Шаги по переносу текста из Excel в Word без таблиц: простой гид

С помощью приложения Doc.maker вы можете оперативно перенести данные из ячейки или полностью из таблицы Excel в документ Word, а затем обновлять их при необходимости.

Описание проблемы

В документах Word нередко используется информация, которая хранится, формируется или обрабатывается в Excel. Процедура копирования и вставки данных из Excel в Word с возможностью их обновления может быть довольно сложной и требующей внимания. Этот процесс можно осуществить различными способами, начиная от простой ручной передачи данных с высокой вероятностью ошибок и заканчивая стандартным связыванием Excel и Word, которое также имеет свои заморочки для пользователя. Актуальной задачей для пользователей в настоящее время является автоматизация вставки данных из Excel в Word. Для быстрого, многократного и безошибочного переноса данных из Excel в документ Word стоит обратить внимание на программу Doc.maker.

Решение проблемы

Создание интуитивно понятного пользовательского интерфейса является решением данной задачи, позволяющим выбирать и указывать информацию для импорта из Excel, а затем автоматически и без ошибок вставлять её в указанные места документа Word в формате, подходящем пользователю. Такой интерфейс должен отличаться простотой и удобством. В текущей версии программы Doc.maker представлен пошаговый интерфейс, который обеспечивает вставку данных из отдельной ячейки или целой таблицы из Excel в документ Word с возможностью их последующего обновления. Программа Doc.maker постоянно развивается; на данный момент реализован интерфейс, позволяющий циклически импортировать различные данные, включая содержимое ячеек, целые таблицы, изображения и диаграммы, из Excel в Word.

Порядок действий при вставке данных из ячейки

Порядок действий при вставке таблицы из Excel в Word

Преобразование файлов Microsoft Excel в Word

Бывают случаи, когда файлы Excel требуется преобразовать в формат Word, например, если на основе табличного документа нужно составить письмо. К сожалению, просто конвертировать один документ в другой через пункт меню «Сохранить как…» не получится, поскольку эти файлы обладают совершенно разной структурой. Давайте разберемся, какие существуют способы преобразования формата Excel в Word.

Конвертируем файлы Excel в Word

Существует несколько способов реализовать задуманное. В этом вопросе может пригодиться специализированное программное обеспечение, но Возможен и ручной перенос данных. Давайте рассмотрим все варианты по порядку.

Способ 1: Ручное копирование

Одним из наиболее удобных методов переноса информации из файла Excel в документ Word является простая операция копирования и вставки.

1. Открываем файл в программе Microsoft Excel и выделяем то содержимое, которое хотим перенести в Word. Правым кликом мыши по этому содержимому вызываем контекстное меню и щелкаем в нем по пункту «Копировать». Как вариант, также можно нажать по кнопке на ленте с точно таким же названием или задействовать сочетание клавиш Ctrl + С.
2. После этого запускаем Microsoft Word. Кликаем по листу правой кнопкой мыши и в появившемся меню через параметры вставки выбираем пункт «Сохранить условное форматирование».
3. Скопированные данные будут вставлены.

Недостаток этого способа заключается в том, что не всегда преобразование выполняется корректно, особенно при наличии формул. Кроме того, данные на листе Excel должны быть не шире, чем страница Ворда, иначе они просто не влезут.

Способ 2: Сторонние программы

Существует способ преобразования файлов из Excel в Word с помощью специализированного программного обеспечения. При этом открывать сами программы вовсе не требуется. Одним из наиболее популярных решений для конвертации документов из Excel в Word является программа Abex Excel to Word Converter.

Она полностью сохраняет оригинальное форматирование и структуру таблиц во время конвертации, а также поддерживает пакетную обработку файлов. Единственным минусом для пользователей в России является то, что интерфейс программы выполнен на английском языке и не имеет возможности русификации. Тем не менее, функционал программы довольно простой и интуитивно понятный, поэтому даже пользователь с минимальным уровнем знаний английского сможет с ним справиться без особых трудностей.

