Одним из важнейших кадровых документов, которыми располагают все работодатели, является штатное расписание. С его помощью формируется внутренняя структура компании, устанавливается максимально допустимое количество работников, фиксируются наименования должностей, специальностей и профессий, а также определяются размеры заработной платы сотрудников.
Хотя Трудовой кодекс не требует наличия штатного расписания как обязательного документа, в статье 57 ТК РФ подчеркивается, что описание должности сотрудника в трудовом договоре должно соответствовать штатному расписанию. Это означает, что даже микропредприятия не могут отказаться от его ведения. Работать без штатного расписания имеют право только индивидуальные предприниматели, не имеющие сотрудников.
Форма штатного расписания
С 2013 года, как известно, использование унифицированных первичных документов, за некоторыми редкими исключениями, стало необязательным. Однако нужно отметить, что формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, обладают такой удобностью и привычностью, что работодатели не торопятся с их отменой. В результате, в настоящее время многие организации и индивидуальные предприниматели продолжают применять типовое штатное расписание (бланк по форме Т-3).
Конечно, работодатель может вести штатное расписание, форма которого разработана специально для его бизнеса, то есть не типовое. Но надо убедиться, что в этом бланке есть все необходимые реквизиты первичного документа (статья 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Что указать в штатном расписании
Прежде чем приступить к разработке штатного расписания, соберите важные данные: названия структурных подразделений, должности (специальности, профессии), количество штатных единиц и уровни заработной платы для каждой должности.
Наименование структурных подразделений в организации или индивидуального предпринимателя определяется по усмотрению работодателя. Это могут быть отделы, сектора, администрации, управления, цехи, склады, филиалы и прочие. Каждому подразделению следует присвоить уникальный код с учетом его иерархического положения. Например, дирекция или администрация обычно имеют код 01. Если в подразделении присутствует своя внутренняя структура, то ей можно назначить код формата 01.01 и так далее.
Названия должностей (специальности, профессии), разряда, класса, квалификации обычно выбирают из этого перечня нормативных документов:
В случае совмещения возможно использование двойных наименований для должностей, специальностей и профессий.
Теперь нужно установить, сколько штатных единиц необходимо для каждой должности. При ограниченном объеме работ для некоторых позиций можно указать неполную ставку, например, 0,25 или 0,5.
Следует ли включать в расписание больше единиц, чем требуется в текущий момент, с учетом будущих планов? С одной стороны, это облегчает ситуацию, так как не придется вносить изменения в документ, если в ближайшем будущем намечено увеличение штата. С другой стороны, если у работодателя есть открытые вакансии, он обязан ежемесячно информировать службу занятости о них.
Осталось установить размер зарплаты, причем, для работников одной должности или специальности она должна быть одинаковой (статья 22 ТК РФ). Проще всего вписать в штатное расписание фиксированный оклад. Если к нему полагаются надбавки, премии, компенсации, их указывают отдельно.
Бывает, что зарплата предполагается сдельная, поэтому нельзя привести ее к фиксированной сумме. В этом случае в штатном расписании оплату не указывают, но дают отсылку на локальный нормативный акт, где приводится порядок расчетов.
Как оформить штатное расписание
После сбора всех нужных сведений их надо вписать в форму Т-3. Сначала заполняется шапка документа:
Далее заполняем каждую графу в отдельности:
В самом низу таблицы выводят общую сумму зарплат всех работников по организации.
В штатном расписании нет личных данных работников, а также сведений о наличии вакансий. Но на больших предприятиях, для удобства работодателя, дополнительно составляют очень похожий документ, который называется штатной расстановкой. Здесь как раз указывают все занятые позиции с именами работников, а также отмечают свободные вакансии. Это облегчает работу кадровой службы.
Знакомить работников со штатным расписанием закон не обязывает, потому что этот документ не относится к локальным нормативным актам. Соответственно, и полей для подписей сотрудников в штатке не делают.
Интересна позиция Роструда по этому вопросу. В письме от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1 ведомство утверждает, что штатное расписание является локальным нормативным актом. При этом в письме от 15.05.2014 N ПГ/4653-6-1 Роструд сообщает, что расписание не связано непосредственно с трудовой деятельностью, поэтому знакомить работника с ним не требуется. Суды же обычно признают штатное расписание организационно-распорядительным документом.
Тем не менее, по запросу работника ему должна быть выдана выписка из штатного расписания, с указанием только занимаемой им должности и размера оплаты труда.
