При активации режима отслеживания правок все изменения в тексте становятся видимыми. В редакторском бюро «По правилам» мы осуществляем проверку текста исключительно в этом режиме — это дает возможность как нашим клиентам, так и специалистам следить за всеми корректировками в документе и добавлять четкие комментарии к тексту.
Смотрите краткую видеоинструкцию:
Режим записи исправлений Word: как включить отслеживание изменений и настроить вид исправлений
В последних версиях Word активация функции отслеживания изменений осуществляется следующим образом: лента с вкладками → Рецензирование → Иборьбы. Документы из бюро всегда поставляются с заранее активированным режимом исправлений.
Как включить отслеживание изменений
Если кнопка Иборьбы отключена, изменения не выделяются. При её активации новые слова и символы отображаются цветным шрифтом, а удалённые — помещаются на поля с пометкой «Удалено» или подвергаются зачеркиванию, в зависимости от выбранных параметров отображения изменений.
Состязания в написании
Иборьбы в выносках
Типы правок (в тексте или в сносках) можно настроить в меню "Показать", выбрав "Выноски" в разделе "Рецензирование":
Конфигурация визуального оформления правок
Рекомендуется установить опцию отображения только заметок и форматирования в аннотациях.
Если хотите увидеть, как выглядит измененный текст, можно на время скрыть правки: они останутся в тексте, но не будут выделены цветом. На панели Рецензирование щелкните по раскрывающемуся списку режима просмотра изменений и выберите Иборьбы (текст будет чистый, но останутся видны примечания) или Без исправлений (скроются и примечания):
Режимы просмотра изменений
Там же можно выбрать режим Исходный документ, чтобы увидеть изначальный авторский текст. В процессе работы можно переключаться между «было» (Исходный документ) и «стало» (Без исправлений), чтобы оценить разницу.
Режим просмотра «Все иборьбы»
Режим просмотра «Без исправлений»
Режим просмотра «Исходный документ»
Как взаимодействовать с редактором
Вы получили текст с правкой редактора. Она выглядит примерно так:
Текст с правками редактора в режиме отслеживания изменений
Просмотрите внесенные изменения. Если какая-то редакторская правка не устраивает, отмените ее и либо внесите свою, либо напишите примечание. Встречается примечание редактора — отвечайте или соответственно исправляйте текст.
Как одобрять и отменять иборьбы
Для того чтобы согласовать изменения редактора или оставить оригинальный текст без изменений, выделите нужный фрагмент и нажмите кнопку Принять либо Отклонить на вкладке Рецензирование:
С той же целью (принять/отклонить) можно щелкнуть на исправлении правой кнопкой мыши и выбрать желаемое:
Одобренные иборьбы редактора можете никак не помечать — редактор сам примет правку на этапе контрольной вычитки.
Как работать с примечаниями
Чтобы оставить комментарий или задать вопрос, выделите соответствующий фрагмент текста, нажмите кнопку Создать примечание и запишите свою мысль. Второй вариант — наведите курсор на комментарий редактора, появится кнопка для добавления ответа.
Как создать или ответить на примечание
Примечания будут видны на полях, когда в настройках внешнего вида исправлений выбраны Показывать иборьбы в выносках и Показывать только примечания и форматирование в выносках, или всплывать, когда подводишь курсор к тексту с цветным фоном, если выбрано Показывать все иборьбы в тексте.
Примечание в выноске
Примечание в тексте
Справка
У вас не Word для Windows? Принцип работы в режиме отслеживания изменений в целом одинаков во всех популярных текстовых редакторах. Вот ссылки на некоторые инструкции:
Включаем режим правки в Microsoft Word
В программе MS Word есть специальный режим работы, который позволяет вносить правки и редактировать документы, не изменяя при этом их содержания. Грубо говоря, это хорошая возможность указать на ошибки, не исправляя их при этом.
В режиме редактирования у вас есть возможность вносить изменения, добавлять комментарии, объяснения, примечания и т.д. Ниже будет рассмотрено, как включить этот режим работы.
Откройте документ, в котором нужно включить режим правки, и перейдите во вкладку “Рецензирование”.
Обратите внимание: в Microsoft Word 2003 для активации режима редактирования следует перейти на вкладку “Сервис” и выбрать опцию “Иборьбы”.
