dotm, а вместо него вставляем из буфера отредактированный Normal.dotm.

Создание коллекции личных шаблонов

Кроме редактирования основного шаблона Normal.dotm, упростить работу с большим документопотоком можно, создав коллекцию личных шаблонов. Тогда как Normal.dotm будет шаблоном для документов, с которыми работа проводится преимущественно, в коллекцию личных шаблонов могут войти образцы документов, используемых реже. Для хранения коллекции личных шаблонов пользователей приложения Microsoft Office при установке создают специальную папку «Настраиваемые шаблоны Office» внутри папки «Документы» пользовательского профиля. Изначально она пустая, заполнить ее можно, сохранив в эту папку любой отредактированный документ Word в формате шаблона. Для этого при сохранении документа необходимо выбрать тип файла «Шаблон Word» или «Шаблон Word с поддержкой макросов».

Коллекция личных шаблонов доступна внутри приложения Microsoft Word. Чтобы задействовать любой из своих шаблонов, при создании нового документа необходимо переключиться на вкладку «Личные».

Как не потерять свои шаблоны при сбое работы Windows

Шаблоны – и Normal.dotm, и коллекция личных – хранятся на диске системы С, не самом надежном месте компьютера. При критическом сбое работы Windows и, как следствие, ее переустановки, со всеми своими наработками можно распрощаться навсегда. Чтобы не потерять свои шаблоны, необходимо обеспечить хранение их копий на несистемном разделе, съемном носителе или в «облаке».

Хранение копии – это единственный вариант уберечь шаблон Normal.dotm, поскольку его местонахождением должен быть рассмотренный выше путь внутри папки «AppData». А вот коллекцию личных шаблонов на несистемном диске можно хранить постоянно, указав приложению Microsoft Word новый путь хранения. Как это сделать?

Перемещаем папку «Настраиваемые шаблоны Office» из папки «Документы» на другой диск, в нашем случае D. Запускаем приложение Word, жмем «Файл» — «Параметры». В окне параметров переключаемся на вкладку «Сохранение» и ищем графу «Расположение личных шаблонов по умолчанию». В этой графе нужно указать новый путь хранения личных шаблонов. Поскольку кнопка обзора для этой настройки не предусмотрена, новый путь прописываем вручную (или копируем его в проводнике и вставляем).

Какой стандартный шаблон применяется в Microsoft Word