Это может привлечь внимание
- Личная карточка сотрудника
- Трудовая книжка работника
Утверждение и изменение штатного расписания
О том, кто подписывает штатное расписание, можно узнать из самой формы Т-3. В соответствующих полях подписи должны проставить руководитель кадровой службы и главный бухгалтер.
Конечно, далеко не во всех компаниях есть такие специалисты, поэтому на практике штатку может подписать руководитель, юрист, другой уполномоченный сотрудник. А поскольку форма Т-3 не является обязательной, можно внести в нее изменения, указав должности подписантов.
Но только лишь подписать штатное расписание недостаточно, его еще надо утвердить соответствующим приказом руководителя. Реквизиты приказа, как мы уже отметили, вписывают в верхней части расписания.
Сколько действует утвержденная штатка? Срок действия законом не устанавливается, но обычно его составляют на год, как и штатное расписание, пример которого есть выше. При этом необязательно устанавливать срок с января нового года или с 1 числа.
Что делать, если в период действия утвержденного штатного расписания изменились содержащиеся в нем сведения? Например, вырос размер оплаты труда, введены или исключены вакантные должности, сокращены штат или численность, поменялась структура организации.
В таких случаях в штатное расписание надо внести изменения, чтобы оно соответствовало реалиям. Для этого работодатель издает соответствующий приказ. Другой вариант – утвердить новую штатку, не дожидаясь окончания срока действующего документа.
Обратите внимание: хотя знакомить работника с самим штатным расписанием работодатель не обязан, но о некоторых вносимых в документ изменениях необходимо письменно сообщить. Это касается сокращения штата, изменения условий оплаты труда, переименования должности или структурных подразделений.
Ответственность за отсутствие штатного расписания
Итак, мы выяснили, что штатное расписание – нужный и важный внутренний документ, хотя его правовой статус до конца не ясен. Запросить штатку при проверке может ИФНС, трудовая инспекция, другие госорганы и ведомства.
Что касается штрафов, то проверяющие могут применить статью 126 НК РФ (200 рублей за непредставленный документ), а также статью 5.27 КоАП РФ (от 10 до 50 тысяч рублей).
Также, в случае возникновения конфликта между работодателем и сотрудником по поводу законности сокращения, штатное расписание станет доказательством отсутствия доступных вакансий для предложений сокращенному работнику в компании.
N Т-3 "Штатное расписание". Бланк , Тема №197063
Ознакомьтесь с формой штатного расписания для кадровой работы.
Штатное расписание (образец формы Т-3)
Готовые образцы документов с возможностью редактирования и автозаполнения прямо на сайте
Актуальные формы бланков согласно последним изменениям законодательства
Советы и рекомендации по заполнению, разработанные опытными специалистами
Опция подачи отчётных форм в ФНС/ФСС/ПФР/Росстат в онлайн-режиме
Автоматическое заполнение налоговых деклараций и проверка checkXML перед отправкой
Первые 3 дня бесплатно
Вы сразу получите доступ ко всем бланкам. Создавайте и редактируйте любую отчётность.
Благодарим вас за ваше сообщение!
Ваша заявка успешно принята. В скором времени наш специалист свяжется с вами. Желаем вам приятного дня!
Все возможности сервиса «Моё Дело»
Никто не хочет платить налоги, но… Мы поможем, по крайней мере, не переплачивать. Сервис сам рассчитает налоги и взносы и предложит вам все возможные варианты снизить налоги.
Сдавайте отчётность не выходя из дома Сервис автоматически сформирует отчёт, проверит его и отправит онлайн. А узнать, принят ли ваш отчёт, есть ли вопросы от инспектора — можно в любой момент.
Не оставим наедине с бухгалтерией Не нужно гуглить, задайте свой вопрос экспертам «Моего Дела». Мы разберём вашу ситуацию и предложим оптимальное решение в течение суток.
Сверка с ФНС в любое время Проверить, нет ли у вас задолженности по налогам за прошлые периоды, можно прямо из личного кабинета. Для сверки больше не нужно посещать инспекцию.
Не забудьте про сотрудников Взносы, зарплата и другие выплаты рассчитываются автоматически. Полный пакет необходимых документов для оформления сотрудников формируется в один клик.
Простая интеграция с финансовыми учреждениями Быстрая отправка платёжных поручений в банк и возможность загружать банковские выписки в систему. Теперь вы всегда можете отслеживать потоки денежных средств.
Несём финансовую ответственность Мы не ошибаемся, но…Для вашего спокойствия наша ответственность застрахована на 100 000 000 рублей!
Интеграция с Моё Дело API Открытое API позволяет обмениваться данными с любым сервисом, который вы используете.
