В рамках данного занятия будут рассмотрены уровни стилей (абзацев) их применение, основные правила при построении стилей, а также отличия команд «Определение нового многоуровневого списка» и «Создание нового стиля списка» для многоуровневых списков
Навыки MOS 77-418
| Название навыка | Номер навыка |
|---|---|
| Использование стилей при форматировании текста | 2.2.9 |
| Изменение существующих стилей и их параметров | 2.2.11 |
Теория:
Видеоверсия
Текстовая версия
Из предыдущих занятий мы уже знаем, что стиль в MS Word представляет собой набор определенных форматов, которые применяются к части документа. Также, мы умеем создавать простые стили, их модифицировать и применять на участках документа.
В этом вопросе данного занятия мы рассмотрим уровни стилей, зачем они нужны и как ими пользоваться.
Вообще-то, ответить на вопрос о предназначении уровней стилей можно уже сейчас – они нужны для создания структуры документа, именно видимой структуры, разделения документа на разделы и подразделы. Зачастую структура документа отображена в его оглавлении.
Здесь сделаем два небольших пояснения. Первое касается использование словосочетания «уровни стилей». На самом деле, более правильно говорить «уровень абзаца», поскольку настройка уровня относится к абзацу, да и выставляется она в диалоговом окне «Абзац», но использование данной настройки без использования стиля есть ОЧЕНЬ большая глупость, которая делает невозможным дальнейшее управление текстом. Поэтому, несмотря на то, что настройка относится к абзацу, мы ее будем называть как «уровень стилей».
Второе пояснение относится к слову «раздел». Синонимом для слова «раздел», в контексте рассматриваемого вопроса, будем употреблять слово «глава», хотя, возможно, это не совсем правильно. Также, в предыдущем занятии мы рассматривали разрывы разделов, но там разделы использовались для применения индивидуального форматирования к различным частям макета документа. Сейчас мы будем рассматривать разделы документа в контексте логического изложения материала, названия разделов будут вынесены в оглавление документа, соответственно, данные типы разделов никоем образом не соотносятся с разделами из предыдущего занятия. Таким образом, одна глава документа может содержать несколько разделов оформления макета страницы, так само как один раздел макета страницы может содержать несколько глав документа.
Перейдем непосредственно к уровням стилей
Уровень стиля выставляется в диалоговом окне «Абзац»
Максимально можно создать девять уровней вложенности, но, как показывает практика, такое количество уровней даже избыточно, т.к. в профессиональных текстах редко используются заголовки более трех уровней вложенности, а во-вторых, никто не запрещает создавать несколько стилей одного уровня. Более того, если нужно применить разное форматирование к названиям подразделов документа, создать несколько стилей одного уровня просто придется.
Создание структурированного документа
В качестве заголовков разделов документа возьмем названия первых пяти занятий, а подразделами выступят названия вопросов. Соответственно структура будет следующей:
- Представление MS Word 2013
- Основные элементы интерфейса. Настройка панели быстрого доступа.
- Создание и сохранение документа.
- Работа с шаблонами, предпросмотр и отправка на печать.
- Настройка представления документа.
- Навигация и поиск по документу.
- Поиск, замена, вырезка, вставка текста. Удаление пустых абзацев.
- Изменение информации о документе.
- Форматирование текста вручную и с помощью инструмента «Формат по образцу»
- Использование простых стилей при форматировании текста.
- Использование инструмента WordArt.
- Очистка текста от форматирования.
- Форматирование абзацев.
- Работа с одноуровневыми списками.
- Работа с многоуровневыми списками.
- Табуляция.
- Работа с макетом страницы.
- Базовые навыки работы с разрывами.
- Разбивка текста на несколько колонок.
Результат проделанной работы можно увидеть, если открыть область навигации на вкладке «Заголовки».
