Основные функции и назначение текстового процессора MS Word

Microsoft Word – это программа для работы с текстом, которая подходит для различных задач обработки текста. В документах, созданных в этой программе, можно добавлять не только текст, но и изображения, таблицы, формулы и другие элементы.

MS Word на сегодняшний день является самым распространённым текстовым редактором. Эта программа предлагает простые и удобные инструменты для создания профессионально оформленных документов.

Назначение текстового процессора MS Word

Ключевые функции приложения охватывают:

• набор и редактирование текста;
• поддержка правильности орфографии и грамматики;
• оформление страниц документа;
• работа с таблицами, графиками и рисунками;
• создание шаблонов деловых писем, визитных карточек и других официальных документов;
• возможность использования простейших формул для расчета в таблицах;
• слияние документов;
• защита документа паролем;
• печать документа;
• создание pdf-документа;
• обеспечение совместной работы с документом и т.п.

Для запуска Microsoft Word необходимо выполнить следующие операции: нажать клавишу Windows – Все программы – Microsoft Office – Microsoft Office Word.

При старте программы MS Word немедленно формируется свежий документ.

Особенности версий MS Word 2007 и выше в сравнении с предыдущими версиями программы

Интерфейс MS Word 2007 и более поздних изданий существенно изменён по сравнению с ранними версиями программы. Окно запуска текстового процессора MS Word 2007 выглядит следующим образом:

Рисунок 1. Стартовое окно MS Word 2007

В MS Word 2007 отсутствуют привычные панели инструментов, которые пользователи могли размещать в любом удобном месте окна приложения, как это было в предыдущих версиях. Также нет раскрывающихся меню. Единственное исключение составляет кнопка «Office», расположенная в верхнем левом углу окна программы.

«Текстовый редактор MS Word»

Консультация специалиста по вопросам работы

Решение задач с помощью ИИ за 2 минуты

Помощь нейросети в написании рефератов

Средства для использования в программе находятся на панели, расположенной в верхней части окна приложения.

Рисунок 3. Лента

На ленте располагаются наиболее часто используемые команды, представленные в виде значков. Обратим внимание, что добавление или удаление значков на ленте главного меню невозможно.

На ленте располагаются три основных элемента:

В правом нижнем углу многих групп находится небольшая диагональная стрелка, которая называется кнопкой вызова диалогового окна и вызывает диалоговое окно или область задач с дополнительными возможностями данной группы.

Рассмотрим вкладку Главная, которая состоит из следующих групп:

На панель вынесены кнопки, которые наиболее часто используются. Всплывающие подсказки, которые высвечиваются при наведении на любую кнопку меню, информируют о предназначении инструментов.

Рисунок 4. Всплывающая подсказка

В Word некоторые вкладки появляются только для определенных объектов. Например, при выделении рисунка появится вкладка Формат, на которой расположены дополнительные группы и команды для работы с рисунками.

Рисунок 5. Вкладка Работа с рисунками

В версиях MS Word начиная с 2007 года имеется панель быстрого доступа. Она, как правило, находится рядом с кнопкой «Office» и располагается над лентой, а также служит для размещения кнопок для часто используемых действий (по умолчанию это – Сохранить, Отменить, Повторить).

Microsoft Word

Основной экран Word представляет возможности для ввода текста документа, оформления и редактирования и содержит элементы, общие для всех приложений Office.

Рекомендуемые материалы

Вариант 7 — ЛР №1
Объектно-ориентированное программирование (ООП) 99 руб. БЕСПЛАТНО Графические функции Microsoft Word Информатика БЕСПЛАТНО Завершенная лабораторная работа №7 Системное программирование
FREE

Все лабы для ИУ-7 — решения и задания
Информатика БЕСПЛАТНО Перечень вопросов (2017-2018)
Информатика

FREE
Готовый семинар 1, вариант 7
Программирование и алгоритмизация

Основные элементы экрана Word.