Нажмите на кнопку “Иборьбы”, расположенную в группе “Запись исправлений”. 
Если это необходимо, вы всегда можете добавить примечание, чтобы пользователю, который в дальнейшем будет работать с данным документом, было проще понять, где он допустил ошибку, что требуется изменить, исправить, убрать вовсе.
Внесенные в режиме правки изменения невозможно удалить, их можно принять или отклонить. Более подробно об этом вы можете прочесть в нашей статье.
Вот, собственно, и все, теперь вы знаете, как в Word включить режим правки. Во многих случаях, особенно, при совместной работе с документами, эта функция программы может оказаться крайне полезной.
Режим рецензирования в Word: автоматическое выявление правок
Режим «Рецензирование» существенно облегчает разработку, согласование вордовского документа группой людей – он автоматически фиксирует каждую вставку, удаление, перемещение текста, форматирование и все это пользователи еще могут комментировать! Показываем, как управлять отображением правок (каким способом, какие типы и от каких пользователей показывать, как определить автора изменений, как распечатать исходный или окончательный вариант текста).
Как выявить правки, которые коллега пытался вставить незаметно! Можно объединить в одном документе правки от разных людей, присланные ими в разных версиях файла. А еще можно защитить документ от редактирования либо установить пользователям пределы дозволенного. Даже если режимом «Рецензирование» уже пользуетесь, из этой статьи сможете узнать новые «ювелирные» настройки, которые сделают вашу работу еще удобнее.
Начало статьи. Окончание в № 12 / 2020
Начало статьи. Окончание в № 12 / 2020
Когда идет процесс согласования документа несколькими людьми, то очень важно выявлять внесенные правки. Например, если это внутреннее согласование проекта документа, то исполнителю, готовящему его, удобно просматривать только правки, а не вычитывать весь документ в их поиске после каждого согласующего лица. Если даже есть договоренность их выделять вручную (цветом шрифта, фоном или др.), то нет гарантии, что какую-то правку не забудут так выделить и она «не просочится» в итоговый документ незамеченной. Оказывается, можно включить в MS Word режим рецензирования и тогда делайте с текстом что хотите (удаляйте, добавляйте, переносите любые фрагменты) – и Word сам их выделит, ничего не упустив!
В условиях удаленной работы подобные функции становятся все более актуальными не только для подготовки к подписанию документов, но и для совместной разработки текстов группой людей, находящихся в разных местах. Режим рецензирования, помимо фиксации изменений в тексте, предоставляет возможность добавлять комментарии, где можно сразу объяснить коллеге причины внесенной правки, что избавляет от необходимости провождения дополнительных телефонных разговоров и устных разъяснений.
А если согласование документа (обычно договора) идет между разными организациями, интересы которых по отдельным пунктам могут быть прямо противоположными, то вам могут прислать договор, сознательно не выделив внесенных правок. Тут поможет функция автоматического сравнения документов с выделением всех расхождений – тоже весьма удобная вещь!
Связанный материал
Новые функции режима «Рецензирование» в MS Word версии 2016 № 12 / 2020 Связанный материал Разработка «умных» форм документов в MS Word (часть 2) № 03 / 2021 Связанный материал Координация документов в СЭД № 10 / 2021 Связанный материал
Обработка текста в MS Word: методы автоматической очистки содержания
№ 11 / 2021
Отображение изменений в документе
Начать нужно с включения режима рецензирования – кликнуть по команде «Иборьбы» на закладке «Рецензирование» (см. «1» на Рисунке 1), чтобы она активизировалась (окрасилась оранжевым). Но можно выбрать эту команду и в выпадающем списке («2» там же), который открывается при нажатии на маленький треугольник под верхним словом «Иборьбы», – результат будет тот же. С этой секунды все правки в документе будут фиксироваться! Однако в любой момент можно и деактивировать данный режим, а после внесения части правок незамеченными опять включить его для фиксации последующих исправлений. Чтобы пользователь не мог по своему усмотрению включать / выключать данный режим, автор документа может сделать соответствующую «защитную» настройку, о которой расскажем в разделе «Защита документа».
