Все бизнес-документы и служебные бумаги компании, а также официальные письма и запросы в различные органы должны соответствовать требованиям строгого оформления и единообразия. Существуют специальные государственные стандарты. В качестве ориентира для документооборота используется ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данный стандарт сохраняет свою силу и в 2024 году. Решение о его применении остается за самой компанией.
Все бизнес-документы и служебные бумаги компании, а также официальные письма и запросы в различные органы должны соответствовать требованиям строгого оформления и единообразия. Существуют специальные государственные стандарты. В качестве ориентира для документооборота используется ГОСТ Р 7.0.97-2016. Данный стандарт сохраняет свою силу и в 2024 году. Решение о его применении остается за самой компанией.
Данный стандарт определяет различные виды бланков, правила оформления документов, а также состав и схемы расположения реквизитов. Положения ГОСТа применяются как к бумажным, так и к электронным документам.
Основные требования к ведению документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены в таблице 1.
Таблица 1. Основные требования к оформлению документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016
В документах следует применять свободно доступные бесплатные шрифты (в первоначальной версии стандарта были обозначены конкретные шрифты: Times New Roman 13 и 14 пунктов; Arial 12 и 13 пунктов; Verdana 12 и 13 пунктов; Calibri 14 пункта и аналогичные. Позднее, приказом Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст, было принято Изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, которое исключило конкретные указания по шрифтам).
Рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до № 10, 11).
В локальных нормативных документах возможно указание отдельных реквизитов и частей текста с использованием полужирного шрифта.
Рекомендуется избегать применения шрифта «курсив» и подчёркивания текста при составлении документов.
Содержимое документа может включать разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые перечисляются арабскими цифрами. Не следует выделять более четырёх уровней структурирования текста.
Текст документа можно излагать в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.
Если заголовок состоит из нескольких строк, его следует печатать через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовки не следует подчёркивать и заключать в кавычки. Допускается их выделение полужирным шрифтом.
Если текст документа не превышает 4 — 5 строк, заголовок можно не составлять.
Разделы и подразделы также могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.
Печатаются заголовки разделов и подразделов с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Заголовки граф и строк таблиц пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.
Для организационно-распорядительных документов Стандартом установлены следующий состав реквизитов:
01 — эмблема (Государственный герб Российской Федерации, герб региона Российской Федерации, герб местного самоуправления);
03 — товарный знак;
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — это указание на регистрационный номер и дату получения документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
23 — отметка об электронной подписи;
25 — отметка об исполнителе;
26 — признак подтверждения копии;
27 — отметка о поступлении документа;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» следует размещать на одной странице с текстом документа. Перенос этих реквизитов ну другой лист документа не допускается (Исключение — Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования).
Строки реквизитов следует выровнять по левой границе зоны расположения реквизита или центрировать относительно самой длинной строки.
Электронные документы оформляются по общим правилам делопроизводства и включают реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб РФ».
Отступы, интервалы, поля
Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.
Каждая страница документа, независимо от наличия бланка, должна содержать поля как минимум:
- мм — левое;
- мм — правое;
- мм — верхнее;
- мм — нижнее.
Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатать через 1 — 1,5 межстрочных интервала.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы следует пронумеровать.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.
Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. На титульном листе документа номер страницы указывать не нужно, но он учитывается при общей нумерации страниц.
Документы можно создавать на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равными.
В текстах документов следует употреблять только общепринятые термины, аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, их следует расшифровать при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте немного (до 4-х), расшифровку можно дать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».
Как бумажные, так и электронные документы можно создавать с применением текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, позволяющих создавать, просматривать и редактировать документы с соблюдением положений стандарта.
Допускается применение электронных версий документов, созданных с помощью сканирования и различных методов цифровой обработки. Электронная версия должна быть четкой, не иметь перевернутых страниц и сохранять правильную последовательность номеров.
Рекомендованный формат для электронных копий — PDF.
Рекомендуем
В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.
Участие в курсе позволит слушателям улучшить качество написания деловых писем, развить умение ясно, лаконично и структурированно излагать свои мысли в письменной форме, выстраивать позитивную коммуникацию, составлять и оформлять служебные документы с учетом требований законодательства.
На курсе слушатели узнают об актуальных законодательных изменениях в сфере электронного документооборота, о лучших практиках по внедрению и оптимизации системы электронного документооборота.
Поля в Ворде по ГОСТу
В статье приводятся конкретные правила и нормы оформления текста по госту и алгоритм действий в текстовом редакторе Ворд.
Дипломные и курсовые работы, бланки и нормативно-технические пособия — все эти документы должны быть составлены в соответствие с государственным стандартом. Важно соблюдать утвержденные параметры гост при подготовке, от них зависит его аккуратность и структурированный вид.
Если вы студент, владелец бизнеса или офисный сотрудник, то вам обязательно предстоит столкнуться с нормами гост в оформление работ. При подготовке очень удобно пользоваться редакторами. В Ворде можно прописать параметры поля, шрифта и заголовков по ГОСТу. Как это сделать описывается в этой статье.
