Как быстро печатать в Ворде

База знаний: Возможности Microsoft Word, о которых не каждый знает

Наверное, каждый хоть раз в жизни пользовался текстовым редактором Microsoft Word.

Кто-то использует его для чтения различных документов, а кто-то в этой программе их составляет. Кто-то пользуется данным текстовым редактором крайне редко, а кому-то приходится его использовать ежедневно.

Если Вам приходится часто составлять и редактировать документы в данной программе, и Вы хотите делать это быстро, тогда представляем Вашему вниманию перечень полезных советов, секретов и функций редактора Microsoft Word, которые в разы облегчат Вам работу в данной программе.

Форматирование

Shift + F3. Убирает верхний регистра у выделенного фрагмента текста. Полезно, когда при слепом методе ввода Вы случайно не заметите, что у Вас нажат CAPS LOCK. Данное сочетание клавиш так же может сменить регистр букв обратно.

Alt + 769. Ста́вит ударе́ние на бу́кву пе́ред курсо́ром. ВАЖНО: цифры 769 нужно нажимать ТОЛЬКО на цифровой клавиатуре.

Tab. Создает отступ, что бы обозначить начало нового абзаца. Прекращайте делать отступы пробелом.

Ctrl + Z. Отмена последнего действия.

Ctrl + Y. Повтор отмененного или последнего действия.

Ctrl + [ или ]. Уменьшение или увеличение размера шрифта у выделенного фрагмента текста.

Ctrl + Del. Удаление слова целиком после курсора

Ctrl + Backspace. Удаление слова целиком перед курсором.

Ctrl + Shift + C (V). Копирование/вставка форматирования текста. Копирует шрифт, цвет, размер и т.д. у выделенного фрагмента текста и вставляет в другой выделенный фрагмент.

F4. Повторение последнего действия. Это может быть ввод текста, последовательное удаление нескольких строк, применение стилей для разных отрезков текста и многое другое.

Горизонтальная черта. Печатаем 3 знака «-» (минус) и жмём Enter. Вуаля

Полезные интересности

Дата и время в WORD за одну секунду

В Word можно очень быстро вставить текущую дату и время. Shift + Alt + D вставляет текущую дату, а комбинация Shift + Alt + T вставляет текущее системное время. Например, данное предложение пишется 17.02.2022 в 09:43

Скриншот через Microsoft WORD

Если Вам нужно добавить скриншот какого-то открытого окна (полезно, если Вы пишете инструкцию), в Word есть специальная функция для этого.

В верхнем меню во вкладке «Вставка» нажмите кнопку снимок. В ней будут все ваши открытые окна. Выберите нужное и его скриншот автоматически вставится в Ваш документ.

Переносы слов в тексте

Возможно, Вы не замечали, но по умолчанию у большинства пользователей Word отсутствуют переносы слов в документе. Если Вам они необходимы, их можно включить вот тут

Иногда переносы помогают улучшить читаемость текста, а также убирают большие пустые интервалы в тексте, когда слово автоматически целиком переносится на другую строку.

Водяной знак

Крайне полезная функция для защиты своих документов от нежелательного копирования.

Вы можете выбрать один из готовых вариантов с меню КонструкторПодложка, а также настроить свой.

Многократный Буфер обмена

Word умеет хранить все, что Вы копировали на протяжении всей работы с документом. Это может быть полезно, если Вам приходится часто вставлять какие-то фрагменты текста или картинки.

Найти буфер обмена можно, щёлкнув по значку в нижнем левом углу соответствующего блока (справа от надписи «Буфер обмена»)

Там хранится всё, что Вы копировали на протяжении всей работы с документом. При работе с несколькими документами одновременно буфер обмена будет хранить все данные из всех документов.

ВНИМАНИЕ: данные в буфере обмена хранятся ТОЛЬКО до полного закрытия Word. После закрытия программы и последующего открытия буфер будет пуст.

ВНИМАНИЕ: по умолчанию буфер обмена скорее всего выключен. Что бы его включить, нужно открыть параметры внизу окна буфера и установить необходимую Вам галочку

В примере установлено автоматическое включение буфера обмена вместе с открытием Word.