Назначение элементов экрана:

Кнопка системного меню

Стандартное меню для открытого окна в Windows. Содержит команды, позволяющие восстанавливать, перемещать, максимизировать, минимизировать и закрывать активное окно, переключаться между окнами

Название программы и название текущего документа

Обеспечивает возможность задать размеры полей, отступов и табуляции в тексте документа

Строка главного меню

Основные пункты меню программы Word

Кнопки изменения размеров окна:

Восстанавливают те размеры и положение окна Word или документа, которые оно имело перед тем, как его максимизировали или минимизировали

Максимально увеличивает окно Word, чтобы оно заняло весь экран

Уменьшает окно Word, превращая его в пиктограмму, расположенную в нижней части экрана

Стандартная панель инструментов

Набор пиктограмм (значков), служащих для быстрого вызова функций, команд и макросов программы Word

Набор пиктограмм, служащих для быстрого форматирования текста документа

Предоставляют возможность переключать режим отображения документа

Сведения о текущем документе, положении курсора или о выполняемой задаче. Кнопки в строке состояния действуют как переключатели, позволяющие перейти из одного режима в другой

Позволяют выводить на экран необходимые фрагменты документа

1. Показывает положение выведенного на экран фрагмента документа по отношению ко всему документу и позволяет быстро листать документ (вверх-вниз, влево-вправо). Позволяет быстро листать страницы документа (вперед-назад).

2. Отображает и позволяет устанавливать параметры страницы, отступы и табуляции

Меню и панели инструментов.

Строка меню обеспечивает доступ ко всем командам программы. Панели инструментов содержат кнопки и раскрывающиеся списки, с помощью которых можно выполнять часто используемые операции и настраивать наиболее важные параметры.

Строка главного меню, обычно размещаемая в верхней части окна приложения, подобна панели инструментов, все кнопки которой являются раскрывающимися списками команд. Главное меню — это специальная панель инструментов, расположенная в верхней части экрана, которая содержит такие групповые меню, как Файл, Правка, Вид и т. д.

Панели инструментов, как правило, располагаются вдоль верхнего края окна ниже строки меню и содержат значки, щелчки на которых приводят к выполнению тех или иных операций. Как и пункты меню, различные кнопки панелей инструментов ведут себя по-разному. В Office XP кнопки панелей инструментов ведут себя разумно.

Если на экран не помещаются все кнопки, то в панели остаются только те, которыми вы пользуетесь чаще всего. Остальные значки перемещаются в раскрывающуюся палитру дополнительных кнопок. Выбор значка дополнительной палитры возвращает его в основную панель. Панели инструментов позволяют упорядочить команды Word так, чтобы их было легко найти и использовать.

Инструментальные панели предоставляют возможность настройки: можно добавлять и удалять меню и кнопки, создавать новые панели, а также скрывать, отображать и перемещать уже существующие. Значки на панелях предназначены для быстрого доступа к функциям, командам и макросам программы Word с помощью мыши. Если навести курсор на значок, через некоторое время Word покажет название команды под изображением значка.

Структура документа.

Поскольку программа Word предназначена для обработки текста, то документ Word в основном состоит из символов, слов и абзацев. В обычном режиме просмотра текст не разбивается на страницы, однако его ширина ограничена шириной страницы, заданной для документа. Строки внутри абзаца переносятся автоматически, а нажатие клавиши Enter формирует переход к следующему абзацу. Кроме обычных букв, цифр и знаков в тексте Word присутствуют специальные управляющие непечатаемые символы.

Поиск и выделение объектов.

Буфер обмена.

Многочисленные пользователи Windows давно отметили тот недостаток, что в буфере обмена может храниться только один фрагмент. До недавнего времени единственной возможностью одновременного хранения нескольких блоков данных было перетаскивание фрагментов на рабочий стол. Но работа с такими фрагментами неудобна, поскольку рабочий стол обычно скрыт за окнами приложений.

