Правильная расстановка переносов в Word по ГОСТу: пошаговое руководство

Технические требования по оформлению текстов

1. Имя файла должно быть информативным и нести смысловую нагрузку о характере содержащегося в данном документе материала.

2. Текст должен быть набран в редакторе Word с соблюдением издательского формата, т. е.:

• абзацный отступ «красной» строки задается не пробелами и табуляциями, а с помощью отступа (формат – абзац – первая строка — отступ)
• использовать автоматическую расстановку переносов (сервис – язык – расстановка переносов)
• таблицы должны быть оформлены средствами Word (вначале формируется таблица с заданным количеством столбцов и строк, затем в нее вносятся данные), а не вручную.

3. Слова в тексте должны разделяться одним пробелом.

4. Желательные параметры форматирования:

• формат — А5 (А 4) (файл – параметры страницы – размер бумаги – А5 (А4);
• поля – по 2 см: верхнее, нижнее, правое, левое (файл – параметры страницы – поля);
• междустрочный интервал – одинарный, перед — 0 пт; после – 0 пт. (формат – абзац — интервал);
• шрифт – кегль 9 – 10 для формата А5, 12 – 14 для формата А4;
• выравнивание номера страниц: от центра или снаружи(вставка — номера страниц — выравнивание); цифры набираются не крупнее основного текста
• список– все отступы и табуляция одинаковые во всем тексте (формат – список – маркированный / нумерованный – изменить);
• перенос– сервис – язык – расстановка переносов – автоматическая расстановка переносов;
• кавычки: «елочки» («и»).

5. Графические объекты (схемы, диаграммы и т. п.) должны быть сгруппированы. (Выделить все части объекта при нажатой клавише Shift с помощью левой кнопки мыши, затем щелкнуть правой кнопкой — группировка — группировать).

6. Желательно сдавать готовый файл в издательский отдел после окончательной правки со своей бумажной копией. Все графические элементы должны быть видны, все шрифты должны читаться.

7. После выполнения верстки не допускается:

• изменение содержания и структуры материала;
• вычеркивание и добавление абзацев;
• стилистические правки, требующие переделки более чем одной страницы.

8. Принимаемые носители информации: СD, флэш-накопители.

Общие правила верстки

Абзацный отступ Все абзацные отступы в тексте издания должны быть одинаковыми независимо от кегля. Не вводите пустую строку между абзацами

Поля страницы издания – это окаймляющие со всех сторон полосу набора свободные, незапечатанные участки страницы. При выборе ширины полей следует иметь в виду, что слишком узкие поля затрудняют чтение, не в меру широкие поля увеличивают расход бумаги, а, следовательно, себестоимость издания. Нужно учитывать, что часть полей уйдет под обрезку.

Перенос

• Должны выполняться все грамматические правила переноса.
• Не допускаются переносы, создающие двусмысленные или неблагозвучные толкования перенесенных частей слов.
• Переносами не разделяются сокращения, набираемые прописными, числа, сокращения с точками.
• В тексте не следует допускать более трех смежных строк с переносами.
• Сокращенные слова, а также знаки процента, номера, параграфа и др. не должны «отрываться» на другую строку от цифр, чисел и слов, к которым они относятся (10 кг, 5 мм, 1990 г., 50 % и т. д.).
• Не должны разделяться инициалы от фамилии, а также сокращения типа: «и т. д.», «и др.».
• Не разделяются цифры или буквы с точкой или скобкой (при перечислении) от следующего за ними слова.
• Не следует оставлять в конце строки предлоги и союзы, начинающие предложения, а также однобуквенные предлоги и союзы.

Дефис, тире

• Следует различать дефис и тире. Тире выделяется пробелами с обеих сторон. В отличие от тире с обеих сторон дефиса пробел не ставится.
• Знак тире не должен стоять в начале строки, если это не начало абзаца.

Кавычки При наборе русского текста рекомендуются кавычки «елочки» («и»). При выделении текста внутри одних кавычек другими в конце выделения ставится только одна закрывающая кавычка: текст «цитата «цитата внутри цитаты». Второй способ оформления: внутренние кавычки набираются лапками, причем открывающиеся «девятки» — внизу, закрывающиеся «шестерки» вверху: текст «цитата „цитата внутри цитаты“».