Надстройки (улучшайзеры)

В Microsoft Word есть магазин, где Вы сможете найти различные полезные (и не очень) надстройки – небольшие дополнения, которые упрощают работу в Word или наделяют его дополнительными функциями. Они находятся во вкладке «Вставка» в меню «Мои надстройки».

Там они разделены по категориям. Есть платные и бесплатные надстройки.

Например, Вы можете установить надстройку Wikipedia и у вас появится дополнительная функция, с помощью которой Вы сможете узнавать информацию из Wikipedia непосредственно во время работы с документом, достаточно просто выделить нужное Вам слово или словосочетание.

Можете установить переводчик, или же надстройки для создания E-mail рассылки.

Например, надстройка MailChimp позволяет создавать рассылку прямо в Microsoft Word и оттуда же её отправить.

Очень интересная функция, которая позволяет ускорить процесс набора длинных или часто повторяющихся слов.

Например, Если Вам нужно часто писать адрес сайта, ФИО, адрес, да что угодно, Вы можете настроить Word так, что, когда Вам надо напечатать имя Иванов Сергей Петрович, Вы наберёте на клавиатуре ИСП, а программа автоматически преобразует эти инициалы в имя целиком.

Настроить автозамену можно, открыв вкладку «файл», далее переходим в «Параметры» В открывшемся окошке выбираем пункт «Правописание» и справа жмём кнопку «параметры автозамены». Откроется ещё одно окошко, где Вы можете добавить заменяемые слова или словосочетания.

Неочевидные функции, которые «скрыты» от глаз

Разные виды подчеркивания.

Все мы знаем, что в Word можно подчеркнуть слово. А вот о том, что существует несколько разных видов подчеркиваний – знают не все. Нажимаем на маленькую стрелочку и видим разные типы подчеркиваний. Можно даже настроить цвет.

Специальная вставка

Если Вы копируете текст из другого документа, или с сайта, или еще откуда-то, то при простом копировании текст вставится с форматированием, Которое не совпадает с Вашим.

Жмём правой кнопкой мыши по месту, куда Вам надо вставить текст и видим 4 варианта вставки.

Последняя кнопка вставляет чистый текст, не учитывая его изначальный формат. А третья кнопка вставит Ваш текст в виде картинки

Изменение регистра

В начале мы уже упоминали про быстрое изменение регистра текста, если Вы случайно нажали и не заметили клавишу CAPS LOCK. Но если Вам такой способ не подходит, тут Word предусмотрел различные варианты замены регистра. Просто жмём на маленькую стрелочку у кнопки с регистром и видим различные варианты с понятными примерами.

Защита документа

Вы можете защитить свой документ паролем. Можно установить несколько типов защиты. Например, Вы можете полностью заблокировать документ, или же ограничить его редактирование. Данная функция может быть полезна, если Вам надо передать документ другому человеку, но Вы не хотите, что бы он случайно внёс в него изменения.

Установить защиту можно в меню «Файл», на вкладке «Сведения», кнопка «Защита документа»

Сокращение документа.

Иногда возникает ситуация, что текст в документе немного не убирается на страницу. И из-за нескольких слов или предложений приходится печатать еще одну страницу. Можно, конечно, вручную попробовать уменьшить шрифт, сократить междустрочные интервалы, но в Word есть функция сокращения текста на страницу. По умолчанию она наверняка у Вас выключена.

Что бы её включить, надо перейти в меню «Файл» — «Параметры» — «Панель быстрого доступа» — выбираете «Все команды» в блоке «Выбрать команды из» — там ищете «Сократить на страницу» и нажимаете «Добавить». После этого на вашей панели задач сверху появляется значок сокращения страницы. Выделяете текст, кликаете на значок — готово!

ВНИМАНИЕ! Word не всегда сможет успешно сделать эту операцию, в некоторых случаях просто нереально сократить текст на столько. Но в большинстве случаев он отлично справляется.

Редактирование PDF

А вы знали, что последние версии Microsoft Word умеют редактировать PDF файлы? Вы можете открыть PDF файл с помощью редактора Word, при этом, программа сохранит исходное форматирование файла, а также структуру документа. После работы с файлом, Вы можете сохранить его в том же PDF формате, или в любом другом, который Вам необходим.

ВНИМАНИЕ! Word способен открывать не все типы PDF файлов. Некоторые защищены от этого и специально создаются для того, чтобы их невозможно было редактировать.

Рукописный ввод формул

Еще одна функция, которая некоторым может очень хорошо послужить, особенно, если Вы преподаватель математики. Microsoft Word может преобразовать вашу вручную написанную формулу в понятный печатный вид. Просто откройте вкладку «Вставка» в верхнем меню и найдите там пункт «Уравнение». Там есть как готовые варианты, так и возможность написать их вручную.

Оглавление

Многие составляют оглавление документа вручную, расставляя точки и пробелы. Это неправильно! Давайте делать красиво.

Переходим во вкладку «Ссылки». Выделяем заголовок, жмём кнопку «Добавить текст» и нажимаем на один из трёх уровней, где уровень 1 – основной заголовок, уровень 2 – подзаголовок, уровень 3 – подзаголовок следующего уровня.

Далее ставим курсор в нужное место, нажимаем кнопку «Оглавление» и выбираем один из вариантов. Так же можно создать свой настраиваемый вариант.

Заполняющий текст

Попробуйте напечатать =lorem(2,2) — и нажать Enter. У вас появится заполняющий текст. Данная функция полезна, если Вам нужно проверить какую-то функцию в Word, либо визуально посмотреть, как будет выглядеть заполненный текстом документ. Цифры 3 и 2 – это количество абзацев и строк, которые будут заполнены. Если заменить «lorem» на «rand», в качестве заполнителя будет использован случайный текст.

*** Звездочки вставлены в связи с изменениями от 01 июля 2021

30 полезных лайфхаков для работы в Word

Знание Word — обязательный навык для широкого круга профессий, от секретаря до директора по маркетингу. А продвинутые знания Word ценятся еще выше! Собрали в статье 30 полезных лайфхаков для работы в Word, которые упростят работу, помогут в учебе и добавят вам очков в глазах всего офиса!

#1 Восстановление несохраненного документа

Момент, когда внезапно закрываешь несохраненный документ — это как удар мизинцем об угол стола и сообщение «Ваш баланс: 32 руб.20 коп» в одном флаконе. Чтобы не допустить такую досадную ситуацию, установите параметры автосохранения в Word. По умолчанию версия документа автоматически сохраняется каждые 10 минут, но можно установить и меньший интервал — например, 1 минуту.

Заходите во вкладку «Файл» → «Параметры» → «Сохранение». Далее устанавливаете нужный интервал.

Если об этой функции вы узнали уже после того, как закрыли несохраненный документ, есть рабочий способ всё-таки вернуть его.

«Файл» → «Сведения» → «Управление документом» → «Восстановить несохраненные документы». После это откроется служебная папка Word, в которой найдете искомые документы.

#2 Замена шрифта по умолчанию

Стандартный шрифт Word — Calibri, но часто в организациях принято оформлять документы в других шрифтах: Times New Roman, Verdana, Arial. Чтобы каждый раз не переключать шрифт на нужный вам, установите необходимый по умолчанию. Делается это так: «Главная» → «Шрифт» → Выбираете нужный шрифт из списка → «По умолчанию».

#3 Поиск синонима к слову

Если часто используете Word как редактор, используйте удобную функцию поиска синонимов, вместо того чтобы искать для этого соответствующие сайты. Кликаете на любое слово и во всплывающем окне выбираете блок «Синонимы».

#4 Быстрое перемещение элемента списка

Списки — наше всё:

Удобно;
Наглядно;
Аккуратно.

Но вот перемещать в Word местами позиции в списках — жутко неудобно, если не знаешь нужный лайфхак. Итак, чтобы быстро переместить строчку из списка вверх или вниз, нужно использовать комбинацию Alt + Shift + ↑(↓).

#5 Установка неразрывных пробелов

Боль секретарей, офис-менеджеров, бухгалтеров и экономистов — некорректные переносы слов. Например, в официальных документах фамилия и инициалы гендиректора должны находится на одной строчке, как и единицы измерения и числа, географические сокращения, сокращения типа «и т.д.» , «и т.п.». Но коварному Word’у на эти правила плевать, программа переносит слова как хочет. Чтобы такого не допустить, нужно просто установить неразрывные пробелы: нажмите Shift + Ctrl + «Пробел» для их вставки. Ниже — пример без неразрывного пробела и с ним.

#6 Пароль на документ

Если боитесь, что ваш курсач по макроэкономике попадет не в те руки, установите пароль на документ 😀 А серьезно — ситуации бывают разные и лучше знать такие лайфхаки. Итак, чтобы установить пароль следуйте алгоритму: «Файл» → «Сведения» → «Защитить документ» → «Зашифровать с использованием пароля». Помните, восстановить забытый пароль — невозможно! А снять его можно легко, по той же схеме.

#7 Ограничение на внесение изменений

Если работаете над документом совместно с кем-то или скидываете договор партнерам по бизнесу для согласования, но не хотите, чтобы в документ вносили лишние правки, установите ограничения. Можно запретить использовать некоторые стили, указать части текста и пользователей, на которых запреты не будут действовать, задать типы согласованных изменений. Схема простая: «Файл» → «Сведения» → «Защитить документ» → «Ограничить редактирование».

#8 Автозамена слов

Молитесь на автонабор на телефоне? В Word такая штука тоже есть и она заметно облегчает жизнь и ускоряет скорость печати.

можно писать сложные или постоянно повторяющиеся термины и слова, набирая первые 2-3 буквы;
установите автозамену на слова, в которых постоянно делаете ошибку, и больше не придется думать, как правильно пишется «двуглавый» или «двухглавый» — автозамена распознает его с первых букв и вставит правильный вариант;
«пирвет», «отгда», «елси» и другие типичные опечатки автозамена преобразует в правильные варианты — «привет», «тогда» и «если».

Согласитесь, полезная штука. Установить просто: «Файл» → «Параметры» → «Правописание» → «Параметры автозамены».

#9 Сокращение текста до одной странице

Наверно, у каждого бывали случаи, когда буквально из-за 1-3 строчек текста вам приходилось распечатывать документ с двух сторон или даже печатать два листа. Либо до бесконечности сокращать и редактировать текст. Только не падайте со стула, но этого можно было не делать — в Word есть специальная функция для сокращения текста.

Порядок действий: «Файл» → «Параметры» → «Панель быстрого доступа» → выбираете «Все команды» в блоке «Выбрать команды из» → там ищете «Сократить на страницу» и нажимаете «Добавить». После этого на вашей панели задач сверху появляется значок сокращения страницы. Выделяете текст, кликаете на значок — вуаля!

#10 Удобная вставка текста

Еще одна частая проблема при работе с Word — необходимость форматировать вставленный текст под стиль документа. Конечно, это занимает не так много времени, но секунда минуту бережет! Чтобы установить вставку только текста, без форматирования, следуйте инструкции: «Файл» → «Параметры» → «Дополнительно» → «Копирование, вырезание и вставка» → «Вставка из других программ» → «Сохранить только текст».

#11 Редактирование PDF

Возможно, для вас это будет сюрпризом, но в Word можно легко редактировать файлы PDF. Редактор преобразует текст, таблицы, списки, графики и прочие элементы в DOCX-файл, сохраняя форматирование оригинала.

#12 Совместная работа над документом

Хорошая новость для фанатов Google Docs, которые вынуждены работать в Word — здесь тоже есть режим правок и возможность совместной работы над документом. Чтобы вставить комментарий в совместный документ, используйте вкладку «Рецензирование».

#13 Замена текста

Удобная функция, если нужно заменить какое-нибудь часто повторяющееся слово в большом тексте. Найдете эту фичу в разделе «Главная» с правой стороны.

#14 Использование дополнительных программ

В Word можно не только редактировать документы, но и переводить тексты через Яндекс.Перевод, создавать рассылки с помощью MailChimp, искать информацию через Википедию и многое другое. Нужно только установить эти программы внутри Word! Делается это так: заходите в раздел «Вставка» → «Мои надстройки» → «Смотреть все» → «Магазин». Далее выбираете нужную программу и устанавливаете.

#15 Вставка математического уравнения

Технари, дышите глубже — у нас для вас крутой лайфхак. Теперь уравнения, вычисления и формулы добавлять в документ Word можно в тысячу раз проще, используя функцию «Рукописное уравнение». Пишете в поле от руки уравнение, а система автоматически переводит его в печатный вид и добавляет в документ. Круто! Функция находится во вкладке «Уравнение», которую найдете в разделе «Вставка». (Редакция владеет категорически гуманитарным сознанием и не несет ответственности за абсурдность математического уравнения на скриншоте.)

#16 Создание оглавления

Просто незаменимая функция для студентов — вставка содержания текста в документ. Пригодится для рефератов, курсовых, диплома. Знаем, что некоторые рисуют точки и проставляют отступы, чтобы сымитировать оглавление — с такими методами пора заканчивать.

#17 Выделение разных частей текста

Если хотите выделить, удалить, поменять шрифт нескольких фрагментов текста, необязательно делать это по очереди с каждым предложением или абзацем. Зажмите клавишу Ctrl и выделяйте нужно количество фрагментов текста.

#18 Вставка скриншота в документ

Добавлять скриншоты страниц в документ Word можно без использования других программ. Во вкладке «Вставка» найдете функцию «Снимок». Предварительно зайдите на ту страницу, скриншот с которой вам нужен. После того, как выберите нужную область для снимка, программа автоматически вставит скрин в документ.

#19 Печать текста в любом месте листа

Кто-то посчитает это само собой разумеющимся, но многие люди не знают, что печатать в документе Word можно в абсолютно любом месте. К примеру, если вы составляете документ и вам нужно напечатать в нижнем правом углу ФИО директора и дату, не нужно ставить тысячу пробелов — просто два раза кликните курсором в том месте, где нужно напечатать текст. Вот так просто 🙂

#20 Сравнение двух версий документа

Отличный лайфхак, если нужно, например, сравнить старую и новую версию договоров или посмотреть, какие изменения в документ внесли партнеры или юрист. Идете во вкладку «Рецензирование» → «Сравнить» → «Сравнение двух версий документа (юридическое примечание)». Далее выбираете, какой документ считается исходным, а какой измененным.

Если нажмете на кнопку «Больше», сможете настроить только те изменения, которые нужны. Еще можно выбрать, в каком из документом отобразятся изменения или установить, чтобы правки отобразились в третьем документе. Если над документом трудилось несколько человек, вместо «Сравнение двух версий документа (юридическое примечание)» выбирайте вариант «Объединение исправлений от нескольких авторов в одном документе».

И на десерт 10 полезных сочетаний горячих клавиш

Ctrl + Shift + A — мгновенное превращение прописных букв в заглавные;

Shift + F3 — преобразование заглавных букв в прописные. Полезно для любителей печатать, не обращая внимание на включенный caps lock;

Ctrl + Tab — добавление табуляции в ячейке;

Shift + Alt + D — быстрое добавление даты в документ;

Shift + Alt + T — добавление времени в документ;

Alt + 769 — проставление ударения в слове. Установите курсор после буквы, где должно быть ударение и нажмите комбинацию;

Ctrl + Alt + Page Down — перемещение на следующую страницу;

Ctrl + Alt + Page Up — возвращение на предыдущую страницу;

Ctrl + Home — перемещение в начало документа;

=lorem(2,2) — заполнение страницы текстом. Пригодится, если нужно опробовать какую-то функцию, но не хочется печатать «акыжппвппорфмюф» вручную. Цифры в скобках означают количество абзацев и строк для заполнения. Если замените «lorem» на «rand», в качестве заполнителя будет использован случайный текст.

А еще у нас есть бесплатный конструктор резюме с красивыми шаблонами, полезными советами и импортом из hh

Секреты быстрой печати в Word: как улучшить навыки набора текста