Только в Office 2000 наконец появился буфер обмена с несколькими ячейками. Office XP предлагает пользователю расширенный буфер обмена, способный одновременно вместить до 24 фрагментов. В Office XP буфер обмена оформлен в виде окна, встроенного в область задач. Буфер обмена Office XP можно использовать для хранения нескольких фрагментов любого приложения Windows. К сожалению, вставлять фрагменты из буфера Office XP можно только в приложения Office XP, но не в другие программы Windows.

Получение справки.

Описание трех вкладок окна справочной системы:

· Содержание (Contents)— содержит оглавление справочной системы Office в виде иерархического дерева папок, перемещаясь по которому можно добраться до любой страницы справочной системы.

· Мастер ответов (Answer Wizard) — дает возможность задать вопрос и найти страницы справочной системы, которые в той или иной степени освещают тему этого вопроса.

· Указатель (Index) — предлагает ввести или выбрать в списке ключевое слово, после чего щелчок на кнопке Найти (Search) инициирует вывод списка страниц справочной системы, содержащих выбранное слово. Щелчок на названии страницы выводит соответствующую информацию в правую панель окна справочной системы.

В приложениях Microsoft Office XP нет необходимости вызывать справочную систему, чтобы воспользоваться мастером ответов. В правой части строки меню окна приложения имеется Окно вопроса. Введите туда интересующий вас вопрос и нажмите клавишу Enter. Вы увидите перечень пунктов Справки, имеющих отношение к данной теме.

Область задач.

Область задач (Task Pane) — новая особенность Office XP. Это окно, располагающееся в правой части окна приложения. Во всех приложениях оно имеет подобный вид. С его помощью можно производить стандартные операции открытия существующего файла, создания новых файлов, работать с буфером обмена, осуществлять поиск.

Помимо этого, в окне области задач имеются возможности совершения операций, характерных для каждого конкретного приложения. Во время работы с приложением это окно всегда можно вызвать на экран, выбрав команду Область задач (Task Pane) меню Вид (View).

Режимы просмотра.

Для задач создания и редактирования документов Word предлагает различные режимы просмотра документа. Эти режимы доступны при выборе соответствующей команды из меню Вид или при выборе нужного режима при помощи кнопок переключения режимов просмотра, расположенных в левом нижнем углу экрана документа. В Microsoft Word один и тот же документ можно отображать в четырех перечисленных ниже режимах просмотра.

1. Обычный (Normal View) — предназначен для ввода и форматирования текста, отображаемого в виде непрерывной вертикальной полосы. Обычный режим просмотра удобен для редактирования, но этот режим не отображает некоторые особенности размещения страницы, заголовка, верхнего и нижнего колонтитула и нумерации страниц.

2. Разметка страницы (Print Layout View) — позволяет оценить расположение текста и объектов относительно физических страниц документа. Режим Разметка страницы отображает каждую страницу документа в том виде, в каком она будет на печати.

3. Структура (Outline View) — предназначена для создания и изменения иерархии разделов основного текста, что помогает сосредоточиться на содержании, не отвлекаясь на графические элементы и реальные размеры страниц.

4. Веб-документ (Web Layout View) — предназначен для формирования web-страниц, для которых характерна неограниченная длина.

Не забывайте про наличие разных режимов, всегда работайте в том из них, который лучше соответствует решаемой задаче.

Создавая или модифицируя текстовый документ, вы чаще всего работаете в обычном режиме просмотра. При обычном просмотре документ имеет неограниченную длину, хотя его ширина определяется размером страницы. Разбиение на страницы показано горизонтальными пунктирными линиями. В этом режиме на экране не видны фигуры, рисунки и другие графические объекты.

Строка состояния Word в любом режиме просмотра выводит одну и ту же информацию, которая помогает ориентироваться в больших документах. В первом слева поле строки состояния видны номер текущей страницы, номер текущего раздела, а далее через дробь — номер текущей страницы и число страниц в документе. Во второе поле выводится расстояние от левого края документа до текущего положения текстового курсора, затем номера текущих строки и столбца.