Заголовки

Таблицы

• Таблицы, если их в разработке больше одной, должны иметь надпись Таблица и порядковый номер. Если в тексте работы только одна таблица, то номер ей можно не присваивать и слово Таблица не писать.
• Выключка (выравнивание) строк:

• основного текста — влево;
• основного текста в достаточно широкой колонке – по формату;
• головки таблицы — по центру;
• головка таблицы, левая колонка — можно выравнивать влево;
• цифры — по центру.

Иллюстрации

• Иллюстрации заверстываются следом за ссылкой, если это сделать невозможно, то на следующей странице.
• Подпись набирается под иллюстрацией, тем же кеглем, что и основной текст или на 1 пункт меньше, обычно курсивом, по центру.
• Если выключка (выравнивание) заголовков в издании влево, то и подписи набираются влево.
• В тексте ссылки на иллюстрации даются по типу «Рис. 12», а ссылки на ранее упомянутые иллюстрации даются с сокращенным словом «смотри», например, «см. рис. 8».

Сноски

• Кегль сносок должен быть на 1—2 пункта меньше кегля основного текста.
• Абзацный отступ сноски равняется абзацному отступу основного текста.
• Если сноска начинается на одной странице, а заканчивается (продолжается) на другой, то разрыв не должен быть на стыке двух абзацев, т. е. продолжение сноски на второй странице не должно начинаться с нового абзаца. На каждой странице должно быть как минимум по 3 строки этой сноски. Продолжение сноски на второй странице набирается без абзацного отступа.

Колонтитулы и колонцифры

• Колонтитулы и колонцифры набираются не крупнее основного текста. Начертание любое.

Оформление документа в word по ескд

Параметры по ГОСТу (поля, абзац, размер бумаги, ориентация, разметка) устанавливают перед началом работы. Размер и начертание отдельных слов или предложений редактируется по ходу написания текста.

Шрифт и межстрочный интервал

При составлении какой-либо документации необходимо придерживаться нормативов ГОСТ 2 .105-95 и 7.32-2001. Написание студенческих и школьных работ (рефераты, курсовые и дипломы) требует использования стандартных шрифтов для документа: Times New Roman, 14 пт. Допустимо использование других начертаний в зависимости от типа документации:

Учитывайте, что для текста рекомендуют выбирать шрифт 14 кеглей; для сносок, подписей картинок, диаграмм, графиков в тексте используют 12 пт.

Для настройки шрифтов либо откройте диалоговое окно, либо воспользуйтесь панелью инструментов. В диалоговом окне в предлагаемых разделах установите необходимые параметры и кликните «ОК». Если планируете придерживаться указанных параметров и в дальнейшем, нажмите кнопку «По умолчанию». Это позволит не вводить каждый раз значения, а использовать установленные настройки в качестве шаблона. К слову, при вызове окна «Шрифт» настройка параметров доступна в расширенном режиме.

Поля и отступы

Межгосударственный стандарт предусматривает стандартные поля для любого документа:

Чтобы вызвать окно «Параметры страницы», дважды кликните по линейке либо пройдите в раздел «Макет» и раскройте категорию «Поля». Либо выберите из предложенных вариантов, либо кликните на пункт «Настраиваемые поля» и отредактируйте значения согласно требованиям к научной работе.

Подробнее: Изменяем поля страницы в документе Microsoft Word

Красная строка – это строка, обозначающаяся отступом слева на расстоянии 1,25-1,27 см и обычно являющаяся первой в абзаце. Устанавливается через движение бегунка на линейке либо через диалоговое окно «Абзац». Помимо этого настраивают также отступы до и после абзаца и межстрочный интервал (по стандарту допустимо 1-1,5 строки, однако этот показатель увеличивается до 2, если при издании материала на бумажном носителе или в электронном виде масштаб заметно уменьшается).

