Познайте способы слияния документов Microsoft Word и Excel. Наше пособие позволит вам выполнить эту задачу быстро и с максимальной эффективностью.
Здравствуйте, дорогие читатели и подписчики нашего блога! Сегодня мы обсудим процесс объединения файлов Word и Excel.
Загрузка данных из Excel в Word
Цель: применение "контактной базы" магазина, хранящейся в файле Excel, для интеграции в договор, оформленный в Word.
Также есть пустой документ Word. Вам нужно заменить данные в нем.
Использование функции «Слияние»
В нашем распоряжении есть функция «Слияние», которая интегрирована в пакет Microsoft Office.
Эта функция позволяет использовать заголовки из файла Excel, а в документе Word будут размещены соответствующие поля для заполнения. Данные будут автоматически подставлены после смены режима просмотра.
Данные в заголовках должны быть уникальными!
Данный способ имеет множество минусов (в сравнении с макросами), однако он идеален для регулярного и оперативного применения.
- создать пустой документ;
- перейдите во вкладку «Рассылка»;
- в блоке кнопок «Начать объединение» нажмите кнопку «Начать объединение»;
- выберите пункт «Обычный документ Word».
На начальном этапе изменений не произойдет, так как необходимо уточнить источник информации. В рамках того же блока кнопок нажмите на кнопку «Выбрать получателей» и выберите опцию «Использовать существующий список».
Следующим шагом откроется окно для выбора исходного файла. Необходимо указать путь к документу с информацией о магазинах. Кликните по файлу и нажмите «Открыть».
В появившемся окне нужно подтвердить источник (откуда будут загружены данные), например, это будет Sheet1. Флажок «Первая строка содержит заголовки столбцов» должен быть установлен.
Нажимаем «ОК» и . ничего не меняется. За исключением одной детали: действия в блоке кнопок «Создание документа» и вставка полей. Это то, что нам нужно.
Добавление «Поля слияния»
Снимаем выделение с первых трех кнопок: в нашем случае они не понадобятся, и мы напечатаем небольшой текст, в котором будут упомянуты заголовки данных книги Excel. Это позволит вам добавить «Поля слияния» позже.
Давайте «подтянем» наши данные в документ. Нажмите кнопку «Вставить поле слияния» и убедитесь, что все заголовки таблиц являются полями слияния на другом языке: их можно загрузить в том месте документа, в которое они были вставлены пользователем.
Самое главное — посмотреть, где в данный момент находится курсор, поскольку именно в этой части текста будет добавлено поле слияния.
Поместите курсор в заголовок после символа «Нет», затем выберите «Соглашение» из списка «Вставить поле слияния».
Слово «Соглашение» заключено в кавычки. Странно, но нет
Слияние данных MS Word и MS Excel
Часто возникают ситуации, когда информацию в электронной таблице необходимо использовать для создания контрактов, отчетов и других важных документов. Этот непростой процесс можно автоматизировать, объединив данные из MS Excel и Word.
Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?
Говоря простым языком, уже на этапе создания таблицы Excel она должна быть в том же формате, что и таблица в Word.
Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)
Давайте немного изучим, как правильно оформить стол. Наилучший вариант — преобразовать диапазон в формат умной таблицы, нажав сочетание клавиш Ctrl + T. Затем нужно выполнить настройку и подготовку данных непосредственно.
Настройка источника данных
После создания умного стола нужно его настроить. Это можно сделать с помощью стандартных инструментов Excel. В конечном итоге это должно выглядеть так.
Основное правило подготовки источника данных — убедиться, что требования, описанные выше, выполнены и таблица адаптирована к ним. Это делается вручную путем разделения ячеек и добавления заголовков к столбцам.
Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word
В рамках этого шага вам необходимо создать документ Word, в который будут вставлены данные таблицы Excel. Допустим, нам нужно создать информационный бюллетень, в который мы вводим соответствующие данные. Поэтому при подготовке шаблона документа Word нужно написать письмо, в котором есть общие строки для всех данных.
Допустим, нам нужно отправить письмо тем клиентам, у которых истекает срок действия клубной карты в течение следующего месяца. В этом случае текст будет аналогичным, за исключением того, что номер клубной карты и срок действия будут другими. В этом случае вы можете использовать слияние, и данные будут импортированы в соответствующие места из документа Excel.
