Урок 47. Поиск в документе
Продолжаем работать с документом с урока 46. Если вы потеряли документ, то вот вам ссылка ‒ скачивайте! Документ получился неплохой с небольшим количеством стилей, с удачно вставленным оглавлением:
Практически в любом документе есть большое количество списков. В сущности список – это простейшее средство структурирования текста. Следовательно, нам понадобиться стиль текста для маркированного списка. Разработчики Word побеспокоились заранее и создали несколько встроенных стилей для маркированных и нумерованных списков. Но не советую ими пользоваться.
Нам важно понять: почему? Это первый вопрос.
На уроке 9 «Создание собственного стиля» мы как раз занимались созданием стиля «Список_тире». Так что вопросов с созданием нового стиля у нас быть не должно, но повторить не мешает. Второй вопрос.
После создания пользовательского стиля со списком нам предстоит применить стиль к нужным участкам текста. А если мы работаем с большим документом? Для меня документ в 200 страниц считается небольшим документом. Конечно, можно тщательно пройти по всему документу, отыскивая нужные места. Если у вас документ в 20 страниц, то вы так и сделайте. А если 600 страниц?
Вот и третий вопрос.
Я обозначила вопросы. Будем решать?
По окончании урока вы сможете:
- Рассказать о нежелательности использования встроенных стилей маркированных и нумерованных списков
- Создать пользовательский стиль текста «Список_тире»
- Найти по всему документу места расположения списков и применить к ним стиль «Список_тире».
1. Нежелательность использования встроенных стилей маркированных и нумерованных списков
На уроке 13 «Встроенные стили. Первое знакомство» я рассказала, что такое встроенные стили. Я даже сделала скриншот с перечнем все встроенных стилей:
Как можете видеть стилей текста со списком там достаточно.
Я воспользовалась любезностью разработчиков Word и применила встроенные стили к нумерованному и вложенному маркированному списку:
Всё получилось хорошо и нумерация не поплыла. Но нужные мне стили в рабочем окне «Стили» размещаются в разных местах согласно алфавиту. Это страшно неудобно! Переименовать эти стили так, чтобы они располагались рядом, невозможно (см. урок 13 «Встроенные стили. Первое знакомство»).
Название Встроенного стиля нельзя заменить. Ваши изменения в названии Встроенного стиля только добавятся к названию Встроенного стиля.
Следовательно, надо делать пользовательские стили.
| Понять и запомнить! | Называть пользовательские стили следует так, чтобы они сортировались в соответствии с алфавитом |
Пример из моей практики:
Как видите в моих документах все стили списков начинаются со слова «Список». Поэтому они стоят рядышком в рабочем окне «Стили».
Тем более, что в моем случае это многоуровневые списки (урок 23 «Многоуровневый список»).
Я всегда называю пользовательские списки с учетом расположения имен списков в рабочем окне «Стили». Это позволяет сэкономить кучу времени при форматировании документа. Очень легко ориентироваться по перечню стилей, если они расставлены в определенном порядке. Посмотрите ещё один пример:
В документе есть абзацы с нумерацией приложения и абзацы с названием этого приложения. Эти абзацы по тексту документа всегда рядом. Поэтому я дала названия стилям соответственно «Приложение» и «Приложение_Название», а не «Название приложения»!
| Понять и запомнить! | Теперь в рабочем окне «Стили» имена этих стилей рядышком и этим очень удобно пользоваться |
2. Создание пользовательского стиля «Список_тире»
Повторяем урок 9 раздел 4, но уже с документом, который вы скачали.
Шаг 1. Находим в документе место списка (страница 8):
Как видите маркированный список назначен вручную, но стиль самих абзацев «Обычный».
Шаг 2. Задаем выравнивание абзацев по ширине (лента Главная → группа команд Абзац → команда Выравнивание по ширине):
Шаг 3. Открываем окно «Создание стиля» (лента Главная → группа команд Стили → кнопка выпадающего меню → команда Создать стиль…):
Шаг 4. Вводим в поле «Имя:» название «Список_тире»:
В рабочем окне «Стили» появится новый стиль «Список_тире:
А дальше задача: найти все списки по документу. Что характеризует список, как субъект текста? Наличие знака препинания «Двоеточие»! Можно ли найти этот знак? Да, Word’е есть такая команда (лента Главная → группа команд Редактирование → команда Найти):
На этом уроке мы только знакомимся с этой командой. Команда «Найти» дают нам возможность увеличить производительность труда в разы! Приступим?
3. Поиск по всему документу места расположения списков
Для начала выясним вопрос: встречается ли знак препинания «двоеточие», которое не имеет отношение к списку? Очень и очень часто. Например:
Следовательно, стоит задача: создание уникальной записи для поиска списков. Посмотрите на список, который мы только что делали:
Предложение, открывающее список → двоеточие → непечатаемый символ конца абзаца → пункт списка. То есть искать надо знак препинания «двоеточие»+ символ конца абзаца. На уроке 1 «Непечатаемые символы» я сказала: «Непечатаемые служебные символы помогают правильно работать с документом».
Шаг 1. Открыть диалоговое окно «Найти и заменить» (лента Главная → группа команд Редактирование → команда Найти → команда Расширенный поиск):
Шаг 2. Вводим знак препинания «двоеточие» с клавиатуры и увеличиваем диалоговое окно (нажать клавишу «Больше» в левом нижнем углу диалогового окна):
Шаг 3. Вводим непечатаемый символ конца абзаца (команда Специальный → команда Знак абзаца):
Команда « Специальный» открывает список специальных (непечатаемых) символов. Диалоговому окну «Найти и заменить» и в частности этому списку будет посвящен не один урок.
Шаг 4. Теперь только остается нажимать клавишу «Найти далее»:
Я свернула диалоговое окно «Найти и заменить» исключительно для того, чтобы размер скриншота был поменьше.
У этого диалогового окна есть одна исключительная особенность: диалоговое окно нет нужды закрывать. Вы можете спокойно «уйти» с этого окна на текст документа и вернуться обратно в диалоговое окно «Найти и заменить». Честно, я не знаю другого диалогового окна с таким свойством. Поэтому, не закрывая окна…
Шаг 5. Выделяем список и присваиваем ему стиль «Список_тире»:
Шаг 6. Повторяем Шаг 4 и Шаг 5. У меня эта процедура для документа в 600 страниц занимает минут 30.
И под занавес. Сейчас я уже не делаю так. Не ищу двоеточия. Я перехожу в окне поиска в режим «Постановочные знаки», в поле «Найти» записываю определенное выражение. Это позволяет мне выделить все части текста с подозрением на список по всему документу и одномоментно присвоить им стиль «Список».
Теперь вы можете:
- Рассказать о нежелательности использования встроенных стилей маркированных и нумерованных списков
- Создать пользовательский стиль текста «Список_тире»
- Найти по всему документу места расположения списков и применить к ним стиль «Список_тире».
- Word
- Встроенные стили
- команда найти и заменить
- найти и заменить
- поиск в документе
- поиск списков в документе
- Создание многоуровневого списка
- Создание пользовательского стиля
- Списки
- Стиль абзаца
- стиль список
- Стиль текста в Word