Режим разметки страниц позволяет видеть документ таким, каким он будет на бумажных страницах, распечатанных на принтере. Здесь в виде белых прямоугольников отображаются страницы документа, на которых наряду с текстом видны абсолютно все объекты. Если документ содержит многочисленные рисунки или графики, с ним удобнее работать именно в режиме разметки страницы.

Окно режима разметки практически не отличается от окна обычного режима. Но включив отображение линейки, вы кроме горизонтальной линейки увидите еще и вертикальную, которая позволяет оценивать положение объектов на странице по второй координате. Приемы перемещения по документу тоже совпадают в обоих режимах, однако в раскрывающемся списке Масштаб (Zoom) в режиме разметки появляются три дополнительных пункта —По ширине текста (Text Width), Страница целиком (Whole Page) и Две страницы (Two Pages).

Режим электронного документа, который включается командой Вид > Веб-документ (View > Web Layout), является как бы комбинацией обычного режима и режима разметки страницы. Электронный документ позволяет видеть все объекты, включая рисунки и графики, перемещать их по документу и изменять их размер. Но в режиме электронного документа нет разбивки на страницы и весь текст отображается в виде бесконечной вертикальной ленты. Здесь нет и вертикальной линейки. Поскольку предполагается, что электронный документ будет публиковаться на web-узле, разработчики Word учли, что web-страницы могут иметь любую длину, а для их просмотра в окне браузера используется вертикальная полоса прокрутки.

Любой достаточно объемный документ обычно состоит из разделов и подразделов разного уровня. Самые внешние разделы выделяются крупными заголовками. Далее выбраны заголовки поменьше. Такое разбиение документа на отдельные блоки не чуждо и для Word.

Этот текстовый процессор позволяет присваивать названиям тех или иных разделов специальные заголовочные стили, которые, во-первых, обеспечивают одинаковое оформление всех заголовков определенного уровня, а во-вторых, дают знать программе Word, где начинается и заканчивается очередной раздел. Эта информация позволяет Word правильно форматировать документ. Например, заголовок раздела никогда не окажется па другой странице, отдельно от текста этого раздела.

Когда вы работаете с объемным документом, содержащим иерархию вложенных разделов, режим структуры значительно упрощает процесс. В таком режиме удобнее перемещать, удалять и добавлять разделы, а также изменять их уровни.

Параметры абзаца.

Простейшие текстовые редакторы, подобные Блокнот (Notepad) или встроенному редактору командной оболочки Norton Commander, не отслеживают смысловую логику документа. В них основной структурной единицей является символ. В текстовых процессорах, к которым относится и Word, в качестве элементарного структурного блока рассматривается абзац.

Word полагает, что содержимое абзаца является связным текстом, и сам расставляет буквы и слова внутри абзаца наилучшим образом в соответствии с назначенными пользователем правилами форматирования. В результате в процессе редактирования документа отпадает необходимость в корректировке длины строк, выделении заголовков специальным шрифтом, добавлении маркеров списков и отступов «красной строки». Word сам позаботится о правильном оформлении. Вам нужно лишь указать программе правила, в соответствии с которыми должен форматироваться документ.

Возможности оформления не ограничиваются параметрами абзацев. Word позволяет изменять размер, начертание, цвет и другие характеристики шрифта, которым набран текст документа. Для облегчения ввода текста и представления табличных данных можно воспользоваться табулированными отступами. Чтобы задать однотипное оформление нескольким абзацам одного или разных документов, можно настроить абзацные стили пользователя.

Графические объекты.

Word умеет внедрять в свои документы объекты других приложений Windows, например графического редактора Paint. Но на этом оформительские возможности Word не заканчиваются. В пакет Microsoft Office XP входит несколько специализированных модулей, доступных в любом из шести основных приложений, со своей стороны предлагающих пользователю команды и инструменты быстрого доступа к таким дополнительным компонентам. Эти модули формируют и добавляют в документы объекты определенных типов. В Word есть специальная панель инструментов Рисование (Drawing), которая позволяет украшать документы разнообразными фигурами.

