Создание документов Word программным путем
Создавать текстовые файлы, используя сценарии, достаточно легко, так как среда Windows в целом и окружение Windows Script Host (WSH) в частности предоставляют специальные средства для работы с текстовыми файлами. Однако, хотя текстовые файлы идеальны для хранения простой неструктурированной информации, их недостаточно в случае более сложных требований.
Если необходимо представить иерархическую информацию, можно воспользоваться средствами XML и создавать текст с метками, содержащий (или не содержащий) обращение к схеме. Однако часто приходится создавать документы, которые представляют информацию, использующую сложную разметку. Файлы HTML являются альтернативой связывания данных и сложной разметки страницы. Однако документы HTML представляют собой открытый текст и в принципе являются легкой добычей для злоумышленников. К тому же документы HTML редко бывают самодостаточными и часто содержат ссылки на внешние ресурсы, такие как изображения, управляющие элементы ActiveX и апплеты.
В отличие от рассмотренных выше решений, пакет Microsoft Word фактически является стандартом в документообороте реального мира. Создавать такие документы в интерактивном режиме легко, но можно ли автоматизировать этот процесс, создавая программно и используя документы, основанные на шаблонах? Да, и сейчас я объясню почему. Я не буду вдаваться в детали той стороны процесса, которая касается работы в пакете Word. Вместо этого я уделю внимание программному созданию и управлению документами, предположив, что читатели знакомы с основами работы с шаблонами и закладками Word.
Использование шаблонов Word
Иногда мне бывает нужно подготовить счета, потом распечатать их для рассылки писем или распространить с помощью электронной почты. Обычно я открываю Word, выбираю свой шаблон счета, ввожу необходимую информацию и сохраняю файл как новый документ. Потом я посылаю счет клиенту по обычной почте либо в качестве документа, прикрепленного к электронному сообщению.
В большинстве случаев счета и другие формы являются простыми документами, использующими одинаковые шаблоны, но содержат различную информацию, такую как дата, номер счета, описание и сумма счета. Шаблон, на котором основан документ, обычно содержит одно или несколько пустых полей, в которые пользователи могут добавлять данные, характерные для конкретной формы.
В пакете Word можно создавать формы для стандартных документов, таких как счета, настраивая файл-шаблон с расширением .dot. Когда требуется подготовить новый документ на основе шаблона, следует щелкнуть на пункте меню File, New. После выбора нужного шаблона в окне New и нажатия кнопки OK Word создает и отображает новую форму, основанную на этом шаблоне. В соответствующие поля пустой формы вводится различная информация.
При использовании Word в интерактивном режиме пользователь может видеть, куда необходимо ввести информацию. Но как заставить вводить различную информацию в нужные поля сценария WSH? Прежде чем я отвечу на этот вопрос, давайте рассмотрим объектную модель Word — инфраструктуру на основе COM, которая помогает программно управлять поведением пакета Word.
Объектная модель Word
Объектная модель Word содержит богатую и сложную иерархию объектов. Эта объектная модель программно раскрывает интерактивные функции Word для ориентированных на COM клиентов (т. е. сценариев WSH и Visual Basic(VB)). Корневым элементом объектной модели Word является объект Word.Application. Для создания экземпляра этого объекта необходимо использовать следующий код:
Dim word Set word = CreateObject _ (Word.Application)
Объектная модель Word работает с исполняемым файлом Word (winword.exe), а не с отдельной библиотекой DLL. Таким образом, каждый экземпляр объекта Word.Application эквивалентен запуску и работе экземпляра приложения Word. Однако эти экземпляры невидимы. А поскольку мы не можем их видеть, есть риск появления множества экземпляров, которые существуют бесцельно, понапрасну расходуя системные ресурсы. Чтобы избежать распространения бесполезных экземпляров Word, необходимо сделать так, чтобы сценарии всегда освобождали объект после завершения работы с ним с помощью метода Quit:
word.Quit
Хотя заново создаваемые экземпляры Word по умолчанию невидимы, можно сделать их видимыми, задав свойству Visible значение True:
word.Visible = True
Когда экземпляр виден, можно закрыть приложение вручную. Установка свойства Visible в True может очень пригодиться при отладке приложений Word на основе сценариев.