Подробнее: Настраиваем отступы и интервалы в MS Word

Важный параметр при оформлении документа — установка опции «Выравнивание текста». Она доступна на панели инструментов и в диалоговом окне «Абзац», Вы можете воспользоваться горячими клавишами. «Выравнивание текста» позволяет красиво оформить текст без рваных краев. По ГОСТу требуется выравнивание по ширине, т.е. растягивание заданного массива текста от левого края до правого.

Подробнее: Выравнивание текста в документе Microsoft Word

Оформление заголовков и подзаголовков

По межгосударственным стандартам названия частей работы располагаются посередине строки, в конце предложения не ставится точка. И сверху, и снизу главы и более мелкие части разделяются тройным интервалом. Все настройки по отступам заголовков и подзаголовков доступны в контекстном меню.

Подробнее: Делаем заголовок в документе Microsoft Word

При написании работы необходимо соблюдать ряд условий:

• нумерация разделов и подразделов происходит по всему документу;
• недопустимо оставлять пустые строки вместо заглавия;
• заголовок нумеруется по порядку, подзаголовок включает номер главы и порядковый номер;
• точки не проставляются после нумерации частей;
• если заглавие раздела состоит из двух частей, между ними ставится точка;
• обозначение каждого пункта пишется с новой строки и с большой буквы (иногда допускается написание заголовков прописными буквами);
• перенос слов запрещен;
• в нумерацию разделов не включаются введение, заключение, список литературы.

Согласно требованиям ГОСТ каждый раздел начинается с новой страницы, т.е. вставляется разрыв. Это необходимо для того, чтобы отделить одну часть от другой, а также чтобы редактирование информации не привело к беспорядку в нижестоящем тексте. Разрыв, выполненный инструментами Word, позволяет сместить на одну страницу целый блок, в отличие от некорректного оформленного документа (когда разрыв выполняется через нажатие на Enter), где смещение происходит на произвольный интервал.

Нумерация

Все листы в документе нумеруются, за исключением титульного, однако с него начинается нумерация. По стандарту номер в виде арабского числа проставляется в середине нижнего колонтитула без точки. Чтобы пронумеровать документ, перейдите в меню «Вставка» – блок «Колонтитулы» – «Номер страницы».

Подробнее: Как пронумеровать страницы в Microsoft Word

Также нумеруются картинки, таблицы и графики/диаграммы. Графическое отображение информации, как и подписи к ней, центрируются. Если изображение нормального размера, необходимо пропустить по одной строке до и после картинки. Если рисунок небольшой, допустимо его нахождение справа от текста с соблюдением пропуска в 0,5 см.

Шрифт текста и параметры страницы

Для текстовой документации предусмотрены шрифты по ГОСТу для word. Отступать от норм недопустимо.

• Times New Roman, размер не меньше 12;
• Verdana, размеры 12 и 13;
• Calibri, размер 12;
• Arial, размеры 12 и 13;

При написании курсовой, дипломной работы и рефератов используют стандартный шрифт документа Word — Times New Roman 14. При использовании различной информации (формул, терминов), которую следует выделить, разрешено применение любого шрифта. Использование полужирного шрифта не допускается.

Перед началом работы нужно выставить параметры страницы по ГОСТу в Ворде.

• Поля в ворде по ГОСТу;
• Красная строка (абзац);
• Размер бумаги;
• Ориентация «Альбомная»;
• Разметки.

Поля и отступы

Межгосударственным форматом предусмотрены стандартные поля в Word и отступы. Отступ в каждом абзаце должен равняться 1,27 сантиметрам. Размеры полей по ГОСТу в текстовых документах должны отвечать следующим параметрам: верхнее и нижнее — 2 сантиметра, правое — 1 сантиметр, левое — 3 сантиметра.

Межстрочный интервал

При печатании текстов необходимо придерживаться интервала 1−1,5. Указанная норма увеличивается до двух для документов, у которых при издании масштаб становится меньше. Пробел между словами — один. Разделяются буквы простым интервалом.

