Все официальные и служебные материалы компании, включая деловые письма и запросы в государственные органы, должны соответствовать требованиям строгости и единого подхода. Существуют определенные государственные стандарты, а ГОСТ Р 7.0.97-2016 служит основой для документооборота. Данный стандарт будет действовать и в 2024 году. Решение о его применении компания принимает на свое усмотрение.
Все официальные и служебные материалы компании, включая деловые письма и запросы в государственные органы, должны соответствовать требованиям строгости и единого подхода. Существуют определенные государственные стандарты, а ГОСТ Р 7.0.97-2016 служит основой для документооборота. Данный стандарт будет действовать и в 2024 году. Решение о его применении компания принимает на свое усмотрение.
Стандарт описывает типы бланков, правила оформления документов, состав и расположение реквизитов. Положения данного ГОСТа применимы как к бумажным, так и к электронным документам.
Основные требования к ведению документации в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 приведены в таблице 1.
Таблица 1. Основные требования к оформлению документов в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016
В документах нужно применять свободно доступные бесплатные шрифты (в первой версии стандарта были указаны конкретные шрифты: Times New Roman размером 13 и 14 пунктов; Arial размером 12 и 13 пунктов; Verdana размером 12 и 13 пунктов; Calibri 14 пунктов и аналогичные. Позже Приказом Росстандарта от 14.05.2018 № 244-ст было введено Изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, которое исключило конкретные рекомендации по шрифтам).
Рекомендуется использовать размеры шрифтов № 12, 13, 14. При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров (до № 10, 11).
В локальных нормативных актах возможно указание отдельных реквизитов и выделение частей текста полужирным начертанием.
Использовать курсив и подчеркивание текста в процессе оформления документов не рекомендуется.
Документ может иметь различные разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Не рекомендуется выделять более четырех уровней заголовков.
Текст документа можно излагать в виде таблицы, анкеты или грамматически связного текста.
Если заголовок состоит из нескольких строк, его следует печатать через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
Заголовки не следует подчёркивать и заключать в кавычки. Допускается их выделение полужирным шрифтом.
Если текст документа не превышает 4 — 5 строк, заголовок можно не составлять.
Разделы и подразделы также могут иметь заголовки. Заголовки разделов пишутся с прописной буквы. Допускается написание заголовков разделов прописными буквами. Подзаголовки пишутся с прописной буквы строчными. Заголовки разделов допускается выделять полужирным шрифтом.
Печатаются заголовки разделов и подразделов с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Заголовки граф и строк таблиц пишутся с прописной буквы. Подзаголовки — со строчной. Подзаголовки граф и строк грамматически согласуются с заголовками.
Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.
Для организационно-распорядительных документов Стандартом установлены следующий состав реквизитов:
01 — символ (Государственный символ Российской Федерации, символ региона Российской Федерации, символ муниципального образования);
03 — товарный знак;
04 — код формы документа;
05 — наименование организации — автора документа;
06 — наименование структурного подразделения — автора документа;
07 — наименование должности лица — автора документа;
08 — справочные данные об организации;
09 — наименование вида документа;
10 — дата документа;
11 — регистрационный номер документа;
12 — указывает на регистрационный номер и дату получения документа;
13 — место составления (издания) документа;
14 — гриф ограничения доступа к документу;
16 — гриф утверждения документа;
17 — заголовок к тексту;
18 — текст документа;
19 — отметка о приложении;
20 — гриф согласования документа;
23 — отметка об электронной подписи;
25 — отметка об исполнителе;
26 — знак, подтверждающий подлинность копии;
27 — отметка о поступлении документа;
29 — отметка о контроле;
30 — отметка о направлении документа в дело.
Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» следует размещать на одной странице с текстом документа. Перенос этих реквизитов ну другой лист документа не допускается (Исключение — Лист согласования, оформляемый при наличии более 4-х грифов согласования).
Строки реквизитов следует выровнять по левой границе зоны расположения реквизита или центрировать относительно самой длинной строки.
Электронные документы оформляются по общим правилам делопроизводства и включают реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб РФ».
Отступы, интервалы, поля
Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут отделяться дополнительным интервалом.
На каждом листе документа, оформленного как на бланке, так и без него, необходимо предусмотреть поля размером не менее:
- мм — левое;
- мм — правое;
- мм — верхнее;
- мм — нижнее.
Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа) и печатать через 1 — 1,5 межстрочных интервала.
При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы следует пронумеровать.
Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.
При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.
Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. На титульном листе документа номер страницы указывать не нужно, но он учитывается при общей нумерации страниц.
Документы можно создавать на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем печатании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равными.
В текстах документов следует употреблять только общепринятые термины, аббревиатуры и графические сокращения.
При употреблении термина или аббревиатуры, которые могут быть непонятны читателю, их следует расшифровать при первом употреблении. Если таких лексических единиц в тексте немного (до 4-х), расшифровку можно дать в подстраничных сносках. Если их больше, рекомендуется составить раздел «Термины и определения» и «Перечень сокращений».
Как бумажные, так и электронные документы можно создавать с применением текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, позволяющих создавать, просматривать и редактировать документы с соблюдением положений стандарта.
Допускается использование электронных экземпляров документов, которые были получены через сканирование и иные методы цифровой обработки. Электронная версия обязана быть чёткой, не иметь перевёрнутых страниц и сохранять правильную нумерацию.
Рекомендованный формат для электронных копий — PDF.
Рекомендуем
В рамках курса слушатели получат полную информацию по вопросам организации работы с документами, актуальным требованиям по составлению и оформлению управленческих документов, административной поддержки руководителя, административно-хозяйственного обслуживания организации.
Участие в курсе позволит слушателям улучшить качество написания деловых писем, развить умение ясно, лаконично и структурированно излагать свои мысли в письменной форме, выстраивать позитивную коммуникацию, составлять и оформлять служебные документы с учетом требований законодательства.
На курсе слушатели узнают об актуальных законодательных изменениях в сфере электронного документооборота, о лучших практиках по внедрению и оптимизации системы электронного документооборота.
Какой размер шрифта в ворде должен быть
Размер шрифта измеряется в пунктах (раньше использовался термин кегль, но сейчас этот термин почти полностью вышел из употребления). 72 пункта составляют один английский дюйм (примерно 2,54 см). Высота букв шрифта в 12 пунктов будет равна 1/6 дюйма, или 4,233 мм. Шрифт также можно измерять в пиках: 1 пика равна 12 пунктам.
Часто меня спрашивают: почему я все время говорю, что используется английский дюйм, как будто может быть другой. На самом деле существует еще и французский дюйм, вышедший из практического применения более 200 лет тому назад, но который по-прежнему применяется во многих полиграфических организациях для определения размеров шрифтов (пункт Дидо, цицеро и т. д.).
Многие пользователи считают, что разрешены только те размеры шрифта, которые предлагаются в списке размеров шрифта. На самом деле в этом списке находятся те размеры, которые имеют общепризнанные названия в полиграфии, и то не все, а начиная с 8 пунктов.
Таблица 1. Общепризнанные названия единиц измерения шрифтов
Величина в пунктах
Система Дидо, миллиметры
Англо-американская шрифтовая система, мм
Бриллиант или цицеро
Диамант или полупетит
Терция или треть квадрата
Текст или Двойной корпус
Двойная малая пика
Двойное цицеро или квадрата
На самом деле размер шрифта можно определить в диапазоне от 1 до 1638 пунктов. Для выбора пользовательского размера выделите текст, к которому нужно применить размер, в поле предлагаемого размера шрифта введите с клавиатуры нужный размер, нажмите на клавишу Enter . Если текст не был предварительно выделен, то новый размер шрифта будет применен, начиная с точки, в которой мигает курсор в момент изменения размера шрифта. Точность можно выбрать с точностью до 0,5 пункта. В качестве десятичного знака в России используется только запятая. При вводе других дробных значений размера шрифта выдается сообщение об ошибке (например, при выборе размера «14,25» выводится сообщение об ошибке «Указано неверное число»).
В приложении OpenOffice.org Writer выбор размеров шрифтов более удобный: там градация размеров шрифтов более сложная, но немного запутанная для начинающих. В диапазоне от 0 до 0,5 пункта разрешены нечетные дробные значения, то есть, 0,1, 0,3, 0,5. В диапазоне от 0,5 до ближайшего целого пункта разрешены четные дробные значения, то есть, 0,6, 0,8. Никаких сообщений об ошибках при определении размеров шрифта в этой программе нет: если пользователь ошибся, то дробное значение просто автоматически выбирается как ближайшее меньшее значение к разрешенному дробному значению.
Использование материалов с данного сайта допускается исключительно для личных некоммерческих нужд. Запрещается публиковать материалы на других ресурсах без согласия владельца прав.