Работа с элементами объектной модели Word полностью совпадает с работой приложения в интерактивном режиме. После инициализации приложения мы создаем новый документ или открываем существующий. Для создания нового пустого документа на основе определенного шаблона следует вызвать метод Add из коллекции Documents и указать файл .dot, где хранится нужный шаблон. Приведенный ниже код создает документ, который содержит возможности, встроенные в шаблон, названный Invoice:
Set doc = _ word.Documents.Add(invoice.dot)
Переменные doc1 и doc2, используемые в листинге, ссылаются на объекты, представляющие вновь открытые документы Word. Также можно использовать индекс к коллекции Documents для обращения к открытым файлам. Например, следующий код возвращает ссылку на первый открытый документ:
Set doc1 = word.Documents(0)
Этот фрагмент кода эквивалентен присвоению переменной doc1 результата вызова метода Documents.Add, как показано во второй строке листинга 1.
Программный интерфейс объекта Document содержит все функции, доступные в меню File и Edit пакета Word. Для печати документа следует использовать метод PrintOut объекта Document; для записи документа в другое место — метод SaveAs. Когда Word применяется интерактивно, оба метода представляют диалоговое окно, позволяющее выбрать принтер и путь. При использовании метода PrintOut или SaveAs можно указать принтер или путь к файлу в качестве аргумента, как показано ниже:
Когда путь указывается в качестве аргумента, диалоговое окно не отображается.
Метод SaveAs также позволяет вводить дополнительный аргумент, для указания выходного формата (например, документ Word, формат Rich Text Format (RTF) — Word 6.0, неформатированный текст). Приведенный ниже фрагмент кода показывает, как сохранить документ в формате RTF:
За дополнительной информацией о константах, обозначающих различные форматы файла, следует обратиться к документации пакета Word.
Чтобы закрыть документ, нужно использовать метод Close:
doc1.Close
При закрытии документа все документы, открытые после него, автоматически перемещаются на одну позицию вверх. Так что, если использовать код:
Set doc1 = word.Documents(0) Set doc2 = word.Documents(1)
и впоследствии закрыть ссылку на переменную doc1, на позиции переменной doc2 в массиве окажется Documents(0).
Когда работа с документами Word ведется программно, можно связывать форматы и стили с абзацами, словами и символами в документе, так же как при интерактивном использовании Word. Кроме того, можно добавлять комментарии и закладки к элементам документа. При программном создании документов Word на основе шаблона можно использовать закладки для ввода пользовательских данных в нужные места документа.
Использование закладок в пакете Word
Под закладкой понимается связь между именем и определенным местом в документе Word. Закладки — особенность пакета Word, которую можно использовать для пометки выбранного текста, графики, таблиц или любого другого элемента документа. Word хранит закладки в документе. Для добавления закладки в интерактивном режиме следует выбрать текст или элемент, который требуется пометить, потом выбрать пункт Bookmark в меню Insert. В окне Bookmark нужно ввести имя создаваемой закладки.
Например, предположим, у нас есть шаблон Word (файл .dot) и нам нужно просмотреть текущие данные в определенной позиции. Откроем шаблон и выберем область, отведенную под данные. Чтобы упростить правку шаблона в будущем, можно ввести текст указателя места заполнения, описывающий данную область (например: данные о счете размещать здесь). После ввода текста указателя места заполнения следует выбрать текст, выбрать в меню Insert пункт Bookmark, ввести имя закладки (например, InvoiceDate), после чего сохранить шаблон.