Вставим пустую страницу в начале документа и создадим там оглавление. Вкладка «Ссылки», группа «Оглавление», команда «Оглавление», «Настраиваемое оглавление…» в диалоговом окне «Оглавление» не будем менять параметры, а просто нажмем клавишу «Ок». Все, таким образом, мы построили простое оглавление, его можно подписать или отформатировать. Форматировать оглавление лучше через настройку стиля оглавления, тогда при последующем обновлении форматирование сохранится.
Видеоверсия
Текстовая версия
В этом занятии мы детально изучим иерархическое устройство стилей и выведем для себя основные правила построения стилей. Несмотря на то, что все сказанное в данном вопросе, в полной мере относится как к стилям абзаца или связанных стилей (абзац + знак), так и к стилям знака, рассматривать здесь будем только стили абзаца и связанного стиля.
Иерархию устройства стилей схематически можно представить следующим рисунком. В свете предыдущего вопроса, в котором мы рассматривали уровни абзаца и называли их уровнями стилей, следует дать небольшое пояснение относительно уровней стилей.
Иерархия стилей в документе никак не соотносится со структурой самого документа, которая была рассмотрена в предыдущем вопросе.
Отдаленную аналогию можно провести с подрядчиком, который выполняет, к примеру, строительство спортивного комплекса. Для ясности: подрядчик – стили, которые используются для оформления текста; спорткомплекс – документ со своей структурой.
Так вот, спортсменов, которые будут тренироваться в спорткомплексе, больше будет заботить то, что, к примеру, при кривой планировке, путь в бассейн, лежит через женскую раздевалку, а не то, что конструкторское подразделение не подчиняется отделу строительства у подрядчика. Другими словами, пользователю, который читает документ абсолютно не важно на каком уровне иерархии стилей находится стиль, которым оформлены примечания в документе.
Как узнать уровень стиля в иерархии стилей в документе?
Что означает иерархия стиля для документа?
Для содержимого документа ровным счетом НИЧЕГО! Читателю документа, просматривающего, допустим, рисунок 5, подраздела 3.1 абсолютно неважно, что подпись к этому рисунку выполнена стилем, который был основан на стиле «Обычный» и находится на втором уровне иерархии.
А вот для форматирования документа – ОЧЕНЬ МНОГОЕ. Сейчас самое время вернуться к первому рисунку в данном вопросе. Иерархия стилей в MS Word построена таким образом, что каждый нижний стиль в иерархии добавляет какие-то свои уникальные настройки к предыдущему.
Что это значит?
Аналогичную картину можно наблюдать, если изменить сам шрифт у стиля обычный, изменений в шрифтах заголовков не было, поскольку они используют другой шрифт.
Правила построения стилей
Теперь, когда разобрались с иерархическим устройством стилей, самое время поговорить о правилах построения стилей и ограничениях. Часть правил пользователь просто не в силах нарушить, а часть дана в качестве рекомендации.
Первое правило – имена стилей уникальны. Здесь нельзя ничего поделать, если вы хотите создать стиль, а программа выдает предупреждение, что такой стиль уже есть, либо данное имя носит встроенный стиль, то есть два пути: первый просто изменить настройки существующего стиля и использовать его, а второй – создать стиль с несколько видоизмененным названием, например, вместо «Основной текст» создать «Основной_текст» (с нижним знаком подчеркивания), либо сильнее изменить, сохранив смысл стиля, например, «Обычный текст» и т.д.
Второе правило – стили устроены иерархически. Если вы беспорядочно использовали стили в документе, а потом, преднамеренно или нет, неважно, изменили цвет родительского стиля, например, стиля «Обычный», то не стоит удивляться, что весь текст перекрасился. Здесь тоже ничего поделать нельзя, можно только использовать это в свою пользу. Именно по умению пользоваться стилями в Word можно провести первую границу между пользователями, которые умеют работать в текстовом процессоре MS Word и пользователями, которые думают, что они умеют работать в MS Word.