Рисунок 1. Включение фиксации исправлений
Рисунок 2. Отображение всех исправлений в выносках
Рисунок 3. Отображение всех исправлений в тексте
Рисунок 4. Отображение в выносках только примечаний и форматирования
Что еще можно сделать в режиме «Иборьбы»? Вы можете вывести документ в его первоначальном виде (до внесения правок) или в финальном (после редактирования). Все изменения сохраняются до тех пор, пока вы не решите их отклонить или принять (об этом будет рассказано позже) – вы всего лишь устанавливаете способ отображения документа на экране и для печати. На выбранный формат можно наложить выделения изменений, либо же представить документ без них. В результате у вас есть 4 варианта на выбор:
Рисунок 5. Какой вариант документа показывать: исходный или конечный, с правками или без
Сначала мы рассказали, какие правки можно вносить и фиксировать, как выводить документ – этим, скорее всего, вы будете пользоваться постоянно. А вот «вгрызаться» в область «Параметров исправлений» совсем не обязательно, хотя иногда и это может пригодиться.
Кликнув по команде «Параметры исправлений. » («7» на Рисунке 1), вы откроете диалоговое окно с большим количеством полей (Рисунок 7). Здесь вы сможете задавать параметры выделения / удаления, в т.ч. цвет правок; размеры и размещение выносок; оформление изменений таблиц и т.д. Одним словом, выбор есть.
Связанный материал
Тонкости согласования в системе электронного документооборота
№ 02 / 2022
Автор правок
Потом вы их сможете «включить» обратно.
Рисунок 6. Правки каких авторов отображать
Рисунок 7. Диалоговое окно «Параметры исправлений»
Имя автора отражается в коде примечания: сначала идет автор, потом номер его примечания (см. Рисунок 8). Это облегчает ведение письменного диалога между участниками группы, которые совместно работают над документом. Но большинство не знает, откуда берется этот код и как его поменять.
Иллюстрация 8. Переписка в комментариях
Прежде мы подчеркивали, что есть возможность разного отображения имеющихся в документе правок и примечаний без их потери. Настроим удобный вам вариант документа на экране, вы можете его распечатать на принтере.
Далее поговорим о том, как можно рассматривать (принимать и отклонять) правки, чтобы уменьшался багаж нерассмотренных правок, которые мы везем за собой в этом «выделенном» виде. Когда их много, документ превращается в «лоскутное одеяло» и становится «нечитабельным». Например, когда разработка документа идет в несколько шагов или несколько итераций согласования (например, сначала внутри вашей компании, потом со сторонней компанией), после каждой итерации можно фильтровать правки, откинув ненужные и приняв дельные. Этим мы дальше и займемся.
Рисунок 9. Диалоговое окно «Параметры Word», где можно скорректировать имя пользователя
Принятие и отклонение правок
Нам помогут команды, находящиеся в группе «Изменения» на закладке «Рецензирование»: «Принять», «Отклонить», «Назад», «Далее».
Каждое изменение можно принять или отклонить. В первом случае, если это удаление какого-то фрагмента текста, то после принятия этого иборьбы фрагмент будет удален окончательно, если же это добавленный текст, то после принятия «добавка» уже не будет выделена особым шрифтом. Что касается отклонения исправлений, то вставленный фрагмент текста будет удален, а удаленный фрагмент, наоборот, будет возвращен в текст документа. Вы можете пользоваться не только экранными кнопками «Принять» и «Отклонить», но и более умными командами, которые открываются при нажатии на треугольник под каждой из этих кнопок:
Мы показали «принимающие» команды («1» на Рисунке 10), есть и аналогичные «отклоняющие» («2» там же).
Рисунок 10. Принять, отклонить изменения
Если вам просто нужно найти следующее или предыдущее изменение, то лучше пользоваться командами «Далее» и «Назад». Когда правки редкие и они разбросаны по многостраничному документу, это бывает удобно. особенно если вы только читаете их без принятия / отклонения.
Анализировать иборьбы можно, глядя не только на выноски справа («1» на Рисунке 11), где видно, к какой зоне текста они относятся – от каждой выноски идет пунктирная линия к месту вставки / удаления / форматирования / комментирования. Иногда правки удобнее читать в виде цельного списка подряд («2» на Рисунке 11), в таком виде их можно распечатать и потом на распечатке делать какие-то пометки. Если правка большая, то в выноске справа она обычно целиком не помещается и заканчивается многоточием, а в списке слева (его еще можно выводить внизу) все правки, даже самые длинные, отображены целиком. Еще тут видно авторство не только примечаний, но и всех вставок и изъятий текста! Вверху посчитано, сколько всего в тексте сейчас вставок, удалений, перемещений, примечаний и форматирований.