После того как будет программно создан на основе шаблона новый документ, нужно использовать коллекцию Bookmarks документа для распознавания закладок и изменения их текста. Например, чтобы ввести данные в закладку InvoiceDate, необходимо использовать код, подобный следующему:
Set dateBookMark = _ doc.Bookmarks(InvoiceDate) dateBookMark.Range.Text = _ 7/1/2002
Как показывает данный фрагмент кода, обращение к закладке осуществляется через ее имя. Имя закладки указывает на нужный помеченный объект в коллекции Bookmarks документа. Свойство Range является объектом класса TextRange. Это свойство определяет настройки области текста закладки.
Свойство Text объекта TextRange позволяет читать и переписывать текущее значение закладки. Приведенный выше фрагмент кода задает для даты счета значение 7/1/2002.
Создание счета
После программного создания документа на основе шаблона следует использовать закладки для заполнения формы счета свежими данными и сохранить документ в новый файл. Теперь можно распечатать документ, отправить его кому-нибудь по электронной почте и т. д.
В листинге 2 показан сценарий CreateInvoice.vbs, который собирает определенную информацию и составляет счет. Код открывает шаблон TestInvoice.dot, расположенный в той же папке, что и сценарий, когда создает новый документ на его основе (можно скачать файл TestInvoice.dot с нашего сайта в разделе Download). На рис. 1 показан шаблон TestInvoice.dot.
| Рисунок. Шаблон TestInvoice.dot |
Сценарий CreateInvoice.vbs запрашивает у пользователя номер счета, дату и имя адресата. Код фрагмента A в листинге 2 использует закладки для внедрения этой информации в основной документ. Затем код фрагмента B использует метод SaveAs для сохранения документа в текущей папке. Сценарий CreateInvoice.vbs создает имя готового документа, соединяя номер счета с префиксом inv_.
Способ именования и папка назначения заданы условно. В конце сценарий CreateInvoice.vbs закрывает документ и приложение.
Отправка документа по электронной почте
Объектная модель Word содержит метод объекта Document, который позволяет послать документ по электронной почте:
doc.SendMail
Как можно заметить, метод SendMail не имеет аргументов. Он вызывает зарегистрированный клиент интерфейса Messaging API (MAPI) — обычно Microsoft Outlook или Outlook Express. Появляется окно электронного письма с присоединенным к нему документом Word. Пользователь просто заполняет поле To и нажимает кнопку Send.
В папке Sent Items почтового клиента автоматически регистрируется отправка сообщения. Если пользовать не имеет постоянного соединения, почтовый клиент помещает сообщение в папку Outbox для отправки при следующем подключении.
При использовании метода SendMail необходимо убедиться, что сценарий не закрывает приложение Word до появления окна электронной почты. Метод SendMail работает асинхронно относительно основного сценария, поэтому сценарий не имеет возможности убедиться в том, что метод закончил отправку сообщения.
Если сценарий попытается закрыть Word до завершения работы метода SendMail, система выдаст сообщение, что невозможно закрыть Word, пока не завершится выполнение команды. Если окно с таким сообщением появляется, пользователь должен закрывать его вручную. Чтобы избежать подобной ситуации, можно добавить вызов процедуры Sleep, как я сделал во фрагменте B листинга 2, чтобы временно остановить выполнение сценария и дать методу SendMail время на завершение. Кроме того, можно добавить собственное окно подтверждения в свой сценарий, тогда пользователь сможет подтверждать отправку письма. Приведенный ниже код отображает окно подтверждения Done непосредственно перед тем, как сценарий закрывает Word:
doc.SendMail MsgBox Done
Большинство форм сегодня представляют собой простые документы Word. После интерактивного создания шаблона в пакете Word можно без труда написать сценарий, подобный приведенному в статье, для заполнения формы пользовательской информацией, после чего позвольте окружению WSH и объектной модели Word завершить начатое.
Оценив это простое и эффективное решение, многие захотят использовать его для других распространенных форм, например для отчетов о расходах и запросов на подписку. Также с его помощью можно повысить функциональность сценариев. Например, можно совместить автоматическое создание счетов с доступом к базе данных, так что сценарий станет автоматически возвращать следующий сводный номер счета. Или можно сделать так, чтобы сценарий добавлял запись в базу данных для слежения за счетом. Для этого можно расширить сценарий CreateInvoice.vbs кодом на основе ADO, который запрашивает базу данных о последнем номере счета и выполняет запрос INSERT для добавления новой записи.