Для пользователей, которые не полностью разобрались с иерархическим устройством стилей, есть два пути. Первый – это использовать схему, заложенную в Word изначально, а именно, иметь только один родительский стиль «Обычный», а все остальные стили делать на его основе. При этом очень ВАЖНО понимать, что сам стиль «Обычный» использовать в документе нельзя, для оформления простого текста есть зарезервированный стиль «Основной текст», который полностью повторяет родительский стиль. Но изменения в стиле «Основной текст» не повлекут за собой изменения в других стилях.
Более того, автор, профессионально оформив не один десяток текстов, очень редко пользовался вторым уровнем вложенности в иерархии стилей. В 99% случаев схема была такой: один родительский стиль «Обычный», который был раз настроен и нигде не использовался в документе.
Есть и второй способ его лучше не использовать, т.к. он тупиковый в развитии. Можно просто создавать стили на верхнем уровне иерархии и пользоваться ими не боясь, что изменения в одном повлекут изменения в другом. Но у этого способа есть один недостаток, который легко понять, если рассмотреть следующий пример.
Допустим вы соискатель, который настроил для себя стили и сохранил их в качестве шаблона. Всего, при оформлении стандартного научного текста, 20-40 стилей является далеко не заоблачным числом, но возьмем, к примеру, 30 стилей, которые будут использоваться при оформлении текста. В этом шаблоне есть стили на все случаи жизни: оформление текста, цитат, выделение, оформление таблиц, рисунков, текста в таблице и т.д. Но все эти стили объединяет одно – они используют один шрифт, да с разными размерами символов, с разным начертанием, но шрифт один, как правило, это Times New Roman, но не суть важно какой.
Если вы встретите издание, которое попросит оформить текст другим шрифтом?
Что нужно сделать, если пользоваться схемой стиль «Обычный» главный, но не используется в документе, а все остальные на основе стиля «Обычный»? Нужно просто изменить шрифт в одном единственном стиле, в стиле «Обычный» и шрифт измениться во всех стилях.
Что нужно будет сделать, если создавать все стили, как независимые? Придется изменить шрифт в каждом отдельно взятом стиле.
Если уж совсем на чистоту
На самом деле, можно быстро изменить шрифт, даже, если стили не связаны иерархией, делается это с использованием шрифтов темы. Объяснение шрифтам темы будет дано в следующих занятиях, здесь все сделаем небольшое упрощение.
Вернемся к рассмотрению правил. Первые два правила не зависели от пользователя, он мог только принять их и использовать с выгодой для себя, остальные будут носить рекомендательный характер, соблюдать их, или нет, личное дело каждого.
Третье правило – если создается стиль, то он должен носить осмысленное название («Для рисунка», «Для подписи рисунка», «Основной текста», «Для таблицы», «Заголовки таблицы», «Название таблицы» и т.д.), это упрощает использование стилей в дальнейшем. Если создать стили с именами «Стиль 1, 2,3…», уже на следующий день вы начнете путаться, а через неделю проще будет создать новые стили.
Правило четвертое – не стоит создавать стили двойники, т.е. стили с одинаковыми настройками для одних и тех же целей. Если Word не дает создать стиль с одинаковым именем, то создать стиль с разными именами, но одинаковыми настройками можно. Два одинаковых стиля с разными названиями прозрачности оформлению текста точно не добавят. Естественно это не касается стилей, которые могут использоваться для оформления разных объектов документа. Например, можно и нужно создать стиль «Для текста в таблице», который может в точности повторять стиль «Основной текст», но вот создавать стили одинаковой функциональной направленности точно не стоит.
Правило пятое – не стоит скупиться на стили. Если есть необходимость создать стиль выделения текста, который будет отличаться от основного текста, только выделением, тогда создайте его. Каждое форматирование должно иметь свой стиль, этот основа в автоматизации оформления текста.
Видеоверсия
Текстовая версия
Мы поверхностно уже рассматривали многоуровневые списки, но тема многоуровневых списков настолько интересная с точки зрения возможностей, которые она предоставляет пользователям при оформлении документов, что мы вернемся к ней не только в этом вопросе, а еще и на следующем занятии.
Итак, многоуровневый список, настройка основных параметров нам знакома, а вот такие команды выпадающего меню многоуровневого списка как: «Определить новый многоуровневый список…» и «Определить новый стиль списка…» мы пока не рассматривали.
Если провести аналогию со стилями абзацев, то команду «Определить новый многоуровневый список…» можно сравнить с ручным форматированием, а команда «Определить новый стиль списка…» позволит не только качественно настроить список, но и быстро модифицировать все экземпляры списков в документе. Также, используя команду «Определить новый стиль списка…», можно настроить несколько стилей списка, сохранить их в шаблоне документа, а потом использовать в новых документах, без необходимости повторных настроек.
Разницу легче всего увидеть на реальном примере. Создадим три одинаковых списка, однотипно отформатируем скопированные списки, используя команду «Определить новый многоуровневый список…». Для того, чтобы форматирование было применено ко всем спискам можно их выделить и произвести настройки, можно отформатировать один список и воспользоваться командой «Формат по образцу», а можно выделить список и применить соответствующие настройки списка из выпадающего меню многоуровневого списка.
Теперь, если попытаться произвести настройки нашего списка, например, изменить номер, маркер или отступы, то изменить одновременно настройки всех списков не получится. Придется снова пользоваться командой «Формат по образцу» либо индивидуально настраивать изменения для каждого списка в отдельности.
Другое дело команда «Определить новый стиль списка…» первоначальная настройка отличается от варианта, рассмотренного ранее лишь тем, что нужно дать имя создаваемому стилю, а потом уже перейти к настройкам нумерации.
После создания списка, можно заметить, что в выпадающем меню появилась дополнительный раздел «Список стилей». Применение стиля многоуровневого списка ничем не отличается от такового для абзаца списка, достаточно установить курсор на абзац, который должен быть списком и выбрать соответствующий стиль списка.
Самое интересное – это внесение изменений в уже созданные списки, если первоначальное форматирование было произведено правильно, и каждый список имеет свой стиль, то для внесения изменений не нужно ничего выделять, не нужно искать сами многоуровневые списки в документе, достаточно просто внести изменения в соответствующий стиль списка и удостоверится, что иборьбы коснулись необходимых экземпляров списка.
В качестве резюме для данного вопроса можно сказать, что для списков в документе тоже следует создавать свои стили. В этом случае не только упростится последующие редактирование списков в документе, но появится возможность сохранить настройки в шаблоне документа.
Практика
В практической части вы найдете задания по прошедшему занятию. Задание расписано по пунктам, поэтому выполнение не должно составить большого труда. После выполнения у вас есть возможность сравнить свой вариант с подготовленным лектором ответом. Настоятельно рекомендуется смотреть решение только после того, как вы выполнили задание самостоятельно.
Задание 1. Создание стилей с уровнями.
Посмотреть решение
Задание 2. Создание стилей многоуровневых списков.
- Открыть документ из предыдущего задания.
- Заполнить текстом третье занятие (текст взять с сайта и скопировать в режиме сохранения только текста).
- Определить два новых стиля списка: первый — «Для списков в документе», второй – «Для структуры».
- Создать два стиля абзаца на основе стиля «Обычный»: первый «Нумерованный пользовательский список», второй «Маркированный пользовательский список». Дополнительных параметров не настраивать.
- Открыть для изменение стиль списка «Для списков в документе» и внести изменения согласно рисунка.
Посмотреть решение
Форматирование документа
Как вы, наверное, уже успели убедиться на своем опыте, форматирование занимает достаточно много времени. Если вы хотите, чтобы ваш курсовой проект или бизнес-план было приятно читать, то придется приложить немало усилий. Вы уже знакомы с темами документа, а также с командой Автоформат, которая позволяет ускорить форматирование документа. Еще один способ упрощения процедуры форматирования — использование стилей и шаблонов.
Использование стандартных стилей
Стили представляют собой набор атрибутов форматирования, то есть могут включать гарнитуру, начертание и размер шрифта, выравнивание и др. К выделенному фрагменту текста все атрибуты форматирования стиля применяются одновременно. В этом заключается первое удобство использования стилей. Второе состоит в том, что стили позволяют, задав один раз необходимые параметры, пользоваться ими все время, даже в разных документах.
В Word есть большое количество заготовленных стилей, к которым наиболее часто обращаются пользователи программы. Со стилями работают все, иногда того не зная. Даже если вы не задавали никакой стиль, программа по умолчанию идентифицирует его как Обычный.
Для применения стилей используется группа Стили на вкладке Главная на ленте (рис. 4.64).
Рис. 4.64. Группа Стили на вкладке Главная на ленте
Различают стили абзаца, символа, таблицы и списка. Это означает, что тот или иной стиль может быть применен к абзацу, к произвольному участку текста, списку или таблице соответственно. Рядом с названием стиля находится соответствующий значок:
— для абзаца (чтобы задать стиль абзаца , достаточно установить курсор в любом его месте и выбрать желаемый стиль);
— для символов (чтобы задать стиль произвольного участка текста, выделите его и выберите нужный стиль);
— для таблиц (чтобы задать стиль таблицы, достаточно установить курсор в любом ее месте и выбрать стиль);
— для списка (чтобы задать стиль произвольного участка текста, выделите его и выберите необходимый стиль).
Чтобы применить стиль, раскройте меню экспресс-стилей и выберите подходящий. Чтобы посмотреть, как выбранный стиль будет смотреться по отношению к тексту, не обязательно его применять. Достаточно выделить текст или просто установить курсор в нужном месте, после чего раскрыть меню экспресс-стилей. Перемещайте курсор по стилям, а в окне документа будет отображаться их воздействие на ваш текст (рис. 4.65).
увеличить изображениеРис. 4.65. Выбор стиля при помощи меню экспресс-стилей
Если в меню экспресс-стилей нет стиля, который вам нужен, вы можете использовать область задач Применить стили или же окно Стили.
Область задач Применить стили удобна в том случае, если вы знаете название стиля. Вызвав ее из меню экспресс-стилей или же при помощи сочетания клавиш CTRL+SHIFT+S, вы можете ввести первые буквы названия стиля (рис. 4.66). Программа на ходу произведет поиск и подберет подходящий вариант. После этого останется только нажать кнопку Применить.
Рис. 4.66. Область задач Применить стили
Окно Стили дает возможность просмотреть все стили, которые используются в текущем документе. Для его вызова щелкните на кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Стили (рис. 4.67).
Рис. 4.67. Кнопка для вызова окна Стили
По умолчанию в окне Стили отображаются все те же стили, что и в меню экспресс-стилей. Чтобы увидеть все остальные доступные стили, щелкните по ссылке Параметры и в окне Параметры области стилей выберите вариант Все в списке Отображаемые стили. В этом окне также можно определить порядок отображения стилей (рис. 4.68).
Рис. 4.68. Окно Параметры области стилей
Чтобы иметь возможность наблюдать, как выглядят стили, установите флажок Предварительный просмотр. Теперь вы можете посмотреть все доступные стили и выбрать подходящий (рис. 4.69).
Рис. 4.69. Окно Стили
Если не принимать во внимание стиль Обычный, то можно сказать, что чаще всего в Word используются стили заголовков. Особенность их в том, что если абзацу присвоен один из стилей заголовков, то следующему автоматически будет присвоен стиль Обычный.
Таким образом, используя эти стили, можно структурировать текст и выделять заголовки по степени их значимости.
Создание пользовательских стилей
Несмотря на то, что в каждой версии Word количество заготовленных стилей увеличивается, весьма вероятно, что вы не найдете среди них именно то, что нужно вам в данный момент. Поэтому в Microsoft Word предусмотрена возможность создания пользовательских стилей несколькими способами:
- используя отформатированный текст;
- преобразуя имеющиеся стили;
- устанавливая все настройки форматирования вручную.
Рассмотрим первый способ подробнее.
Упражнение 4.4. Создание пользовательского стиля
Если у вас есть текст, оформление которого является образцом, то можно создать стиль на основе его. Созданный стиль вы сможете применять в любом месте документа, с которым работаете, а В других файлах.
Для создания стиля на основе отформатированного текста сделайте следующее.
- Выделите текст, который служит образцом.
- Вызовите меню экспресс-стилей, щелкнув на кнопке Дополнительные параметры (рис. 4.70) в группе Стили на ленте.
Рис. 4.70. Кнопка Дополнительные параметры
Рис. 4.71. Окно Создание стиля
увеличить изображениеРис. 4.72. Диалоговое окно Создание стиля
Рис. 4.73. Добавление нового стиля в меню экспресс-стилей
Создание документов с помощью шаблонов
Еще один способ упрощения форматирования — использование шаблонов. В отличие от стиля, кроме видов форматирования, шаблон обычно включает в себя определенные участки текста, которые пользователь просто дополняет своими данными. Среди шаблонов, входящих в стандартную поставку Microsoft Word, есть шаблоны для создания резюме, писем, факсов и др. Использование шаблонов может существенно ускорить подготовку документов различных типов.
По умолчанию Word загружает шаблон Normal , и именно в нем работает большинство пользователей программы. Чтобы получить доступ к другим шаблонам, сделайте следующее.
- Нажмите кнопку Office и выберите команду Создать в меню
- В окне Создание документа выберите ссылку Установленные шаблоны, чтобы выбрать шаблон, который имеется на компьютере, или одну из ссылок в разделе Microsoft Office Online, чтобы загрузить шаблоны с сайта Office Online (рис. 4.74).
увеличить изображениеРис. 4.74. Один из шаблонов, доступный на сайте Office Online
ВНИМАНИЕ. Для загрузки шаблона с сайта Office Online необходимо подключение к интернету.
В каждом шаблоне есть подсказки по использованию. Это может быть короткая инструкция в конце документа или надписи типа Здесь впишите название Вашей фирмы в самом тексте. Все подобные подсказки необходимо заменить соответствующим текстом. Шаблоны можно использовать полностью или частично.
СОВЕТ. Шаблоны, которыми вы часто пользуетесь, не нужно каждый раз искать в разделе Установленные шаблоны. Программа вынесет их в раздел Пустые и последние, который доступен по умолчанию при открытии окна Создание документа.
ВНИМАНИЕ. Для создания документа на основе шаблона нужно использовать окно Создание документа. Если же открыть шаблон, выполнив команду Файл-Открыть, то изменения, которые вы вносите, будут записываться в сам шаблон, а не в документ, созданный на его основе.
Создание пользовательских шаблонов
Благодаря шаблонам можно сэкономить очень много времени. Например, если вы постоянно работаете с какой-нибудь организацией и каждый раз вводите стандартное приветствие, реквизиты и т. д., то удобно создать собственный шаблон на основе любого стандартного.
При создании шаблона заносите в него только общую информацию, которая нужна вам в каждом документе, основанном на таком шаблоне. Например, не стоит при создании шаблона для делового письма набирать данные, которые могут изменяться, иначе каждый раз, когда вы захотите воспользоваться своим шаблоном, вам придется удалять их и вносить новые. Лучше создайте шаблон, который содержит только адрес и приветствие, а потом, взяв его за основу, приступайте к текущим делам.
Упражнение 4.5. Создание пользовательского шаблона
Для создания пользовательского шаблона сделайте следующее.
- Откройте документ, который будет служить шаблоном.
- Нажмите кнопку Office, а затем подведите курсор в кнопке Сохранить как и задержите его там, пока не откроется подменю с дополнительными вариантами сохранения документа.
- Выберите вариант Шаблон Word (рис. 4.75).