Оформление заголовка и подзаголовка

Все заголовки должны быть расположены в середине строки. Заголовки разделяют тройным интервалом сверху и снизу. ГОСТом рекомендовано каждую главу (раздел) начинать со следующей страницы. Также должны соблюдаться следующие условия:

• Нумерование цифрами каждого раздела и подраздела по всему основному документу.
• Разделы и подразделы всегда должны именоваться: недопустимо оставлять пустые строки.
• Обозначаются подзаголовки таким образом: нумеруется заголовок по порядку, затем через точку пишется номер по порядку подзаголовка (после номера заголовка и подзаголовка точки не ставятся).
• Подразделы и разделы начинаются с абзаца и с большой буквы (в конце точка не ставится).
• Если раздел состоит из двух предложений, то между ними обязательно ставится точка.
• Запрещено переносить слова.
• Введение и заключение нумерации не подлежат.

Нумерация листов

Все страницы текстового документа должны быть пронумерованы в обязательном порядке. Нумерации подлежит и титульный лист, но сам номер на нем не ставится. Номер по порядку должен находиться посередине нижней части страницы без точки.

Пронумерованными должны быть картинки и рисунки. Нумерация осуществляется посредством цифр. Как правило, рисунки центрируют по горизонтали. Пропускается одна строка перед и после рисунков. При маленьком размере рисунка разрешено его нахождение справа от текста.

При этом отступ от основного текста должен составлять 0,5 сантиметра.

Составление документов по ГОСТу

Необходимо рассмотреть параметры, какие используют при составлении того или иного документа, согласно ГОСТу по оформлению документов.

Относительно большинства предпринимательских документов ограничения в оформлении отсутствуют. Официальная или техдокументация должны соответствовать критериям ГОСТа.

При составлении служебной документации шрифт используется по ГОСТу не для основного документооборота. Тем не менее, следует учитывать определенные моменты, которые указаны в локальных актах организации.

Сфера применения отчетности также играет важную роль. Для работы с бухгалтерской документацией рекомендовано подбирать читаемый шрифт.

Для составления любой официальной документации лучше всего выбирать Times New Roman или Calibri. Также подходят шрифты Arial и Helvetica.

Определенные нормы при составлении служебных документов отсутствуют. ГОСТом предусмотрены параметры, максимально подходящие и допустимые в отношении всех символов.

В отношении параметра шрифта в документе указаны нормы предпочтительного характера (12 или 14). От выбранного варианта документа зависит шрифт. Допустимы и разновидности, близкие к указанным параметрам. При выборе опираться надо на читабельность текста, восприятие информации как с экрана, так и с листа, а также используемый формат бланка (А4, А5, А2).

При составлении государственной технической документации необходимо учитывать следующие действующие нормативно-правовые акты: ГОСТ 2 .105—95 и 7.32—2001. В указанных нормативах прописаны общие условия по отношению к формированию техдокументации.

Указания по поводу шрифта и размеров в таблицах не предусмотрены. Определяется только стиль и размер самой таблицы. Нумеруется она в рамках всего документа арабскими цифрами. Под таблицей обязательно указывается ее наименование. Располагается она под ссылкой в тексте.

С заглавных букв начинаются заголовки столбцов и граф. Не допускается использовать кавычки при замене повторяющихся слов.

В таблице категорически запрещена графа, именуемая «Номер по порядку». Таблицу делят на части в том случае, когда графы и строки выходят за формат страницы. Слово «Таблица» упоминается один раз в левой части таблицы, над остальными частями помечают надписью «Продолжение таблицы» с указанием ее обозначения. Чертежи оформляются согласно ГОСТ 2 .304—81.

Если в документах встречаются формулы, то записывать их следует в центре листа. В роли символов используют обозначения, установленные государственными стандартами. В том случае, когда в главном тексте нет объяснений символов и числовых коэффициентов, из которых состоит формула, то эти данные описываются под самой формулой. Каждый символ подлежит разъяснению с новой строки и в том порядке, в котором символы приведены в формуле. В первой строке разъяснений в обязательном порядке пишется слово «Где» (двоеточие ставить не допускается).

Правила составления документаций помогут грамотно и верно оформить необходимую документацию.