Листинг 1. Код, открывающий существующий документ
Объектная модель MS Word, объект Application
Аннотация: Лекция посвящена описанию объектной модели MS Word и подробному описанию методов, свойств и событий Application.
. Объектная модель MS Word
Microsoft Word 2007, как, впрочем, и другие приложения Office, имеет большую объектную модель , в которую входят множество объектов и коллекций. Однако на практике чаще всего используются лишь некоторые из них.
В частности, это следующие:
- Word (Microsoft Word) — чтобы вызывать объекты Microsoft Office Word из других приложений используется объект Word.
- Application (Приложение) — объект, который включает в себя все остальные объекты и коллекции. Сам объект Application включается в объект Word .
- Documents (Документы) — коллекция, которая включает в себя объекты Document (Документ). Объект Document представляет собой документ, с которым вы работаете в редакторе.
- Bookmarks (Закладки) — c помощью объектов этой коллекции можно задавать места в документе, в которые, при автоматическом создании, можно вставлять изменяемые части.
- Paragraphs (Абзацы), Sentences (Предложения), Words (Слова), Characters (Символы), Tables (Таблицы), OMath (Математические формулы), Эти коллекции, содержащие объекты, соответствующие их названиям, могут использоваться для обработки слов документа ( Words ), предложений ( Sentences ), отдельных символов ( Characters ) и т.д.
- Selection (Выделенная область) — представляет собой выделенную область документа или позицию, в которую будет осуществляться вставка очередного символа . Этот объект часто используют при создании простых документов. Однако у него есть существенные недостатки, что делает предпочтительнее использование объекта Range в большинстве случаев.
- Range (Диапазон) — входит в Document и другие объекты, представляет собой диапазон документа, ограниченный начальным и конечным символом.
Работая с объектной моделью MS Word следует понимать, что, например, объекты Document и Selection могут содержать одинаковые коллекции объектов, например, и там и там есть коллекция Characters , в которую входят объекты Character — то есть — символы. Однако в случае с объектом Document мы можем работать с любым символом документа, а в случае с Selection — лишь с символами в пределах выделенной области. Однако, несмотря на различия, и там и там коллекция Characters имеет одинаковые свойства и методы. То же самое касается и других коллекций и объектов.
Давайте начнем с объекта Application и здесь же поговорим об использовании объектных переменных .
. Работа с объектными переменными
Объектные переменные — это переменные, которые хранят ссылки на объекты . Чтобы инициализировать объектную переменную , нужно использовать ключевое слово Set . Например, так (листинг 9.1.):
Set obj_NewWord = Word.Application
Листинг 9.1. Связывание объекта с объектной переменной
Здесь вы можете видеть присваивание переменной ссылки на объект Word.Application . Код, подобный этому, нужен в других приложениях Microsoft Office для запуска нового экземпляра MS Word .
Для того чтобы вы могли работать с Microsoft Word из других приложений — подключите библиотеку Microsoft Word 12.0 Object Library . Сделать это можно, открыв в редакторе окно References командой Tools o References .
Немного ниже мы поговорим о том, что можно делать с объектными переменными , а пока сосредоточимся на их объявлении и инициализации.
Как видите, в листинге 9.1 мы не объявляли переменную — мы сразу присвоили ей ссылку на объект . При последующей работе с такой необъявленной объектной переменной , мы не сможем пользоваться подсказкой по свойствам и методам. Вспомните — когда вы набираете в редакторе имя элемента управления и ставите после него точку — вы видите подсказку. Это очень удобно, так как позволяет избежать ошибок и излишних "походов" в справочную систему VBA .