Microsoft Office XP предлагает обширную библиотеку рисунков, в которой можно найти подходящую картинку для оформления практически любого документа. Поскольку Word — это текстовый редактор, оперирующий с символами, картинки, так же как и фигуры, не просто помещаются в то или иное место страницы, они оказываются привязанными к определенному символу документа. Это очень удобно..

При редактировании многостраничного файла текст может сместиться на несколько страниц, при этом произойдет аналогичное перемещение всех связанных с текстом рисунков и логика документа не нарушится. Библиотека картинок обладает широкими возможностями сортировки и поиска картинок по ключевым словам. Из окна Вставка картинки (ClipArt) можно связаться с Интернетом и поискать картинки на специальном сервере компании Microsoft, Откуда их можно перенести в локальную библиотеку. Окно Вставка картинки (ClipArt) также позволяет импортировать в библиотеку рисунки из графических файлов различных форматов.

"Введение" — тут тоже много полезного для Вас.

Таблицы служат для отображения разнообразных числовых и текстовых данных, которые можно организовать согласно одним или нескольким критериям. В Word имеется широкий набор инструментов для создания и оформления таблиц, что позволяет создавать весьма сложные таблицы с любым возможным дизайном. Имейте в виду, что в Word выделен отдельный пункт в Главном меню для работы с таблицами.

Для оформления таблиц в Word используются следующие операции:

Орфография и грамматика.

В пакете Microsoft Office есть модуль автоматической проверки орфографии и грамматики. Он доступен во всех приложениях Office и позволяет с помощью одних и тех же приемов быстро проверять и корректировать как документы Word, так, например, и текст записей баз данных Access. В зависимости от конфигурации Windows и версии Office словари этого модуля могут поддерживать работу с несколькими языками.

По мере ввода текста каждому слову назначается атрибут, определяющий, каким языком написано слово. Эта информация используется при проверке документа для выбора словаря, которым следует руководствоваться при идентификации каждого конкретного слова. Word, как правило, сам корректно распознает язык, выбирая один из тех языков, поддержка которых установлена на компьютере. Смена языка происходит при переключении раскладки клавиатуры с английской на русскую и обратно.

Автоматическая проверка орфографии и грамматики не всегда удобна. Иногда нужно целиком сосредоточиться на основной теме документа и не хочется отвлекаться на мелкие ошибки. При импорте текстового содержания, при неверной настройке языка документа или при обработке документа большого объема ошибок может оказаться слишком много, тогда автоматическая проверка существенно замедлит работу Word. В таких ситуациях отключается автоматическая проверка и на последней стадии разработки документа правописание проверяется вручную.

Microsoft Word — что такое

Когда речь заходит о написании и оформлении текстов, существует один из самых популярных инструментов — программа, представляющая из себя текстовый редактор от известной компании.

Созданный для удобства пользователей, данный редактор позволяет работать с текстом в различных форматах, делая процесс написания более эффективным и продуктивным.

С помощью различных инструментов и функций, предоставленных этим программным продуктом, вы можете легко создавать, редактировать и форматировать текст для различных целей.

Одной из ключевых возможностей программы является автоматическое исправление ошибок, что обеспечивает высокое качество написанного текста без лишних трудностей.

Посредством синхронизации с различными приложениями и облачными платформами у вас есть возможность без труда обмениваться документами, совместно работать над их содержимым с коллегами и редактировать текст в режиме реального времени, что позволяет сэкономить ваше драгоценное время.

Основной функционал и возможности текстового редактора Microsoft Word

Возможно, одной из самых привлекательных особенностей Microsoft Word является его способность автоматически проверять грамматические ошибки и правильность оформления текста, что значительно упрощает процесс редактирования и корректировки документа.

История создания и развития программы для работы с текстом

В современном мире майкрософт великая корпорация, лидер в сфере разработки программного обеспечения. Основной её продукт — одна из самых известных программ для работы с текстом. Обзор возможностей этой программы позволяет оценить её глубокие корни и богатую историю.

Сегодня программа для работы с текстом предоставляет пользователю широкий набор инструментов, способных удовлетворить даже самые изощрённые потребности.

История создания и развития программы для работы с текстом — это захватывающий путь от скромных начал до мирового признания и популярности.

Основные функции программы

Программа эффективно выполняет обработку текстовой информации, предоставляя пользователям возможность создавать, редактировать и форматировать документы любой сложности.

В программе существует возможность создания шаблонов документов, позволяющих сохранить форматирование и стиль текста для повторного использования, ускоряя процесс создания новых документов.

Преимущества и недостатки использования текстового редактора от компании Майкрософт

При работе с основным программным инструментом для создания и редактирования текстов, важно понимать его плюсы и минусы. Рассмотрим обзор преимуществ и недостатков использования программы Майкрософт Ворд.

Одним из основных преимуществ является интуитивно понятный интерфейс, позволяющий легко создавать и редактировать документы. Благодаря многочисленным функциям и возможностям, пользователь может настроить текстовый редактор под свои нужды.

Еще одним достоинством является широкий выбор шаблонов и стилей форматирования, которые облегчают создание профессионально оформленных документов. Благодаря этому, работа над текстами становится более удобной и эффективной.

Тем не менее, при всех положительных аспектах стоит упомянуть и недостатки данного программного обеспечения. Некоторые пользователи отмечают, что интерфейс может показаться трудным для тех, кто только начинает, и ему требуется время для освоения. Кроме того, определенные функции могут быть слишком сложными и вызывать путаницу.

Использование текстового редактора Майкрософт Ворд имеет как плюсы, так и минусы, но при правильной настройке и знании функций, он может стать незаменимым инструментом в работе с текстовыми документами.

Советы по работе с программой

Основной совет при работе с программой — не бойтесь экспериментировать и исследовать все её возможности. Создавайте шаблоны для повторяющихся документов, чтобы сэкономить время.

Обзор интерфейса программы поможет вам быстрее освоить все инструменты и настройки. Используйте функцию "быстрого доступа", чтобы добавить нужные команды на панель инструментов.

Майкрософт Word предлагает удобную возможность создавать оглавления и ссылки, что облегчит навигацию в документе. Используйте стили для быстрой и удобной форматирования текста.

Не забывайте про автосохранение возможности программы, чтобы избежать потери данных при сбое системы. Регулярно сохраняйте свои документы и делайте резервные копии на внешние накопители.

Создавайте подписи и штампы для документов, чтобы быстрее подписывать и утверждать их. Используйте комментарии, чтобы обсуждать текст с коллегами и совершенствовать свои документы.

И не забывайте про возможность программы, которая позволяет вам экспортировать документы в различные форматы, делая их доступными для просмотра и редактирования на разных устройствах.

Популярные варианты текстовых редакторов от других компаний

Существует множество аналогов знаменитого текстового процессора от майкрософт, предоставляющих такие же возможности.

Один из самых известных аналогов — программа LibreOffice Writer, которая является частью пакета офисных приложений LibreOffice.

Альтернативой является Google Docs, веб-редактор, который предоставляет возможность редактирования документов непосредственно в облачном хранилище.

Также стоит обратить внимание на OpenOffice Writer, универсальный текстовый редактор с широкими возможностями настройки.

Обзор каждого из этих аналогов может помочь выбрать оптимальное решение для работы с текстовыми документами на вашем компьютере.

Выбор аналога зависит от потребностей пользователя: онлайн-сервис Google Docs удобен для совместной работы, в то время как LibreOffice Writer может быть полезен для оффлайн-редактирования.