При работе с большими документами, состоящими из нескольких частей, иногда бывает удобно отобразить на экране только их названия, например, в случае, когда следует просмотреть общую структуру документа и переставить некоторые блоки текста. Подобная задача возникает еще и тогда, когда создание документа начинается с его плана-структуры, а в ходе работы разделы плана расширяются путем добавления других пунктов и текста.
Для решения такой задачи наиболее приемлемым средством текстового редактора Microsoft Word являются средства, доступные в режиме структуры. В этом режиме документ можно представить в виде нескольких вложенных уровней, а потом можно управлять отображением этих уровней, отображая одни уровни и скрывая другие. Перейти в режим структуры можно, выбрав "Вид -> Структура".
Можно по-другому определить заголовки структуры. Для этого достаточно выделить нужный текст и из списка "Уровень структуры" выбрать номер нужного уровня. Структура Word допускает до девяти вложенных уровней. Последний уровень всегда имеет порядок "обычный текст".
Создание уровней структуры.
Другие кнопки панели инструментов "Структура", появившиеся после перехода в режим структуры, предназначены для управления созданными уровнями. Например, используя кнопки "повысить уровень" или "понизить уровень" можно повысить или понизить на один уровень выделенного текста. Кнопки "Повысить до заголовка 1" и "Понизить до обычного текста" позволяют сразу же превратить текст в первый и последний уровень структуры.
После создания структуры можно управлять отображением ее уровней. Например, можно оставить текст только первого уровня, или только первых двух. Для определения отображаемого уровня структуры всего текста предназначена кнопка "Показать уровень". После выбора пункта "Показать уровень 1" на экране будут отображены названия только первого уровня, пункт "Показать уровень 2" означает отображение второго уровня. Для отображения всех уровней структуры необходимо выбрать пункт "Показать все уровни".
Так можно отобразить только первый уровень структуры.
Точно так же можно управлять отображением уровней для одного пункта структуры. Рядом с названием пунктов-разделов структуры, для которых существуют подразделы, появляется значок "+". Нажав мышкой на этот знак можно отобразить или скрыть отображение уровней для одного пункта структуры. Это же действие можно выполнить, используя кнопки с изображением "+" (свернуть) и "–" (развернуть) на панели инструментов.
С помощью кнопок "+" и "–" можно управлять отображением одного уровня структуры.
Для перемещения созданных разделов структуры предназначены кнопки "вверх" и "вниз".
Панель инструментов. Структура
В области структуры презентация будет отображаться в сокращенном виде: только заголовки слайдов и имеющийся текст. Структуру можно создать с помощью мастера автосодержания или импортировать из Microsoft Word.
Работа со структурой является удобным способом модернизации презентации. Можно поменять местами пункты на слайде, переместить слайд, изменить заголовки и основной текст. При выборе текста в области структуры на панелях инструментов Стандартная и Форматирование появляются кнопки для работы со структурой. Они предназначены для быстрой организации презентации.
Например, кнопки Повысить уровень и Понизить уровень служат для увеличения и уменьшения отступа маркера. Чтобы показать или скрыть форматирование в области структуры, нажмите кнопку Отобразить форматирование. Кнопка Развернуть все позволяет вывести весь текст полностью или только заголовки слайдов.
Рис.8.7.3. Вкладка Структура и панель инструментов Структура
Работая над структурой презентации, очень удобно пользоваться командами панели инструментов Структура. Если данная панель не отображена, выполните команду 4Вид4Панель инструментов4Структура. Выше приведена таблица (табл. 7), поясняющая каждую кнопку данной панели.
8.7.6. Работа средств проверки стиля в презентации
При проверке стиля презентации в MS PowerPoint учитывается правильность знаков пунктуации, использования заглавных букв и параметров отображения, таких как минимальный размер шрифта для текста. Проверка стиля основана на установленных по умолчанию параметрах Microsoft PowerPoint.
Примером правила стиля по умолчанию для названий слайдов является использование заглавных букв в заголовках (когда большинство слов в заголовке начинаются с заглавных букв). При создании заголовка, содержащего заглавную букву только в первом слове, около изображения помощника отображается оповещение в виде значка со светящейся лампочкой. Щелкните этот значок, и вам будет предложен ряд вариантов — подтвердить предложение по стилю, пропустить его в данном конкретном случае, отключить данный совет (Больше не выводить этот совет) или открыть диалоговое окно Параметры стиля, позволяющее изменить настройки стилей. Если помощник был отключен, никакие сообщения о стилевых несоответствиях отображаться не будут и они будут пропущены.
8.7.7. Что входит в проверку стиля?
· Правильность использования заглавных букв, например использование заглавных букв в тексте заголовков и обычном тексте.
· Правильность пунктуации в конце заголовков и обычном тексте.
· Максимальное количество стилей шрифтов.
· Минимальный размер шрифта для заголовков и обычного текста.
· Максимальное количество пунктов в маркированном списке.
· Максимальное количество текстовых строк в заголовках или пунктах списка.
8.7.8. Оформление презентации
Для управления переходом от слайда к слайду используются клавиши:
· Page Up – переход к следующему слайду;
· Page Down – переход к предыдущему слайду и клавиша;
· Esc — выход из режима просмотра презентации.
Имеет смысл завершить ваше выступление специальным слайдом с какой-либо заставкой или завершающей надписью, например, «Спасибо за внимание».
При подготовке презентации мы воспользовались готовым дизайном презентации и фактически не касались оформления слайда. Этого иногда вполне достаточно, но в данном случае мы попытаемся немного изменить цветовую концепцию слайда с помощью образцов.