Для того чтобы справка по свойствам и методам работала, объектную переменную надо сначала объявить, а потом присвоить ей ссылку на объект . Например, так (листинг 9.2.):
Dim obj_NewWord As Word.Application Set obj_NewWord = Word.Application
Листинг 9.2. Предварительное объявление объектной переменной
Ссылку на объект можно присвоить в процессе объявления переменной. Для этого нужно воспользоваться ключевым словом New (листинг 9.3.):
Dim obj_NewWord As New Word.Application
Листинг 9.3. Ключевое слово New при объявлении переменной
Переменную, объявленную таким образом, мы можем сразу же использовать по назначению. Новый экземпляр объекта будет создан при первом обращении к нему.
О том, как же пользоваться объектными переменными , скорее даже не ими, а объектами, на которые они ссылаются, мы поговорим ниже.
. Объект Application — приложение
Объект Application можно представить в виде приложения Microsoft Word .
Такой код позволит вывести в окно сообщения информацию об имени приложения:
MsgBox Application.Name
Как видите, здесь мы обратились к свойству Name (Имя) объекта Application . Вот, что будет выведено при его исполнении (рис. 9.1.).
Рис. 9.1. Свойство Name объекта Application
Здесь мы обходимся без объектных переменных , работая с уже существующим объектом. Ведь если этот код исполняется в Microsoft Word , это значит, что сам Microsoft Word уже запущен.
Чтобы упростить обращение к нескольким свойствам объекта, можно воспользоваться оператором With-End With . Этот оператор позволяет обращаться к нескольким свойствам или методам объекта в упрощенной форме. Например, чтобы вывести имя приложения и узнать номер сборки программы нужно воспользоваться таким построением (листинг 9.4.):
With Application MsgBox .Name MsgBox .Build End With
Листинг 9.4. Оператор With — End With
Здесь мы использовали объект Application — вместо него может быть любой другой объект или объектная переменная .
Еще один оператор, которым удобно пользоваться при работе с объектами и коллекциями — это For Each…Next .
Например, для вывода в окнах сообщений имен всех открытых документов, можно написать такой код (листинг 9.5.):
Dim var_Doc For Each var_Doc In Application.Documents MsgBox var_Doc.Name Next var_Doc
Листинг 9.5. Оператор For Each — Next
Var_Doc — это переменная типа Variant . Коллекция Application.Documents содержит все открытые документы. При каждом проходе цикла в переменную var_Doc записывается ссылка на очередной объект в коллекции.
Чтобы выйти из цикла , можно воспользоваться оператором Exit For .
Сейчас мы кратко опишем важнейшие методы , свойства и события объекта Application .
. Методы объекта Application
9.4.1. BuildKeyCode, KeyString — горячие клавиши
BuildKeyCode возвращает уникальный цифровой код для заданной комбинации клавиш. Используется при назначении "горячих клавиш" для выполнения различных операций.
KeyString возвращает комбинацию клавиш для переданного кода.
Ниже мы рассмотрим пример программного назначения клавиатурной комбинации для вызова макроса.
9.4.2. ChangeFileOpenDirectorу — путь для работы с файлами
ChangeFileOpenDirectory позволяет установить директорию, в которой Microsoft Word ищет файлы для открытия. В установленной папке программа будет искать файлы при программном открытии файлов и при вызове окна открытия файлов.
Выбранная директория будет использоваться для открытия файлов по умолчанию лишь до тех пор, пока Word не будет перезапущен.
Например, чтобы установить папку " C:Новые документы " в качестве папки по умолчанию, можно использовать такой код (листинг 9.6.):
Application.ChangeFileOpenDirectory ("C:Новые документы")Листинг 9.6. Установка новой папки по умолчанию
Следует отметить, что если мы вызываем метод или свойство объекта Application из макроса Microsoft Word, мы можем опускать вызов Application — то есть, в вышеприведенном примере можно написать так:
ChangeFileOpenDirectory ("C:Новые документы")9.4.3. CleanString — очистка строк
CleanString очищает переданную строку от непечатаемых и специальных символов, превратив ее в обычный текст. Такой же текст можно получить, если скопировать текст из Microsoft Word в Блокнот, а потом — обратно.
