Секретарь применяет сквозную нумерацию страниц, когда готовит документы. В статье расскажем, что такое сквозная нумерация, когда она обязательна и как ее сделать с помощью MS Word.
- Сквозная нумерация страниц — это как и зачем нужно
- Как сделать сквозную нумерацию в Word: инструкция и примеры
Скачайте документы по теме
Титульный лист электронного дела Скачайте бесплатно
Номенклатура дел организации Скачайте бесплатно
Электронный журнал регистрации в Excel Скачайте бесплатно
ГОСТ-2016 по делопроизводству Скачайте бесплатно
Сквозная нумерация — что это и для чего нужна
Сквозная нумерация — это разновидность нумерации страниц. Ее используют, когда в одном документе есть несколько автономных разделов. Сквозная нумерация — это пример грамотной организации документа, которая позволяет не упустить из виду ни одну важную бумагу. Скажем, секретарю организации необходимо подготовить пакет документов в налоговую инспекцию. Все документы этого пакета следует пронумеровать так, будто это единый документ, а не пачка разных бумаг.
Рассмотрим другой пример, что значит сквозная нумерация. Секретарю нужно распечатать данные из электронной базы. Есть риск, что часть данных потеряется или будет уничтожена. Как потом доказать целостность данных? Основной способ подтвердить, что в бумажном варианте собрали все сведения из электронной базы, — это сквозная нумерация страниц при распечатке.
Пример сквозной нумерации страниц документа в Word
Больше о работе с документами в Word в электронном журнале:
- Как создать шаблон письма в MS Word
В каких случаях необходима сквозная нумерация
В кассовой книге. Один из самых распространенных документов, где используется сквозная нумерация — это кассовая книга. В книгу заносят все кассовые операции по приходу и расходу наличных денежных средств. Страницы книги нужно пронумеровать сквозной нумерацией и скрепить печатью.
Образец сквозной нумерации в кассовой книге
В книге учета доходов и расходов. Компании и ИП, которые находятся на упрощенной системе налогообложения, ведут книгу учета доходов и расходов. В ней учитывают все хозяйственные операции, связанные с поступлением доходов и осуществлением расходов. Также как и кассовая книга, книга учета доходов и расходов — многостраничный документ.
Отличие между этими документами заключается в том, что в книге учета доходов и расходов отражаются все финансовые операции — наличные и безналичные, а в кассовой книге — только операции с наличностью. Сквозная нумерация в книге учета доходов и расходов служит подтверждением и гарантией, что все страницы документа представлены в полном объеме.
В отчете (декларации) для налоговой. Все хозяйствующие субъекты отдают в налоговую инспекцию отчеты разных форм. Эти отчеты представляют собой пакет документов со сквозной нумерацией. Нумеруют в них не страницы, а листы. Документы предоставляют в налоговые органы в двух видах — печатном и электронном. В обоих случаях их снабжают сквозной нумерацией.
Отчеты, представляемые в бумажном виде, прошивают. Часто к отчетам прилагают подтверждающие документы, например, счета-фактуры. Их скрепляют и нумеруют одним порядковым номером.
Образец сквозной нумерации в налоговой декларации
В кадровых приказах. Закон не устанавливает правила нумерации приказов, поэтому вы можете применить для этого сквозную нумерацию. Правило закрепите в Инструкции по делопроизводству, а всех сотрудников, которые оформляют приказы, ознакомьте с ним под подпись. Использовать единую сквозную нумерацию всех приказов необязательно. Вы можете нумеровать их отдельно.
Например, отдельно нумеровать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.
- Как настроить навигацию по новому Перечню в Word
- Настройте ГОСТ под себя: секреты навигации в объемном документе от Word
- Как в Word создать шаблон акта, который соответствует ГОСТу
Как сделать сквозную нумерацию в ворде: пошаговый алгоритм
Любую нумерацию страниц производят с помощью арабских цифр. Приведем пошаговую инструкцию, как сделать сквозную нумерацию в ворд.
Шаг 1. Откройте документ, в котором нужно сделать сквозную нумерацию.
Шаг 2. Перейдите в режим редактирования верхнего колонтитула страницы. Для этого два раза кликните левой кнопкой мыши в верхней части документа.