Для того чтобы список правок, именуемый «списком рецензирования», отображался слева (по аналогии с Рисунком 11) или в нижней части экрана, на вкладке «Рецензирование» в разделе «Области проверки» выберите подходящий вам вариант («3» на Рисунке 11).
Рисунок 11. Отображение правок в тексте, списком слева и справа в выносках
Сравнение и объединение файлов
Обратите внимание, если кто-то из пользователей, получив документ, выключит в нем режим «Иборьбы» и часть правок внесет без него, то его правки программа не будет выделять, а просто внесет в документ. Кто-то это может сделать по невнимательности, а кто-то сознательно. Но MS Word и тут нам поможет – он умеет сравнивать 2 файла и сам находить расхождения, выделяя их для пользователя. Для этого предназначена команда «Сравнить» на вкладке «Рецензирование» («1» на Рисунке 12).
После ее нажатия откроется диалоговое окно «Сравнение версий» (Рисунок 13). Здесь необходимо указать исходный и измененный документы, нажать кнопку «ОК». Все остальные параметры задаются автоматически, их при желании можно скорректировать.
Если же вы уверены в ценности правок каждого автора, который их вносил в свой вариант файла, то вы можете объединить их иборьбы в одном документе, применив команду «Объединить», и уже в нем продолжить свою работу. После ее нажатия («2» на Рисунке 12) появляется диалоговое окно «Объединение документов» (состав настроек в нем такой же, как у окна на Рисунке 13, только результат будет несколько иным).
В этом случае вы будете иметь дело с 3 документами: исходным, измененным и документом, созданным в результате объединения первых двух.
По умолчанию MS Word выводит на экран только окончательный вариант, т.е. получившийся новый документ. Эту настройку можно изменить: закладка «Рецензирование» – «Сравнить» – «Исходные данные» – «Показать оба» («3» и «4» на Рисунке 12). Тогда исходный и измененный документы («1» и «2» на Рисунке 14) будут размещены в правой части экрана, а в центре – новый объединенный документ («3»), слева от него видим список правок («4»).
Вы также можете оставить на экране только новый сформированный документ, выбрать только исходный или только измененный документ. Требуется лишь поставить соответствующую галочку («4» на Рисунке 12).
Рисунок 12. Команды «Сравнить» и «Объединить»
Рисунок 13. Диалоговое окно «Сравнение версий»
Защита документа
Существуют настройки, позволяющие Restrict действия пользователей по внесению изменений в документ. Это важно, прежде всего, чтобы избежать случайного удаления каких-либо ключевых частей текста. Конечно, можно позже сравнить версии и восстановить утраченные данные. Однако лучше заранее предотвратить подобные ситуации.
Нам понадобится команда «Ограничить редактирование» на закладке «Рецензирование» («5» на Рисунке 12). После ее запуска в правой части экрана появится область задач (Рисунок 15), где процесс защиты документа разделен на 3 этапа:
Применяя данный тип ограничения, можно добавить исключения («3» на Рисунке 15) – на что и на кого установленные рамки распространяться не будут.
MS Word «подтягивает» перечень пользователей вашей локальной сети, которым вы можете дать дополнительные права по редактированию документа. Если в списке нет нужного вам пользователя, нажмите кнопку «Другие пользователи» и в открывшемся диалоговом окне введите имя одного или нескольких пользователей через точку с запятой. Имя пользователя может быть записано разными вариантами:
С первым способом все понятно. А вот второй применяется реже. MS Word «спросит» вас, желаете ли вы установить IRM (Information Rights Management) – это специальное программное обеспечение для установки защиты в документах. На домашнем компьютере вы легко можете это сделать, а на работе, скорее всего, понадобятся разрешения, обоснования и т.д.
Как правило, на наших рабочих компьютерах мы ничего не можем самостоятельно установить, т.к. у нас нет «админских» полномочий. А потому первый способ защиты документа – пароль – более востребован. После его установки пользователь, вбивший правильный пароль при открытии документа, будет избавлен от тех ограничений, который вы установили.
Рисунок 14. Отображение на экране результата сравнения документов