На скриншоте ниже эта информация отображается в цвете.
Настоятельно рекомендуется установить оттенок поля Всегда для лучшего восприятия. Это значительно упрощает различение данных, которые были введены автоматически, а какие уже были в модели. Соответствующие позиции будут просто деактивированы. Конечно, этот выбор не сохраняется при печати, данные выглядят так, как если бы буква была набрана вручную.
Работа с Мастером слияния Word
для переноса части данных из Excel в Word удобнее использовать мастер влияния. Для этого откройте наш шаблон в Word, затем нажмите кнопку «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылка» (все это относится к версиям Office, начиная с 2007 года).
Далее необходимо выбрать пункт «Мастер пошагового слияния».
Если вы используете старую версию Microsoft Office, эта функция все еще присутствует, но для доступа к ней вам необходимо использовать следующие пункты меню: Инструменты — Буквы и адреса — Объединить. Вы также можете отобразить соответствующую кнопку на панели инструментов, чтобы сделать вашу работу более удобной.
Необходимо подчеркнуть, что образец, разработанный на предыдущем этапе, обязан включать универсальный текст. То есть даже такую фразу, как «Уважаемый», следует повторять без конца — «Респект». Это позволит ему быть автоматически подставленным.
Теперь давайте в основном опишем, как используется мастер слияния:
А вот пример заполнения полей, который был в нашем случае.
Следующим шагом является просмотр полученных документов. Для этого в окне есть кнопки навигации, нажав на которые можно проверить, все ли было сделано правильно. Кроме того, с помощью специальных флагов вы можете просмотреть только некоторые из них.
После выполнения этих действий выясняется, что некоторые данные были переданы некорректно.
Нули в начале номера удалены. Вместо отображения числа 001768 результат будет просто 1768. Та же история с датами, когда месяц и дата поменялись местами. Подобные проблемы могут возникнуть с любым другим форматом: десятичными числами, деньгами и так далее. Просто форматирование, которое было в таблице Excel, не сохраняется при слиянии.
Но решение этой проблемы есть.
Во-первых, нужно понимать, что каждая дата, время и так далее имеет свой код, который можно просмотреть и исправить. Для этого вам нужно щелкнуть по соответствующему полю правой кнопкой мыши, затем щелкнуть «Коды / значения полей».
В случае номера клубной карты результат будет следующим.
Мы не будем вносить никаких изменений в код, мы позаботимся только о добавлении формата.
Если вы имели опыт работы с различными форматами в Excel, то добавление новых не вызовет у вас затруднений. Для того чтобы сформировать шестизначное число, необходимо установить шесть нулей в формате. Вот код, который вам потребуется.
Затем щелкните правой кнопкой мыши соответствующее поле и нажмите «Обновить поле». После этого проблема должна быть устранена автоматически.
Код даты вводится следующим образом:
Теперь все правильно.
На завершающем этапе остается только вручную изменить несколько букв, если есть ошибки, которые нельзя исправить автоматически. Затем их можно сохранить на компьютере или сразу распечатать.
Объединение таблицы Ворд и Эксель
Давайте представим ситуацию, когда нам нужно создать таблицу в документе Word, чтобы некоторые данные поступали из Excel. При этом важно следить за тем, чтобы после расчетов в Excel данные в Word обновлялись автоматически.
Для этого сначала нужно создать таблицу в Excel, затем выделить и скопировать этот диапазон.
Далее вам нужно использовать функцию Word «Специальная вставка», которая находится в меню «Вставка», и там выбрать вариант с листом Microsoft Excel.
Для связывания таблиц нужно использовать одноименную функцию.
Слияние текстов Ворда и Эксель
Представим себе следующую проблему: у нас есть таблица Excel, в которой перечислены люди (фамилии, имена, отчества), а также их контактные телефоны. Также существует документ Word, в котором нужно заполнить поля соответствующими именами и номерами телефонов.
Чтобы выполнить данную процедуру, необходимо открыть меню «Инструменты — Слияние», затем выбрать источник данных и кликнуть на пункт «Добавить поле слияния». В последствии соответствующие поля помещаются на нужные места. После нажатия кнопки «Объединить» процесс будет завершен.