Например, с помощью такого кода можно получить очищенную строку из выделенной области документа (листинг 9.7.).
str_Clean = Application.CleanString(Selection.Text)
Листинг 9.7. Очистка строки
9.4.4. Keyboard — программное переключение раскладки
Keyboard позволяет программно переключать раскладку клавиатуры. При переключении используется идентификатор языковых и клавиатурных установок. Чтобы включить русскую раскладку, можно воспользоваться таким кодом (листинг 9.8.):
Application.Keyboard 1049
Листинг 9.8. Переключение на русскую раскладку клавиатуры
Очевидно, что 1049 — это код русского языка. Для включения английской раскладки используйте этот метод с идентификатором 1033.
9.4.5. ListCommands — справка по горячим клавишам
ListCommands это необычный метод — если вызвать его с параметром True (листинг 9.9.) — он создаст новый документ, содержащий таблицу со списком клавиатурных сочетаний, назначенных командам MS Word. Таблица содержит несколько десятков страниц.
Application.ListCommands True
Листинг 9.9. Вывод информации о горячих клавишах
9.4.6. NewWindow — копия окна активного документа
NewWindow создает копию окна активного документа.
Это может быть полезным например, для того, чтобы вывести один и тот же документ на два монитора при работе с расширенным рабочим столом и т.д. Например, метод можно вызвать так:
Application.NewWindow
Листинг 9.10. Создание копии окна активного документа
При необходимости можно задать, для какого именно документа вы хотите создать копию окна. Однако, это потребует использования других объектов.
Например — коллекции Windows , содержащей окна документов. Такой код (листинг 9.11.) создаст одну копию для каждого открытого окна:
For i = Application.Windows.Count To 1 Step -1 Application.Windows.Item(i).NewWindow Next i
Листинг 9.11. Создание копии для каждого открытого окна
Мы не случайно запустили цикл обхода открытых окон в обратном порядке. Дело в том, что иначе будет создано несколько копий одного и того же документа.
В этом примере вам встретились неизвестные ранее свойства Count и Item . Первое обычно содержит количество элементов в коллекции, второе позволяет обращаться к элементам по индексам или именам.
При создании копии после имени документа появляется двоеточие с номером окна, например, ":1" для первого, ":2" для второго и т.д.
9.4.7. OnTime — запуск макросов по расписанию
OnTime позволяет устанавливать таймер, по которому можно запустить макрос в определенное время. Например, чтобы выполнить макрос MyMacros , который хранится в том же документе, что и исполняемый макрос, достаточно выполнить такой код (листинг 9.12.).
Application.OnTime When:="08:37:00", Name:="MyMacros"
Листинг 9.12. Установка таймера запуска макроса
Параметр When указывает на время запуска, параметр Name — на имя макроса. Важно, чтобы макрос был доступен как в момент запуска таймера, так и в момент запуска самого макроса.
Для того чтобы это условие соблюдалось, желательно хранить макросы, запускаемые по таймеру, в Normal.dotm , в другом глобальном шаблоне, или в том же документе, в котором произошел запуск таймера.
Как видите, мы привели пример лишь для запуска макроса в строго определенное время. А как же быть, если нужно запустить макрос, например, через пятнадцать секунд после выполнения какой-либо процедуры? Ответ прост (листинг 9.13.)
Application.OnTime _ When:=Now + TimeValue("00:00:15"), _ Name:="MyMacros"Листинг 9.13. Запуск макроса по расписанию
Здесь мы запускаем тот же самый макрос, но уже через 15 секунд после установки таймера. Функция Now имеет тип Date и возвращает текущую дату и время, а функция TimeValue преобразует переданное ей время в формат Date .
Если вы хотите, чтобы какой-то макрос запускался с некоторой периодичностью — установку таймера на запуск этого макроса можно установить в нем. Первый запуск макроса можно произвести вручную или каким-то другим способом (например — по событию приложения, с помощью автоматически выполняемого макроса), а последующие запуски этот макрос будет инициировать самостоятельно.