Другой вариант открыть верхний колонтитул. Откройте меню раздел «Конструктор». Выберите вариант «Верхний колонтитул».
Шаг 3. Внутри рамки, где будет стоять номер страницы, один раз кликните левой кнопкой мыши.
Шаг 4. На клавиатуре нажмите клавиши CTRL+F9. Появятся две фигурные скобки.
Шаг 5. Внутри скобок введите слово «page».
Шаг 6. Выделите слово «page» и кликните на выделенном тексте правой кнопкой мыши.
Шаг 7. В выпадающем меню выберите пункт «Коды/значения полей».
Страницы пронумеруются по порядку.
- Работаем с таблицами в Word. Возможности и преимущества, о которых вы не знали
- Как создавать схемы в программах Microsoft Office, чтобы их понимали с первого взгляда
- Как сделать документ Microsoft Word наглядным с помощью рисунков
Сквозная нумерация страниц — способ сплошной нумерации страниц документа, который состоит из нескольких автономных разделов. Сквозная нумерация — это гарантия целостности данных, которые представлены в документе. Её создают в приложении MS Word через редактирования параметров верхнего колонтитула страницы.
Материалы, которые помогут избежать штрафов и ошибок в работе:
- Памятки по инструктажам по охране труда10 памяток с правилами и посдказками, чтобы разобраться, как, когда и с кем проводить инструктажи по охране труда по актуальным правилам.
- Большая подборка образцов журналов учётаКниги и журналы учёта кадровых документов и процедур по охране труда и гражданской обороне, которые должен вести каждый работодатель.
- Идеальный образец согласия на обработку персональных данныхШаблон согласия на обработку персданных, одобренный юристом.
- Образцы записей в трудовую книжку7 образцов записей в трудовую для самых распространенных кадровых процедур.
- Обязательные документы по пожарной безопасностиПриказы, журналы, графики, памятки и дургие документы, чтобы выполнить все трубования по поарной безопасности в организации.
Как сделать сквозную нумерацию ссылок в ворде
Привет всем. А вы знаете, что сноски позволяют указать на источник откуда взята информация, сослаться на используемую литературу, либо объяснить понятие в деталях, не отходя от основного текста? Вы можете легко управлять сносками в Ворде, так как они автоматически нумеруются, а их размеры динамически изменяются в зависимости от количества слов. Используя их, вы придаёте документу более профессиональный вид.
В начале я расскажу о том, что такое сноски и какие они бывают, а затем, в несколько шагов, я покажу вам, как их делать в Ворде. Этот способ работает для Word 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019.
- Что такое сноски и их виды
- Находим функцию Сноски
- Находим место
- Делаем сноску
- Настраиваем внешний вид
- Сквозные сноски
- Видео
- Заключение
Что такое сноски и их виды
Что такое сноска
Для ответа на этот вопрос я заглянул в Википедию и лучшего объяснения я не нашел. Вот, читайте сами
Виды
В программе сноски бывают двух видов:
- Обычные — их добавляют для вставки каких-нибудь подробных примечаний.
- Концевые — ставят для того, чтобы сослаться на источник.
Находим функцию «Сноски»
Для начала нам нужно найти где в Ворде есть кнопка для того, чтобы поставить сноски.
Для этого перейдите на вкладку «Ссылки», расположенную между вкладками «Разметка страницы» и «Рассылки». На этой вкладке вы можете вставить оглавление, сноски, ссылки, имена, и другие вещи. А сейчас нас интересует раздел «Сноски».
Находим место
Теперь поместите курсор туда, где вы хотите, ее вставить.
Делаем сноску
Нажмите «Вставить сноску». Она будет вставлена в виде надстрочного числа внизу страницы и отделена разделительной линией. Курсор автоматически переместится под эту линию, и вы сможете сразу ввести свое примечание.
- Если вам нужна сноска не в нижней части страницы (как обычная сноска), а в конце этого документа, то воспользуйтесь кнопкой «Вставить концевую сноску». По умолчанию они нумеруются римскими цифрами (I, II, III и т.д.).
- Вы можете использовать горячие клавиши: Ctrl + Alt + F, чтобы создать обычную сноску, или Ctrl + Alt + D, для создания концевой.
Настраиваем внешний вид
Если на несколько секунд остановить курсор мыши над сноской, то можно увидеть на что она ссылается.