Скачать Abex Excel to Word Converter с официального сайта

1. Устанавливаем и запускаем Abex Excel to Word Converter. Жмем на кнопку «Add Files» («Добавить файлы»).
2. Открывается окно, где нужно выбрать файл Excel, который мы собираемся конвертировать. При необходимости таким образом можно добавлять сразу несколько файлов.
3. Затем в нижней части окна программы выбираем один из четырех форматов, в который будет преобразован файл. Это DOC (Microsoft Word 97-2003), DOCX, DOCM, RTF.
4. В группе настроек «Output setting» установите, в какой директории будет сохраняться результат. Когда переключатель выставлен в позицию «Save target file(s) in source folder», сохранение производится в ту же директорию, где размещен исходник.
5. Если же вам необходимо другое место сохранения, тогда установите переключатель в позицию «Customize». По умолчанию при этом сохранение будет производиться в папку «Output», размещенную в корневой директории на диске C. Для выбора собственного места хранения жмите на кнопку с изображением многоточия, которая располагается справа от поля, указывающего адрес директории.
6. Откроется окно, где укажите папку на жестком диске или съемном носителе. После того, как директория обозначена, жмите на «OK».
7. Чтобы указать более точные настройки конвертирования, кликните по «Options» на панели инструментов. В подавляющем большинстве случаев хватает и тех параметров, о которых мы сказали выше.
8. Когда все настройки выполнены, жмем на «Convert», размещенную на панели инструментов справа от «Options».
9. Выполняется процедура преобразования. После ее завершения вы сможете открыть готовый файл через Word и работать с ним уже в этой программе.

Способ 3: Онлайн-сервисы

Если же вы не желаете устанавливать программное обеспечение специально для осуществления этой процедуры, есть вариант воспользоваться специальными онлайн-сервисами. Принцип работы всех подобных конвертеров примерно одинаковый, мы опишем его на примере сервиса CoolUtils.

Используя ссылку выше, откройте страницу сайта, позволяющую выполнить онлайн-конвертирование файлов Excel. В этом разделе имеется возможность преобразовать их в следующие форматы: PDF, HTML, JPEG, TXT, TIFF, а также DOC. В блоке «Загрузите файл» жмем на «BROWSE».

Открывается окно, в котором выберите файл в формате Excel и кликните по кнопке «Открыть».

На этапе «Настройте опции» указываем формат, в который нужно конвертировать файл. В нашем случае это формат DOC.

Документ будет загружен на компьютер стандартным инструментом, который установлен в вашем браузере. DOC-файл можно открывать и редактировать в программе Microsoft Word.

Как видим, существует несколько возможностей конвертирования данных из Excel в Word. Первый из них предполагает простой перенос содержимого из одной программы в другую методом копирования. Два других представляют собой полноценное конвертирование файлов с помощью сторонней программы или онлайн-сервиса.

Как перенести текст из эксель в ворд без таблицы

Когда вы копируете данные из Excel в документ Word напрямую, обычно диапазон данных вставляется в Word как формат таблицы. Иногда может потребоваться вставить данные в Word без таблицы, чтобы можно было удобно редактировать содержимое. В этой статье пойдет речь о том, как скопировать данные из Excel в word без таблицы.

Скопируйте данные Excel в слово без таблицы с помощью параметров вставки

Когда вы копируете данные из файла Excel и вставляете их как текст только в Word, таблица будет сразу удалена, пожалуйста, сделайте следующее:

1. Скопируйте данные, которые вы хотите вставить в Word, а затем щелкните правой кнопкой мыши документ Word, в который вы хотите вставить данные, затем выберите Сохранять только текст вариант под Параметры вставки раздел, см. снимок экрана:

2. И теперь вы можете видеть, что данные были вставлены как обычный диапазон без формата таблицы, см. Снимок экрана:

Внимание: При использовании этой функции исходное форматирование данных также будет удалено.

Скопируйте данные Excel в слово без таблицы с помощью функции преобразования в текст

Если вы хотите сохранить форматирование данных из Excel в Word, Преобразование в текст Функция Word также может помочь вам завершить эту работу.

1. Извлеките информацию из Excel и вставьте её в Word. Затем выделите таблицу с данными и перейдите в раздел Планировка > Преобразовать в текст, как показано на скриншоте:

2. В выскочившем Преобразовать таблицу в текст диалоговом окне выберите один разделитель, чтобы отделить текст под Разделите текст вариант, см. снимок экрана:

3. Щелчок OK , и таблица была преобразована в нормальный диапазон данных с сохранением форматирования данных, см. снимок экрана: