В рамках данного занятия будут рассмотрены уровни стилей (абзацев) их применение, основные правила при построении стилей, а также отличия команд «Определение нового многоуровневого списка» и «Создание нового стиля списка» для многоуровневых списков
Навыки MOS 77-418
| Название навыка | Номер навыка |
|---|---|
| Использование стилей при форматировании текста | 2.2.9 |
| Изменение существующих стилей и их параметров | 2.2.11 |
Теория:
Видеоверсия
Текстовая версия
Из предыдущих занятий мы уже знаем, что стиль в MS Word представляет собой набор определенных форматов, которые применяются к части документа. Также, мы умеем создавать простые стили, их модифицировать и применять на участках документа.
В этом вопросе данного занятия мы рассмотрим уровни стилей, зачем они нужны и как ими пользоваться.
Вообще-то, ответить на вопрос о предназначении уровней стилей можно уже сейчас – они нужны для создания структуры документа, именно видимой структуры, разделения документа на разделы и подразделы. Зачастую структура документа отображена в его оглавлении.
Здесь сделаем два небольших пояснения. Первое касается использование словосочетания «уровни стилей». На самом деле, более правильно говорить «уровень абзаца», поскольку настройка уровня относится к абзацу, да и выставляется она в диалоговом окне «Абзац», но использование данной настройки без использования стиля есть ОЧЕНЬ большая глупость, которая делает невозможным дальнейшее управление текстом. Поэтому, несмотря на то, что настройка относится к абзацу, мы ее будем называть как «уровень стилей».
Второе пояснение относится к слову «раздел». Синонимом для слова «раздел», в контексте рассматриваемого вопроса, будем употреблять слово «глава», хотя, возможно, это не совсем правильно. Также, в предыдущем занятии мы рассматривали разрывы разделов, но там разделы использовались для применения индивидуального форматирования к различным частям макета документа. Сейчас мы будем рассматривать разделы документа в контексте логического изложения материала, названия разделов будут вынесены в оглавление документа, соответственно, данные типы разделов никоем образом не соотносятся с разделами из предыдущего занятия. Таким образом, одна глава документа может содержать несколько разделов оформления макета страницы, так само как один раздел макета страницы может содержать несколько глав документа.
Перейдем непосредственно к уровням стилей
Уровень стиля выставляется в диалоговом окне «Абзац»
Максимально можно создать девять уровней вложенности, но, как показывает практика, такое количество уровней даже избыточно, т.к. в профессиональных текстах редко используются заголовки более трех уровней вложенности, а во-вторых, никто не запрещает создавать несколько стилей одного уровня. Более того, если нужно применить разное форматирование к названиям подразделов документа, создать несколько стилей одного уровня просто придется.
Создание структурированного документа
В качестве заголовков разделов документа возьмем названия первых пяти занятий, а подразделами выступят названия вопросов. Соответственно структура будет следующей:
- Представление MS Word 2013
- Основные элементы интерфейса. Настройка панели быстрого доступа.
- Создание и сохранение документа.
- Работа с шаблонами, предпросмотр и отправка на печать.
- Настройка представления документа.
- Навигация и поиск по документу.
- Поиск, замена, вырезка, вставка текста. Удаление пустых абзацев.
- Изменение информации о документе.
- Форматирование текста вручную и с помощью инструмента «Формат по образцу»
- Использование простых стилей при форматировании текста.
- Использование инструмента WordArt.
- Очистка текста от форматирования.
- Форматирование абзацев.
- Работа с одноуровневыми списками.
- Работа с многоуровневыми списками.
- Табуляция.
- Работа с макетом страницы.
- Базовые навыки работы с разрывами.
- Разбивка текста на несколько колонок.
Результат проделанной работы можно увидеть, если открыть область навигации на вкладке «Заголовки».
Вставим пустую страницу в начале документа и создадим там оглавление. Вкладка «Ссылки», группа «Оглавление», команда «Оглавление», «Настраиваемое оглавление…» в диалоговом окне «Оглавление» не будем менять параметры, а просто нажмем клавишу «Ок». Все, таким образом, мы построили простое оглавление, его можно подписать или отформатировать. Форматировать оглавление лучше через настройку стиля оглавления, тогда при последующем обновлении форматирование сохранится.
Видеоверсия
Текстовая версия
В этом занятии мы детально изучим иерархическое устройство стилей и выведем для себя основные правила построения стилей. Несмотря на то, что все сказанное в данном вопросе, в полной мере относится как к стилям абзаца или связанных стилей (абзац + знак), так и к стилям знака, рассматривать здесь будем только стили абзаца и связанного стиля.
Иерархию устройства стилей схематически можно представить следующим рисунком. В свете предыдущего вопроса, в котором мы рассматривали уровни абзаца и называли их уровнями стилей, следует дать небольшое пояснение относительно уровней стилей.
Иерархия стилей в документе никак не соотносится со структурой самого документа, которая была рассмотрена в предыдущем вопросе.
Отдаленную аналогию можно провести с подрядчиком, который выполняет, к примеру, строительство спортивного комплекса. Для ясности: подрядчик – стили, которые используются для оформления текста; спорткомплекс – документ со своей структурой.
Так вот, спортсменов, которые будут тренироваться в спорткомплексе, больше будет заботить то, что, к примеру, при кривой планировке, путь в бассейн, лежит через женскую раздевалку, а не то, что конструкторское подразделение не подчиняется отделу строительства у подрядчика. Другими словами, пользователю, который читает документ абсолютно не важно на каком уровне иерархии стилей находится стиль, которым оформлены примечания в документе.
Как узнать уровень стиля в иерархии стилей в документе?
Что означает иерархия стиля для документа?
Для содержимого документа ровным счетом НИЧЕГО! Читателю документа, просматривающего, допустим, рисунок 5, подраздела 3.1 абсолютно неважно, что подпись к этому рисунку выполнена стилем, который был основан на стиле «Обычный» и находится на втором уровне иерархии.
А вот для форматирования документа – ОЧЕНЬ МНОГОЕ. Сейчас самое время вернуться к первому рисунку в данном вопросе. Иерархия стилей в MS Word построена таким образом, что каждый нижний стиль в иерархии добавляет какие-то свои уникальные настройки к предыдущему.
Что это значит?
Аналогичную картину можно наблюдать, если изменить сам шрифт у стиля обычный, изменений в шрифтах заголовков не было, поскольку они используют другой шрифт.
Правила построения стилей
Теперь, когда разобрались с иерархическим устройством стилей, самое время поговорить о правилах построения стилей и ограничениях. Часть правил пользователь просто не в силах нарушить, а часть дана в качестве рекомендации.
Первое правило – имена стилей уникальны. Здесь нельзя ничего поделать, если вы хотите создать стиль, а программа выдает предупреждение, что такой стиль уже есть, либо данное имя носит встроенный стиль, то есть два пути: первый просто изменить настройки существующего стиля и использовать его, а второй – создать стиль с несколько видоизмененным названием, например, вместо «Основной текст» создать «Основной_текст» (с нижним знаком подчеркивания), либо сильнее изменить, сохранив смысл стиля, например, «Обычный текст» и т.д.
Второе правило – стили устроены иерархически. Если вы беспорядочно использовали стили в документе, а потом, преднамеренно или нет, неважно, изменили цвет родительского стиля, например, стиля «Обычный», то не стоит удивляться, что весь текст перекрасился. Здесь тоже ничего поделать нельзя, можно только использовать это в свою пользу. Именно по умению пользоваться стилями в Word можно провести первую границу между пользователями, которые умеют работать в текстовом процессоре MS Word и пользователями, которые думают, что они умеют работать в MS Word.
Для пользователей, которые не полностью разобрались с иерархическим устройством стилей, есть два пути. Первый – это использовать схему, заложенную в Word изначально, а именно, иметь только один родительский стиль «Обычный», а все остальные стили делать на его основе. При этом очень ВАЖНО понимать, что сам стиль «Обычный» использовать в документе нельзя, для оформления простого текста есть зарезервированный стиль «Основной текст», который полностью повторяет родительский стиль. Но изменения в стиле «Основной текст» не повлекут за собой изменения в других стилях.
Более того, автор, профессионально оформив не один десяток текстов, очень редко пользовался вторым уровнем вложенности в иерархии стилей. В 99% случаев схема была такой: один родительский стиль «Обычный», который был раз настроен и нигде не использовался в документе.
Есть и второй способ его лучше не использовать, т.к. он тупиковый в развитии. Можно просто создавать стили на верхнем уровне иерархии и пользоваться ими не боясь, что изменения в одном повлекут изменения в другом. Но у этого способа есть один недостаток, который легко понять, если рассмотреть следующий пример.
Допустим вы соискатель, который настроил для себя стили и сохранил их в качестве шаблона. Всего, при оформлении стандартного научного текста, 20-40 стилей является далеко не заоблачным числом, но возьмем, к примеру, 30 стилей, которые будут использоваться при оформлении текста. В этом шаблоне есть стили на все случаи жизни: оформление текста, цитат, выделение, оформление таблиц, рисунков, текста в таблице и т.д. Но все эти стили объединяет одно – они используют один шрифт, да с разными размерами символов, с разным начертанием, но шрифт один, как правило, это Times New Roman, но не суть важно какой.
Если вы встретите издание, которое попросит оформить текст другим шрифтом?
Что нужно сделать, если пользоваться схемой стиль «Обычный» главный, но не используется в документе, а все остальные на основе стиля «Обычный»? Нужно просто изменить шрифт в одном единственном стиле, в стиле «Обычный» и шрифт измениться во всех стилях.
Что нужно будет сделать, если создавать все стили, как независимые? Придется изменить шрифт в каждом отдельно взятом стиле.
Если уж совсем на чистоту
На самом деле, можно быстро изменить шрифт, даже, если стили не связаны иерархией, делается это с использованием шрифтов темы. Объяснение шрифтам темы будет дано в следующих занятиях, здесь все сделаем небольшое упрощение.
Вернемся к рассмотрению правил. Первые два правила не зависели от пользователя, он мог только принять их и использовать с выгодой для себя, остальные будут носить рекомендательный характер, соблюдать их, или нет, личное дело каждого.
Третье правило – если создается стиль, то он должен носить осмысленное название («Для рисунка», «Для подписи рисунка», «Основной текста», «Для таблицы», «Заголовки таблицы», «Название таблицы» и т.д.), это упрощает использование стилей в дальнейшем. Если создать стили с именами «Стиль 1, 2,3…», уже на следующий день вы начнете путаться, а через неделю проще будет создать новые стили.
Правило четвертое – не стоит создавать стили двойники, т.е. стили с одинаковыми настройками для одних и тех же целей. Если Word не дает создать стиль с одинаковым именем, то создать стиль с разными именами, но одинаковыми настройками можно. Два одинаковых стиля с разными названиями прозрачности оформлению текста точно не добавят. Естественно это не касается стилей, которые могут использоваться для оформления разных объектов документа. Например, можно и нужно создать стиль «Для текста в таблице», который может в точности повторять стиль «Основной текст», но вот создавать стили одинаковой функциональной направленности точно не стоит.
Правило пятое – не стоит скупиться на стили. Если есть необходимость создать стиль выделения текста, который будет отличаться от основного текста, только выделением, тогда создайте его. Каждое форматирование должно иметь свой стиль, этот основа в автоматизации оформления текста.
Видеоверсия
Текстовая версия
Мы поверхностно уже рассматривали многоуровневые списки, но тема многоуровневых списков настолько интересная с точки зрения возможностей, которые она предоставляет пользователям при оформлении документов, что мы вернемся к ней не только в этом вопросе, а еще и на следующем занятии.
Итак, многоуровневый список, настройка основных параметров нам знакома, а вот такие команды выпадающего меню многоуровневого списка как: «Определить новый многоуровневый список…» и «Определить новый стиль списка…» мы пока не рассматривали.
Если провести аналогию со стилями абзацев, то команду «Определить новый многоуровневый список…» можно сравнить с ручным форматированием, а команда «Определить новый стиль списка…» позволит не только качественно настроить список, но и быстро модифицировать все экземпляры списков в документе. Также, используя команду «Определить новый стиль списка…», можно настроить несколько стилей списка, сохранить их в шаблоне документа, а потом использовать в новых документах, без необходимости повторных настроек.
Разницу легче всего увидеть на реальном примере. Создадим три одинаковых списка, однотипно отформатируем скопированные списки, используя команду «Определить новый многоуровневый список…». Для того, чтобы форматирование было применено ко всем спискам можно их выделить и произвести настройки, можно отформатировать один список и воспользоваться командой «Формат по образцу», а можно выделить список и применить соответствующие настройки списка из выпадающего меню многоуровневого списка.
Теперь, если попытаться произвести настройки нашего списка, например, изменить номер, маркер или отступы, то изменить одновременно настройки всех списков не получится. Придется снова пользоваться командой «Формат по образцу» либо индивидуально настраивать изменения для каждого списка в отдельности.
Другое дело команда «Определить новый стиль списка…» первоначальная настройка отличается от варианта, рассмотренного ранее лишь тем, что нужно дать имя создаваемому стилю, а потом уже перейти к настройкам нумерации.
После создания списка, можно заметить, что в выпадающем меню появилась дополнительный раздел «Список стилей». Применение стиля многоуровневого списка ничем не отличается от такового для абзаца списка, достаточно установить курсор на абзац, который должен быть списком и выбрать соответствующий стиль списка.