Для каждой презентации существует 3 образца:
· Образец слайдов – образец всех слайдов презентации;
· Образец выдач образец раздаточных материалов;
Каждый шаблон PowerPoint имеет свои образцы, которые определяют формат, размеры, шрифты, фон и другие параметры оформления презентации.
Мы рассмотрим работу с образцом слайдов, применение других образцов аналогично. В нашем случае образец слайдов представлен на (рис. 8.7.4).
Рис. 8.7.4. Образец слайдов
Изменение фона
Ø Вид Ø Образец Ø Образец слайдов
Ø Формат Ø Фон
òЗаливка фона Ø Способы заливки
1 Рисунок 1 Рисунок. ( рис.8.7.5 )
öПапка с рисунками (найти нужный с расширением х.gif ò Вставка ò ОК Применить ко всем.
Далее можно назначить другой шрифт в заголовках слайдов, с тенью и более крупный, завести дату в «Область даты».
Ø Вид Ø Образец Ø Образец слайдов
(изменение шрифта)
Ø Формат Ø Шрифт.
Шрифт ö Arial
Начертание ö Обычный
Размер ö 44
Эффекты x тень
òОК
Для вставки даты и времени
Ø Вид Ø Колонтитулы. 0 Слайд
Рис.8.7.5. Изменение фона презентации
Установите параметры, как на (рис. 8.7.6), перенесите заглушку даты в правый верхний угол.
Рис. 8.7.6. Вкладка Слайд диалогового окна Колонтитулы
Можно создать образец слайдов с заголовками. Для этого отметить слайд. Нажать правую кнопку мыши и выбрать из списка меню Создать образец заголовков (рис. 8.7.7). Помимо создания образца для слайдов презентации, можно отдельно отформатировать титульный слайд.
Для этого на панели, слева от редактируемого образца, щелкните по миниатюрному изображению Образца заголовка. Панель редактирования отобразит соответствующий образец. Поскольку в дальнейшем предполагается самостоятельная расстановка объектов на титульном слайде, то мы решили удалить из образца заголовка все элементы кроме фона.
Для удаления объекта его необходимо выделить и нажать клавишу Delete. После выполнения всего отмеченного выше каждый слайд презентации будет создаваться по «образцу и подобию». Для выхода из этого режима необходимо из Образец слайдов перейти в режим Обычный, в результате чего любой слайд станет готов к индивидуальному форматированию.
Рис. 8.7.7. Образец слайдов с заголовками
Что такое структура документа Word для Windows
Помимо облегчения процесса организации документа, функция структурирования документа Word автоматически нумерует заголовки и создает оглавление. Работая со структурированным документом, можно легко перемещать различные его части, не обращая внимания на форматирование.
Еще более важна работа со структурой документа на этапе его создания. Без более или менее продуманного плана создать сколько-нибудь масштабный документ невозможно.
Для работы со структурой документа в программе Word предусмотрен специальный режим структуры. В этом режиме обычно работают только с частями документа, которые определяются имеющимися заголовками. С обычным текстом работают в обычном режиме или в режиме разметки. Для перехода в режим структуры щелкните на кнопке Режим структуры слева от горизонтальной полосы прокрутки или дайте команду Вид > Структура. При этом автоматически откроется панель инструментов Структура.
Microsoft Word: работа со структурой документа
| Действие | Описание |
| Изменение уровня | Соответствующие действия можно выполнить при помощи кнопок панели инструментов Структура. Возможно повышение или понижение уровня на единицу, а также ускоренные операции: повышение до первого уровня или понижение до уровня обычного текста. Нужный уровень можно Выбрать напрямую из раскрывающегося списка |
| Просмотр выбранных уровней | Глубина отображения уровней заголовков выбирается в раскрывающемся списке Показать уровень. Все заголовки более низких уровней скрываются. Наличие неотображаемого текста отмечается подчеркиванием заголовка волнистой чертой. Кнопка-флажок Отобразить форматирование позволяет включить или отключить форматирование текста в режиме структуры. Кнопка-флажок Показать только первую строку позволяет представить длинные абзацы в сокращенном виде |
| Изменение порядка разделов | Режим структуры документа можно использовать для перемещения разделов. Для этого можно использовать метод перетаскивания или кнопки Вверх и Вниз. Раздел перемещается целиком, вместе со всеми подразделами |
В Word структура документа является неотъемлемой его частью. Создавая документ, вы одновременно определяете его структуру. Единственное различие между обычным документом Word и его структурой заключается в режиме просмотра (обычный или режим структуры).
При работе в обычном режиме, режиме черновика или разметки страницы документ отображается на экране в обычном (не структурированном) виде. Однако, перейдя в режим структуры, вы увидите структуру документа. На рис. 1 показан пример просмотра структуры документа.
Основным текстом называется любой текст в документе, которому не присвоен стиль заголовка. Для обозначения всех заголовков и основного текста, находящегося под конкретным заголовком, в Word используется также термин подтекст.
Выделение текста
При работе в режиме структуры выделение текста осуществляется в основном так же, как и при работе в других режимах Word. Однако существуют некоторые различия, о которых следует знать. Основное различие заключается в том, что находясь в этом режиме, нельзя выделить одновременно полтора абзаца. Если вы используете мышь или клавиатуру, то, выделяя один абзац и переходя к следующему, вы выделяете его целиком. При перетаскивании указателя мыши по абзацу, последний выделяется сразу полностью. Это значительно затрудняет процесс редактирования к режиме структуры. (Конечно, ничто не мешает вам на время редактирования перейти в обычный режим.)
Чтобы выделить заголовок и весь его подтекст, дважды щелкните на области выделения рядом с заголовком. Эту операцию нельзя выполнить с помощью клавиатуры. Можно достичь того же результата, выделив нужный заголовок и текст под ним с помощью комбинации клавиши и клавиш управления курсором.