Параметры страницы и текста по ГОСТ
Федеральный институт научной и технической информации создал нормативный акт, регулирующий правила оформления согласно ГОСТ 7.32-2019. Все ниже перечисленные элементы должны соответствовать этому стандарту:
- научные и технические отчеты;
- отчеты для информационных систем;
- документы научно-исследовательских институтов;
- дипломные и курсовые работы студентов высших учебных заведений.
Для каждого формата перечисленных документов, используется свой основной вид оформления. Но в общем гост предъявляет следующие требования к параметрам страниц и поля:
Ниже представлен детальный анализ текстовых характеристик в соответствии с ГОСТом.
Шрифт
Поправки к оформлению документов по гост вносятся каждый год. Но основные правила не изменяются. Для разных видов документации параметры могут отличаться.
Стоит учитывать, что нормы Гост носят рекомендательный характер и некоторые организации оформляют свои документы в ворде нестандартным шрифтом. Однако при пересылке происходит автозамена на шрифты, установленные на компьютере. В результате все оформление документа меняется. Чтобы избежать этого, стоит применять стандартизированные шрифты в ворде.
Для основного содержания:
При выборе размера учитывают:
Отступы, поля
Поля в документе Word представляют собой незаполненные текстом участки, находящиеся по периметру страницы. Остальные компоненты текста (таблицы, графики, изображения и текст) размещены в области печати, которую и определяют эти поля.
Допускается по госту использовать варианты поля, встроенных по умолчанию в ворде или создавать свои. Для подготовки документа автоматическими установками нужно:
Стандарты поля в ворде по ГОСТу:
Поля для документов в ворде, которые хранятся более 10 лет, по госту должны быть слева на расстояние минимум 30 мм., так как поля прошивают или скрепляют. Для электронных документов эти значения не важны, но по госту их также применяют.
При установке поля страницы автоматически применяется отступ текста от края листа, но часто нужен дополнительный абзацный отступ. После него предложение начинается с красной строки. Его настраивают в ворде слева от поля, справа либо одновременно для обоих полей.
В соответствие с правилами гост абзацный отступ должен быть от 1,25 до 1,5 см от поля документа.
Интервал между строками
Информация: Междустрочный интервал по стандартам ГОСТ представляет собой расстояние между горизонтальными линиями, которые располагаются на границах печатных символов в области полей.
По правилам ГОСТ межстрочный интервал должен быть 1,5 мм. (его еще называют полуторным).
Чтобы изменить его в ворд нужно:
Для настройки одинарного интервала от поля для фрагмента нужно:
Параметры заголовков, подзаголовков
По правилам гост заголовок должен быть написан:
Чтобы создать заголовок в ворде встроенными стилями программы, которые удовлетворяют нормам гост нужно:
Подзаголовок-это надпись под основным заголовком, дополнительно отражающее суть документа.
По нормам гост подзаголовок должен быть:
По сути подзаголовок отличается от заголовка только степенью вложенности и размером шрифта. Он вносит дополнительную смысловую нагрузку и структурирование.
Требования к нумерации
Нумерация по правилам гост должна быть:
Существует несколько специфических требований к нумерации приложений согласно ГОСТу:
- сквозная нумерация в ворде используется, если приложение это часть дипломной работы;
- объёмные приложения оформляются отдельно с рекомендуемым созданием специальной страницы содержания.
В Microsoft Word нумерацию создают следующим образом:
- Переходим во вкладку "Вставка"
- В разделе "Колонтитулы" кликаем по строке "Номер страницы"
- Проставляем номер в нижнем углу.
- Для настройки внешнего вида номера в ворде переходим в раздел "Формат номеров".
- Выбираем буквенный или цифровой форматы.
Выравнивание текста
Выравнивание это способ форматирования абзацев в соответствии с их расположениям от поля документа. Выделяют:
Нормами гост установлено выравнивание в ворде по ширине листа.
Выравнить текст по ширине в ворде можно несколькими способами.
В разделе "Абзац".
В панели инструментов.
Применяя инструмент "Линейка".
Инструмент линейка имеет в ворде, три ползунка с разным функционалом.
Если в документе ворд инструмент не вынесен под панель инструментов, включаем его во вкладке "Вид". Двигая ползунками линейки, выравниваем документ по ширине.
Стоит обязательно выделять части текста в ворде для выравнивания от поля, если это требуется для определенных областей. Автоматическое выравнивание для всего документа можно задать в ворде в пункте "Общие" параметра абзац.
Ссылки на другие источники
Чтобы укрепить доверие к содержанию и улучшить структуру документа, важно добавлять ссылки на использованные источники в соответствии с ГОСТом. Оформление ссылок регулируется установленными государственными стандартами.
Ссылки в ворде разделяются на:
ГОСТ регламентирует следующие нормы использования ссылок:
Проще всего для составления ссылок использовать текстовый редактор Ворд, где можно прописать их автоматически.
Настройка параметров страницы в Ворде
Параметры страницы в ворде подразделяются на:
Для настройки первого пункта:
от 2900 руб. / от 3 дней
от 690 руб. / от 2 дней
от 200 руб. / от 3 часов
Оформите заказ, и эксперты начнут откликаться уже через 10 минут!