Самое интересное – это внесение изменений в уже созданные списки, если первоначальное форматирование было произведено правильно, и каждый список имеет свой стиль, то для внесения изменений не нужно ничего выделять, не нужно искать сами многоуровневые списки в документе, достаточно просто внести изменения в соответствующий стиль списка и удостоверится, что иборьбы коснулись необходимых экземпляров списка.
В качестве резюме для данного вопроса можно сказать, что для списков в документе тоже следует создавать свои стили. В этом случае не только упростится последующие редактирование списков в документе, но появится возможность сохранить настройки в шаблоне документа.
Практика
В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. Задание расписано по пунктам, поэтому выполнение не должно составить большого труда. После выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно.
Задание 1. Создание стилей с уровнями.
Посмотреть решение
Задание 2. Создание стилей многоуровневых списков.
- Открыть документ из предыдущего задания.
- Заполнить текстом третье занятие (текст взять с сайта и скопировать в режиме сохранения только текста).
- Определить два новых стиля списка: первый — «Для списков в документе», второй – «Для структуры».
- Создать два стиля абзаца на основе стиля «Обычный»: первый «Нумерованный пользовательский список», второй «Маркированный пользовательский список». Дополнительных параметров не настраивать.
- Открыть для изменение стиль списка «Для списков в документе» и внести изменения согласно рисунка.
Посмотреть решение
Оформление документа с использованием стилей
Каждый стиль должен иметь уникальное имя. В общем случае, имя задается произвольно. Новому стилю нельзя присвоить имя, уже используемое для какого-либо стиля текущего документа или шаблона текущего документа. Нельзя также использовать имена, зарезервированные для встроенных стилей Word.
Следует рекомендовать присваивать стиля содержательные имена, отражающие их назначение при оформлении документа.
Создание связанного стиля
Связанный стиль обычно создают на основе оформленного фрагмента документа.
Можно создать новый стиль и сразу же добавить его в коллекцию Экспресс-стили.
- Выделите фрагмент текста, на основе оформления которого создается новый стиль.
- Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту документа, в контекстном меню выберите команду Стили, а затем в подчиненном меню – команду Сохранить выделенный фрагмент как новый экспресс-стиль (рис. 4. 96).
увеличить изображениеРис. 4.96. Создание нового связанного стиля
Рис. 4.97. Присвоение имени новому стилю
Рис. 4.98. Настройка параметров нового связанного стиля
Для того, чтобы связанный стиль можно было использовать для оформления как абзацев, так и знаков, в области задач Стили (см. рис. 4. 76) не должен быть установлен флажок Отключить связанные стили.
Для создания нового стиля можно В области задач Стили нажать кнопку Создать стиль, после чего установить необходимые параметры в диалоговом окне Создание стиля (см. рис. 4. 98).
Создание стиля абзаца
Стиль абзаца обычно создают на основе заранее оформленного фрагмента текста.
- Выделите абзац, на основе оформления которого создается новый стиль.
- Нажмите кнопку Создать стиль в области задач Стили (см. рис. 4. 76).
- В диалоговом окне Создание стиля убедитесь, что в раскрывающемся списке Стиль выбран режим Абзаца (см. рис. 4.98).
- Установите все необходимые параметры так же, как при создании связанного стиля.
Создание стиля знака
Стиль знака обычно создают на основе заранее оформленного фрагмента текста.
- Выделите фрагмент текста, который требуется использовать для создания нового стиля.
- Нажмите кнопку Создать стиль в области задач Стили (см. рис. 4. 76).
- В диалоговом окне Создание стиля (рис. 4. 99) введите имя создаваемого стиля.
Рис. 4.99. Создание стиля знака
Создание стиля списка
Стиль списка можно создать на основе заранее оформленного фрагмента текста.
- Выделите многоуровневый список, который требуется использовать для создания нового стиля.
- Во вкладке Главная нажмите кнопку Многоуровневый список и выберите команду Определить новый стиль списка (рис. 4. 100).
увеличить изображениеРис. 4.100. Создание нового стиля списка на основе образца
Рис. 4.101. Настройка параметров стиля списка
Стиль списка можно создать и без использования образца.
- Нажмите кнопку Создать стиль в области задач Стили (см. рис. 4. 76).
- В диалоговом окне Создание стиля (рис. 4. 102) введите имя создаваемого стиля.
Рис. 4.102. Создание стиля списка
Рис. 4.103. Выбор маркера для стиля списка
Рис. 4.104. Выбор рисунка для стиля списка
Создание стиля таблицы
Стиль таблицы невозможно создать на основе заранее оформленного образца таблицы.
- Нажмите кнопку Создать стиль в области задач Стили и форматирование.
- В окне Создание стиля (рис. 4.105) введите имя создаваемого стиля.
